Kaip "Netgen" su "Primetric" susigrąžino visišką finansų kontrolę

Jei norite sužinoti, kaip "Netgen" įveikia tokius iššūkius kaip:

• netikslūs finansiniai vertinimai, 
• atspindėti įvairių tipų projektų biudžetus vienoje priemonėje, 
• didžiulis biudžeto perdegimas, 
• skaidrumo ir vieno žinių šaltinio visai organizacijai trūkumas, 

...tada skaitykite toliau! 

Kas yra "Netgen"? 

Netgen yra Šveicarijoje ir Kroatijoje įsikūrusi žiniatinklio svetainių kūrimo ir vystymo įmonė. Ji vadina save butikine agentūra, kuri nesiekia pritraukti daug klientų, o renkasi savo klientus, kad suteiktų jiems aukščiausio lygio paslaugas. Dažniausiai ji dirba su įmonėmis, kuriose dirba daugiau kaip 500 darbuotojų. 

Metams bėgant "Netgen" kūrė atvirojo kodo ir įmonių programinę įrangą, taip pat teikė strategines konsultacijas įvairių pramonės šakų įmonėms. Vis dėlto "Netgen" nesiekia orientuotis į konkrečią pramonės šaką, o teikia paslaugas įvairių sričių įmonėms, t. y. bankininkystės, sveikatos apsaugos, ryšių ir kt.

"Mes nesame įmonė, kuri tik kuria interneto svetainę. Klientai kreipiasi į mus, nes nori plėtoti savo verslą ir ką nors pakeisti darbo procese."

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Be to, "Netgen" taip pat yra Šveicarijos ACT asociacijos narė. Be to, ji organizuoja Web vasaros stovyklą - kasmetinį renginį darbuotojams ir IT specialistams, norintiems pagilinti savo žinias. 

Žvilgsnis iš vidaus: susipažinkite su generaliniu direktoriumi

Už "Netgen" sėkmę atsakingas Christianas Paredesas - "Netgen" Šveicarijos padalinio generalinis direktorius.

Jis specializuojasi vidaus ir išorės verslo plėtros srityje, todėl būtent jis nusprendė pradėti ieškoti geresnių projektų portfelio valdymo įrankių savo verslui. Be to, jis taip pat ieško galimybių, konsultuoja klientus skaitmeninės transformacijos klausimais ir aprūpina juos augimo komponentais. 

"Netgen" struktūra

"Netgen" sudaro dvi bendrovės, įsikūrusios Šveicarijoje ir Kroatijoje. Jos atsakomybės sritys taip pat yra atskirtos: Šveicarijoje dirbantys specialistai daugiausia dėmesio skiria projektų valdymui, konsultacijoms, augimo ir UX paslaugoms, taip pat kampanijoms ir turiniui. Kita vertus, visa kūrimo komanda, įskaitant UX specialistus, dirba Kroatijoje.

Tačiau ši struktūra nėra užsakomųjų paslaugų, kurios IT pramonėje yra gana paplitusios, rezultatas. Abu filialai finansiškai veikia kaip atskiros įmonės. Šis padalijimas vis dar atsispindi projektų apskaitoje, į kurią darbuotojai iš Kroatijos turi būti įtraukiami atskirai.

Planavimo procesai "Netgen": kas anksčiau buvo negerai?

Projekto RFQ etapas - pradiniai skaičiavimai ir paklausos prognozės

Kiekvienas naujas projektas pradedamas projekto užklausa. Jame pateikiamos pagrindinės funkcijos ir specifikacijos, kurias klientas pageidauja įtraukti į projektą, kad jis tarnautų konkrečiam tikslui. Šios savybės tampa išlaidų ir laiko apskaičiavimo pagrindu. 

Šiuo metu "Netgen" savo projektą skirsto į tris kategorijas. Tai: 

1. Laiko ir medžiagų projektas. Šio tipo projektuose klientas moka už realų valandų, kurias "Netgen" darbuotojai praleido atlikdami su projektu susijusias užduotis, skaičių. Šis modelis paprastai buvo pasirenkamas projektams, kurie paprastai kyla iš sąmatų. 
2. Fiksuotos kainos projektai. Projektai su fiksuotomis išlaidomis apskaičiuojami darbų pradžioje. Bendrovės "Netgen" atveju už tokių projektų išlaidas galima atsiskaityti iš anksto, užbaigus projektą, arba jas galima padalyti į įmokas, mokamas lanksčiu grafiku (pavyzdžiui, projekto pradžioje ir pabaigoje). 
3. Taikomųjų programų valdymas ir paslaugų sutartis. Fiksuotos kainos projektai, tačiau biudžetas turi būti išleistas pagrįstai per tam tikrą laikotarpį, kad būtų išlaikytas sprendimas ir tuo pačiu metu gauta sveika pelno marža. 

