9 sprawdzonych sposobów na zarządzanie wieloma projektami jednocześnie (+3 typowe wyzwania)

Równoważenie wielu projektów bardzo różni się od zarządzania pojedynczym projektem.

Podczas gdy zadania w projekcie są zwykle wykonywane przez ten sam zespół w ramach ścisłego procesu zarządzania projektami, wiele projektów często ma własne konfiguracje zespołów i kierowników projektów.

Jak więc zarządzać kilkoma projektami jednocześnie i utrzymać to wszystko w ryzach? Przeczytaj ten artykuł, aby się tego dowiedzieć.

3 kluczowe wyzwania w zarządzaniu wieloma projektami

Wyzwanie 1: Jak dzielić zasoby między projektami?

Śledzenie zasobów jest głównym wyzwaniem związanym z zarządzaniem wieloma projektami. Zwiększając przydział zasobów dla jednego projektu, zmniejszasz możliwości zasobów dla innych projektów.

Kto będzie pracował nad którym projektem? Kiedy będą wykonywać pracę? Musisz znać odpowiedź na te pytania, w przeciwnym razie będziesz musiał stawić czoła problemom związanym z harmonogramem, niedotrzymaniem terminów i niższą rentownością projektu.

Aby rozwiązać ten problem, menedżerowie używają pulpitów nawigacyjnych, które centralizują wszystkie informacje o dostępności członków zespołu, aby zapewnić płynną alokację i uniknąć przeciągania się między projektami dla gwiazdorskich pracowników.

Niektóre z narzędzi zapewniających lepszą widoczność to:

• Mapa cieplna dostępności(patrz tutaj)
• Kalendarz obciążenia pracą(patrz tutaj)
• Raporty wykorzystania/dostępności/wolnych miejsc(patrz tutaj)

Więcej informacji na temat procesu alokacji zasobów można znaleźć w tych artykułach:

• Czym jest alokacja zasobów w zarządzaniu projektami (i jak ją osiągnąć)?
• Planowanie zasobów w zarządzaniu projektami: dlaczego warto to robić (dobrze)?
• 5 błędów, które można popełnić w długoterminowym planowaniu zasobów
• Tworzenie planu wykorzystania zasobów
• Alokacja zasobów JIRA

Dodatkowo, jeśli jesteś zainteresowany podejściem bardziej skoncentrowanym na finansach, możesz również zobaczyć, jak koszty ogólne w projektach nakładają się na siebie. Omówiliśmy to w naszym artykule na temat uwzględniania kosztów ogólnych w kosztach rozliczanych godzin.

Wyzwanie 2: Jak zarządzać zależnościami między projektami?

Czasami realizacja jednego projektu jest możliwa dopiero po ukończeniu innego. 

Na przykład, zespół programistów musi najpierw opracować UX/UI aplikacji mobilnej przed rozpoczęciem pisania kodu.

Zależności między projektami nie przypominają zależności między zadaniami projektowymi. W tym przypadku mamy do czynienia z różnymi kierownikami projektów. Oznacza to, że komunikacja musi być szybka i otwarta, z regularnymi aktualizacjami statusu i nadrabianiem zaległości.

Jednym z rozwiązań, które daje duży obraz zależności między projektami, jest kalendarz portfela projektów z WBS(patrz tutaj).

Wyzwanie 3: Zarządzanie celami i terminami w wielu projektach

To naturalne, że chcesz mieć pewność, że każdy z projektów realizowanych przez Twoje zespoły spełnia swoje cele i dotrzymuje terminów. Ale jak to zrobić, nadzorując wiele projektów realizowanych w tym samym czasie?

Potrzebny jest analityczny widok na najwyższym poziomie wszystkich projektów i ich postępów mierzonych w odniesieniu do kluczowych punktów, takich jak terminy lub kamienie milowe. 

W tym momencie nie zarządzasz projektami na poziomie szczegółowym, ale patrzysz na wskaźniki wysokiego poziomu, aby zmierzyć, w jaki sposób ich ukończenie wpisuje się w nadrzędne cele finansowe. 

