Jak Netgen odzyskał pełną kontrolę nad finansami dzięki Primetric

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak Netgen radzi sobie z takimi wyzwaniami jak:

• niedokładne szacunki finansowe, 
• odzwierciedlenie różnych rodzajów budżetów projektów w jednym narzędziu, 
• ogromne wypalenie budżetu, 
• brak przejrzystości i jednego źródła wiedzy dla całej organizacji, 

...to czytaj dalej! 

Czym jest Netgen? 

Netgen to firma zajmująca się projektowaniem i tworzeniem stron internetowych z siedzibą w Szwajcarii i Chorwacji. Nazywa siebie agencją butikową, która nie zamierza przyciągać wielu klientów; zamiast tego wybiera swoich klientów, aby zapewnić im usługi na najwyższym poziomie. Współpracuje głównie z firmami zatrudniającymi ponad 500 pracowników. 

Z biegiem lat Netgen opracował zarówno oprogramowanie open source, jak i oprogramowanie dla przedsiębiorstw, ale zapewnia również doradztwo strategiczne dla firm z różnych branż. Netgen nie jest jednak ukierunkowany na konkretną branżę; zamiast tego obsługuje wiele firm z różnych dziedzin, tj. bankowość, zdrowie, komunikacja i inne.

"Nie jesteśmy firmą, która tylko tworzy strony internetowe. Klienci przychodzą do nas, ponieważ chcą rozwijać swój biznes i zmienić coś w przepływie pracy".

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Oprócz tego Netgen jest również członkiem Szwajcarskiego Stowarzyszenia ACT. Ponadto organizuje Web Summer Camp - coroczne wydarzenie dla pracowników i specjalistów IT, którzy chcą poszerzyć swoją wiedzę. 

Insider's look: poznaj CEO

Osobą stojącą za sukcesem Netgen jest Christian Paredes - CEO szwajcarskiego oddziału Netgen.

Specjalizuje się w wewnętrznym i zewnętrznym rozwoju biznesu, dlatego to właśnie on zdecydował się rozpocząć poszukiwania lepszych narzędzi do zarządzania portfelem projektów dla swojej firmy. Oprócz tego zajmuje się również wyszukiwaniem możliwości; jest również zaangażowany w doradztwo klientom w zakresie transformacji cyfrowej i dostarczanie im komponentów wzrostu. 

Struktura Netgen

Netgen składa się z dwóch spółek zlokalizowanych w Szwajcarii i Chorwacji. Jej obowiązki są również rozdzielone: specjaliści w Szwajcarii koncentrują się na zarządzaniu projektami, doradztwie, rozwoju i usługach UX, a także kampaniach i treściach. Z drugiej strony, cały zespół programistów, w tym specjaliści UX, pracują z Chorwacji.

Struktura ta nie jest jednak wynikiem outsourcingu, który jest dość powszechny w branży IT. Oba oddziały działają finansowo jako oddzielne firmy. Podział ten nadal znajduje odzwierciedlenie w rozliczaniu projektów, w którym pracownicy z Chorwacji muszą być uwzględniani osobno.

Procesy planowania w Netgen: co poszło nie tak?

Faza RFQ projektu - wstępne szacunki i prognozy popytu

Każdy nowy projekt rozpoczyna się od zapytania projektowego. Obejmuje ono kluczowe funkcje i specyfikacje, które klient chce uwzględnić w projekcie, aby służył on określonemu celowi. Cechy te stają się podstawą do oszacowania kosztów i czasu. 

W tym momencie Netgen dzieli swój projekt na trzy kategorie. Są to: 

1. Projekt czasowo-materiałowy. W tego typu projektach klient płaci za rzeczywistą liczbę godzin spędzonych przez pracowników Netgen na zadaniach związanych z projektem. Model ten był zwykle wybierany w przypadku projektów, które zwykle opierają się na szacunkach. 
2. Projekty ze stałą ceną. Projekty o stałych kosztach są kalkulowane na początku prac. W przypadku Netgen koszty takich projektów mogą być rozliczane z góry, po zakończeniu projektu, lub mogą być podzielone na raty płatne według elastycznego harmonogramu (na przykład na początku i na końcu projektu). 
3. Zarządzanie aplikacjami i umowa serwisowa. Projekty typu retainer ze stałą ceną; budżet ma być jednak wydawany rozsądnie w danym okresie, aby utrzymać rozwiązanie i jednocześnie generować zdrową marżę zysku. 

