Czym jest alokacja zasobów w zarządzaniu projektami (i jak ją osiągnąć)?

Wielu dyrektorów operacyjnych i menedżerów ds. planowania zasobów wykorzystuje alokację zasobów na swoją korzyść. Nie ma powodu, dla którego miałbyś zapamiętywać, który pracownik jest przypisany do którego projektu (i mieć nadzieję, że wszystko się uda). Nie ma znaczenia, jak duża lub mała jest Twoja firma.

W tym artykule omówiono wszystkie podstawy alokacji zasobów, aby pomóc ci zrozumieć, o co w tym wszystkim chodzi i jak pomaga to innym w prowadzeniu super wydajnych firm programistycznych.

Co oznacza alokacja zasobów?

Alokacja zasobów oznacza wybór najlepszych zasobów do danego zadania, przypisanie ich do projektu i monitorowanie ich pracy przez cały czas jego trwania. 

Mówiąc o najlepszych zasobach, mam na myśli osoby, które mają odpowiednią kombinację umiejętności i stażu pracy. I - oczywiście - którzy są dostępni na dane stanowisko. 

Brzmi skomplikowanie, prawda? Ale wszystkie te rzeczy są naprawdę łatwe do znalezienia, jeśli masz do dyspozycji odpowiednie narzędzie do alokacji zasobów.

Jakie są cele alokacji zasobów?

Główną ideą alokacji zasobów jest zwiększenie efektywnego wykorzystania zasobów dostępnych w firmie, aby zmaksymalizować ich wykorzystanie.

Różne podejścia do alokacji zasobów mogą wpływać na kluczowe wskaźniki firmy, takie jak rentowność projektu. Dzieje się tak, ponieważ sukces w alokacji zasobów bezpośrednio przekłada się na wskaźniki takie jak wykorzystanie pracowników i wydajność. 

Weźmy jako przykład Future Mind. Wdrażając Primetric, firma programistyczna mogła łatwiej przydzielać członków zespołu dzięki inteligentnym filtrom. Znalezienie starszego programisty Python z doskonałym angielskim i umiejętnościami analitycznymi było kwestią kilku kliknięć. Pozwoliło to firmie Future Mind skrócić czas pracy o 3500 rozliczanych godzin rocznie (co odpowiada 200 tysiącom dolarów rocznie)!

Jakie są rodzaje zasobów w zarządzaniu projektami?

• Praca / Ludzie - to najważniejszy i najbardziej kosztowny zasób: członkowie zespołu, którzy przyczyniają się do realizacji projektu dzięki swoim różnym umiejętnościom.
• Sprzęt i narzędzia - może to być wszystko, od oprogramowania po stojące biurko.
• Obiekty - ten zasób odnosi się do środowiska wymaganego do wykonywania pracy (w większości przypadków jest to przestrzeń biurowa/sala konferencyjna).
• Materiały - wszystkie materiały eksploatacyjne potrzebne zespołom do tworzenia wyników, od karteczek samoprzylepnych po paliwo potrzebne do podróży do siedziby klienta.  
• Budżet - faktyczna suma pieniędzy potrzebna na zakup wszystkich zasobów, które wymieniłem powyżej.

Jakie są najważniejsze wskaźniki alokacji zasobów?

• Zaplanowane wykorzystanie - wskaźnik wykorzystania pracowników zaplanowany do realizacji w trakcie projektu w stosunku do ich całkowitej wydajności.
• Śledzone wykorzystanie - rzeczywisty wskaźnik wykorzystania oparty na godzinach pracy zarejestrowanych przez pracowników.
• Wydajność - całkowita wydajność pracownika jest równa całkowitej liczbie dostępnych godzin pracy pracownika, od której odejmuje się dni ustawowo wolne od pracy oraz urlopy i zwolnienia lekarskie pracownika.
• Dyspozycyjność - całkowity czas, w którym pracownik jest dostępny do pracy.
• Etat pracownika - liczba godzin, które pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy spędza w firmie.
• Godziny podlegające / niepodlegające rozliczeniu (zaplanowane i śledzone)

Jak zła alokacja może zaszkodzić firmie tworzącej oprogramowanie

Firmy programistyczne, które nie wykorzystują efektywnie swoich cennych zasobów, z pewnością doświadczą szeregu problemów, które mają negatywny wpływ na codzienne operacje, finanse, a nawet długoterminowe strategie rozwoju.

