Formuła wskaźnika wykorzystania - dlaczego jest tak ważna?

Spójrzmy prawdzie w oczy. Czy co tydzień poświęcasz trochę czasu na pomiar i analizę wskaźnika wykorzystania? Czym w ogóle jest wskaźnik wykorzystania? I jak może on wpłynąć na Twoje profesjonalne usługi?

Jeśli nie dbasz o ten aspekt prowadzenia firmy, ryzykujesz zawyżonymi kosztami ogólnymi, problemami z wynikami finansowymi i spadkiem rentowności.

Obliczenie wykorzystania na pracownika, zespół lub projekt może ujawnić wiele: od niezdrowych procesów i przeciążonych członków zespołu po poważne niedobory personelu, które zagrażają dostawom. 

Po przełożeniu na działania, spostrzeżenia te zwiększają marżę zysku i sprawiają, że zespoły są szczęśliwsze.

Ale nie martw się, nigdy nie jest za późno, aby zacząć. W tym artykule omówiono wszystko, co firmy programistyczne powinny wiedzieć o mierzeniu, wdrażaniu i analizowaniu wskaźnika wykorzystania (+ przydatny wzór wykorzystania i przewodnik po tym, jak obliczyć wykorzystanie). 

Kluczowe wnioski:

Po przeczytaniu naszego tekstu na temat wskaźnika wykorzystania w usługach profesjonalnych, będziesz wiedział:

• co to jest wskaźnik wykorzystania i wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych,
• Jak wygląda formuła wskaźnika wykorzystania,
• Jak znaleźć wskaźnik wykorzystania dla swojej firmy, projektów lub pracowników.  

Co to jest wskaźnik wykorzystania dla firmy programistycznej? Definicja

Wskaźnik wykorzystania jest definiowany jako ilość czasu spędzonego przez pracownika na pracy podlegającej rozliczeniu (praca z klientem) w stosunku do całkowitej ilości czasu, w którym ten pracownik jest dostępny do pracy.

Czym jest wskaźnik wykorzystania czasu pracy? Wskaźnik wykorzystania pracowników określa, jaka część dostępnego czasu jest poświęcana na projekty komercyjne.

Jak wskaźnik wykorzystania wpływa na usługi profesjonalne w IT?

Co to oznacza dla firmy programistycznej takiej jak Twoja?

• Czas i materiały - jeśli twoje projekty są w większości T&M, twoim celem powinno być osiągnięcie najwyższego możliwego wykorzystania (chyba że masz limit budżetowy na projekt). Przekłada się to bezpośrednio na wyższe przychody firmy i optymalne stawki rozliczeniowe, a także lepszą marżę zysku.
• Stała cena - jeśli większość projektów ma stałą cenę, powinieneś skupić się na uzyskaniu liczby godzin, która odzwierciedla początkowe szacunki. W ten sposób można uniknąć marnowania budżetu i generowania kosztów zasobów.
• Połączenie obu - jeśli prowadzisz oba rodzaje projektów, musisz mieć mistrzowską wiedzę na temat ich wykorzystania. Niezależnie od rodzaju projektu, wskaźnik wykorzystania pokazuje, ile czasu pracownicy faktycznie poświęcają na pracę, a ile czasu idzie na marne.

Jakie są rodzaje wskaźnika wykorzystania mocy produkcyjnych?

Wykorzystanie jest ogólnie podzielone na dwa rodzaje:

1. Zaplanowane wykorzystanie - jest to wskaźnik wykorzystania, który planujesz, aby pracownicy realizowali podczas projektu w stosunku do ich całkowitej wydajności.
2. Śledzone wykorzystanie - jest to rzeczywisty wskaźnik wykorzystania oparty na liczbie godzin zarejestrowanych przez pracowników.

Dzięki takiemu podejściu można porównać swoje plany z rzeczywistością i łatwo wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Rozwiązania do planowania i alokacji zasobów mogą bardzo pomóc w zrozumieniu tego wszystkiego - i płynnym prowadzeniu operacji związanych z formułą utylizacji.

Na przykład w Primetric można podzielić wykorzystanie zasobów na zaplanowane i śledzone, obejmujące zarówno rozliczane, jak i nie rozliczane godziny pracy dla usług profesjonalnych. W rezultacie można zobaczyć całkowitą średnią liczbę godzin pracy i sprawdzić, czy idealny wskaźnik wykorzystania zasobów jest w zasięgu ręki.