Ši įvairovė buvo viena iš "Netgen" problemų. Jos projektų biudžeto valdymo programinė įranga galėjo atspindėti tik vieną iš šių projektų tipų. Be to, joje nebuvo jokios išsamios informacijos ir ji negalėjo būti atnaujinama realiuoju laiku, todėl kildavo daug nesusipratimų. 

"Tokia agentūra kaip mūsų turi išmintingai valdyti savo biudžetą. Niekada nėra tik vieno projekto ir vieno biudžeto; yra daugybė projektų, biudžetų, pakeitimų prašymų, techninės priežiūros, prieglobos ir daugelio kitų dalykų. Agentūroje galite būti sėkmingi tik tada, kai sekate visus šiuos veiksnius."

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Planavimo etapas - ilgalaikiai asignavimai ir biudžeto prognozės

Tada projektą reikėjo suplanuoti įmonės kalendoriuje. Deja, ir tai pasirodė esąs iššūkis, nes "Netgen" šiam tikslui turėjo naudoti dvi skirtingas priemones: vieną - ilgalaikei perspektyvai, kitą - trumpalaikei. Jų įvestys buvo sujungtos klasikinėse skaičiuoklėse. Tačiau šios priemonės nebuvo susietos su finansais, todėl vadovai buvo priversti keisti sprendimus. 

"Valandų registravimas "JIRA" sistemoje buvo nepatogus, todėl pradėjome naudoti "Tempo". Tačiau joje trūko daugybės dalykų: darbuotojų valdymo, ne viso darbo laiko ir kt. Praėjus dešimčiai metų, jie vis dar neišspręsti, nors kreipėmės į palaikymo tarnybą".

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Be to, bendrovei taip pat sunkiai sekėsi susidaryti bendrą vaizdą apie savo finansus. Kaip ir žmonių paskirstymo atveju, šiuo tikslu ji naudojo dvi priemones: "Tempo Budget", skirtą būsimoms išlaidoms prižiūrėti, ir "Float", skirtą ilgalaikiams asignavimams derinti su prognozėmis. Tačiau šis biudžeto sudarymo metodas užėmė daug laiko, buvo sudėtingas ir kėlė daug rimtų klaidų. 

"Netgen" iššūkiai

Atskiri planai ir finansai. "Netgen" buvo užtvindyta daugybe įrankių, kuriuos ji pasirinko bandydama sujungti finansus su projektų planais. Be to, jai sunkiai sekėsi susidaryti bendrą veiklos vaizdą; vietoj to vadovai įstrigo begaliniame tarpusavyje nesuderinamų sprendimų sąraše. 

"Ypač kai biudžetas yra ribotas, negalime laukti projekto pabaigos, kad pamatytume pelną. Jei dirbate su darbuotojais, rangovais ar trečiosiomis šalimis, biudžeto sudarymas tampa labai sudėtingas, nes sąnaudos įvedamos atskirai. Tai mums buvo iššūkis pastaruosius 20 metų".

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Biudžeto perdegimas. Kadangi sąnaudų apskaičiavimai iš karto nebuvo teisingi, įmonei nuolat kildavo sunkumų stebint savo finansus. Be to, įmonei taip pat sunkiai sekėsi sekti nereguliarias operacijas. Kai kuriais atvejais Kristianas aptikdavo nepelningus projektus jau jiems pasibaigus! 

Trūko kitų priemonių. Nors kai kurios kitos priemonės suteikė "Netgen" tinkamų stebėjimo funkcijų, jos negalėjo suteikti bendrovei žmonių ir finansų valdymo sprendimų. Be to, jos negalėjo rodyti duomenų realiuoju laiku, o įgyvendinti bet kokius pakeitimus jose buvo beveik neįmanoma, o jei ir pavykdavo, tai sukeldavo nenumatytų problemų. 

"Į kitus įrankius buvo galima įvesti daug duomenų, t. y. įkainius, individualias valandas ir t. t., tačiau tai reikėjo daryti rankiniu būdu kiekvienam projektui. Tuomet pasikeisdavo ir istoriniai darbuotojo duomenys, o tai sukeldavo didžiulį chaosą."

