Kas yra išteklių paskirstymas projektų valdyme (ir kaip tai padaryti)

Daugelis veiklos vadovų ir išteklių planavimo vadovų šiandien naudoja išteklių paskirstymą savo naudai. Nėra jokios priežasties, kodėl turėtumėte atmintinai mokytis, kuris darbuotojas kuriam projektui yra priskirtas (ir tikėtis, kad viskas pavyks). Nesvarbu, kokia didelė ar maža yra jūsų įmonė.

Šiame straipsnyje aptariami visi esminiai išteklių paskirstymo aspektai, kad suprastumėte, kas tai yra ir kaip tai padeda kitiems valdyti itin efektyvias programinės įrangos įmones.

Ką reiškia išteklių paskirstymas?

Išteklių paskirstymas - tai geriausių išteklių parinkimas, jų priskyrimas projektui ir jų darbo stebėjimas per visą projekto trukmę. 

Kalbėdamas apie geriausius išteklius, turiu omenyje žmones, kurie turi tinkamą įgūdžių ir darbo stažo derinį. Ir - savaime suprantama - kurie yra laisvi šiam darbui. 

Skamba sudėtingai, tiesa? Tačiau visus šiuos dalykus tikrai lengva rasti, jei turite tinkamą išteklių paskirstymo įrankį.

Kokie yra išteklių paskirstymo tikslai?

Pagrindinė išteklių paskirstymo idėja - efektyviau panaudoti įmonėje turimus išteklius, kad jie būtų maksimaliai panaudoti.

Skirtingi požiūriai į išteklių paskirstymą gali turėti įtakos pagrindiniams įmonės rodikliams, pavyzdžiui, projekto pelningumui. Taip yra todėl, kad išteklių paskirstymo sėkmė tiesiogiai susijusi su tokiais rodikliais kaip darbuotojų panaudojimas ir pajėgumai. 

Kaip pavyzdį paimkime " Future Mind". Įdiegusi "Primetric", programinės įrangos įmonė galėjo lengviau paskirstyti komandos narius, nes naudojo išmaniuosius filtrus. Rasti vyresnįjį "Python" programuotoją, turintį puikių anglų kalbos ir analitinių įgūdžių, buvo kelių paspaudimų klausimas. Tai leido "Future Mind" sutrumpinti darbo suolą sutriuškinant 3500 apmokamų valandų per metus (tai prilygsta 200 tūkst. dolerių per metus)!

Kokios yra projektų valdymo išteklių rūšys?

• Darbo jėga / žmonės - tai svarbiausi ir brangiausi ištekliai: komandos nariai, kurie prisideda prie projekto, turėdami įvairių įgūdžių.
• Įranga ir įrankiai - tai gali būti bet kas, pradedant programine įranga ir baigiant stovinčiu stalu.
• Patalpos - šis išteklius susijęs su darbui atlikti reikalinga aplinka (dažniausiai tai būna biuro ir (arba) posėdžių salės patalpos).
• Medžiagos - visos eksploatacinės medžiagos, reikalingos jūsų komandoms, kad jos galėtų sukurti rezultatus, pradedant lipniais lapeliais ir baigiant degalais, kurių reikia kelionei į kliento vietą.  
• Biudžetas - faktiniai pinigai, kurių reikia visiems pirmiau išvardytiems ištekliams įsigyti.

Kokie yra svarbiausi išteklių paskirstymo rodikliai?