Jednym z najważniejszych narzędzi do jego prawidłowego pomiaru i kontroli są:

• Raport z postępów projektu(zobacz przykłady tutaj)
• Porównanie szacunków wysokiego poziomu z rzeczywistymi danymi
• Kluczowa formuła alokacji kosztów, aby upewnić się, że projekty są wystarczająco opłacalne

Warto również zmierzyć ETC (Estimate to Complete) na tym poziomie.

Więcejinformacji na temat ETC i sposobów przewidywania zagrożeń w wielu projektach można znaleźć w tym artykule: Jak obliczyć szacowany czas ukończenia (ETC)

Jak zarządzać wieloma projektami jednocześnie (i dotrzymywać terminów)?

1. Zorganizuj wszystkie swoje projekty w jednym miejscu

Brak widoczności wszystkich projektów jest prawdopodobnie najczęstszym problemem firm IT. Jak można wiedzieć, co dzieje się w każdym projekcie, żonglując kilkoma arkuszami kalkulacyjnymi Excel?

Rozwiązaniem jest trzymanie wszystkiego w jednym miejscu.

Znajdź jedno rozwiązanie, w którym możesz planować i zarządzać wszystkimi projektami i przydzielonymi do nich osobami.

Będziesz mógł szybko zobaczyć wszystko w toku i sprawdzić status każdego projektu. 

Jeśli połączysz go z wglądem finansowym, tak jak zrobiliśmy to w Primetric, możesz również przeprowadzić analizę finansową projektu i sprawdzić, ile budżetu projekt spalił do tej pory, a także porównać swoje szacunki z rzeczywistością na podstawie śledzonych godzin pracy.

2. Dokładnie ustal priorytety pracy

Zgłaszają się do ciebie dwaj klienci. Oba projekty wyglądają interesująco, ale masz wystarczająco dużo zasobów, aby zrealizować tylko jeden z nich. Który z nich wybrać?

Sensowne jest nadawanie priorytetów pracy, która ma największy wpływ na wyniki finansowe. Musisz wiedzieć, którym projektom nadać priorytet dla swojego zespołu.

Aby to osiągnąć, potrzebujesz narzędzia, które pomoże ci w strategicznym ustalaniu priorytetów pracy zarówno na poziomie makro, jak i mikro. 

Po ustaleniu priorytetów zawsze będziesz mieć pewność, że projekty o wyższym priorytecie są w pełni obsadzone przed przydzieleniem członków zespołu do projektów o niższym priorytecie. Pomoże to uniknąć konfliktów w harmonogramie.

3. Pomoc zespołowi w radzeniu sobie ze zmieniającymi się wymaganiami

W niektórych firmach IT ludzie mogą pracować nad więcej niż jednym projektem tygodniowo lub nawet dziennie. Musisz wspierać swój zespół w śledzeniu tych zmieniających się priorytetów i zmian przydziałów.

Potrzebny jest tutaj widok z lotu ptaka na wszystkie alokacje. Oczywiście, ustalanie priorytetów jest ważne, ale równie ważne jest elastyczne podejście do alokacji, jeśli zajdzie taka potrzeba. 

Jeśli śledzisz pracę w wielu arkuszach kalkulacyjnych, wiedza o tym, nad czym pracuje każda osoba w danym momencie, będzie bardzo trudna. Gdy priorytety ulegną zmianie, nie będziesz mieć pojęcia, jak zajęci są ludzie, kto może zostać przesunięty na inny termin i jak kontynuować śledzenie wstrzymanej pracy.

Rozwiązanie, które działa jako centralne źródło prawdy, pomoże ci zarządzać wieloma projektami bez martwienia się o zmieniające się wymagania i zmieniające się priorytety. Praca każdej osoby będzie w pełni widoczna, więc jeden rzut oka wystarczy, aby szybko zorientować się w przepustowości.

4. Sprawdzanie obciążenia pracowników w różnych projektach

Innym częstym problemem podczas zarządzania wieloma projektami jest brak wiedzy na temat tego, ile (lub jak mało (pracy)) każdy członek zespołu ma na głowie w danym momencie i w przyszłości.

