Kaip "Primetric" padėjo "Future Mind" sutrumpinti stendo darbo laiką 3500 val.

Įvadas

"Future Mind" yra programinės įrangos kūrimo įmonė, kuri specializuojasi mobiliųjų įrenginių kūrimo, žiniatinklio svetainių kūrimo, daiktų interneto ir IT konsultacijų srityse. Nuo 2008 m. veikianti "Future Mind" sukūrė daugiau kaip 150 mobiliųjų programėlių, tarp jų - apdovanojimus pelniusių programėlių, tokių kaip "Frappka" ir "Żappka" (pagrindinis prizas ir 1-oji vieta prekybos / komercijos kategorijoje, "Mobile Trends Awards 2019"). 

‍

Bendrovė įtraukta į " Forbes Diamonds 2020" sudarytą sparčiausiai Lenkijoje besiplečiančių įmonių sąrašą ir kasmetinį " Financial Times 1000" sudarytą sparčiausiai augančių Europos įmonių reitingą.

"Future Mind" naudojo "Harvest Forecast" planavimui ir specialistų priskyrimui projektams. Tačiau sprendimas buvo pernelyg paprastas, jame trūko pagrindinių funkcijų, pavyzdžiui, finansinių prognozių, prognozių ir faktinių rezultatų tikrinimo ir išplėstinių leidimų nustatymų. 

Perėjusi prie "Primetric", "Future Mind" dabar gali priskirti specialistus projektams, rengti prognozes ir tikrinti, kaip jos atitinka tikrovę. Visi duomenys saugomi vienoje vietoje ir yra prieinami komandos nariams, turintiems įvairių lygių leidimus. Be to, įmonės vadovams suteikiamos kontrolės priemonės.

"Palyginti su kitomis priemonėmis, "Primetric" leidžia mums būti visiškai aktyviems visose žmonių paskirstymo, planavimo ir prognozavimo veiklose."

Paulas Josiekas - "Future Mind" vyriausiasis veiklos pareigūnas

Trumpai apie "Future Mind" struktūrą

"Future Mind" turi apie septyniasdešimt specialistų, kurie specializuojasi tiek verslo, tiek techninėse srityse. Kaip programinės įrangos kūrimo įmonė, "Future Mind" išsiskiria tuo, kad daug dėmesio skiria produkto kūrimo procesui, kurį papildo komandos techninės žinios. 

Siekdama valdyti žmonių paskirstymą, "Future Mind" įdiegė tris paskirstymo tipus:

• Projektų paskirstymas - projektai yra pardavimų komandos sukurti projektai, kurie veikia kaip pradiniai laikikliai. 
• Rezervacijos - ši kategorija skirta vykdomiems projektams. Nors nėra oficialaus patvirtinimo dėl būsimo žmonių dalyvavimo, tikėtina, kad tam tikrų specialistų reikės ilgesnį laiką.
• Aktyvūs asignavimai - oficialiai patvirtintos rezervacijos.

Planavimo procesas

Kai pardavimų komanda iš pradžių susitaria dėl projekto ir jo grafiko, pagrindinis konsultantas įtraukia projekto etapus į projekto bylą ir dalijasi šiomis žiniomis per kassavaitinį planavimo susirinkimą. Į šį ankstyvąjį projektą įtraukiamas potencialaus projekto kainodaros modelis, įkainis ir terminai.

Planavimo sesijos metu pardavimų komanda, PMO ir mobiliųjų bei žiniatinklio kūrimo komandų vadovai aptaria būsimas galimybes, peržiūri vykdomų projektų sąrašą ir išsprendžia iškilusius konfliktus.

Problema: trūksta sprendimo, kuris apimtų svarbiausius "Future Mind" procesų aspektus ir pateiktų išsamias ataskaitas padaliniams.

Planuodama ir paskirstydama specialistus, "Future Mind" naudojo:

• "Jira",
• Susiliejimas,
• ir derliaus prognozė.

Komandos užsakymo procesas vyko naudojant pastarąjį sprendimą. Tai padėjo išvengti per didelio užsakymų skaičiaus, valdyti konfliktus ir sumažinti suolų laiką.