Ten wykres pokazuje liczbę zaplanowanych godzin pracy (rozliczanych i nie rozliczanych) w stosunku do liczby godzin zarejestrowanych przez pracowników. Jasnozielony obszar oznacza poziom 100% wykorzystania, dzięki czemu można łatwo stwierdzić, kiedy doszło do przekroczenia limitu. W rezultacie można sprawdzić, czy osiągnięto idealny poziom wykorzystania.

Dlaczego firmy programistyczne używają wskaźników wykorzystania? 

Unikaj czasu spędzonego na ławce

Jeśli nie wiesz, ile możesz dostarczyć, prawdopodobnie nie wykorzystasz w pełni swoich pracowników. Brak kontroli w tym obszarze sprawia, że członkowie zespołu siedzą na ławce. A spędzanie zbyt dużej ilości czasu na ławce nie jest dobre ani dla firmy, ani dla satysfakcji z pracy.

Wyjaśnienie obciążenia pracą pracowników

Znając wskaźnik wykorzystania członków zespołu, możesz podejmować mądrzejsze i bardziej świadome decyzje dla swojej firmy. Na przykład, ty i osoby z różnych działów wiedzą, kto może zająć się nowym projektem lub pakietem roboczym w istniejącym projekcie.

Identyfikacja niedoborów personelu

Jeśli Twój zespół programistów pracuje z wykorzystaniem na poziomie 95%+, a Twój zespół QA pracuje z wykorzystaniem na poziomie 75%, oznacza to, że Twoi programiści mają znacznie większe obciążenie pracą niż Twoi specjaliści QA. Teraz, gdy już to wiesz, możesz coś z tym zrobić, na przykład zatrudnić więcej programistów.

Sprawdź kondycję swojego procesu

Dość wysoki wskaźnik wykorzystania zasobów to znak, że proces jest zdrowy i produktywny. Wiele zależy jednak od podejścia i oferty usług. Oznacza to coś innego dla agencji programistycznej opartej na projektach i dla firmy specjalizującej się w leasingu zasobów IT.

Przewidywanie problemów z użytkowaniem

Platforma oprogramowania, taka jak Primetric, umożliwia sprawdzanie danych historycznych, ale także prognozowanie wykorzystania zasobów. Przeprowadzając operacje formuły utylizacji i sprawdzając przyszły wskaźnik utylizacji, można szybko zareagować - na przykład zatrudnić dodatkowe zasoby lub przekazać informacje do działu sprzedaży o dostępności zasobów, aby mogli znaleźć dla nich projekty.

Ostatecznie, prowadzenie operacji w formule utylizacji polega na zwiększeniu rentowności organizacji i lepszym wykorzystaniu zasobów.

• Jak rozpoznać, że Twoi pracownicy osiągają świetne wyniki? Zajrzyj tutaj: Jak śledzić wydajność pracowników: przewodnik eksperta

Jaki jest dobry wskaźnik wykorzystania pracowników?

Badania przeprowadzone przez HubSpot wśród agencji cyfrowych wykazały, że większość z nich dąży do osiągnięcia wskaźnika wykorzystania na poziomie 85-90%, ale ostatecznie ma znacznie niższy średni wskaźnik wykorzystania na poziomie 60%.

To z pewnością interesujące, ale całkowicie bez znaczenia.

Idealny wskaźnik wykorzystania zasobów dla agencji rozwoju oprogramowania - lub jakiegokolwiek innego typu firmy - nie istnieje. Nie istnieje również idealny wzór na jego obliczenie. 

Dzieje się tak, ponieważ każda firma jest inna. Ma różne typy projektów, metody rozliczeń i specjalizacje. 

Jak obliczyć wskaźnik wykorzystania dla pracownika?

Wyobraźmy sobie Marka, frontend developera, który pracuje w polskiej firmie programistycznej. 

W 2021 roku Mark przepracował łącznie 221 dni. Spędził 26 dni na urlopie i wziął 5 dni wolnego z powodu choroby. 

