Capco kontra arkusze. W jaki sposób Primetric zamienił je na pełną przejrzystość?

Wprowadzenie 

Capco, spółka należąca do Wipro, jest globalną firmą doradczą w zakresie technologii i zarządzania, specjalizującą się w napędzaniu cyfrowej transformacji w branży usług finansowych na całym świecie. 

Z rosnącym portfolio klientów obejmującym ponad 100 globalnych organizacji, Capco działa na styku biznesu i technologii, łącząc innowacyjne myślenie z niezrównaną wiedzą branżową, aby dostarczać kompleksowe rozwiązania oparte na danych i przyspieszać cyfrowe inicjatywy dla bankowości i płatności, rynków kapitałowych, zarządzania majątkiem i aktywami, ubezpieczeń i sektora energetycznego.

Struktura Capco w pigułce 

Capco zatrudnia 6000 specjalistów. Liczba ta obejmuje zespół 40 osób pracujących zarówno nad rozwojem, jak i utrzymaniem projektów IT, którego liderem jest Doug Helm.

Ta grupa ekspertów wspiera linię biznesową Capco RISC Services. Tylko ten zespół szukał rozwiązania, które mogłoby zorganizować ich pracę w bardziej intuicyjny sposób - dlatego Doug, jego kierownik, zdecydował się wdrożyć Primetric i przedstawić go kierownikom zespołów, które nadzoruje. 

Chociaż zespół, który dostarczyliśmy Primetric, może wydawać się niewielki, odgrywa kluczową rolę w firmie, ponieważ jest odpowiedzialny za wiele kluczowych operacji. Dokładna liczba projektów realizowanych w tym samym czasie zwykle zmienia się w zależności od nowych pracowników, wstrzymanych przedsięwzięć i zakończonych projektów. W rezultacie Capco potrzebowało elastycznego podejścia do zarządzania ludźmi.

"Mamy architektów, projektantów oprogramowania, programistów, testerów, biura zarządzania projektami i administrację systemami. Nieustannie przyglądam się naszym specjalistom, aby zrozumieć, nad czym pracują i jak długo, dzięki czemu mogę jasno wyrazić dostępność naszych pracowników dla biznesu. Więc naprawdę starałem się przyjrzeć, na jakim etapie jesteśmy z projektami i zapewnić portfolio liderów dla naszej firmy. Dzięki tym informacjom mogę wrócić do zespołu biznesowego i powiedzieć im: skończymy to w X i będzie to kosztować Y".

Doug Helm, zastępca dyrektora ds. technologii i operacji

Narzędzia Capco

Początkowo działania zespołu IT Capco opierały się na dwóch systemach:  

• Arkusze Excel z ogólnymi informacjami o firmie dostarczane przez liderów zespołów podczas comiesięcznych spotkań, 
• Jira była używana do śledzenia projektów i zarządzania poszczególnymi zespołami.

Niestety, te dwa rozwiązania były problematyczne... 

Po pierwsze, Jira, mimo że była przydatna dla poszczególnych zespołów i deweloperów, nie zapewniała Dougowi żadnej wysokopoziomowej perspektywy. W rezultacie musiał analizować pracę pojedynczego pracownika w danym momencie, a następnie łączyć dane, aby uzyskać szerszy obraz ich projektów. 

Sytuacja ta była bardzo niewygodna dla wszystkich kierowników zespołów nadzorowanych przez Douga - wszyscy musieli śledzić swoich pracowników. Aby zaradzić tej sytuacji, postanowili stworzyć indywidualne arkusze kalkulacyjne Excel dla każdego zespołu. 

Niestety, przy tak prowizorycznym rozwiązaniu sprawy przybrały zły obrót. Arkusze kalkulacyjne musiały być aktualizowane ręcznie za każdym razem, gdy trzeba było je zaprezentować - a były one prezentowane co najmniej raz w tygodniu. 