Tačiau anksčiau naudotoje programinėje įrangoje trūko keleto funkcijų, kurių įmonei reikėjo norint veiksmingai paskirstyti žmones. Pirmiausia joje nebuvo jokių išplėstinių leidimų nustatymų, kurie leistų geriau kontroliuoti skirtingiems komandos nariams prieinamos informacijos lygį.

Be to, sprendimas kėlė problemų dėl projektų priskyrimo - priemonė buvo pernelyg paprasta ir neskyrė skirtingų projektų tipų, pavyzdžiui, užsakymo projekto, rezervavimo ir aktyvaus užsakymo. Šis naudojimo atvejis būdingas programinės įrangos kūrimo įmonėms, o "Future Mind" naudojo bendrą sprendimą, skirtą bet kokiam verslui.

"Future Mind" taip pat neturėjo galimybės naudotis pažangiomis finansinėmis prognozėmis ir ataskaitomis. Todėl komanda negalėjo palyginti savo prognozių su faktiniais projektų rezultatais. 

Tinkamų funkcijų trūkumas buvo problema, kuri tapo dar rimtesnė dėl spartaus įmonės augimo. Future Mind" kasmet savo komandą papildydavo bent dešimčia darbuotojų, dirbančių visu etatu, ir juos tiksliai paskirstyti projektams darėsi vis sunkiau.

Todėl įmonė neturėjo vieno tiesos šaltinio, kuris palaikytų procesus ir leistų skirtingiems skyriams naudotis svarbiais duomenimis. Bendravimas ir dalijimasis žiniomis tapo vis didesniu iššūkiu. O vadovai negalėjo matyti savo susitarimų poveikio, pasinaudoti prognozėmis ar palyginti jų su rezultatais.

Sprendimas: Primetric įgyvendinimas

"Future Mind" kreipėsi į mus ieškodama tinkamo funkcijų derinio. 

Štai funkcijos, dėl kurių "Primetric" tapo geriausiu bendrovės pasirinkimu:

• Geresnis biudžeto sudarymas skirta IT pramonei - "Prognozėje" nėra biudžeto sudarymo funkcijų, pritaikytų specifiniams IT projektų poreikiams. Primetric leidžia įmonei pagaliau sudaryti biudžetą projektams pagal pramonės praktiką.
• Finansinės prognozės - komanda gali iš karto matyti specialistų valandinius įkainius ir analizuoti kiekvieno projekto ar jo etapo maržą. Tai padeda priskirti tinkamus žmones tinkamiems projektams.
• Lengvesnis komandų paskirstymas - dėl išmaniųjų filtrų tai labai pravertė didesnėje komandoje. Pavyzdžiui, lengva rasti vyresnįjį "Python" programuotoją, gerai mokantį anglų kalbą ir turintį analitinių įgūdžių. 
• Pritaikyti leidimai - duomenys pasiekiami pagal leidimų sistemą, atitinkančią faktines įmonės funkcijas (HR, pardavimų, PM).
• Išplėstinės ataskaitos - šiose ataskaitose pardavimų komanda gali patikrinti, ar yra laisvų darbuotojų. Projektų vadovai gali jas naudoti siekdami optimizuoti išteklių panaudojimą ir perkelti specialistus iš vienos vietos į kitą, kad padėtų jiems įgyti naujų įgūdžių ir užtikrintų jų profesinį tobulėjimą.
  

"Future Mind" nusprendė išbandyti "Primetric", nes ji:

• Pateikiami aiškūs ir suprantami duomenys apie žmonių naudojimą,
• Vienoje vietoje galima planuoti projektus ir užsakyti jiems komandas,
• Siūlo išsamias finansines prognozes,
• sklandžiai integruota į "Harvest".
  

Perėjimas iš "Harvest Forecast" į "Primetric" buvo paprastas ir užtruko tik vieną dieną.

Visi projektų vadovai savo projektus į naująjį sprendimą įtraukė vos per vieną susitikimą. Produkto čempionas apmokydavo komandą, naudodamasis "Primetric" žinių baze. Kartu su mūsų nuolatine pagalba "Future Mind" per vieną mėnesį pasiekė visišką įdiegimą.

"Palyginti su "Jira", "Primetric" įdiegimas buvo vienas malonumas. "Primetric" komanda buvo labai aktyvi ir labai padėjo mums įsidarbinant. Jų išskirtinis palaikymas greitai išsprendė visus kelyje iškilusius nesklandumus. Taip pat turėjome atvirą bendravimo kanalą su "Primetric" įkūrėju Zbyszek. Jis atsakydavo į mano žinutes bet kuriuo paros metu - tai buvo tikrai įspūdinga!"