Jak więc obliczyć wskaźnik wykorzystania Marka? Oto przydatny wzór na wykorzystanie

Pierwszym krokiem jest ustalenie jego zdolności do pracy. W przeciwnym razie nie mamy żadnej liczby, z którą moglibyśmy porównać liczbę rozliczanych godzin Marka.

W 2021 roku polscy pracownicy pracowali przez 252 dni. Mnożąc to przez 8 godzin, otrzymujemy 2016 godzin. Daje nam to średnio 168 godzin miesięcznie.

Ale pracownicy muszą mieć przerwę na lunch, prawda? Warto więc dać Markowi 1 godzinę wolnego każdego dnia na lunch. Gdy pomnożymy 252 dni przez 7 godzin, otrzymamy 1764 godziny (średnio 147 godzin miesięcznie).

Każdy pracownik w Polsce otrzymuje 26 dni urlopu wypoczynkowego. Warto więc uwzględnić to w naszych obliczeniach. Mamy teraz 226 dni roboczych, czyli 1808 godzin (średnio 150,7 godzin miesięcznie).

Ale Mark wziął również 5 dni wolnego w tym roku, ponieważ zachorował. 

Tak więc całkowita pojemność Marka wynosi 221 dni, co daje nam 1547 godzin w roku. 

W 2021 roku Mark zarejestrował 1428 godzin rozliczeniowych. 

Jeśli weźmiemy to wszystko pod uwagę, zobaczymy, że wykorzystanie Marka wyniosło 92% (1428 godzin / 1547 godzin = 0,92). Teraz już wiesz, jak obliczyć wykorzystanie!

Co zrobić, jeśli wskaźnik wykorzystania jest niski?

Sprawdziłeś formułę wykorzystania i odkryłeś, że jest ona niska. Co możesz teraz zrobić? Niski poziom wykorzystania oznacza, że pracownicy poświęcają dużo czasu na działania, które nie są pracą dla klienta. Nie generują zysków dla firmy.

Oznacza to, że tracisz pieniądze.

Wysoka liczba godzin niepodlegających rozliczeniu nie oznacza jednak automatycznie, że firma ma kłopoty. 

Jeśli uruchomisz formułę wskaźnika wykorzystania podczas tworzenia nowego produktu lub narzędzia wewnętrznego, nie zdziw się, gdy zobaczysz niskie wykorzystanie. 

Ale oto jest pytanie: Jak można stwierdzić, że liczba niefakturowanych godzin jest proporcjonalna do wykonywanych zadań?

Najlepszą metodą jest po prostu sprawdzenie, gdzie trafia cała praca niepodlegająca rozliczeniu. W Primetric można zawęzić analizę wykorzystania do konkretnego projektu lub zespołu. Zagłębiając się w szczegóły, można łatwo sprawdzić, czy cenny czas zespołu gdzieś nie ucieka. 

Niskie wykorzystanie może jednak również oznaczać, że nie wykonujesz dobrej pracy w zakresie planowania i alokacji zasobów. 

Twoi pracownicy po prostu siedzą w biurze i nic nie robią. Oczywiście nie jest to korzystne dla firmy.

W tym miejscu narzędzie do planowania i alokacji zasobów może pomóc to naprawić. Firma Future Mind wdrożyła Primetric, aby uzyskać większą kontrolę nad alokacją zasobów, generując prognozy, a następnie sprawdzając, jak mają się one do rzeczywistości. Pomogło to Future Mind zoptymalizować wykorzystanie zasobów, skrócić czas pracy o 4% i zwiększyć liczbę rozliczanych godzin o 3500.

Co jeśli wskaźnik wykorzystania wynosi 100%?

Jeśli odnotowujesz stale wysoki wskaźnik wykorzystania (rzeczywista praca zarejestrowana przez pracowników), oznacza to, że członkowie zespołu spędzają cały swój czas pracując nad projektami klientów.

Może to oznaczać, że są przepracowani. Albo że nie inwestujesz wystarczająco w ich rozwój zawodowy lub budowanie zespołu.

Na dłuższą metę 100% wskaźnik wykorzystania śledzenia może stanowić poważne zagrożenie dla firmy.

Jak wdrożyć formułę wskaźnika wykorzystania w firmie?

a. Zacznij od śledzenia czasu pracy swoich pracowników

Zaraz, zaraz.