Musisz mieć sposób, aby zobaczyć obciążenie pracowników w różnych projektach. Jeśli tego nie zrobisz, będziesz polegać na swoim zespole, który powie ci, czy ich obciążenie pracą jest zbyt małe lub zbyt duże. W jaki sposób wyprzedzisz problemy, takie jak niedotrzymane terminy, przepracowani pracownicy lub niewykorzystane talenty?

Aby temu zaradzić, należy zacząć od zarządzania obciążeniem pracą w jednym miejscu. Twoje rozwiązanie musi również pokazywać przydziały pracowników, abyś mógł łatwo sprawdzić, kto jest przypisany do którego projektu i jego zakresu dat. Identyfikacja nadliczbowych pracowników lub konfliktów na osi czasu projektu będzie znacznie łatwiejsza. 

5. Nie zapomnij o swoim portfolio projektów podczas planowania nowego.

Tak więc będziesz prowadzić dwa projekty w tym samym czasie. Jeśli nie zaplanujesz ich z wyprzedzeniem, a daty ich rozpoczęcia nie będą skoordynowane, ryzykujesz nadmierną rezerwacją pracowników, blokowaniem pracy, a nawet wdrażaniem postępów projektu.

Aby uniknąć tego problemu, należy planować nowe projekty z uwzględnieniem pełnego zakresu pracy zespołu. Może to być miesiąc, kwartał lub rok - ważne jest, aby rozłożyć te projekty w czasie, aby uniknąć konfliktów w harmonogramie lub przytłoczenia zespołu. 

6. Upewnij się, że posiadasz wszystkie wymagane informacje (które są aktualne).

Zaczyna się to od dostępności pracowników do umiejętności, doświadczenia, stawek godzinowych, urlopów i umów. 

Z drugiej strony, aby dobrze ustalić priorytety, należy również znać rentowność każdego projektu, a także terminy. W ten sposób można określić, który projekt jest obecnie najważniejszy i odpowiednio zareagować.

7. Nie zapominaj o szerszej perspektywie 

Posiadanie arkusza kalkulacyjnego jest w porządku, o ile można szybko znaleźć wszystkie niezbędne informacje. Ale jeśli kompilacja danych zajmuje ci 20 minut lub kilka godzin, zdecydowanie powinieneś znaleźć bardziej wydajną alternatywę. 

Ważne jest, aby mieć oko na szerszą perspektywę. Twoje rozwiązanie powinno umożliwiać szybką zmianę perspektywy z ludzi na projekty, powiększanie i pomniejszanie, sprawdzanie, gdzie są wycieki pieniędzy i potencjalne zagrożenia. Wszystko to ma kluczowe znaczenie dla szybkiego i skutecznego procesu decyzyjnego, który nie przyprawia o ból głowy.

8. Planuj długoterminowo i spraw, by było to proste

Jeśli prowadzisz wiele projektów i planujesz krótkoterminowo - powiedzmy 2 tygodnie do przodu - możesz mieć duże kłopoty. 

Kiedy rozmawiam z menedżerami, słyszę to wiele razy:

"Arek, nie wiemy, ile pracy będzie wymagał ten projekt w ciągu najbliższych dwóch miesięcy" lub "Klient ciągle zmienia wymagania, więc jak mogę to oszacować?".

Przestań narzekać i przyjmij kilka prostych założeń opartych na danych historycznych i prawdopodobieństwie przyszłej współpracy. 

Jeśli pracujesz w projektach Agile i składają się one z ciągłych żądań klientów (np. co tydzień), po prostu załóż, ile FTE swoich ludzi możesz potrzebować w przyszłości i dokonaj rezerwacji. Dzięki temu można lepiej zrozumieć wstępne obciążenia pracą.

Jeśli nie wiesz, ile potrwa projekt, po prostu zadaj sobie to pytanie: 

• Czy to możliwe, że zakończy się w ciągu najbliższego miesiąca? A może za dwa miesiące? 
• Na ile miesięcy podpisaliśmy umowę z klientem i jaki jest okres wypowiedzenia?
• Jakie jest średnie wymagane obciążenie pracą w poprzednich okresach? Jak wyglądają moje zaległości? 
  