Aby utrzymać firmę, musieli umieścić w swoich tabelach informacje o:

• szacunki czasu i kosztów dla każdej fazy, tj. MVP,
• stawki godzinowe dla deweloperów i innych specjalistów podlegających rozliczeniu, 
• planowanie i śledzenie czasu pracy. 

Był to czasochłonny proces, który trwał do 4 godzin! 

Co więcej, w miarę upływu czasu firma powoli przerastała swoje własne arkusze kalkulacyjne. Zaczęło im brakować przejrzystości, ponieważ były wypełniane osobno przez różnych liderów zespołów. 

Dodatkowo, arkusze kalkulacyjne nie dostarczały im informacji w czasie rzeczywistym. Te z kolei były przechowywane w Jira - a tego narzędzia nie można było w żaden sposób zsynchronizować z Excelem. Oznaczało to również, że wszystkie dokumenty musiały być ręcznie aktualizowane za każdym razem, gdy pracownik był nieobecny lub zdecydował się wyjechać na urlop. 

"Próbowałem połączyć wszystkie te arkusze kalkulacyjne w jeden, aby mieć coś w rodzaju głównego planu, ale było to naprawdę trudne do opanowania".

Doug Helm, zastępca dyrektora ds. technologii i operacji

Innymi słowy, arkusze kalkulacyjne nie były w stanie zapewnić Dougowi i jego zespołowi spójnych informacji w czasie rzeczywistym.

Co więcej, mając tylko 40 osób w zespole technologicznym, organizacja nie ma dostępu do dużej liczby specjalistów. Wymagało to od grupy precyzyjnego przydzielenia członków zespołu i ograniczenia niepewności do minimum. Okazało się to jednak trudne, ponieważ organizacja nie miała źródła prawdy - polegała na odręcznych raportach liderów zespołów, które były podatne na ludzkie błędy.

Procesy planowania

W Capco potencjalny projekt jest początkowo oceniany zarówno przez analityków biznesowych, jak i zespoły technologiczne. Ich opinie stanowią podstawę do ustalenia podstawowych wymagań wykorzystywanych do szacunków. Ta wczesna wersja robocza zawiera model wyceny potencjalnego projektu, stawkę i terminy. 

Ogólnie rzecz biorąc, Capco dzieli proces na dwie następujące po sobie fazy. Pierwsza faza obejmuje zdefiniowanie minimalnego produktu wymaganego do zaspokojenia potrzeb klienta. Druga faza obejmuje dalszy rozwój rozwiązania zawartego w kolejnych krokach. 

Później te plany, szkice i szacunki są zatwierdzane lub odrzucane, po czym projekt może się rozpocząć

Jednak taki proces w połączeniu z szerokim wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych Excel stanowił szereg wyzwań dla menedżerów. 

Po pierwsze, wszyscy liderzy zespołów, a także Doug, musieli przygotować i zaktualizować własne arkusze kalkulacyjne Excel, aby wnieść swój wkład do bazy danych informacji. W rezultacie kluczowy proces porównywania szacunków z rzeczywistością był prawie niemożliwy do wykonania.

Po drugie, trudno było stwierdzić, czy zespół może dostosować się do planów i szacunków, ponieważ nie było jednego źródła prawdy na temat ich dostępności. Doug nie miał bezpośredniego dostępu do systemów raportowania, ponieważ odpowiadał za nie inny dział. W rezultacie raz w tygodniu otrzymywał arkusze kalkulacyjne z systemów śledzenia czasu pracy. Wymagały one jednak dodatkowego przygotowania, aby były czytelne. 

Wreszcie, cały proces przygotowawczy był po prostu czasochłonny i nie mógł być wykonywany na żądanie. W rezultacie dział Douga musiał przeprowadzać cały proces planowania raz w miesiącu i mieć nadzieję, że w przyszłości nie będzie żadnych dodatkowych zmian. To niestety rzadko się zdarzało, co zmusiło Douga i jego zespół do poszukiwania bardziej przyjaznych dla użytkownika rozwiązań. 