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Skaidrumo trūkumas. Kristianas bandė stebėti visų darbuotojų, projektų ir veiksmų vaidmenis, įkainius ir išlaidas. Deja, naudodamasis išteklių valdymo įrankiais, su kuriais dirbo, jis negalėjo rūšiuoti informacijos pagal tikrai reikalingus filtrus. Be to, jam buvo labai sunku visą informaciją atnaujinti rankiniu būdu. Dėl to jam likdavo tik daliniai duomenys - arba neteisingi. 

Nesugebėjimas atspindėti įmonės struktūros kitose priemonėse. Du filialai dviejose skirtingose šalyse. Netgen sunkiai sekėsi tvarkyti abiejų padalinių finansus. Ryšiai tarp jų taip pat buvo neaiškūs. 

Kritinės finansų klaidos. Įrankiai, kuriuos anksčiau naudojo "Netgen", neatspindėjo operacijų, kurias bendrovė ketino stebėti. Pavyzdžiui, ji negalėjo pridėti sąskaitų faktūrų su ankstesnėmis datomis. Kai kuriais atvejais programinė įranga taip pat įvesdavo netikėtus praeities projektų pakeitimus, kai tik būdavo keičiamos naujų operacijų detalės. Dėl to dokumentai būdavo pametami, praleidžiami arba tiesiog redaguojami nenumatytu būdu, todėl kildavo daug apskaitos problemų ir buvo švaistomi ištekliai. Tai nebuvo tik keli atvejai - pasak Kristiano, daugiau kaip 20 % sąskaitų faktūrų buvo netikslios dėl programinės įrangos problemų!

"Jei kas nors pamiršdavo pridėti savo valandas, pakeisdavo praeityje dirbtas valandas arba pridėdavo išlaidas, senaisiais įrankiais jiems niekada nebuvo išrašoma sąskaita faktūra - ir niekas to negalėjo pastebėti. Kiekvieną kartą reikėjo ištirti, kas nutiko!"

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

išsamios, lanksčios ir tikslios duomenų bazės trūkumas. Anksčiau "Netget" naudotos priemonės nebuvo pakankamai intuityvios - jomis dažnai buvo siūlomi labai painūs arba varginantys sprendimai. Viena dažniausių problemų buvo darbo užmokesčio pokyčių įvedimas į išteklių ir įgūdžių valdymo sistemą. Ši informacija nebuvo priskirta darbuotojui, o ją reikėjo keisti kiekviename projekte, kuriame darbuotojas dirbo. Kitų priemonių atveju darbo užmokesčio pokyčiai buvo matomi ir ankstesniuose projektuose, o tai smarkiai sumažindavo jų biudžeto sudarymo tikslumą. 

"Darbuotojai galėjo turėti tik vieną tarifą, ir viskas, ir jį buvo galima keisti tik pagal paskyrą, o ne pagal projektą."

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Nėra integracijos arba trūksta jos palaikymo. Įmonė savo veiklą grindė JIRA. Tačiau anksčiau "Netgen" naudotos priemonės nesugebėjo tinkamai palaikyti sistemos arba reikalavo milžiniškų pinigų už funkciją, todėl Christian neturėjo kitų alternatyvų, tik ieškoti kitos programinės įrangos. 

Kas paskatino "Netgen" ieškoti naujo įrankio? 

Kartais nusivylimai ir klaidos yra gerų idėjų šaltinis - būtent taip nutiko Kristianui ir "Netgen". 

"Tai buvo beprotiška: žmonės skyrė daugiau nei 20 proc. savo laiko visoms priemonėms atnaujinti. Tai buvo neefektyvu; mes galėjome išrašyti sąskaitas faktūras už tuos 20 proc. Negalėjome taip tęsti."

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Ilgus metus naudoję neefektyvius procesus, vadovai pavargo dirbti su daugybe įrankių vienu metu. Deja, šių perspektyvų nebuvo galima sujungti, kad jie galėtų susidaryti bendrą vaizdą. Todėl vadovai ir vadybininkai nuolat naršė po įvairias priemones, gaišdami savo brangų laiką.

"Visi projektų vadovai teigė, kad mūsų darbo metodai jiems atrodė nepatogūs. Taip pat pastebėjome, kad buvo daroma daug klaidų, o jas rasti galėjai tik tada, jei labai atidžiai pažvelgsi į mūsų veiklą."

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Be to, jie nuolat susidurdavo su daugybe klaidų, kurias sukeldavo skirtingi kitų įrankių pateikiami vaizdai . Kai kurie iš jų net negalėjo pranešti Kristianui apie vienoje priemonėje matomas klaidas. Dėl to jis dažnai pastebėdavo problemas, kai jau būdavo per vėlu jas spręsti. 

