"Capco" ir skaičiuoklės. Kaip "Primetric" padėjo spręsti skaidrumo klausimus?

Įvadas 

"Capco", "Wipro" bendrovė, yra pasaulinė technologijų ir valdymo konsultacijų bendrovė, kurios specializacija - skaitmeninės transformacijos skatinimas finansinių paslaugų sektoriuje visame pasaulyje. 

"Capco", kurios klientų portfelį sudaro daugiau nei 100 pasaulinių organizacijų, veikia verslo ir technologijų sankirtoje, derindama novatorišką mąstymą ir neprilygstamas pramonės žinias, kad pateiktų galutinius duomenimis pagrįstus sprendimus ir sparčiai įgyvendintų skaitmenines iniciatyvas bankininkystės ir mokėjimų, kapitalo rinkų, turto ir turto valdymo, draudimo ir energetikos sektoriuose.

Trumpai apie "Capco" struktūrą 

"Capco" dirba 6000 specialistų. Į šį skaičių įeina 40 žmonių komanda, dirbanti tiek su IT kūrimo, tiek su techninės priežiūros projektais, kuriai vadovauja Dougas Helmas.

Ši ekspertų grupė padeda "Capco RISC Services" verslo linijai. Būtent ši komanda ieškojo sprendimo, kuris galėtų intuityviau organizuoti jų darbą, todėl jos vadovas Dougas nusprendė įdiegti "Primetric" ir supažindinti su ja savo vadovaujamos komandos vadovus. 

Nors komanda, kurią suteikėme "Primetric", gali atrodyti nedidelė, ji atlieka svarbų vaidmenį bendrovėje, nes yra atsakinga už daugelį pagrindinių operacijų. Tikslus vienu metu vykdomų projektų skaičius paprastai kinta priklausomai nuo naujai atvykusių darbuotojų, sustabdytų įmonių ir užbaigtų projektų. Todėl "Capco" reikėjo lankstaus požiūrio į žmonių valdymą.

"Turime architektus, programinės įrangos dizainerius, kūrėjus, testuotojus, projektų valdymo biurus ir sistemos administravimą. Nuolat stebiu mūsų specialistus, kad suprasčiau, prie ko jie dirba ir kiek laiko, kad galėčiau verslui aiškiai išdėstyti mūsų darbuotojų užimtumą. Taigi iš tiesų stengiausi pažvelgti, kokioje stadijoje esame su projektais, ir pateikti mūsų verslui vadovaujantį portfelį. Turėdamas šią informaciją, galiu grįžti į verslo komandą ir pasakyti jiems: mes tai užbaigsime X ir tai kainuos Y."

Dougas Helmas, technologijų ir operacijų direktoriaus pavaduotojas

"Capco" įrankiai

Iš pradžių "Capco" IT komandos veikla buvo pagrįsta dviem sistemomis:  

• "Excel" lapai su bendra informacija apie įmonę, kurią komandos vadovai pateikia per mėnesinius susitikimus, 
• "Jira" buvo naudojama projektams stebėti ir konkrečioms komandoms valdyti.

Deja, šie du sprendimai buvo problemiški. 

Visų pirma, "Jira", nors ir buvo naudinga konkrečioms komandoms ir programuotojams, nesuteikė jokios aukšto lygio perspektyvos Dougui. Dėl to jam tekdavo analizuoti vieno darbuotojo darbą tuo metu, o paskui sujungti duomenis, kad susidarytų platesnį jų projektų vaizdą. 

Tokia situacija buvo labai nepatogi visiems komandų vadovams, kuriems Dougas vadovavo, ir visi jie turėjo sekti savo darbuotojus. Norėdami ištaisyti šią padėtį, jie nusprendė sukurti atskiras "Excel" skaičiuokles kiekvienai komandai. 

Deja, priėmus tokį laikiną sprendimą, reikalai ėmė blogėti. Kiekvieną kartą, kai reikėjo pateikti skaičiuokles, jas reikėjo atnaujinti rankiniu būdu, o jos buvo pateikiamos bent kartą per savaitę. 