Ta odmiana była jednym z problemów Netgen. Jego oprogramowanie do zarządzania budżetem projektu mogło odzwierciedlać tylko jeden z tych typów projektów. Co więcej, nie zawierało ono żadnych szczegółowych informacji i nie mogło być aktualizowane w czasie rzeczywistym, co prowadziło do licznych nieporozumień. 

"W przypadku agencji takiej jak nasza, musimy mądrze zarządzać naszym budżetem. Nigdy nie ma tylko jednego projektu i jednego budżetu; jest wiele projektów, budżetów, wniosków o zmianę, konserwacji, hostingu i wielu innych rzeczy. W agencji można odnieść sukces tylko wtedy, gdy śledzi się wszystkie te czynniki".

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Faza planowania - długoterminowe alokacje i prognozy budżetowe

Następnie projekt musiał zostać zaplanowany w kalendarzu firmy. Niestety, to również okazało się wyzwaniem, ponieważ Netgen musiał użyć do tego celu dwóch różnych narzędzi: jednego dla perspektywy długoterminowej, a drugiego dla widoku krótkoterminowego. Ich dane wejściowe zostały połączone w klasycznych arkuszach kalkulacyjnych. Narzędzia te nie były jednak powiązane z finansami, co zmuszało menedżerów do przełączania się między rozwiązaniami. 

"Rejestrowanie godzin w JIRA było uciążliwe, więc zaczęliśmy używać Tempo. Ale brakowało tam wielu rzeczy: zarządzania pracownikami, pracy w niepełnym wymiarze godzin itp. Dziesięć lat później nadal nie zostały one rozwiązane, mimo że skontaktowaliśmy się z pomocą techniczną".

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Ponadto firma miała również trudności z uzyskaniem szerszego obrazu swoich finansów. Podobnie jak w przypadku alokacji ludzi, używała do tego celu dwóch narzędzi: Tempo Budget do nadzorowania przyszłych kosztów oraz Float, do łączenia długoterminowych alokacji z prognozami. Ta metoda budżetowania była jednak czasochłonna, skomplikowana i podatna na wiele poważnych błędów. 

Wyzwania Netgen

Oddzielne plany i finanse. Netgen został zalany licznymi narzędziami, które wybrał, aby połączyć finanse z planami projektów. Firma miała również trudności z uzyskaniem szerszego obrazu swoich operacji; zamiast tego menedżerowie utknęli na niekończącej się liście rozwiązań, które nie były ze sobą kompatybilne. 

"Zwłaszcza gdy budżety są napięte, nie możemy czekać do końca projektu, aby zobaczyć zysk. Jeśli pracujesz z pracownikami, wykonawcami lub stronami trzecimi, budżetowanie staje się bardzo trudne, ponieważ dane wejściowe są wprowadzane osobno. Było to dla nas wyzwaniem przez ostatnie 20 lat".

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Wypalenie budżetowe. Ponieważ szacunki kosztów nie były od razu prawidłowe, firma nieustannie zmagała się z monitorowaniem swoich finansów. Co więcej, firma zmagała się również ze śledzeniem nieregularnych transakcji. W niektórych przypadkach Christian odkrywał nierentowne projekty już po ich zakończeniu! 

Brakowało innych narzędzi. Podczas gdy niektóre inne narzędzia zapewniały Netgen odpowiednie funkcje śledzenia, nie były one w stanie zapewnić firmie rozwiązań do zarządzania ludźmi i finansami. Co więcej, nie były w stanie wyświetlać danych w czasie rzeczywistym, a wprowadzanie w nich jakichkolwiek zmian było prawie niemożliwe - a jeśli było możliwe, powodowało nieprzewidziane problemy. 

"Można było wprowadzać wiele danych do innych narzędzi, tj. stawki, indywidualne godziny itp., ale trzeba było to robić ręcznie dla każdego projektu. Następnie zmieniały się również dane historyczne pracownika, co powodowało ogromny chaos".