Źle zorganizowane zarządzanie zasobami niesie ze sobą ryzyko: 

• Słaba wydajność zespołu spowodowana konfliktami harmonogramu
• Obniżone morale zespołu
• Marnowanie potencjału i umiejętności
• Niestabilne i nieefektywne środowisko pracy 
• Nierealistyczne szacunki i planowanie projektu (co może przełożyć się na niską rentowność projektu)

Korzyści z inteligentnej alokacji zasobów

1. Przejrzystość danych

Dane dotyczące alokacji zasobów są widoczne dla działu sprzedaży, działu PM/dostaw, działu finansowego lub kadry kierowniczej. Wszyscy są na tej samej stronie - każdy wie, co się dzieje, kto będzie wkrótce dostępny, kto jest zajęty, kto często ma nadmiar czasu i które wakaty są potrzebne.

‍

2. Zmniejszenie kosztów projektu

Alokacja zasobów oznacza znalezienie najlepiej dopasowanego zasobu zamiast zasobu, na który natknąłeś się przypadkowo lub który zobaczyłeś jako pierwszy. Musisz wybrać zasób, który pasuje do oczekiwanych wyników finansowych projektu, utrzymując jego marżę zysku na pożądanym poziomie. W przypadku firm tworzących oprogramowanie jest to zazwyczaj 30%. Planowanie zasobów w zarządzaniu projektami może przybliżyć Cię do tego celu! 

‍

3. Maksymalizacja wykorzystania zasobów

Losowe przydzielanie wszystkich dostępnych zasobów nie zapewnia rentowności. Twoje najlepsze zasoby mogą skończyć pracując nad zadaniami niepodlegającymi rozliczeniu lub nudnymi zadaniami operacyjnymi. Alokacja zasobów pomaga zidentyfikować najlepsze możliwości, jednocześnie pomagając uniknąć niedostatecznej lub nadmiernej alokacji z wyprzedzeniem. Firmy IT zazwyczaj dążą do 70-80% wykorzystania zasobów.

4. Znalezienie odpowiednich ludzi do pracy

Korzystając z narzędzia do alokacji zasobów, takiego jak Primetric, można przechwytywać wszystkie informacje związane z zasobami w czasie rzeczywistym i konsolidować je w scentralizowanym panelu. Zapewnia to przypisywanie ludzi do projektów w oparciu o umiejętności i doświadczenie - ale także koszty (mierzone w stawkach godzinowych) i inne kryteria wyboru. Dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym można uniknąć rozbieżności, które mogą prowadzić do podwójnej rezerwacji zasobów.

5. Realizacja projektów w ramach budżetu i na czas

Podczas gdy niedostatecznie wykwalifikowane zasoby mogą powodować opóźnienia, nadmiernie wykwalifikowani członkowie zespołu z pewnością zwiększą koszty i będą stanowić ryzyko dla rentowności projektu. Alokacja zasobów w zarządzaniu projektami pomaga uniknąć przypisywania do projektów zasobów o zbyt niskich lub zbyt wysokich kwalifikacjach.

6. Poprawa zaangażowania pracowników

Przydzielając zasoby do projektów w oparciu o ich umiejętności i zainteresowania, budujesz produktywne środowisko, które służy samorozwojowi i budowaniu umiejętności - nie wspominając o nadążaniu za najnowszymi trendami technologicznymi. Daj swoim talentom odpowiednie możliwości, pozwól im na rozwój pracowników, a zobaczysz, jak rozkwitają (i zachwycają klientów swoją pracą).

7. Przewidywanie wolnych miejsc pracy

Kolejną korzyścią jest możliwość przewidzenia z wyprzedzeniem, kogo trzeba będzie zatrudnić. Jest to szczególnie cenne dla firm IT, które borykają się z brakiem specjalistów na rynku.

Typowe wyzwania związane z alokacją zasobów w firmach programistycznych

Zmiany klienta 

W zwinnych projektach rozwojowych zespół musi być przygotowany na ciągłe zmiany, których mogą wymagać klienci ze względu na ewolucję rynku docelowego lub klientów. Ważne jest, aby mieć strategię alokacji w perspektywie długoterminowej i przekształcania tych alokacji w konkretne sprinty w celu wspierania zwinnych projektów.

Niemożność przewidzenia dostępności zasobów 

Problem ten wynika z braku odpowiednich narzędzi do alokacji zasobów. W dzisiejszych czasach korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych Excel nie jest wystarczające - nawet jeśli prowadzisz małą firmę. Aby w pełni wykorzystać swoje zasoby i kontrolować ich wykorzystanie, trzeba mieć do nich wgląd.