Kad įmonė galėtų tęsti veiklą, į lenteles reikėjo įtraukti informaciją apie:

• kiekvieno etapo laiko ir išlaidų sąmatos, t. y. MVP,
• programuotojų ir kitų apmokamų specialistų valandiniai įkainiai, 
• planuojamas ir stebimas darbo laikas. 

Tai buvo daug laiko reikalaujantis procesas, trukęs iki 4 valandų! 

Be to, laikui bėgant įmonė pamažu dar labiau išaugo savo skaičiuokles. Jos ėmė trūkti skaidrumo, nes jas atskirai pildė skirtingų komandų vadovai. 

Be to, skaičiuoklės nesuteikė jiems informacijos realiuoju laiku. Kita vertus, jos buvo saugomos "Jira" programoje, o šio įrankio niekaip nebuvo galima sinchronizuoti su "Excel". Tai taip pat reiškė, kad visus dokumentus reikėjo atnaujinti rankiniu būdu, kai darbuotojo nebūdavo arba jis nuspręsdavo išeiti atostogų. 

"Bandžiau sujungti visas šias skaičiuokles į vieną, kad turėčiau tarsi pagrindinį planą, bet tai buvo labai sunku valdyti."

Dougas Helmas, technologijų ir operacijų direktoriaus pavaduotojas

Kitaip tariant, skaičiuoklės nesugebėjo Dougui ir jo komandos vadovams suteikti nuoseklios informacijos realiuoju laiku .

Be to, technologijų komandoje dirba tik 40 žmonių, todėl organizacija neturi galimybės naudotis daugelio specialistų paslaugomis. Todėl grupei reikėjo tiksliai paskirstyti komandos narius ir iki minimumo apriboti neapibrėžtumus. Tačiau tai pasirodė sudėtinga, nes organizacija neturėjo jokio tiesos šaltinio - ji pasikliovė komandų vadovų ranka darytomis ataskaitomis, kuriose pasitaikydavo žmogiškųjų klaidų.

Planavimo procesai

Bendrovėje "Capco" būsimą projektą iš pradžių įvertina ir verslo analitikai, ir technologijų komandos. Jų nuomonėmis remiamasi nustatant pagrindinius reikalavimus, kuriais remiantis atliekami skaičiavimai. Į šį ankstyvąjį projektą įtraukiamas potencialaus projekto kainodaros modelis, įkainis ir terminai. 

Apskritai "Capco" procesą skirsto į du nuoseklius etapus. Pirmasis etapas apima minimalaus gyvybingo produkto, reikalingo kliento poreikiams patenkinti, nustatymą. Antrasis etapas apima tolesnį sprendimo vystymą, įtrauktą į kitus etapus. 

Vėliau šie planai, projektai ir sąmatos patvirtinami arba atmetami; po to projektas gali būti pradėtas įgyvendinti.

Tačiau toks procesas ir platus "Excel" skaičiuoklių naudojimas vadovams kėlė nemažai iššūkių. 

Pirmiausia visi komandų vadovai, taip pat ir Dougas, turėjo parengti ir atnaujinti savo "Excel" skaičiuokles, kad galėtų prisidėti prie informacinės duomenų bazės kūrimo. Dėl to buvo beveik neįmanoma atlikti labai svarbaus proceso - palyginti sąmatas su aktualijomis.

Antra, buvo sunku pasakyti, ar komanda gali prisitaikyti prie planų ir sąmatų, nes nebuvo vieno tiesos šaltinio apie jų prieinamumą. Doug neturėjo tiesioginės prieigos prie ataskaitų sistemų, nes už jas buvo atsakingas kitas skyrius. Todėl kartą per savaitę jis gaudavo skaičiuokles iš darbo laiko apskaitos sistemų. Tačiau jas reikėjo papildomai paruošti, kad būtų įskaitomos. 

Galiausiai, visas paruošimo procesas paprasčiausiai užėmė daug laiko ir negalėjo būti atliekamas pagal poreikį. Dėl to Dougo departamentas visą planavimo procesą turėjo atlikti kartą per mėnesį ir tikėtis, kad ateityje nebus jokių papildomų pakeitimų. Deja, taip atsitikdavo retai, todėl Dougas ir jo komanda buvo priversti ieškoti patogesnių sprendimų. 

