Future Mind korzystało z Harvest Forecast do planowania i alokacji. Rozwiązanie to było jednak zbyt proste i brakowało mu kluczowych funkcji, takich jak prognozowanie finansowe, porównywanie prognoz do wyników i zaawansowane ustawienia uprawnień.
Dyrektor operacyjny
Future Mind to firma programistyczna specjalizująca się w tworzeniu aplikacji mobilnych, tworzeniu stron internetowych, IoT i doradztwie IT. Działając od 2008 roku, Future Mind dostarczyła ponad 150 aplikacji mobilnych, w tym wielokrotnie nagradzane aplikacje, takie jak Frappka i Żappka (Nagroda Główna i 1. miejsce w kategorii Commerce/M-commerce, Mobile Trends Awards 2019).
Spółka znalazła się na liście najbardziej dynamicznie rozwijających się firm w Polsce " Diamenty Forbesa 2020 " oraz w corocznym rankingu Financial Times 1000 najszybciej rozwijających się firm w Europie.
Po przejściu na Primetric, Future Mind może teraz przypisywać specjalistów do projektów, generować prognozy, a następnie sprawdzać, jak mają się one do rzeczywistości. Wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu i dostępne dla członków zespołu na różnych poziomach uprawnień. Ponadto zapewnia kierownictwu firmy narzędzia kontrolne.
"W porównaniu z innymi narzędziami, Primetric pozwala nam być w pełni proaktywnym we wszystkich działaniach związanych z alokacją ludzi, planowaniem i prognozowaniem".
Future Mind liczy około siedemdziesięciu specjalistów specjalizujących się zarówno w obszarach biznesowych, jak i technicznych. Jako firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania, Future Mind wyróżnia się naciskiem na proces rozwoju produktu, uzupełniony wiedzą techniczną zespołu.
Kiedy zespół sprzedaży dokonuje wstępnego porozumienia w sprawie projektu i jego harmonogramu, główny doradca dodaje fazy projektu do pliku projektu i dzieli się tą wiedzą podczas cotygodniowego spotkania dotyczącego planowania. Ta wczesna wersja robocza zawiera model cenowy potencjalnego projektu, stawkę i terminy.
Podczas sesji planowania zespół sprzedaży, PMO oraz liderzy zespołów ds. rozwoju mobilnego i internetowego omawiają nadchodzące możliwości, przeglądają listę bieżących projektów i rozwiązują wszelkie pojawiające się konflikty.
Aby zaplanować i przydzielić specjalistów, Future Mind wykorzystał kombinację:
Proces rezerwacji zespołu odbywał się w tym drugim rozwiązaniu. Pomogło to uniknąć overbookingu, zarządzać konfliktami i zminimalizować czas pracy.
Jednak w poprzednio używanym oprogramowaniu brakowało kilku funkcji, których firma potrzebowała do efektywnego przydzielania pracowników. Po pierwsze, nie zawierało żadnych zaawansowanych ustawień uprawnień, które umożliwiałyby większą kontrolę nad poziomem informacji dostępnych dla różnych członków zespołu.
Co więcej, rozwiązanie było problematyczne pod względem przypisywania projektów - narzędzie było po prostu zbyt proste i nie rozróżniało różnych typów projektów, takich jak wstępna rezerwacja, rezerwacja i aktywna rezerwacja. Ten przypadek użycia jest typowy dla firm zajmujących się tworzeniem oprogramowania, podczas gdy Future Mind używał ogólnego rozwiązania dla każdego rodzaju działalności.
Future Mind nie miała również dostępu do zaawansowanych prognoz finansowych i raportowania. W rezultacie zespół nie mógł porównać swoich prognoz z rzeczywistymi wynikami swoich projektów.
Brak odpowiednich funkcji był problemem, który stał się jeszcze poważniejszy ze względu na szybki rozwój firmy. Future Mind powiększał swój zespół o co najmniej kilkunastu pełnoetatowych pracowników każdego roku, a ich precyzyjne przydzielanie do projektów stawało się coraz trudniejsze.
Future Mind zwrócił się do nas w poszukiwaniu odpowiedniej kombinacji funkcjonalności.
Oto cechy, które sprawiły, że Primetric stał się najlepszym wyborem dla firmy:
Future Mind zdecydował się przetestować Primetric, ponieważ:
Wszyscy kierownicy projektów dodali swoje projekty do nowego rozwiązania podczas jednego spotkania. Następnie Product Champion przeszkolił zespół, korzystając z bazy wiedzy Primetric. W połączeniu z naszym stałym wsparciem, firma Future Mind osiągnęła pełne wdrożenie w ciągu jednego miesiąca.