Nie jest to dobre podejście do obliczania wykorzystania.

Dlaczego? Ponieważ jeśli nie uporządkujesz danych wejściowych przed rozpoczęciem rejestrowania czasu, skończysz z wieloma zarejestrowanymi godzinami dla tysięcy różnych zadań. Totalny chaos.

Dlatego pierwszym krokiem powinno być: 

b. Określ, co będziesz mierzyć (i jak dokładnie).

Fakturowane vs niefakturowane

Czy zamierzasz śledzić czas tylko w projektach podlegających rozliczeniu? A może Twoi pracownicy będą również śledzić czas poświęcony na działania niepodlegające rozliczeniu? Jeśli tak, to tylko w przypadku dużych projektów, czy także działań takich jak warsztaty i spotkania zespołu?

Poziom precyzji

Załóżmy, że zdecydujesz się śledzić rozliczane godziny. Ale na jakim poziomie szczegółowości? Czy Twoi pracownicy będą śledzić czas na projekt, fazę projektu czy indywidualne zadanie? 

Twój wybór będzie zależał od dwóch rzeczy:

• Jak zamierzasz rozliczać się z klientem (niektórzy mogą potrzebować raportów na poziomie poszczególnych zadań).
• Jak daleko chcesz się posunąć, analizując czas spędzony na zadaniach podlegających rozliczeniu.
  

Niezależnie od tego, na co się zdecydujesz, upewnij się, że rejestrowanie czasu pracy jest łatwe i wygodne dla pracowników. Oprogramowanie oprogramowanie do śledzenia czasu musi być przyjazne dla użytkownika i intuicyjne.

Ok, ale jak rozpocząć śledzenie czasu w firmie programistycznej?

Jeśli już śledzisz czas pracy w swojej firmie, gratulacje! Ukończyłeś już pierwszy krok. 

Jeśli Twoi pracownicy jeszcze nie rejestrują czasu pracy lub masz trudności z przekonaniem ich do tego, przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak zorganizować proces rejestrowania czasu pracy, aby przynosił on wiele danych i nie powodował dyskomfortu dla pracowników.

c. Podczas planowania należy wziąć pod uwagę możliwości pracownika

Wydajność jest krytyczną miarą dla zrozumienia stopnia wykorzystania poszczególnych pracowników. W Primetric można analizować zarówno zaplanowane, jak i śledzone wykorzystanie. 

Zaplanowane wykorzystanie = Liczba zaplanowanych godzin w danym okresie / Całkowita liczba pracowników

Śledzone wykorzystanie = Liczba zarejestrowanych godzin w danym okresie / Całkowita wydajność pracowników

Całkowita wydajność pracownika = całkowity dostępny czas pracy pracownika - (dni ustawowo wolne od pracy + urlopy lub zwolnienia lekarskie)

Mierząc wykorzystanie pracownika, należy wziąć pod uwagę jego rzeczywiste możliwości.

‍Ostrzeżenie o potencjalnym zagrożeniu! Ta pojemność może z czasem ulec zmianie, więc utrzymanie danych w porządku może stać się problemem.

d. Sprawdź, ile godzin pracownicy poświęcają na pracę podlegającą i niepodlegającą rozliczeniu.

1. Znajdź 30 minut tygodniowo na analizę swoich wskaźników wykorzystania. Wybierz konkretny dzień i trzymaj się go.
2. Generowanie raportu dla każdego projektu i pracownika.
3. Porównaj wykorzystanie z wydajnością. Przeanalizuj fakturowane i niefakturowane śledzone godziny według wzoru, o którym wspomniałem powyżej.
4. Po pewnym czasie będziesz w stanie przeanalizować wskaźniki wykorzystania na podstawie danych historycznych. Możesz ustalić wskaźnik, który będzie satysfakcjonujący dla Twojej firmy. Będzie on służył jako punkt odniesienia.

Jak określić taki wskaźnik? Oto prosta metoda:

• Pierwszym celem jest przekonanie pracowników do prawidłowego rejestrowania godzin pracy.
• Następnie możesz wymyślić swój wskaźnik. 
• Zmierz średni koszt pracownika. Pamiętaj, aby uwzględnić koszty ogólne firmy i projektu. 
• Następnie porównaj go ze średnią stopą przychodów z projektu.
• Pomoże ci to określić, jakie powinno być minimalne możliwe do rozliczenia wykorzystanie, aby utrzymać odpowiednią marżę.
  