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Brak przejrzystości. Christian próbował śledzić role, stawki i koszty dla wszystkich pracowników, projektów i działań. Niestety, za pomocą narzędzi do zarządzania zasobami, z których korzystał, nie mógł sortować informacji według filtrów, których naprawdę potrzebował. Bardzo trudno było mu również ręcznie aktualizować wszystkie informacje. W rezultacie pozostawały mu tylko częściowe dane - lub nieprawidłowe. 

Niemożność odzwierciedlenia struktury firmy w innych narzędziach. Z dwoma oddziałami w dwóch różnych krajach. Netgen zmagał się z finansami dla obu lokalizacji. Połączenia między nimi były również niejasne. 

Krytyczne błędy w finansach. Narzędzia, które były wcześniej używane przez Netgen, nie odzwierciedlały operacji, które firma zamierzała śledzić. Na przykład, nie można było dodawać faktur z datami przeszłymi. W niektórych przypadkach oprogramowanie wprowadzało również nieoczekiwane zmiany w przeszłych projektach, gdy zmieniano szczegóły nowych operacji. Powodowało to gubienie, pomijanie lub edytowanie dokumentów w niezamierzony sposób, co skutkowało licznymi problemami księgowymi i marnowaniem zasobów. Nie była to kwestia kilku przypadków - według Christiana ponad 20% faktur było niedokładnych z powodu problemów z oprogramowaniem!

"Jeśli ktoś zapomniał dodać swoich godzin, zmienił godziny w przeszłości lub dodał koszty w przeszłości, nigdy nie został zafakturowany w naszych starych narzędziach - i nikt nie mógł tego zauważyć. Za każdym razem trzeba było sprawdzać, co się stało!"

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Brak kompleksowej, elastycznej i dokładnej bazy danych. Narzędzia wcześniej używane przez Netget nie były wystarczająco intuicyjne - i często oferowały bardzo mylące lub wyczerpujące rozwiązania. Jednym z najczęstszych problemów było wprowadzanie zmian w wynagrodzeniach do systemu zarządzania zasobami i umiejętnościami. Informacje te nie były przypisane do pracownika, lecz musiały być zmieniane w każdym projekcie, w którym pracownik pracował. W przypadku innych narzędzi, zmiany w wynagrodzeniach były również widoczne w poprzednich projektach, drastycznie zmniejszając dokładność ich budżetowania. 

"Pracownicy mogli mieć tylko jedną stawkę i to wszystko, a można ją było zmienić tylko według konta, a nie projektu".

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Brak integracji lub brak wsparcia dla nich. Firma opierała swoją działalność na JIRA. Jednak narzędzia, z których Netgen korzystał wcześniej, nie obsługiwały poprawnie systemu lub wymagały ogromnych kwot za funkcję, pozostawiając Christiana bez alternatywy, jak tylko szukać innego oprogramowania. 

Co skłoniło Netgen do poszukiwania nowego narzędzia? 

Czasami frustracje i błędy są źródłem dobrych pomysłów - i tak właśnie było w przypadku Christiana i Netgen. 

"To było szalone: ludzie poświęcali ponad 20% swojego czasu na aktualizację wszystkich narzędzi. To nie było wydajne; mogliśmy fakturować te 20%. Nie mogliśmy tego kontynuować".

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Po latach korzystania z nieefektywnych procesów menedżerowie byli zmęczeni pracą z wieloma narzędziami jednocześnie. Niestety, perspektywy te nie mogły zostać połączone, aby zapewnić im szerszy obraz. W rezultacie liderzy i menedżerowie nieustannie grzebali w różnych narzędziach, tracąc swój cenny czas.

"Wszyscy kierownicy projektów stwierdzili, że sposób, w jaki pracowaliśmy, był uciążliwy. Zauważyliśmy również, że popełniono wiele błędów, które można było znaleźć tylko po dokładnym przyjrzeniu się naszym działaniom".

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Ponadto stale napotykali liczne błędy spowodowane różnymi widokami dostarczanymi im przez inne narzędzia. Niektóre z nich nie mogły nawet powiadomić Christiana o błędach widocznych w jednym narzędziu. W rezultacie często zauważał on problemy, gdy było już za późno na ich rozwiązanie. 

