Planowanie zasobów w zarządzaniu projektami: Jak robić to dobrze?

Jeśli planujesz zasoby w arkuszach kalkulacyjnych, prędzej czy później napotkasz ten problem.

Badania przeprowadzone przez McKinsey wykazały, że strategiczne przesunięcie zasobów jest najlepszym sposobem na przyspieszenie rozwoju firmy i poprawę zarządzania projektami i zasobami. Nie potrzeba jednak badań, by wiedzieć, że im lepiej planujesz zasoby, tym silniejsza staje się Twoja firma. Właśnie dlatego musisz mieć pod ręką plan zarządzania zasobami - bez względu na to, co robisz.

Ale jak w ogóle ją stworzyć?

Jak zazwyczaj odbywa się planowanie zasobów w zarządzaniu projektami?

W jaki sposób kierownicy projektów i dyrektorzy operacyjni w firmach programistycznych przydzielają właściwych ludzi do właściwych projektów? 

Wiele z nich nadal korzysta z wielu arkuszy kalkulacyjnych, w których przechowują dane o rezerwacjach, dostępności i umiejętnościach pracowników. Są one zazwyczaj podstawą zarządzania projektami. Czasami używają ręcznie generowanych wykresów Gantta lub prostych narzędzi Gantta, aby zakończyć proces planowania zasobów i przypisać zadania do zespołu projektowego.

Problem z tymi podejściami polega na tym, że dają one fragmentaryczną wiedzę o tym, co dzieje się w firmie, a to po prostu nie nadaje się do zarządzania projektami.

I jak masz podejmować właściwe decyzje dotyczące personelu i zasobów, gdy nie masz widoczności w czasie rzeczywistym i musisz ręcznie obliczać rentowność projektu? W zarządzaniu projektami jest to po prostu niemożliwe.

Oto wszystko, co musisz wiedzieć o planowaniu zasobów planowaniu zasobów.

Czym jest planowanie zasobów?

Zacznijmy od definicji planowania zasobów. Zgodnie z PMBOK® planowanie zasobów w zarządzaniu projektami polega na "określeniu, jakie zasoby (ludzie, sprzęt, materiały itp.) i jakie ilości każdego z nich należy wykorzystać do wykonania działań projektowych".

Skupmy się na ludziach.‍

Planowanie zasobów (znane również jako zarządzanie zasobami) to zasadniczo proces wykorzystywany do identyfikacji wykorzystania zespołu, którego należy użyć do przydzielenia do projektu.

Jakie informacje są potrzebne do planowania zasobów w zarządzaniu projektami?

Każdy kierownik projektu musi to wiedzieć:

• kiedy będziesz ich potrzebować, 
• jak długo,
• ile zarabiają lub jaka jest ich oczekiwana rentowność,
• i jakie konkretne umiejętności powinni posiadać, aby wnieść wartość do projektu.

Zasadniczo planowanie zasobów w zarządzaniu projektami opiera się na dostępności zasobów. 

Planowanie zasobów a planowanie wydajności

Czym jest planowanie zasobów?

Planowanie zasobów to proces znajdowania odpowiednich specjalistów do odpowiednich projektów. Mądry kierownik projektu bierze pod uwagę wiele rzeczy - od dostępności danej osoby i stawki godzinowej po jej staż pracy i zainteresowania zawodowe. Tylko wtedy zarządzanie projektem jest efektywne, a zasoby mogą być precyzyjnie przydzielane.

Czym jest planowanie wydajności?

Z drugiej strony, planowanie wydajności jest procesem mapowania tego, co każdy specjalista jest obecnie w stanie zrobić w całej firmie. 

Planowanie zasobów i planowanie wydajności są ze sobą silnie powiązane, ponieważ to drugie polega na oszacowaniu bieżącego wykorzystania wydajności. Jeśli zauważysz, że twoi programiści frontendowi są stale wykorzystywani w 100%, być może będziesz musiał zatrudnić więcej osób (lub zaryzykować wypalenie zespołu). 