5. Zoptymalizuj liczbę rozliczanych godzin i wskaźnik w zależności od danego przypadku użycia:

• Zmniejszenie lub zwiększenie liczby godzin niepodlegających rozliczeniu,
• Przeniesienie obciążenia pracą z przeciążonych pracowników na tych, którzy mają mniej pracy.

e. Jak wyeliminować dane o pracownikach, którzy nie mogą rozliczać dużej ilości czasu (np. liderzy zespołów)?

Nie wszyscy pracownicy będą mieli wysokie wskaźniki wykorzystania, nawet jeśli ciężko pracują i wnoszą wiele wartości do firmy. Mówimy tutaj o menedżerach i liderach zespołów.

Jak zatem uzyskać realistyczny wskaźnik wykorzystania zasobów dla projektu, zespołu lub firmy?

Jest na to kilka sposobów:

Pierwsze podejście - traktowanie pracowników nieoperacyjnych jako kosztów ogólnych:

Potraktuj takie osoby jako koszty ogólne, a następnie oblicz udział (udziały) każdego projektu w kosztach ogólnych organizacji. W jaki sposób? Dzieląc całkowitą liczbę godzin rozliczeniowych i zaplanowanych godzin rozliczeniowych dla konkretnego projektu.

Co to daje? Możesz po prostu sprawdzić, jaka powinna być minimalna marża na każdym projekcie, aby pokryć wszystkie koszty ogólne, w tym pracowników nieoperacyjnych.

Drugie podejście - śledzenie czasu osób nieoperacyjnych jako aktywności niepodlegającej rozliczeniu dla każdego projektu.

Możesz śledzić ich czas jako aktywność niepodlegającą rozliczeniu, a następnie zobaczyć, ile godzin spędzili w projektach podlegających rozliczeniu i innych aktywnościach.

f. Bądź świadomy zagrożeń związanych z mierzeniem wskaźnika wykorzystania

Zmiana wydajności pracowników 

Dlaczego wydajność pracowników się zmienia? Ponieważ na formułę wpływa kilka czynników:

• Liczba dni roboczych w danym okresie (należy tu również uwzględnić dni ustawowo wolne od pracy)
• Urlopy wypoczynkowe
• Zwolnienia lekarskie
• Czas trwania i rodzaj zatrudnienia (pełny etat, niepełny etat, wolny strzelec)
  

Zmieniające się wskaźniki wykorzystania

Jest to całkowicie normalne. Firma programistyczna to żywy organizm, w którym wymagania stale się zmieniają. Klient może chcieć nowej funkcjonalności, nowe konto może nagle zapukać do drzwi lub jeden z pracowników może odejść z pracy. 

Obliczanie tego wszystkiego ręcznie jest trudne. Dlatego właśnie dodałem do Primetric funkcję, która pozwala na sprawdzenie stopnia wykorzystania zasobów w zależności od poziomu pewności, jaki mamy co do projektów i przypisanych do nich zasobów. 

Oto przykładowy scenariusz:

Mierzysz wykorzystanie zasobów, wszystko działa dobrze, a potem nagle przychodzi dział sprzedaży i mówi, że istnieje 80% szans, że Twoja firma pozyska nowy projekt. Po wstępnych szacunkach czasowych i finansowych trzeba znaleźć ludzi, którzy mogliby go zrealizować.

Znalazłeś je, ale co teraz? Możesz zaplanować ich w swojej platformie oprogramowania lub arkuszu kalkulacyjnym, ale zobaczysz, że planowana utylizacja wzrosła. Co się stanie, jeśli klient pójdzie do innej firmy i nagle osoby, które zaplanowaliśmy, zostaną bez zaplanowanej pracy? Twój wskaźnik wykorzystania gwałtownie spadnie.

Aby uniknąć takich niespodzianek, Primetric umożliwia rezerwowanie i wyznaczanie osób do projektów oraz tworzenie niepewnych projektów. Wszystko to jest odzwierciedlone na wykresie. Dzięki temu możesz zobaczyć, jak wygląda zaplanowane wykorzystanie zasobów w projektach, które na pewno się odbędą i tych, które są niepewne. 