"W porównaniu do Jira, wdrożenie Primetric było bułką z masłem. Zespół Primetric był bardzo proaktywny i bardzo nam pomógł podczas procesu wdrażania. Ich wyjątkowe wsparcie szybko rozwiązało wszystkie trudności na drodze. Mieliśmy również otwarty kanał komunikacji ze Zbyszkiem, współzałożycielem Primetric. Odpowiadał na moje wiadomości o każdej porze dnia - to było naprawdę imponujące!"
Obecnie 16 osób w Future Mind używa Primetric do przydzielania specjalistów do projektów, generowania prognoz, a następnie sprawdzania, jak wypadają one w porównaniu z rzeczywistymi wynikami.
Całe planowanie może teraz odbywać się oddolnie. Zespoły mogą generować prognozy z danymi, które mają największe znaczenie dzięki systemowi uprawnień. A zespoły biznesowe i produkcyjne są wreszcie na tej samej stronie.
W porównaniu z rokiem poprzedzającym wdrożenie Primetric, Future Mind skrócił swój czas pracy o 4% rok do roku, co stanowi 3500 godzin podlegających rozliczeniu.
Zmiana tawynikała z szeregu usprawnień w procesach produkcji i sprzedaży, a także korzystnego ułożenia długoterminowych projektów. Primetric stał się krytycznym źródłem wiedzy na ten temat i dostarczył pretekstu do wprowadzenia tych zmian. Ułatwiło to proaktywne podejście do wprowadzania zmian w tym obszarze funkcjonowania firmy.
"Primetric to rozwiązanie, które rozwiązuje unikalne problemy stojące przed firmami informatycznymi i firmami tworzącymi oprogramowanie, takimi jak my. Skonfigurowaliśmy je tak, aby idealnie pasowało do naszych procesów i wdrożyliśmy wiele dodatkowych funkcji. Zespół Primetric był gotowy pomóc nam na każdym etapie wdrożenia."
Oto jak wygląda obecny proces w Future Mind z pomocą Primetric:
1. Zespół sprzedaży dodaje klienta i jego wstępny projekt do Primetric, wraz z fazami projektu i szacunkami (czasowymi i finansowymi).
2. Podczas cotygodniowej sesji planowania zespół dzieli się informacjami na temat tego potencjalnego projektu z działem produkcji.
3. Przeglądają listę aktywnych projektów i rezerwacji, aby potwierdzić przypisanie deweloperów i potencjalnie przenieść ludzi do innych projektów. Szczególnie przydatne jest tutaj raportowanie dostępności i wykorzystania oraz kalendarz, który umożliwia generowanie najbardziej dostępnych osób z lotu ptaka, w oparciu o umiejętności, stanowisko i datę.
4. Następnie zespół przechodzi do konkretnych osób, jeśli nie są one w danym momencie przypisane do żadnego projektu. Są oni przypisani do projektów nieobjętych fakturowaniem, zwanych zadaniami pobocznymi. Jest to również znak dla zespołu sprzedaży, aby zintensyfikować działania związane z tym konkretnym zespołem lub znaleźć okazję do sprzedaży dodatkowej.
5. Dzięki raportowi dostępności zespół sprzedaży może rozpocząć poszukiwania specjalistów i łatwo skonsultować swoje zadanie z szefami działów.
6. Korzystając z funkcji Project Finances, firma tworzy prognozę na następny kwartał, aby zrozumieć wygenerowane przychody, podzielone na aktywne / robocze rezerwacje i rezerwacje. Primetric wyświetla prognozę w stosunku do wyników, pokazując rzeczywisty poziom zaangażowania w porównaniu z planowaniem.
7. Dzięki informacjom o kosztach konkretnych osób Future Mind może łatwo analizować i optymalizować marżę zysku.
Przygotowaliśmy wszystkie nasze studia przypadków w wersji PDF, abyś mógł dzielić się nimi na spotkaniach ze swoimi kolegami z zespołu.
Nie ograniczaj się czasochłonnymi arkuszami kalkulacyjnymi. Bądź mądry, pracuj mądrzej.
Logo Capterra jest znakiem usługowym firmy Gartner, Inc. i/lub jej podmiotów stowarzyszonych i zostało użyte w niniejszym dokumencie za zgodą. Wszelkie prawa zastrzeżone. Recenzje Gartner Digital Markets są udostępniane w witrynach różnych marek i stanowią subiektywne opinie poszczególnych użytkowników końcowych oparte na ich własnych doświadczeniach i nie reprezentują poglądów firmy Gartner ani jej podmiotów stowarzyszonych.