Pagrindiniai iššūkiai

"Capco" valdymo ir veiklos procesai reikalauja visų komandos narių veiklos koordinavimo ir bendravimo. Tačiau, turint tik keletą "Excel" skaičiuoklių, pasiekti skaidrumą buvo sudėtinga. 

Dėl to kilo daugybė problemų, įskaitant: 

Nuoseklumo ir bendravimo trūkumas. Skaičiuoklės su svarbiausiais duomenimis buvo pildomos atskirai kiekvieno grupės vadovo. Surinkta informacija jie keisdavosi tik per daug laiko reikalaujančius kassavaitinius susitikimus, kuriems reikėdavo ilgai ruoštis. 

Žmonių valdymas. Informacija apie turimus specialistus buvo kaupiama skaičiuoklėse. Tačiau duomenų nebuvo galima atnaujinti realiuoju laiku, be to, jie neapėmė atostogų ir neatvykimo į darbą atvejų. Todėl sekti specialistus ir jų pajėgumus buvo sunku ar net neįmanoma.

Ribotas skaidrumas. Skaičiuoklėse buvo pateikta tik pagrindinė informacija apie specialistus ir projektus, kuriuose jie dalyvauja. Be to, duomenų nebuvo galima automatiškai konvertuoti į diagramas ir grafikus, todėl komandų vadovai buvo priversti tai daryti atskirai. 

"Susitikimus rengdavome kas mėnesį, nes jie užimdavo daug laiko. Dabar turime galimybę pagal pareikalavimą nueiti ir pamatyti, kas vyksta su aktualijomis, nesvarbu, ar tai būtų pirmadienis, ar antradienis, ar net sekmadienis."

Dougas Helmas, technologijų ir operacijų direktoriaus pavaduotojas

daug laiko reikalaujantys organizaciniai procesai. Skaičiuoklės turėjo būti reguliariai atnaujinamos kiekvieno komandos vadovo - ir tai jie darė neturėdami jokių papildomų priemonių. Šis procesas užtrukdavo iki 4 valandų. Vėliau jas tekdavo sujungti rankiniu būdu, prie šio laiko pridedant dar 4 valandas. Dėl to "Capco" švaistė pajėgumus žemiškoms užduotims, o ne augimui. 

Sprendimas: Primetric 

Pokyčių pradžia

Iš pradžių "Capco", kuriai atstovavo Dougas, apibrėžė savo reikalavimus būsimai projektų portfelio valdymo priemonei. Pirma, ji turėjo būti pritaikyta mažų ir vidutinių įmonių poreikiams ir suteikti galimybę ją plėsti. Antra, sprendimas turėtų būti lengvai integruojamas su įmonėje jau įdiegta "Jira". Per mūsų demonstracinę versiją "Capco" nusprendė išbandyti "Primetric", nes ji atitiko abu kriterijus.

"Tiesiog pasiekiau tašką, kai pasakiau sau: yra geresnių dalykų, kuriems galėčiau skirti savo laiką. Neturėčiau sėdėti čia, priešais šią "Excel" programą. Atėjo laikas rasti įrankį, kuris galėtų atlikti šį darbą už mane".

Dougas Helmas, technologijų ir operacijų direktoriaus pavaduotojas

Pirmieji žingsniai 

Po demonstracinės versijos "Capco" gavo prieigą prie bandomosios "Primetric" versijos. Bandomosios versijos metu įmonė susidūrė su pirmuoju svarbiu etapu - integracija su "Jira". Priešingai nei tikėjosi "Capco", šis žingsnis nereikalavo techninių žinių ar pažangių algoritmų. Naudojant tik vieną paprastą integracijos kodą, visi bendrovės "Jira" esantys duomenys per kelias minutes buvo importuoti į "Primetric". 