W Primetric można używać rezerwacji dla określonych projektów i wersji roboczych dla niepewnych projektów, które nie zostały jeszcze potwierdzone przez dział sprzedaży:

Trzy ikony obok Przypisań mają następujące znaczenie: czarna - projekt roboczy, żółta - projekt zarezerwowany, zielona - projekt aktywny.

g. Jak mierzyć rzeczywiste wykorzystanie i inaczej rozliczać klienta?

Czasami masz projekt w toku, w którym pracuje kilku pełnoetatowych programistów. Ale w międzyczasie nadal uczestniczą w wewnętrznych spotkaniach, a czasem nawet szybko wskakują do innego projektu na kilka godzin tygodniowo.

Z jednej strony, chcesz wykorzystać śledzenie czasu pracy do wygenerowania faktury dla klienta. Z drugiej strony, chcesz zobaczyć rzeczywiste wykorzystanie swoich pracowników i faktyczny czas spędzony nad tym projektem.

Oto rozwiązanie. W Primetric możesz rejestrować czas pracy w wielu projektach jednocześnie. Ale kiedy wystawiasz fakturę klientowi, możesz wprowadzić odpowiednią liczbę godzin i uzgodnioną stawkę rozliczeniową. 

‍

h. Kiedy wdrożyć formułę wskaźnika wykorzystania?

Kiedy przestajesz mieć bezpośrednią kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie. Małe zespoły są łatwe w zarządzaniu. 5-15 osób. Ale większa struktura z PM-ami z własnymi obowiązkami, nikt nie wie, kto co robi, a to przekłada się na brak wiedzy o efektywności.

Jeśli zaczynasz odczuwać brak wiedzy na temat tego, co dzieje się w twoich projektach, a działy sprzedaży, PMO i deweloperów zmieniają swoje wymagania i walczą o zasoby, oznacza to, że nadszedł czas, aby zmierzyć wykorzystanie.

Wszystko zależy od kondycji firmy. Nawet na początkowym etapie, gdy ma się wrażenie pełnej kontroli nad sytuacją, warto śledzić wskaźnik wykorzystania i optymalizować go w czasie, aby zwiększyć rentowność lub po prostu przewidzieć problemy z czasem pracy/obciążeniem.

i. Kto powinien być odpowiedzialny za pomiar wskaźnika wykorzystania?

Wszystko zależy od wielkości firmy i obowiązków związanych z alokacją zasobów w danej firmie:

• Samoorganizacja i dystrybucja
• Zarządzanie odgórne
  

W większości przypadków pomiar wykorzystania zasobów jest zadaniem dyrektora operacyjnego w mniejszych firmach i kierownika ds. zasobów w większych firmach. 

W niektórych firmach osoby odpowiedzialne za zarządzanie projektami mają więcej obowiązków i przypisują ludzi do projektów lub zajmują się alokacją zasobów. Następnie dyrektor operacyjny sprawdza, czy wszystko działa dobrze, a wskaźnik wykorzystania jest wysoki (szczególnie ważne w projektach T&M).

Do ciebie

Obliczanie i analizowanie wskaźnika wykorzystania pracowników może być trudne, zwłaszcza jeśli żonglujesz danymi z różnych arkuszy kalkulacyjnych i nie masz żadnego narzędzia do automatyzacji.

Prawdopodobnie nie masz też na to zbyt wiele czasu. Ale nadal potrzebujesz tych informacji, aby zarządzać marżą zysku. Ręczne kompilowanie danych z arkuszy kalkulacyjnych i raportów nie wystarczy.

Platforma taka jak Primetric wykonuje całą ciężką pracę za Ciebie. Łączy w sobie funkcje śledzenia czasu z planowaniem zasobów i alokacją dostosowaną do potrzeb agencji programistycznych.‍

Jeśli czujesz się przytłoczony swoimi arkuszami kalkulacyjnymi, szukasz jednego źródła prawdy lub próbujesz nadać sens swoim alokacjom, zapisz się na demo, aby zobaczyć, jak Primetric może pomóc Ci wyeliminować czas na stanowisku pracy i zwiększyć swoje rachunki.