Główne wyzwania

Zarządzanie i procesy operacyjne w Capco wymagają koordynacji i komunikacji między wszystkimi członkami zespołu. Jednak mając do dyspozycji tylko kilka arkuszy kalkulacyjnych Excel, osiągnięcie przejrzystości było wyzwaniem. 

Było to źródłem wielu problemów, w tym: 

Brak spójności i komunikacji. Arkusze kalkulacyjne z kluczowymi danymi były wypełniane osobno przez każdego z liderów zespołów. Wymieniali się oni jedynie informacjami zebranymi podczas czasochłonnych cotygodniowych spotkań, które wymagały intensywnych przygotowań. 

Zarządzanie ludźmi. Informacje o dostępnych specjalistach były przechowywane w arkuszach kalkulacyjnych. Dane te nie mogły być jednak aktualizowane w czasie rzeczywistym i nie uwzględniały urlopów i nieobecności. W rezultacie śledzenie specjalistów i ich możliwości było trudne, jeśli nie niemożliwe.

Ograniczona przejrzystość. Arkusze kalkulacyjne zawierały jedynie podstawowe informacje na temat specjalistów i projektów, w które są zaangażowani. Co więcej, dane nie mogły być automatycznie konwertowane na wykresy, co zmuszało liderów zespołów do robienia tego osobno. 

"Kiedyś organizowaliśmy comiesięczne spotkania, ponieważ zajmowały one tak dużo czasu. Teraz mamy możliwość sprawdzenia na żądanie, co dzieje się z aktualnymi danymi, niezależnie od tego, czy jest to poniedziałek, wtorek, czy nawet niedziela".

Doug Helm, zastępca dyrektora ds. technologii i operacji

Czasochłonne procesy organizacyjne. Arkusze kalkulacyjne musiały być regularnie aktualizowane przez każdego lidera zespołu - i robili to bez dodatkowych narzędzi. Proces ten zajmował do 4 godzin. Następnie trzeba było je scalić ręcznie, co dodawało kolejne 4 godziny do tego czasu. W rezultacie Capco marnowało moce przerobowe na przyziemne zadania zamiast na rozwój. 

Rozwiązanie: Primetric 

Rozpoczęcie zmiany

Początkowo firma Capco reprezentowana przez Douga określiła swoje wymagania dotyczące przyszłego narzędzia do zarządzania portfelem projektów. Po pierwsze, powinno ono być dostosowane do potrzeb małych i średnich firm oraz umożliwiać ich skalowanie. Po drugie, rozwiązanie powinno być łatwe do zintegrowania z systemem Jira, który był już wdrożony w firmie. Podczas naszej demonstracji Capco zdecydowało się wypróbować Primetric, ponieważ spełniał on oba te kryteria .

"Doszedłem do momentu, w którym powiedziałem sobie: są lepsze rzeczy, na które powinienem poświęcać swój czas. Nie powinienem siedzieć przed tym Excelem. Nadszedł czas, aby znaleźć narzędzie, które wykona tę pracę za mnie".

Doug Helm, zastępca dyrektora ds. technologii i operacji

Pierwsze kroki 

Po demonstracji Capco otrzymało dostęp do wersji próbnej Primetric. Podczas okresu próbnego firma napotkała pierwszy kamień milowy: integrację z Jira. Wbrew oczekiwaniom Capco, krok ten nie wymagał wiedzy technicznej ani zaawansowanych algorytmów. Za pomocą jednego prostego kodu integracyjnego wszystkie dane zawarte w Jira firmy zostały zaimportowane do Primetric w ciągu kilku minut. 