"Net per teismo procesą pats žaidžiau su "Primetric". Nesu techniškiausias žmogus, todėl jei susiduriu su technine integracija, nenoriu su ja susidurti. Taigi, kai į "Primetric" įjungiau vieną "Jira" kodą, pamaniau, kad tikrai kažką pasieksiu. Man atrodė: "Tai nuostabu."

Dougas Helmas, technologijų ir operacijų direktoriaus pavaduotojas

Be to, "Primetric" taip pat padėjo "Capco" įkelti žmones ir projektus į sistemą, naudodama skaičiuokles, kurios anksčiau buvo įmonės veiklos pagrindas. 

Be to, "Capco" integracijai padėjo ir ją palengvino vadovai su GIF ir vaizdine medžiaga, kurie padėjo įmonės komandoms susipažinti su sprendimu. 

"Capco" sėkmės ypatybės

• efektyvus žmonių valdymas tiek patvirtintų, tiek preliminarių projektų atveju, 
• kalendorių, suskirstytą pagal asmenis ir projektus, su įtrauktomis atostogomis ir neatvykimu į darbą, 
• išplėstinės įvairios paskirties ataskaitos, diagramos ir grafikai, 
• įvairios vadovams ir darbuotojams skirtos funkcijos vienoje programėlėje, 
• įmonės, projektų ir darbuotojų finansines prognozes ir projektus. 

"Primetric" privalumai 

"Galime sudaryti 90 proc. patikimumo įvertį. Žinome, kad mums reikia šių žmonių, bet kada ši grupė bus laisva? Ar galime kol kas vis dėlto pradėti projektą? Naudodamiesi "Primetric" matome sąmatas ir darbuotojus, koks jų užimtumas ir pajėgumas. Tai padeda mums vadovautis viso projekto metu. "

Dougas Helmas, technologijų ir operacijų direktoriaus pavaduotojas

Kaip "Capco" sprendžia savo problemas su "Primetric"? 

Lankstus kalendorius su realaus laiko duomenimis. Vartotojai gali jį priartinti ir atitolinti dienomis, savaitėmis ar mėnesiais. Kalendoriaus rodinyje rodomas atskirų komandos narių pajėgumas ir jų užimtumas. Į jį taip pat įtraukiamos atostogos ir neatvykimai, kurių nebuvo galima įtraukti į skaičiuokles.

Atnaujinimai realiuoju laiku. Kai tik pranešama apie naują neatvykimą į darbą, informacija apie jį iš karto pasirodo sistemoje ir iš karto pasiekia reikiamą vadovą. Dėl to vadovai gali koreguoti savo planus pagal esamą situaciją. 

Įdarbinimo privalumai. 

"Per pastaruosius kelerius metus mūsų komandose įvyko daug pokyčių. Kai kurie žmonės pasitraukė, o į sistemą labai lengva įtraukti naujus žmones ir taip greitai sekti jų darbo laiką. Tai, kaip organizuojate žmonių skyrių organizacijoje, leidžia man valdyti bet kurio asmens įdarbinimą."

Dougas Helmas, technologijų ir operacijų direktoriaus pavaduotojas

Preliminarūs projektai ir prognozės. Kai projektas sustabdomas arba svarstoma nauja galimybė, "Capco" gali sukurti preliminarius planus, kad nustatytų, ar projektas gali būti baigtas ir kada. Todėl įmonė gali lanksčiai valdyti savo veiklą. 

Išplėstinės ataskaitos ir filtrai. "Primetric" visus "Capco" ir jos darbuotojų surinktus duomenis paverčia intuityviomis diagramomis, lentelėmis ir grafikais, kuriuos galima pateikti pagal pareikalavimą. Dėl šios funkcijos komandos vadovai gali matyti ir galimybes, ir grėsmes, kurios jų gali laukti ateityje. 

Nuolatinis palaikymas. Naujos priemonės diegimas visada yra naujas iššūkis. Laimei, "Capco" kompanijai "Primetric" konsultantai visada padėjo su visomis funkcijomis ir veiksmais, kuriuos įmonė dar tik atrado pradiniame kelionės su įrankiu etape. 