Nie bój się zadawać sobie tych pytań i przyjmować założeń. Z czasem będą one coraz lepsze. Dzięki oprogramowaniu takiemu jak Primetric, możesz również wrócić do danych historycznych po kilku miesiącach i na ich podstawie poprawić swoje przyszłe szacunki zasobów i kosztów.

9. Nie zapomnij o wstępnych projektach

Tylko dlatego, że projekt jest wstępny, nie oznacza, że nie powinien stać się częścią procesu planowania. Te wczesne przydziały i rezerwacje pomogą ci uniknąć późniejszych overbookingów, gdy jeden z projektów będzie pilnie wymagał uwagi jednego z twoich specjalistów.

Planowanie zasobów dla wielu projektów

Gdy prowadzisz kilka projektów jednocześnie, planowanie zasobów może być trudne. Musisz określić, ile zasobów jest potrzebnych dla każdego projektu, a następnie upewnić się, że zasoby te są dostępne dokładnie wtedy, gdy są potrzebne.

Jak to się ma do planowania zasobów dla pojedynczego projektu?

Zamiast pojedynczego zespołu, musisz wiedzieć, jak wygląda pojemność w całej firmie i zobaczyć zależności między wykorzystaniem zasobów w różnych projektach.

Poniżej proponuję kilka narzędzi, które mogą w tym pomóc.

Raport z postępu projektów

Oprogramowanie do planowania zasobów, takie jak Primetric, zapewnia szczegółowe raporty pokazujące postęp projektu wraz z wykorzystaniem pracowników w oparciu o zarejestrowany czas pracy. 

Dzięki takim raportom nigdy nie stracisz kontroli nad postępem swoich projektów.

Kalendarz projektu z obciążeniem pracowników

Taki kalendarz służy jako pojedyncze źródło prawdy dla wszystkich, od sprzedaży i PM/dostaw po zespół finansowy i kadrę kierowniczą. Wystarczy jedno spojrzenie, aby dowiedzieć się, co dzieje się w projektach, którzy pracownicy będą wkrótce dostępni, kto ma nadmiar rezerwacji i które wakaty należy wkrótce obsadzić.

Raporty dotyczące wykorzystania zasobów

Zamiast losowo przydzielać zasoby, rozważ rentowność projektu i ustal priorytety projektów na podstawie ich wpływu. Rozwiązanie, które dostarcza raporty dotyczące wykorzystania zasobów, pomoże uniknąć niedostatecznej lub nadmiernej alokacji przed rozpoczęciem projektu i utrzymać wskaźnik wykorzystania w ryzach.

Powiększanie / pomniejszanie

Kolejną zaletą oprogramowania zawierającego kalendarz jest to, że jest on podzielony na osoby i projekty. Można go powiększać i pomniejszać według dni, tygodni lub miesięcy, aby zobaczyć wydajność poszczególnych pracowników (aby sprawdzić, kto jest przeciążony pracą lub kto jest na ławce).

Raporty niestandardowe

Oprogramowanie z wbudowanymi raportami finansowymi jest bardzo pomocne w prognozowaniu wskaźników realizacji projektów, dostępności zasobów lub liczby wakatów w ciągu najbliższych kilku miesięcy. Łatwa wizualizacja danych jest niezbędna do podejmowania decyzji opartych na danych.

Pulpity nawigacyjne

Niektóre rozwiązania programowe obejmują śledzenie czasu, najlepiej z cennymi pulpitami nawigacyjnymi pokazującymi przewidywane timesheety. Można ich użyć, aby zobaczyć zadania, nad którymi powinni pracować ludzie w danym projekcie. Co najważniejsze, mogą one wyświetlać koszty i przychody wygenerowane przez każdego członka zespołu - według projektu, klienta lub w określonym zakresie dat.

Podsumowanie

Zarządzanie wieloma projektami jest trudne, ale odpowiednie oprogramowanie może to znacznie ułatwić dzięki wglądowi i dostępowi do danych w czasie rzeczywistym. 

Wypróbuj Primetric - gwarantuję, że już nigdy nie przestawisz się na arkusze kalkulacyjne.