Wsparcie ze strony różnych narzędzi nie poprawiło tej sytuacji. Obsługa klienta bardzo często nie reagowała. Odpowiedź zajmowała miesiące, a problemy zgłaszane przez Christiana często pozostawały nierozwiązane przez lata. Narzędzia wydawały się po prostu nie rosnąć wraz z Netget - i dlatego firma zdecydowała się poszukać bardziej zielonych pastwisk gdzie indziej. 

"Znalazłem kilka rzeczy, które należało poprawić w narzędziach. Ostatecznie sugestie [od wielu firm] zostały poddane pod głosowanie. Niektóre wygrały - i około 7 lat później nadal tam są. Bilety z tysiącami głosów!"

Chrisitan Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Wtedy Primetric przejmuje kontrolę!

W jaki sposób Primetric pomaga Netgen? 

Błyskawiczne wdrożenie i płynna integracja z Jira

Wdrożenie jest kluczową częścią korzystania z Primetric - jednak w przypadku Netgen był to również jeden z najszybszych procesów tego typu, jakie mieliśmy przyjemność przeprowadzić. 

Cały proces wdrożenia zajął mniej niż 3 tygodnie i obejmował wszystkie przypadki użycia. Christianowi pomogło wsparcie Primetric, jasno zakomunikował swoje priorytety, a jego prośba spotkała się z natychmiastową reakcją. Z kolei zespół Primetric natychmiast zajął się wszystkimi zgłoszonymi przez niego problemami i odpowiednio je dostosował.

Wdrożenie było również napędzane przez szybkie i płynne integracje. W przypadku Netgen, firma skupiła się na integracji z JIRA. Na szczęście dla niej, taka funkcja była nie tylko dostępna w Primetric, ale także wymagała zaledwie kilku prostych kroków. W rezultacie Netgen mógł przeglądać swoje dane w Prietric w ciągu zaledwie kilku minut. 

Co więcej, pracownicy Netgen również powitali Primetric z szeroko otwartymi ramionami. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi byli w stanie szybko zapoznać się z narzędziem i wykorzystać je na swoją korzyść. Co ważne, opinię tę podzielali zarówno menedżerowie, jak i specjaliści. 

"Konfiguracja projektu i przeglądanie danych w celu podejmowania lepszych decyzji zajmuje kilka minut".

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

W jaki sposób Netgen korzysta z Primetric? 

"Aktywnie szukałem dobrego rozwiązania przez 3 lata. [...] Po pewnym czasie stało się naprawdę jasne, że Primetric nie ma problemów, które mają inni."

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Niestandardowe filtry i kompleksowe raporty. Dzięki Primetric Christian mógł dostosować wykresy i tabele w narzędziu do swoich potrzeb lepiej niż kiedykolwiek wcześniej. Mógł sortować dane tak, jak tego potrzebował i tworzyć niestandardowe raporty dostosowane do jego potrzeb. 

Zaawansowana, ale intuicyjna integracja z Jira.

Primetric może być - i był - zintegrowany z JIRA za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Stale komunikuje się z systemem, aby zapewnić menedżerom informacje w czasie rzeczywistym na temat przedsięwzięć ich pracowników. Co więcej, zapewnia również użytkownikom JQL, który umożliwia importowanie dzienników pracy z jednego projektu JIRA do wielu projektów w Primetric, poprawiając precyzję rozliczeń w wielu modelach finansowych jednocześnie. 

Całkowita elastyczność finansowa uwzględniająca różne modele rozliczeń.

Primetric jest w stanie objąć wszystkie scenariusze biznesowe, które Netgen zazwyczaj wykorzystywał do świadczenia usług swoim klientom. Niezależnie od tego, czy jest to projekt czasowo-materiałowy, czy projekt o stałej cenie, rozwiązanie może odzwierciedlać jego charakterystykę, aby dostosować obliczenia i zapewnić Christianowi dokładne i aktualne dane finansowe. 

"Masz wszystkie możliwe przypadki [w systemie]. To był moment, w którym stwierdziliśmy, że "to narzędzie jest naprawdę dobre!". Pamiętam, jak pokazywałem je moim przyjaciołom w Chorwacji. Powiedzieli: "Jeśli tak jest, to my też tego potrzebujemy!". 