Przechowywanie danych w arkuszach kalkulacyjnych i ich dezorganizacja prędzej czy później odbije się na firmie. Oprogramowanie do planowania zasobów jest właściwym rozwiązaniem tego braku widoczności, ponieważ uwzględnia dynamiczny charakter projektów rozwoju oprogramowania.

Ograniczone zasoby w środowisku wieloprojektowym 

Alokacja zasobów może pokazać, że masz ograniczone zasoby na dane projekty. Musisz jednak upewnić się, że rekruterzy lub dział HR mają dostęp do tych informacji. W przeciwnym razie, jak mogą zaplanować obsadzenie tych wakatów? 

Zależności projektu 

Wyzwanie to pojawia się w projektach kaskadowych z ustalonym zakresem, w których realizacja kolejnego etapu projektu zależy od ukończenia poprzedniego. Wpływa to bezpośrednio na metodę alokacji - na przykład poprzez konieczność usunięcia zasobów z jednego projektu i ponownego przydzielenia ich do projektu, który wymaga większej uwagi.

Niepewność projektu 

To, że nie jesteś czegoś pewien, nie oznacza, że nie możesz tego zaplanować. Primetric umożliwia planowanie zasobów w formie rezerwacji dla wstępnych projektów. Można również utworzyć wstępną wersję zadania. Pomoże to również w prognozowaniu zapotrzebowania na zasoby i kontrolowaniu rentowności projektu.

Priorytety w całej firmie 

Kiedy pojawia się ważny klient lub zadanie, wszyscy jesteśmy skłonni rzucić wszystko i biec, aby zająć się tym zadaniem. Jeśli więc jeden specjalista jest potrzebny w dwóch projektach jednocześnie, musisz wiedzieć, gdzie jego zadanie ma największy sens - zarówno pod względem twoich priorytetów, jak i rentowności projektu.

Korzystanie z nieskalowalnych rozwiązań (arkusze kalkulacyjne) 

Arkusze kalkulacyjne wymagają ręcznej pracy. Wszyscy wiemy, że wiąże się to z pewnym ryzykiem - nie wspominając o braku skalowalności, gdy firma się rozwija. 

Oto, co Alexandra Ardelean, specjalista ds. planowania zasobów w Monterail, powiedziała nam o swoich doświadczeniach z arkuszami kalkulacyjnymi przed przejściem na Primetric:

"Kiedy dołączyłem do Monterail, zrozumienie przeglądu planowania wymagało kompilacji danych z kilku arkuszy kalkulacyjnych Excel, co nieuchronnie sprawiało, że często zastanawiałem się, czy niczego nie zapomniałem. Ostatecznie oznaczało to, że i tak trzymałem wszystkie kluczowe informacje w głowie i polegałem na zapamiętywaniu różnych niestandardowych sytuacji, które po prostu nie były formalnie udokumentowane w żadnym z plików". 

Alexandra Ardelean - specjalista ds. planowania zasobów w Monterail

Przewodnik krok po kroku po alokacji zasobów w zarządzaniu projektami

1. Tworzenie wstępnych szacunków projektu

Przygotuj wstępną wycenę projektu - ile godzin potrzeba na realizację całego projektu lub jego określonej fazy, np. fazy odkrywania.

Określenie kompetencji wymaganych do wdrożenia projektu.

Na tym etapie możesz również wziąć pod uwagę koszt godzinowy/dzienny/łączny, którego nie chcesz przekroczyć, a także szacowany przychód.

2. Określenie wymagań dotyczących zasobów dla projektu 

Pierwszym krokiem do efektywnej alokacji zasobów jest ustalenie, jakich konkretnych umiejętności i doświadczenia wymaga projekt. Nie można przydzielić trzech młodszych programistów Python zamiast jednego starszego programisty i mieć nadzieję, że wszystkie ich umiejętności się sumują.

Weź pod uwagę nie tylko umiejętności twarde i miękkie, ale także poziom stażu pracy i inne istotne wymagania (na przykład lokalizację geograficzną i strefę czasową, jeśli prowadzisz zespoły rozproszone).

3. Znalezienie dostępnych zasobów z odpowiednimi umiejętnościami

Gdy znasz już minimalny czas wymagany do ukończenia projektu, możesz użyć alokacji zasobów, aby uzyskać widok wykresu Gantta. Teraz jesteś gotowy, aby znaleźć odpowiednich ludzi do pracy.