• Planuojamas panaudojimas - projekto metu planuojamas darbuotojų panaudojimo lygis, palyginti su bendru jų pajėgumu.
• Stebimas panaudojimas - faktinis panaudojimo lygis, pagrįstas darbuotojų užregistruotomis darbo valandomis.
• Pajėgumas - bendras darbuotojo pajėgumas lygus darbuotojo turimų darbo valandų skaičiui, iš kurio atimamos valstybinių švenčių dienos ir darbuotojo atostogos arba nedarbingumo lapai.
• Galimybės - bendras laikas, kurį darbuotojas gali dirbti.
• Darbuotojo etatas - valandų, kurias visą darbo dieną dirbantis darbuotojas praleidžia jūsų įmonėje, skaičius.
• Išrašomos / neišrašomos valandos (suplanuotos ir stebimos)

Kaip blogas paskirstymas gali pakenkti jūsų programinės įrangos įmonei

Programinės įrangos įmonės, kurios nesugeba veiksmingai naudoti savo brangių išteklių, neišvengiamai susiduria su keliomis problemomis, turinčiomis neigiamą poveikį kasdienei veiklai, finansams ir net ilgalaikėms plėtros strategijoms.

Blogai organizuotas išteklių valdymas kelia tokią riziką: 

• Prastas komandos darbas dėl tvarkaraščių konfliktų
• Sumažėjusi komandos moralė
• Potencialo ir įgūdžių švaistymas
• Nestabili ir neveiksminga darbo aplinka 
• Nerealus projekto įvertinimas ir planavimas (tai gali lemti mažą projekto pelningumą).

Pažangaus išteklių paskirstymo nauda

1. Duomenų skaidrumas

Duomenis apie išteklių paskirstymą mato pardavimų skyrius, PM ir (arba) pristatymo skyrius, finansų skyrius arba vadovai. Visi jie yra tame pačiame puslapyje - visi žino, kas vyksta, kas netrukus bus laisvas, kas užimtas, kas dažnai turi viršvalandžių ir kokių laisvų darbo vietų reikia.

‍

2. Projekto išlaidų mažinimas

Išteklių paskirstymas reiškia, kad reikia rasti geriausiai tinkantį išteklių, o ne atsitiktinai sutiktą ar pirmą kartą pamatytą išteklių. Galite pasirinkti išteklius, atitinkančius numatomus projekto finansinius rezultatus, išlaikydami pageidaujamą pelno maržą. Programinės įrangos kūrimo bendrovėse paprastai tai yra 30 proc. Išteklių planavimas projektų valdyme gali jus priartinti prie šio tikslo! 

‍

3. Maksimalus išteklių panaudojimas

Atsitiktinis visų turimų išteklių priskyrimas neužtikrina pelningumo. Geriausi jūsų ištekliai gali baigti dirbti su neapmokamomis arba nuobodžiomis veiklos užduotimis. Išteklių paskirstymas padeda nustatyti geriausias galimybes ir kartu padeda iš anksto išvengti nepakankamo ar per didelio išteklių paskirstymo. IT įmonės paprastai siekia, kad ištekliai būtų panaudoti 70-80 proc.

4. Tinkamų darbuotojų paieška

Naudodami išteklių paskirstymo įrankį, pvz., "Primetric", galite surinkti visą su ištekliais susijusią informaciją realiuoju laiku ir konsoliduoti šias įžvalgas centralizuotame skydelyje. Taip užtikrinama, kad žmones projektams skirstytumėte pagal įgūdžius ir patirtį, taip pat pagal išlaidas (matuojamas valandiniais įkainiais) ir kitus atrankos kriterijus. Dėl realiuoju laiku atnaujinamų duomenų išvengsite neatitikimų, dėl kurių galėtumėte dvigubai užsakyti išteklius.

5. Projektų vykdymas neviršijant biudžeto ir laiku

Dėl nepakankamai kvalifikuotų išteklių gali būti vėluojama, o dėl per daug kvalifikuotų komandos narių gali padidėti išlaidos ir kilti rizika projekto pelningumui. Išteklių paskirstymas projektų valdyme padeda išvengti nepakankamai arba per daug kvalifikuotų išteklių skyrimo projektams.

6. Darbuotojų įsitraukimo didinimas

Skirdami išteklius projektams pagal jų įgūdžius ir pomėgius, sukursite produktyvią aplinką, kuri padės tobulėti ir ugdyti įgūdžius, jau nekalbant apie naujausių technologijų tendencijų laikymąsi. Suteikite savo talentams tinkamas galimybes, leiskite jiems tobulėti ir pamatysite, kaip jie klestės (ir džiugins klientus savo darbu).