Paulas Josiekas - "Future Mind" vyriausiasis veiklos pareigūnas

Kaip "Future Mind" naudoja "Primetric

Šiandien 16 "Future Mind" darbuotojų naudoja "Primetric", kad priskirtų specialistus projektams, sudarytų prognozes ir patikrintų, kaip jos atitinka faktinius rezultatus. 

Dabar visas planavimas gali vykti iš apačios į viršų. Dėl leidimų sistemos komandos gali kurti prognozes, naudodamos svarbiausius duomenis. O verslo ir gamybos komandos pagaliau yra viename lape.

‍

Palyginti su metais prieš "Primetric" įdiegimą, "Future Mind" per metus 4 % sumažino darbo laiką, o tai sudaro 3500 apmokamų valandų.

‍Šįpokytį lėmė keletas gamybos ir pardavimo procesų patobulinimų, taip pat naudingas ilgalaikių projektų organizavimas. Primetric tapo svarbiu žinių šaltiniu šia tema ir tapo pretekstu šiems pokyčiams įdiegti. Tai palengvino aktyvų požiūrį į pokyčių taikymą šioje įmonės veiklos srityje.

"Primetric" - tai sprendimas, skirtas spręsti unikalias problemas, su kuriomis susiduria tokios IT bendrovės ir programinės įrangos kūrimo įmonės kaip mes. Jį sukonfigūravome taip, kad jis puikiai atitiktų mūsų procesus, ir įdiegėme daug papildomų funkcijų. "Primetric" komanda buvo pasirengusi mums padėti kiekviename diegimo etape."

Paulas Josiekas - "Future Mind" vyriausiasis veiklos pareigūnas

Štai kaip atrodo dabartinis "Future Mind" procesas su "Primetric" pagalba:

‍‍

1. Pardavimų komanda į "Primetric" įtraukia klientą ir jo preliminarų projektą, kartu su projekto etapais ir sąmatomis (laiko ir finansinėmis).

‍

2. Per savaitinę planavimo sesiją komanda dalijasi informacija apie šį galimą projektą su gamybos skyriumi. 

3. Jie peržiūri aktyvių projektų ir užsakymų sąrašą, kad patvirtintų kūrėjų paskyrimus ir galbūt perkeltų žmones iš vieno projekto į kitą. Čia ypač naudingos yra ataskaitų apie užimtumą ir panaudojimą teikimas bei kalendorius, leidžiantis iš paukščio skrydžio sugeneruoti labiausiai pasiekiamus žmones pagal įgūdžius, pareigas ir datą.

‍

4. Tada komanda peržiūri konkrečius žmones, jei jie šiuo metu nepriskirti jokiems projektams. Jie priskiriami neapmokamiems projektams, vadinamiems šalutinėmis užduotimis. Tai taip pat yra ženklas pardavimų komandai suintensyvinti veiklą, susijusią su šia konkrečia komanda, arba rasti galimybę padidinti pardavimus.

5. Naudodamiesi prieinamumo ataskaita, pardavimų komanda gali pradėti ieškoti specialistų ir lengvai konsultuotis su skyrių vadovais.

‍‍

6. Naudodamasi funkcija "Projekto finansai", įmonė sukuria kito ketvirčio prognozę, kad suprastų gautas pajamas, suskirstytas į aktyvius/projektinius užsakymus ir rezervacijas. Primetric rodo prognozę, palyginti su rezultatais, ir parodo realų įsitraukimo lygį, palyginti su planavimu. 

7. Turėdama informaciją apie konkrečių žmonių išlaidas, "Future Mind" gali lengvai analizuoti ir optimizuoti pelno maržą.

‍

Rezultatai

• Stendo darbo laiko optimizavimas (4 % mažiau)
• Geresnis biudžeto sudarymas 
• Finansinių prognozių prieinamumas jau ankstyvuosiuose planavimo etapuose
• Paprastesnis komandų paskirstymas didesnėse komandose 
• Išplėstinė leidimų sistema, atitinkanti faktines funkcijas įmonėje (žmogiškieji ištekliai, pardavimai, PM).
• Išplėstinės ataskaitos

‍