Įvairių priemonių parama šios situacijos nepagerino. Klientų aptarnavimo tarnyba labai dažnai nereagavo. Jiems atsakyti prireikdavo mėnesių, o problemos, apie kurias pranešdavo Christianas, dažnai likdavo neišspręstos metų metus. Atrodė, kad priemonės tiesiog neaugo kartu su "Netget" - todėl įmonė nusprendė ieškoti žalesnių ganyklų kitur. 

"Radau kelis dalykus, kuriuos reikėjo ištaisyti įrankiuose. Galiausiai buvo balsuojama dėl [daugelio įmonių] pasiūlymų. Kai kurie iš jų laimėjo - ir praėjus maždaug 7 metams, jie vis dar ten yra. Bilietai su tūkstančiais balsų!"

Chrisitan Paredes - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Štai tada "Primetric" ima viršų!

Kaip "Primetric" padeda "Netgen"? 

Žaibiškas diegimas ir sklandi "Jira" integracija

Įdiegimas yra svarbiausia "Primetric" naudojimo dalis - vis dėlto "Netgen" atveju tai buvo vienas iš greičiausių tokio pobūdžio procesų, kuriuos teko atlikti. 

Visas diegimo procesas truko mažiau nei 3 savaites ir apėmė visus naudojimo atvejus. Kristianui padėjo "Primetric" palaikymas, jis aiškiai nurodė savo prioritetus ir į jo prašymą buvo reaguota nedelsiant. Kita vertus, "Primetric" komanda akimirksniu išsprendė visas jo nurodytas problemas ir jas atitinkamai pakoregavo.

Įdiegimas taip pat vyko greitai ir sklandžiai integruojant. "Netgen" atveju įmonė daugiausia dėmesio skyrė integracijai su JIRA. Jos laimei, tokia funkcija buvo ne tik prieinama "Primetric", bet ir ją reikėjo atlikti vos keliais paprastais žingsniais. Dėl to "Netgen" galėjo peržiūrėti savo duomenis "Prietric" vos per kelias minutes. 

Be to, "Netgen" darbuotojai taip pat priėmė "Primetric" išskėstomis rankomis. Dėl intuityvios sąsajos jie galėjo greitai susipažinti su įrankiu ir naudotis juo savo naudai. Svarbu tai, kad šiai nuomonei pritarė ir vadovai, ir specialistai. 

"Projektą sukonfigūruoti ir pamatyti duomenis, kad galėtumėte priimti geresnius sprendimus, užtrunka kelias minutes."

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Kokią naudą "Netgen" gauna naudodama "Primetric"? 

"Jau 3 metus aktyviai ieškau gero sprendimo. [...] Po kurio laiko tapo aišku, kad "Primetric" neturi tų problemų, kurias turi kiti."

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Pasirinktiniai filtrai ir išsamios ataskaitos. Naudodamasis "Primetric", Kristianas galėjo koreguoti įrankio diagramas ir lenteles taip, kad jos geriau nei bet kada anksčiau atitiktų jo poreikius. Jis galėjo rūšiuoti duomenis taip, kaip jam reikėjo, ir kurti savo poreikius atitinkančias ataskaitas. 

Pažangi, tačiau intuityvi integracija su "Jira".

"Primetric" gali būti - ir buvo - integruota su "JIRA" vos keliais paspaudimais. Ji nuolat palaiko ryšį su sistema, kad vadovai realiuoju laiku gautų informaciją apie savo darbuotojų darbus. Be to, ji taip pat suteikia naudotojams JQL, leidžiančią importuoti darbo žurnalus iš vieno JIRA projekto į daugelį "Primetric" projektų, taip pagerinant atsiskaitymo tikslumą daugelyje finansinių modelių vienu metu. 

Visiškas finansų lankstumas atsižvelgiant į įvairius atsiskaitymo modelius.

"Primetric" gali apimti visus verslo scenarijus, kuriuos "Netgen" paprastai naudojo teikdama paslaugas savo klientams. Nesvarbu, ar tai laiko ir medžiagų projektas, ar fiksuotos kainos projektas, sprendimas gali atspindėti jo charakteristikas, kad būtų galima pritaikyti skaičiavimus ir pateikti krikščioniui tikslius ir naujausius finansinius duomenis. 

"Turite visus galimus atvejus [sistemoje]. Tai atvėrė akis, tada pasakėme: "Šis įrankis tikrai geras!". Prisimenu, kaip rodžiau jį savo draugams Kroatijoje. Jie pasakė: "Tai yra mano draugai: "Jei taip, tai ir mums to reikia!". 