"Nawet podczas mojego okresu próbnego bawiłem się Primetric na własną rękę. Nie jestem najbardziej techniczną osobą, więc jeśli natrafiam na techniczną integrację, nie chcę się tym zajmować. Tak więc, kiedy podłączyłem jeden kod do Jira w Primetric, pomyślałem, że naprawdę jestem na czymś. Pomyślałem: to jest niesamowite".

Doug Helm, zastępca dyrektora ds. technologii i operacji

Co więcej, Primetric pomógł również Capco przesłać osoby i projekty do systemu za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, które wcześniej stanowiły podstawę działalności firmy. 

Dodatkowo integracja Capco była wspierana i ułatwiana przez przewodniki z GIF-ami i materiałami wizualnymi, które pomogły zespołom firmy zapoznać się z rozwiązaniem. 

Cechy sukcesu Capco

• efektywne zarządzanie ludźmi zarówno w przypadku potwierdzonych, jak i wstępnych projektów, 
• kalendarz podzielony na osoby i projekty, z uwzględnieniem urlopów i nieobecności, 
• zaawansowane, wielofunkcyjne raporty, wykresy i diagramy, 
• różne funkcje dla liderów i pracowników dostępne w jednej aplikacji, 
• prognozy i projekty finansowe dla firmy, projektów i pracowników. 

Zalety Primetric 

"Możemy dokonać oszacowania z 90% pewnością. Wiemy, że potrzebujemy tych ludzi, ale kiedy ta grupa będzie dostępna? Czy nadal możemy rozpocząć projekt? Dzięki Primetric widzimy szacunki i pracowników, ich dostępność i możliwości. To pomaga nam prowadzić cały projekt. "

Doug Helm, zastępca dyrektora ds. technologii i operacji

Jak Capco rozwiązuje swoje problemy z Primetric? 

Elastyczny kalendarz z danymi w czasie rzeczywistym. Użytkownicy mogą go powiększać i pomniejszać według dni, tygodni lub miesięcy. Widok kalendarza pokazuje możliwości poszczególnych członków zespołu i ich dostępność. Obejmuje on również święta i nieobecności, których nie można było uwzględnić w arkuszach kalkulacyjnych.

Aktualizacje w czasie rzeczywistym. Za każdym razem, gdy zgłaszana jest nowa nieobecność, informacja o jej szczegółach natychmiast pojawia się w systemie i błyskawicznie dociera do właściwego menedżera. Dzięki temu liderzy mogą dostosować swoje plany do aktualnej sytuacji. 

Korzyści z wdrożenia. 

"W ciągu ostatnich kilku lat mieliśmy wiele zmian w naszych zespołach. Kilka osób odeszło, a dodawanie nowych osób do systemu i śledzenie ich czasu pracy jest naprawdę łatwe i szybkie. Sposób, w jaki organizujesz sekcję osób w organizacji, pozwala mi zarządzać wdrażaniem każdej osoby".

Doug Helm, zastępca dyrektora ds. technologii i operacji

Wstępne projekty i prognozy. Za każdym razem, gdy projekt jest wstrzymywany lub rozważana jest nowa możliwość, Capco może tworzyć wstępne plany w celu ustalenia, czy projekt może zostać ukończony i kiedy. W rezultacie firma może elastycznie zarządzać swoimi operacjami. 

Zaawansowane raporty i filtry. Dzięki Primetric wszystkie dane zebrane przez Capco i jego pracowników są przekształcane w intuicyjne wykresy, tabele i wykresy dostępne na żądanie. Dzięki tej funkcji liderzy zespołów mogą dostrzec zarówno szanse, jak i zagrożenia, które mogą ich czekać w przyszłości. 

Stałe wsparcie. Wdrożenie nowego narzędzia to zawsze nowe wyzwanie. Na szczęście dla Capco doradcy Primetric zawsze służyli pomocą we wszystkich funkcjach i działaniach, które firma musiała dopiero odkryć na początkowym etapie swojej podróży z narzędziem. 