W tym momencie znasz zestaw umiejętności, staż pracy i dostępność, których szukasz. Możesz wybierać z puli pasujących kombinacji umiejętności i doświadczenia, aby znaleźć odpowiednich kandydatów lub zgłosić wakaty, jeśli żadne zasoby nie są dostępne.

Załóżmy, że znalazłeś dwóch młodszych programistów JavaScript, którzy mają takie same umiejętności i doświadczenie. Ale jeden jest pracownikiem najemnym ze stawką godzinową 45 USD, podczas gdy drugi jest wykonawcą, który pobiera 55 USD za godzinę.  

Czas przyjrzeć się finansom projektu. Która osoba lepiej pasuje do Twoich szacunków finansowych? Przypisując pierwszego kandydata do projektu, zwiększysz jego marżę zysku.

Na tym etapie widać, że początkowo ta osoba pasuje do was obojga, ponieważ ma do tego prawo:

1. umiejętności i doświadczenie
2. dostępność
3. stawka kosztów (stawka godzinowa)
   

To, co polecam teraz zrobić, to utworzyć tak zwaną "miękką alokację" - czyli rezerwację pracownika. Dzięki temu możesz wstępnie przypisać go do projektu, ale wiesz, że rezerwacja nie jest jeszcze w 100% pewna. Wielu naszych klientów tworzy również tzw. alokacje robocze dedykowane niepewnym projektom.

Umożliwia to późniejsze tworzenie różnych prognoz w zależności od zmiennych. Można na przykład sprawdzić dostępność pracowników bez wstępnych projektów lub miękkich przydziałów.

P.S. W Primetric możesz zrobić to wszystko z łatwością.

4. Porównanie wstępnych szacunków projektów z rzeczywistymi alokacjami

Po utworzeniu wstępnych / miękkich przydziałów można je porównać z początkowymi szacunkami i zoptymalizować, aby dane były dokładne. Gdy jesteś pewien co do tych alokacji, możesz zmienić je na "aktywne" (tzw. twarda rezerwacja - w 100% potwierdzona).

P.S. Czasami wystarczy przydzielić pracowników do określonego % ich możliwości lub do określonych dni na określoną liczbę godzin (lub całkowitą liczbę godzin). Narzędzie, z którego korzystasz, powinno umożliwiać bezproblemową obsługę takich przypadków użycia

5. Przydzielanie zasobów zgodnie z zapotrzebowaniem

Po zidentyfikowaniu zasobów nadszedł czas, aby przypisać je do konkretnych zadań projektowych. Pamiętaj, aby zawsze mieć plan awaryjny na wypadek nagłej niedostępności zasobu (na przykład z powodu choroby) lub gdy nowy pracownik otrzyma lepszą ofertę w ostatniej chwili.

W przypadku krytycznych stanowisk upewnij się, że nowy pracownik dołączy nieco wcześniej, aby upewnić się, że będzie dostępny w momencie rozpoczęcia projektu. A jeśli przydzielono już istniejącego pracownika, należy przygotować zapasowy zasób, który mógłby wykonywać pracę przez tydzień lub dwa po rozpoczęciu projektu.

Po zidentyfikowaniu odpowiednich zasobów, dobrym pomysłem jest przydzielenie ich w przybliżeniu w perspektywie długoterminowej (nie dotyczy to krótkich projektów). Nie przydziela się ludzi do zadań, ale do zaangażowania w projekt w danym okresie czasu.

Przykładowy scenariusz:

Programista A ma do wykonania zadanie A, zadanie B, zadanie C, zadanie D i zadanie E w ciągu jednego miesiąca. Z perspektywy alokacji zasobów ludzkich nie ma to większego znaczenia. Ważne jest jednak to, że na realizację powyższych zadań potrzeba 50 godzin - przydzielamy więc programistę do tego projektu na 50 godzin.

Dzięki temu proces jest szybszy i łatwiejszy, a Ty zyskujesz większą przejrzystość. Pomaga to skupić się nie na konkretnych zadaniach, ale na dyspozycji i dostępności pracownika.

6. Śledzenie i monitorowanie wykorzystania zasobów 

Po rozpoczęciu projektu można monitorować rzeczywisty wskaźnik wykorzystania zasobów. Będziesz mógł zobaczyć, jak realizowane są Twoje plany i natychmiast zidentyfikować wszelkie rozbieżności. Na przykład, mogłeś przeszacować liczbę godzin wymaganych do ukończenia fazy projektu lub ktoś zapomniał zarejestrować czas (zaufaj mi, to się zdarza - a dobra formuła wskaźnika wykorzystania zasobów bardzo pomaga!).