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Išsami finansinė informacija. Priešingai nei kitos priemonės, "Primetric" pasiūlė Kristianui išsamų požiūrį į jo finansus. Finansiniai skaičiavimai įrankyje apėmė daugybę smulkių, bet labai svarbių veiksnių, pavyzdžiui, pakeitimų užklausas, techninę priežiūrą, prieglobą ir kt. - ir juos buvo galima bet kada pakeisti. Naudojant šią funkciją, Christian negalėjo iš galvos ištrūkti nė vienas kablelis ar skaičius. 

Projektų įvairovė - laiko ir medžiagų, fiksuotos kainos, viršutinės ribos ir kitų tipų biudžetai - visi jie prieinami "Netgen" programoje "Primetric". Todėl įmonė gali atspindėti savo struktūrą įrankyje ir efektyviai ją valdyti remdamasi išsamiais ir tiksliais duomenimis apie išlaidas ir pajamas. 

"Tiesą sakant, "Primetric" yra vienas iš nedaugelio sprendimų, galinčių valdyti tokį platų [scenarijų] spektrą. Naudodami ankstesnius įrankius, visada uždėdavome tam tikrą maržą ant viršaus. Su "Primetric" matote skaičiavimus, matote pelną, matote maržą, ir tai viskas, ko jums reikia."

Christianas Paredesas - "Netgen Switzerland" generalinis direktorius

Galimybė įtraukti abiejų filialų biudžetus. Turėdama pažangias finansines galimybes, "Netgen" pagaliau galėjo matyti visas savo išlaidas vienoje priemonėje. Šiuo atveju įmonė nusprendė, kad į pridėtines išlaidas bus įtraukti Kroatijos filialo finansai. Šis pakeitimas smarkiai pagerino visos organizacijos biudžeto sudarymą. 

Rezultatai

1. Lankstūs pakeitimai su automatiniais visų projektų atnaujinimais. 
2. Sistemoje nėra neteisingų ar klaidinančių sąskaitų faktūrų. 
3. Išsamus kiekvieno projekto ir visų projektų finansinis vaizdas vienu metu. 
4. Sumažėjo laiko, skirto kitoms priemonėms atnaujinti, ir padidėjo pagrindinių vadovų ir specialistų apmokamo laiko sąnaudos. 
5. Išsami informacija apie visus projektus, įskaitant nedideles, bet labai svarbias pridėtines išlaidas, t. y. prieglobos paslaugas, darbo užmokestį, pridėtines išlaidas ir kt. 
6. Galimybė stebėti abiejų verslo šakų sąnaudas naudojant pridėtinių išlaidų parinktis. 
7. Lankstūs atsiskaitymo modeliai, atspindintys "Netgen" projektų ypatumus. 
8. Išsamus projekto biudžeto aprašymas su papildoma informacija apie pridėtines išlaidas, papildomas išlaidas ir pan. 

Ateitis su "Primetric" atrodo šviesi! 

Nors "Primetric" diegimas "Netgen" sistemoje buvo didžiulė sėkmė abiem dalyvaujančioms šalims, mūsų bendra kelionė tuo nesibaigia. Artimiausiais mėnesiais Kristianas planuoja išplėsti mūsų sistemą savo įmonėje į

Atostogų ir neatvykimo į darbą perkėlimas į "Primetric". Iki šiol "Netgen" daugiausia dėmesio skyrė finansinei "Primetric" pusei. Netrukus įmonė taip pat naudos sistemą atostogoms, neatvykimo į darbą ir švenčių dienoms stebėti, kad susidarytų platesnis vaizdas apie įmonėje esančius laisvus žmones. 

Įverčiai ir prognozės. Netgen netrukus išbandys naują "Primetric" pusę - prognozes ir įverčius. Įmonė tikisi į šią sistemą perkelti visas savo finansines operacijas ir netrukus turės galimybę tai padaryti. 

Galimybė kurti PDF ataskaitas. "Primetric" ruošiasi parengti pasirinktinę PDF ataskaitų funkciją tik "Netgen", kad suteiktų jiems išteklių, reikalingų įmonei priimti geresnius sprendimus. 

Trumpalaikis planavimas. Šiuo metu "Netgen" ruošiasi kurti trumpalaikius išsamius užduočių planus dviejų savaičių trukmės sprintams. Įmonė jau atrado tokių planų sudarymo galimybes programoje "Primetric" ir netrukus jas visapusiškai išnaudos.