"Bet kada galiu įšokti į "Slack" ir tiesiog pasakyti: "Ei, esu įstrigęs čia ir čia, o Tomas man atsako per kelias sekundes, ir aš jaučiu, kad norite, jog man pavyktų sėkmingai naudotis jūsų įrankiu!"

Dougas Helmas, technologijų ir operacijų direktoriaus pavaduotojas

Lengvas administravimas. "Primetric" apima daugybę su žmonėmis susijusių duomenų, kuriuos galima pasirinkti sistemoje, kad būtų galima rūšiuoti specialistus pagal įvairius kriterijus, t. y. darbo stažą, grupavimą, vadovavimą, prieinamumą ir kt. Ši funkcija leidžia "Doug" valdyti naujų asmenų įdarbinimą, taip pat prižiūrėti esamus darbuotojus. 

"Suprasti laiką, susijusį su pajėgumais ateityje, ir pan. buvo neįmanoma skaičiuoklėse. Čia sutaupoma labai daug laiko."

Dougas Helmas, technologijų ir operacijų direktoriaus pavaduotojas

Išsamus biudžeto sudarymas. "Primetric" padėjo bendrovei "Capco" palyginti sąmatas su aktualijomis ir stebėti išlaidas realiuoju laiku. Ji taip pat buvo naudojama finansinėms ataskaitoms ir prognozėms rengti.

Automatinis importas. "Primetric" galima sujungti su daugeliu skirtingų įrankių, įskaitant JIRA - vieną populiariausių IT įmonių įrankių. Ji taip pat gali atspindėti struktūras ir informaciją iš "JIRA" be jokių papildomų naudotojo veiksmų.

"Man labai patinka, kad "Primetric" integruojasi su "Jira", nes visa struktūra sukurta "Jira". (...) ir gražu tai, kad laikas sklandžiai suvedamas į "Primetric" pagal asmenis, projektus ir datas, ir apie tai daugiau NEREIKIA galvoti. Tai tiesiog įvyksta - tai tiesiog labai malonu".

Dougas Helmas, technologijų ir operacijų direktoriaus pavaduotojas

Rezultatai 

Planuodama projektą, bendrovė kreipiasi į "Primetric", kad surinktų tiesioginius duomenis apie specialistus, jų užimtumą ir pajėgumus. Todėl "Capco" gali nustatyti, kada galima pradėti projektą, kada jį užbaigti ir už kokią kainą. 

Su "Primetric": 

• visus duomenis apie projektus ir darbuotojus galima gauti realiuoju laiku, be jokių vėlavimų ir papildomo darbo,  
• duomenys sujungiami ir kaupiami, kad iš visų skaičiuoklių būtų galima išgauti konkrečias ataskaitas,
• visi duomenys saugomi vienoje sistemoje, kuria gali naudotis visi vadovai ir darbuotojai, 
• Dėl integracijos su "Jira" įmonė gali realiuoju laiku palyginti įverčius su faktiniais rezultatais,
• Valdymo procesai nebereikalauja daug laiko, 
• atostogos, atostogos ir kiti netikėti įvykiai iš karto matomi sistemoje, 
• Vadovybės susirinkimų laikas sutrumpėjo nuo 4 valandų iki 30 minučių - nereikėjo jokio papildomo pasiruošimo!

Santrauka 

Kai "Capco" ir "Primetric" pirmą kartą susitiko, Dougas kovojo su neefektyvumu, nesibaigiančiu popierizmu ir skaidrumo trūkumu valdyme. 

Tačiau prasidėjus mūsų kelionei šios problemos liko praeityje. Vadovai, tarp jų ir Dougas, galėjo pamiršti skaičiuokles ir susitelkti į tai, ką jie moka geriausiai, - gauti pelną. 

Neabejojame, kad "Capco" ir toliau augs, o "Primetric" dės visas pastangas, kad augtų, didėtų ir tobulėtų kartu su ja. Esame tikri, kad "Primetric", taikydama individualų požiūrį ir aktyviai bendradarbiaudama, suteiks "Capco" visus duomenis, kurių jai reikia, kad galėtų klestėti ateinančiais metais.