7. Laisvų darbo vietų prognozavimas

Kitas privalumas - galimybė iš anksto numatyti, ką reikės įdarbinti. Tai ypač vertinga IT įmonėms, kurios susiduria su specialistų trūkumu rinkoje.

Dažniausiai pasitaikantys išteklių paskirstymo iššūkiai programinės įrangos bendrovėse

Kliento pokyčiai 

Vykdydama "Agile" kūrimo projektus, komanda turi būti pasirengusi nuolatiniams pokyčiams, kurių gali reikalauti klientai dėl tikslinės rinkos ar klientų evoliucijos. Svarbu turėti ilgalaikio paskirstymo strategiją ir paversti šiuos asignavimus konkrečiais sprintais, kad būtų palaikomi judrūs projektai.

Nesugebėjimas numatyti išteklių prieinamumo 

Ši problema kyla dėl to, kad trūksta tinkamų išteklių paskirstymo priemonių. Šiandien nepakanka naudotis "Excel" skaičiuoklėmis - net jei vadovaujate mažai įmonei. Norėdami kuo geriau išnaudoti išteklius ir kontroliuoti jų naudojimą, turite turėti matomumą.

Duomenų laikymas skaičiuoklėse ir netvarkingas jų tvarkymas anksčiau nei vėliau atsilieps jūsų verslui. Išteklių planavimo programinė įranga yra tinkamas sprendimas šiai matomumo trūkumo problemai spręsti, nes joje atsižvelgiama į dinamišką programinės įrangos kūrimo projektų pobūdį.

riboti ištekliai kelių projektų aplinkoje 

Išteklių paskirstymas gali parodyti, kad turite ribotus išteklius vykdomiems projektams. Tačiau turite įsitikinti, kad jūsų įdarbinimo specialistai arba žmogiškųjų išteklių skyrius gali susipažinti su šiomis įžvalgomis. Priešingu atveju, kaip jie gali planuoti šių laisvų darbo vietų užpildymą? 

Projekto priklausomybės 

Šis iššūkis iškyla vykdant krioklio principu paremtą projektą, kurio apimtis yra nustatyta ir kuriame kito projekto etapo įgyvendinimas priklauso nuo ankstesnio etapo užbaigimo. Tai turi tiesioginės įtakos paskirstymo metodui, pavyzdžiui, reikia išbraukti išteklius iš vieno projekto ir iš naujo juos paskirstyti projektui, kuriam reikia skirti daugiau dėmesio.

Projekto neapibrėžtumai 

Tai, kad dėl ko nors nesate tikri, nereiškia, kad negalite to suplanuoti. "Primetric" leidžia planuoti išteklius rezervuojant preliminarius projektus. Taip pat galite sukurti užduoties projektą. Tai taip pat padės jums prognozuoti išteklių poreikį ir kontroliuoti projekto pelningumą.

Bendrovės prioritetai 

Atsiradus svarbiam klientui ar užduočiai, visi esame linkę viską mesti ir bėgti atlikti užduoties. Taigi, jei vienam specialistui vienu metu reikia dalyvauti dviejuose projektuose, turite žinoti, kur jo paskyrimas yra prasmingiausias - tiek atsižvelgiant į jūsų prioritetus, tiek į projekto pelningumą.

Naudojami nebrandūs sprendimai (skaičiuoklės) 

Skaičiuoklės reikalauja rankinio darbo. Visi žinome, kad tai kelia tam tikrą riziką, jau nekalbant apie tai, kad, augant įmonei, jos masteliai nepakankami. 