"W każdej chwili mogę wskoczyć do Slacka i po prostu powiedzieć "Hej, utknąłem tu i tu, a Thomas odpowiada mi w ciągu kilku sekund i czuję, że chcesz, abym odniósł sukces dzięki Twojemu narzędziu!".

Doug Helm, zastępca dyrektora ds. technologii i operacji

Łatwa administracja. Primetric zawiera szereg punktów danych związanych z ludźmi, które można wybrać w systemie, aby sortować specjalistów według różnych kryteriów, tj. stażu pracy, grupowania, przywództwa, dostępności i innych. Funkcja ta pozwala Dougowi zarządzać wdrażaniem nowych osób, a także nadzorować obecnych pracowników. 

"Zrozumienie czasu w odniesieniu do wydajności w przyszłości itp. było niemożliwe do zarządzania w arkuszach kalkulacyjnych. W tym miejscu pojawia się ogromna oszczędność czasu".

Doug Helm, zastępca dyrektora ds. technologii i operacji

Kompleksowe budżetowanie. Primetric pomógł Capco porównać szacunki z rzeczywistością i śledzić wydatki w czasie rzeczywistym. Był również używany do raportów finansowych i prognoz.

Zautomatyzowany import. Primetric można połączyć z wieloma różnymi narzędziami, w tym z JIRA - jednym z najpopularniejszych narzędzi dla każdej firmy IT. Może również odzwierciedlać struktury i informacje z JIRA bez dodatkowych czynności wykonywanych przez użytkownika.

"Uwielbiam Primetric za integrację z Jira, ponieważ mamy w niej całą strukturę. (...) Piękno tego rozwiązania polega na tym, że czas jest płynnie wprowadzany do Primetric według osoby, projektu i daty i NIE TRZEBA JUŻ O TYM MYŚLEĆ. To się po prostu dzieje - to naprawdę miłe".

Doug Helm, zastępca dyrektora ds. technologii i operacji

Wyniki 

Podczas planowania projektu firma sięga po Primetric, aby zebrać aktualne dane na temat specjalistów oraz ich dostępności i możliwości. W rezultacie Capco może określić, kiedy projekt może się rozpocząć i kiedy może zostać ukończony oraz przy jakich kosztach. 

Z Primetric: 

• Wszystkie dane dotyczące projektów i pracowników są dostępne w czasie rzeczywistym, bez opóźnień i dodatkowej pracy,  
• dane są łączone i kompilowane w celu wyodrębnienia określonych raportów ze wszystkich arkuszy kalkulacyjnych,
• Wszystkie dane są przechowywane w jednym systemie dostępnym dla wszystkich liderów i pracowników, 
• Dzięki integracji z Jira, firma może porównywać szacunki z rzeczywistymi wynikami w czasie rzeczywistym,
• Procesy zarządzania nie są już czasochłonne, 
• Urlopy, urlopy i inne nieoczekiwane zdarzenia są natychmiast widoczne w systemie, 
• Czas spotkań kierownictwa został skrócony z 4 godzin do 30 minut - bez konieczności dodatkowych przygotowań!

Podsumowanie 

Kiedy Capco i Primetric spotkały się po raz pierwszy, Doug zmagał się z nieefektywnością, niekończącą się papierkową robotą i brakiem przejrzystości w zarządzaniu. 

Jednak kiedy nasza podróż się rozpoczęła, problemy te stały się przeszłością . Menedżerowie, w tym Doug, mogli porzucić arkusze kalkulacyjne i skupić się na tym, co robią najlepiej - generowaniu zysków. 

Nie mamy wątpliwości, że Capco będzie się nadal rozwijać - a Primetric dołoży wszelkich starań, aby rosnąć, skalować i rozwijać się wraz z nim. Dzięki indywidualnemu podejściu i proaktywnej współpracy jesteśmy pewni, że Primetric zapewni Capco wszystkie dane, których potrzebuje, aby prosperować w nadchodzących latach.