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Szczegółowe informacje finansowe. W przeciwieństwie do innych narzędzi, Primetric zaoferował Christianowi dogłębne podejście do jego finansów. Obliczenia finansowe w narzędziu obejmowały wiele małych, ale kluczowych czynników, takich jak żądania zmian, konserwacja, hosting itp. - które można było zmienić w dowolnym momencie. Dzięki tej funkcji żaden przecinek ani liczba nie mogły umknąć uwadze Christiana. 

Różnorodność projektów - czas i materiał, stała cena, limity i inne rodzaje budżetów - wszystkie są dostępne dla Netgen w Primetric. W rezultacie firma może odzwierciedlić swoją strukturę w narzędziu i efektywnie nią zarządzać w oparciu o szczegółowe i dokładne dane dotyczące wydatków i przychodów. 

"Szczerze mówiąc, Primetric jest jednym z niewielu rozwiązań, które mogą zarządzać tak szerokim zakresem [scenariuszy]. W poprzednich narzędziach zawsze dodawaliśmy jakąś marżę. Dzięki Primetric widzisz obliczenia, widzisz zyski, widzisz marżę i to wszystko, czego potrzebujesz".

Christian Paredes - dyrektor generalny Netgen Switzerland

Możliwość uwzględnienia budżetów dla obu oddziałów. Dzięki zaawansowanym opcjom finansowym Netgen mógł wreszcie zobaczyć wszystkie swoje koszty w jednym narzędziu. W tym przypadku firma zdecydowała, że finanse z jej chorwackiego oddziału zostaną uwzględnione w kosztach ogólnych. Zmiana ta drastycznie poprawiła budżetowanie w całej organizacji. 

Wyniki

1. Elastyczne zmiany z automatycznymi aktualizacjami dla wszystkich projektów. 
2. Brak nieprawidłowych lub wprowadzających w błąd faktur w systemie. 
3. Kompleksowy widok finansowy każdego projektu i wszystkich projektów jednocześnie. 
4. Skrócenie czasu poświęcanego na aktualizację innych narzędzi i zwiększenie czasu rozliczeniowego dla kluczowych menedżerów i specjalistów. 
5. Szczegółowe informacje na temat wszystkich projektów, w tym niewielkich, ale kluczowych kosztów ogólnych, tj. hostingu, wynagrodzeń, kosztów ogólnych itp. 
6. Możliwość śledzenia kosztów z obu oddziałów firmy dzięki opcjom kosztów ogólnych. 
7. Elastyczne modele rozliczeń odzwierciedlające charakterystykę projektów Netgen. 
8. Szczegółowe opisy budżetu projektu z dodatkowymi informacjami na temat kosztów ogólnych, kosztów dodatkowych itp. 

Przyszłość z Primetric rysuje się w jasnych barwach! 

Chociaż wdrożenie Primetric w Netgen było ogromnym sukcesem dla obu zaangażowanych stron, nasza wspólna podróż nie kończy się na tym. W nadchodzących miesiącach Christian planuje rozszerzyć nasz system w swojej firmie na

Przeniesienie urlopów i nieobecności do Primetric. Do tej pory Netgen skupiał się na finansowej stronie Primetric. Wkrótce firma będzie również wykorzystywać system do monitorowania urlopów, nieobecności i dni wolnych, aby uzyskać szerszy obraz dostępnych osób w firmie. 

Szacunki i prognozy. Netgen wkrótce wypróbuje nową stronę Primetric - prognozy i szacunki. Firma ma nadzieję przenieść wszystkie swoje operacje finansowe do systemu i wkrótce będzie miała na to szansę. 

Możliwość generowania raportów PDF. Primetric przygotuje niestandardową funkcję raportów PDF tylko dla Netgen, aby zapewnić im zasoby potrzebne firmie do podejmowania lepszych decyzji. 

Planowanie krótkoterminowe. Obecnie Netgen przygotowuje się do tworzenia krótkoterminowych, szczegółowych planów zadań dla dwutygodniowych sprintów. Firma odkryła już potencjał takich harmonogramów w Primetric i wkrótce wykorzysta go w pełni.