Štai ką mums papasakojo "Monterail" išteklių planavimo specialistė Alexandra Ardelean apie savo patirtį su skaičiuoklėmis prieš pereinant prie "Primetric":

"Kai prisijungiau prie "Monterail", norint suprasti planavimo apžvalgą, reikėjo surinkti duomenis iš kelių "Excel" skaičiuoklių, todėl neišvengiamai dažnai galvodavau, ar nieko nepamiršau. Galiausiai tai reiškia, kad visą svarbiausią informaciją vis tiek laikiau galvoje ir pasikliaudavau prisimindamas įvairias nestandartines situacijas, kurios tiesiog nebuvo oficialiai užfiksuotos jokiose bylose" 

Alexandra Ardelean - "Monterail" išteklių planavimo specialistė

Žingsnis po žingsnio išteklių paskirstymo projektų valdyme vadovas

1. Sukurti pradines projekto sąmatas

Parenkite apytikslę projekto sąmatą - kiek valandų reikia visam projektui arba konkrečiam projekto etapui, pvz., atradimo etapui, įgyvendinti.

Apibrėžkite kompetencijas, reikalingas projektui įgyvendinti.

Šiame etape taip pat galite atsižvelgti į valandines / dienos / bendras išlaidas, kurių nenorite viršyti, taip pat į numatomą pajamų sumą.

2. Nustatyti projektui reikalingų išteklių poreikį 

Pirmas žingsnis siekiant veiksmingai paskirstyti išteklius - sužinoti, kokių konkrečių įgūdžių ir patirties reikia projektui. Negalima paskirti trijų jaunesniųjų "Python" programuotojų vietoj vieno vyresniojo programuotojo ir tikėtis, kad visų jų įgūdžiai bus suderinti.

Atsižvelkite ne tik į kietuosius ir minkštuosius įgūdžius, bet ir į vyresniškumo lygį bei kitus svarbius reikalavimus (pavyzdžiui, geografinę vietą ir laiko zoną, jei vadovaujate paskirstytoms komandoms).

3. Rasti turimų išteklių, turinčių tinkamų įgūdžių.

Kai žinote, kiek mažiausiai laiko reikia projektui užbaigti, galite naudoti išteklių paskirstymą, kad gautumėte Gantto diagramos vaizdą. Dabar jau galite ieškoti darbui tinkamų žmonių.

Šiuo metu žinote, kokių įgūdžių, darbo stažo ir galimybių ieškote. Galite rinktis iš savo suderintų įgūdžių ir patirties derinių, kad rastumėte tinkamus kandidatus, arba pranešti apie laisvas darbo vietas, jei nėra laisvų išteklių.

Tarkime, kad radote du jaunesniuosius "JavaScript" programuotojus, turinčius vienodų įgūdžių ir patirties. Tačiau vienas iš jų yra samdomas darbuotojas, kurio valandinis įkainis yra 45 JAV doleriai, o kitas - rangovas, kuris už valandą moka 55 JAV dolerius.  

Atėjo laikas pažvelgti į projekto finansus. Kuris asmuo geriau atitinka jūsų finansinius skaičiavimus? Paskyrę projektui pirmąjį kandidatą, padidinsite jo pelno maržą.

Šiame etape galite matyti, kad iš pradžių šis asmuo tinka jums abiem, nes jis turi teisę:

1. įgūdžiai ir patirtis
2. prieinamumas
3. sąnaudų norma (valandinis įkainis)
   

Dabar rekomenduoju sukurti vadinamąjį "minkštąjį paskirstymą", t. y. darbuotojo rezervavimą. Dėl to galite iš pradžių priskirti jį projektui, bet žinoti, kad rezervavimas dar nėra 100 % tikras. Daugelis mūsų klientų taip pat sukuria vadinamuosius projektinius asignavimus, skirtus neaiškiems projektams.

Tai leidžia vėliau kurti skirtingas prognozes, atsižvelgiant į kintamuosius. Pavyzdžiui, galite tikrinti darbuotojų užimtumą be preliminarių projektų ar minkštųjų asignavimų.