7. Dostosuj swoje plany do wymagań

W większości przypadków projekty są dynamiczne i często się zmieniają. Dlatego po utworzeniu długoterminowej alokacji należy dostosować ją do oczekiwań zespołu i klienta. Możesz to zrobić podczas cotygodniowych / comiesięcznych spotkań.

W takim przypadku "wycinamy" przydział na dany tydzień/miesiąc z przydziału długoterminowego i dostosowujemy go do wymagań.

Dzięki temu zyskujemy większą dokładność danych.

Jest to więc ciągły proces, który działa najlepiej:

1. na cotygodniowe spotkania,
2. na początku/końcu miesiąca, gdy klient złoży kolejne zamówienie.
   

Najlepsze praktyki alokacji zasobów w firmach programistycznych

Rozważ rozwój zawodowy 

Przydzielając pracowników do projektów, miej na uwadze ich potrzeby. Dobrze jest korzystać z narzędzia do zarządzania projektami, które umożliwia przechowywanie informacji o technologiach, które programista chce opanować. Jest to coś, czego nie można dodać do arkusza kalkulacyjnego.

Sprawy organizacyjne 

Sposób przydzielania ludzi do projektów może się zmieniać w zależności od specjalizacji. 

Niektóre firmy tworzą stałe zespoły przypisane do jednego projektu - na przykład zespół programistów mobilnych Flutter lub zespół programistów blockchain. Przydzielanie tych zasobów do projektów jest znacznie łatwiejsze. To samo dotyczy firm leasingowych. 

Jeśli jednak zespoły są tworzone dynamicznie w oparciu o wymagania projektu, narzędzie do alokacji zasobów jest koniecznością (choć oczywiście bardzo pomaga we wszystkich przypadkach).

Stawki dla klientów i pracowników 

Zawsze uwzględniaj te dwa elementy finansowe w szacunkach projektu. Porównaj stawki klienta ze stawkami godzinowymi swoich pracowników, aby znaleźć najlepsze dopasowanie, które przyniesie pożądaną marżę zysku.

Tryb zatrudnienia 

Przydzielając zasoby, zwróć uwagę na ich status zatrudnienia. Czy są wykonawcami, czy stałymi pracownikami, którzy są częścią zespołu od lat? Do ważniejszych projektów wybieraj raczej pracowników niż wykonawców.

Pomiar wykorzystania i wydajności

Nie zapomnij monitorować wskaźnika wykorzystania i wydajności. Pomaga to zrozumieć dokładność szacunków, porównać plany z rzeczywistością i lepiej prognozować.

Jakie są niezbędne funkcje oprogramowania do alokacji zasobów?

Obecnie alokacja zasobów może być płynna i łatwa dzięki narzędziom, które zawierają szereg przydatnych funkcji, takich jak narzędzia do śledzenia czasu, kalendarze i niestandardowe raporty.

Jak rozpoznać, że oprogramowanie, którego szukasz, ma wszystko, czego potrzebuje firma IT? Oto najważniejsze cechy rozwiązania do alokacji zasobów:

• Widoki w stylu Gantta i mapy cieplne dostępności - pomaga to zidentyfikować członków zespołu, którzy nie mają nic do zrobienia i są przeciążeni pracą.
• Przeciągnij i upuść harmonogram - użyj go, aby zastosować zmiany w harmonogramach pracowników.
• Widok kalendarza - idealnie byłoby, gdyby kalendarz można było dostosować do swoich unikalnych potrzeb - na przykład zmieniając perspektywę między osobami i projektami.
• Różne rodzaje rezerwacji - wstępne projekty, wersje robocze lub rezerwacje pomagają w przeprowadzaniu symulacji i przewidywaniu popytu. 
• Scentralizowana baza danych umiejętności - w ten sposób można znaleźć najlepiej dopasowane osoby do projektów w oparciu o ich dostępność, umiejętności i stawkę godzinową.
• Raportowanie - raporty pokazujące wskaźnik wykorzystania na pracownika pomagają porównać plany z rzeczywistością i szybko podjąć działania.
• Zarządzanie dniami wolnymi od pracy i urlop ami - wybrane rozwiązanie powinno wspierać zarządzanie urlopami i danymi o dniach wolnych od pracy.
  

Wypróbuj Primetric i przekonaj się, jak to jest alokować zasoby za pomocą nowoczesnego rozwiązania. Zapisz się na demo i zrób pierwszy krok w kierunku inteligentnej alokacji zasobów.