P.S. "Primetric" programoje visa tai galite lengvai atlikti.

4. Palyginkite pradinius projektų įverčius su faktiniais asignavimais

Sukūrę pradinius / minkštuosius asignavimus, galite juos palyginti su pradiniais įverčiais ir optimizuoti, kad duomenys būtų tikslūs. Kai būsite tikri dėl šių paskirstymų, galite juos pakeisti į "aktyvius" (vadinamasis kietasis užsakymas - 100 % patvirtintas)

P.S. Kartais reikia paskirti žmonėms tik tam tikrą jų pajėgumų dalį arba tam tikroms dienoms tam tikrą valandų skaičių (arba bendrą valandų skaičių). Jūsų naudojama priemonė turėtų leisti be problemų tvarkyti šiuos naudojimo atvejus

5. Skirti išteklius pagal poreikį

Nustačius išteklius, laikas juos priskirti konkrečioms projekto užduotims. Nepamirškite, kad visada turite turėti atsarginį planą, jei išteklius staiga taptų nepasiekiamas (pvz., dėl ligos) arba naujas darbuotojas paskutinę minutę gautų geresnį pasiūlymą.

Svarbiausių pareigybių atveju pasirūpinkite, kad naujas darbuotojas pradėtų dirbti šiek tiek anksčiau, kad būtų tikras, jog jis bus laisvas, kai prasidės projektas. O jei paskyrėte esamą darbuotoją, pasirūpinkite atsarginiu ištekliumi, kuris galėtų dirbti savaitę ar dvi, kai projektas prasideda.

Nustačius tinkamus išteklius, pravartu juos paskirstyti apytiksliai ilgalaikėje perspektyvoje (netaikoma trumpalaikiams projektams). Žmones skirstykite ne pagal užduotis, o pagal įsipareigojimus projektui per tam tikrą laikotarpį.

Scenarijaus pavyzdys:

Kūrėjas A turi atlikti A, B, C, D ir E užduotis per vieną mėnesį. Žvelgiant iš žmonių paskirstymo perspektyvos, tai nėra taip svarbu. Tačiau svarbu, kad minėtoms užduotims įgyvendinti reikia 50 valandų - taigi šiam projektui skiriame 50 val. programuotojui.

Tai pagreitina ir palengvina procesą ir suteikia daugiau aiškumo. Tai padeda sutelkti dėmesį ne į konkrečias užduotis, o į darbuotojo disponavimą ir jo prieinamumą.

6. Stebėti ir stebėti išteklių naudojimą 

Pradėję projektą galite stebėti faktinį išteklių panaudojimo lygį. Galėsite matyti, kaip įgyvendinami jūsų planai, ir iš karto nustatyti bet kokius neatitikimus. Pavyzdžiui, galbūt pervertinote valandų, reikalingų projekto etapui užbaigti, skaičių arba kas nors pamiršo užregistruoti laiką (patikėkite manimi, taip nutinka - ir gera panaudojimo rodiklio formulė labai padeda!).

7. Pritaikykite savo planus prie reikalavimų

Dažniausiai projektai yra dinamiški ir dažnai keičiasi. Taigi, sukūrę ilgalaikį paskirstymą, būtinai pritaikykite jį prie komandos ir kliento lūkesčių. Tai galite padaryti per kassavaitinius / mėnesinius susitikimus.

Tokiu atveju iš ilgalaikės užduoties "išpjauname" tam tikrai savaitei ar mėnesiui skirtą asignavimą ir jį pritaikome prie reikalavimų.

Dėl to duomenys tampa tikslesni.

Taigi geriausiai veikia nuolatinis procesas:

1. kassavaitiniams susitikimams,
2. mėnesio pradžioje arba pabaigoje, kai klientas pateikia kitą užsakymą.
   

Geriausia išteklių paskirstymo praktika programinės įrangos bendrovėse

Apsvarstykite profesinį tobulėjimą 

Skirdami darbuotojus projektams, atsižvelkite į jų poreikius. Pravartu naudoti projektų valdymo įrankį, kuris leidžia saugoti informaciją apie technologijas, kurias kūrėjas nori įvaldyti. To negalėsite įtraukti į skaičiuoklę.

Organizaciniai klausimai 

Žmonių paskirstymo projektams būdas gali keistis priklausomai nuo jūsų specializacijos. 

Kai kurios įmonės kuria pastovias komandas, skirtas vienam projektui, pavyzdžiui, "Flutter" mobiliųjų įrenginių kūrimo komandą arba blokų grandinės kūrimo komandą. Šiuos išteklius paskirstyti projektams yra daug paprasčiau. Tas pats pasakytina ir apie kėbulų nuomos bendroves. 

Tačiau jei komandos sudaromos dinamiškai, atsižvelgiant į projekto reikalavimus, išteklių paskirstymo įrankis yra būtinas (nors, žinoma, jis labai padeda visais atvejais).

Klientų ir darbuotojų įkainiai 

Visada atsižvelkite į šiuos du finansinius straipsnius atlikdami projekto sąmatas. Palyginkite klientų įkainius su savo darbuotojų valandiniais įkainiais ir raskite geriausią variantą, kuris užtikrintų norimą pelno maržą.

Įdarbinimo būdas 

Skirstydami išteklius atkreipkite dėmesį į jų užimtumo statusą. Ar jie yra rangovai, ar nuolatiniai darbuotojai, kurie jau daug metų yra jūsų komandos dalis? Svarbesniems projektams rinkitės darbuotojus, o ne rangovus.

Išmatuokite panaudojimą ir pajėgumus

Nepamirškite stebėti savo panaudojimo ir pajėgumo rodiklio. Tai padeda suprasti, ar tiksliai apskaičiuoti jūsų skaičiavimai, palyginti planus su realybe ir geriau prognozuoti.

Kokias funkcijas turi turėti išteklių paskirstymo programinė įranga?

Šiandien galite sklandžiai ir lengvai paskirstyti išteklius naudodami įrankius, kuriuose yra daugybė naudingų funkcijų, pvz., laiko stebėtojai, kalendoriai ir pasirinktinės ataskaitos.

Kaip nustatyti, ar programinė įranga, į kurią atkreipėte dėmesį, turi viską, ko reikia IT įmonei? Štai privalomos išteklių paskirstymo sprendimo savybės:

• Gantto stiliaus peržiūros ir prieinamumo žemėlapiai - tai padeda nustatyti komandos narius, kurie neturi ką veikti, ir tuos, kurie yra apkrauti darbais.
• "Drag & drop" tvarkaraščio sudarytojas - naudokite jį norėdami taikyti pakeitimus darbuotojų tvarkaraščiuose.
• Kalendoriaus vaizdas - idealiu atveju kalendorių turėtų būti galima pritaikyti pagal jūsų unikalius poreikius, pavyzdžiui, keisti žmonių ir projektų perspektyvą.
• Įvairių tipų užsakymai - preliminarūs projektai, juodraščiai ar rezervacijos - padeda atlikti modeliavimą ir numatyti paklausą. 
• Centralizuota įgūdžių duomenų bazė - taip rasite tinkamiausius žmones projektams pagal jų užimtumą, įgūdžius ir valandinį įkainį.
• Ataskaitų rengimas - ataskaitos, kuriose parodomas kiekvieno darbuotojo panaudojimo lygis, padeda palyginti planus su realybe ir greitai imtis veiksmų.
• Valstybinių švenčių ir laisvadienių valdymas - pasirinktas sprendimas turėtų padėti valdyti atostogas ir duomenis apie valstybines šventes.
  

Išbandykite "Primetric" ir sužinokite, kaip galima paskirstyti išteklius naudojant modernų sprendimą. Užsiregistruokite demonstracinei versijai ir ženkite pirmąjį žingsnį išmaniojo išteklių paskirstymo link.