W ten sposób oblicza się dostępną pojemność - informacje, które są kluczowe dla planowania zasobów i przydzielania pracowników do projektów jak szef.

Tutaj można znaleźć więcej informacji na temat planowania wydajności: 5 najlepszych praktyk planowania wydajności w zarządzaniu projektami

Dlaczego dostępność zasobów jest tak ważna?

To proste - przed przypisaniem zasobów do przyszłych projektów musisz znać ich dostępność. W przeciwnym razie możesz napotkać takie problemy, jak podwójne rezerwacje, rosnąca ławka rezerwowych lub zatrudnianie pracowników na ostatnią chwilę (lub inne rzeczy, których możesz chcieć uniknąć w zarządzaniu projektami) - a członkowie twojego zespołu również nie będą z tego powodu zadowoleni. Problemy będą tylko narastać, gdy będziesz mieć wiele projektów na głowie! 

Należy pamiętać, że planowanie zasobów dotyczy projektów realizowanych w firmie z perspektywy długoterminowej. Jest to zasadnicza różnica między przydzielaniem członków zespołu do projektów a planowaniem zadań projektowych.

Kluczowe terminy w planowaniu i zarządzaniu zasobami projektu

Zanim zagłębimy się w najlepsze praktyki, omówmy kilka kluczowych pojęć, których potrzebujesz, zanim zanurzysz palce w planowaniu zasobów w zarządzaniu projektami.

Wykorzystanie

Wykorzystanie to procent (%) czasu specjalisty wykorzystanego w wybranym przedziale czasowym. Jednym z kluczowych celów zarządzania zasobami jest maksymalizacja ich efektywnego wykorzystania. Nie należy jednak planować wykorzystania zasobów w 100% - planowanie na mniejszym poziomie zapewni przestrzeń na rozwiązywanie problemów, wprowadzanie zmian lub radzenie sobie z nieoczekiwanymi obciążeniami. 

Jak obliczyć współczynnik wykorzystania? Potrzebny jest sprawdzony wzór na wskaźnik wykorzystania.

Plan zasobów

Musisz przygotować wstępny plan zasobów, aby zrozumieć, które zasoby są potrzebne do ukończenia projektu. Upewnij się, że zakres projektu jest dokładny. W ten sposób można uniknąć przeciążenia lub braku zasobów w trakcie realizacji projektu. Jeśli zrobisz to dobrze, sprawisz, że Twój projekt będzie bardziej opłacalny w dłuższej perspektywie.

Jedną z bardzo pomocnych czynności jest stworzenie WBS (struktury podziału pracy), która pozwala na dokładniejsze oszacowanie projektu, a w rezultacie lepsze planowanie zasobów.‍

Pamiętaj tylko, że planowanie zasobów dotyczy długoterminowej perspektywy, więc nie zajmuj się zarządzaniem w skali mikro.

W miarę rozwoju projektu będziesz w stanie dokładniej planować - potrzebujesz pewnych przybliżonych informacji, aby zacząć.

Tworząc szacunki dotyczące projektu, należy traktować je jako otwarte.

‍Obecnie większość firm programistycznych realizuje zwinne projekty, które nie mają jasno określonego terminu, ale szereg kamieni milowych. Zachowując otwartość, można dodawać nowe fazy i śledzić, jak projekt zmienia się w dłuższej perspektywie.

Czas trwania projektu

Czas trwania projektu uwzględnia nie tylko dni robocze, ale także weekendy i święta państwowe.

Dowiedz się więcej z tego artykułu: Jak zbudować proces planowania projektu dla firmy programistycznej

Kluczowe zadania związane z planowaniem zasobów:

• Określenie dostępności pracowników w danym momencie (w tym prognozowanie ich przyszłej wydajności),
• Planowanie dostępnych zasobów w wielu projektach,
• Obsługa dynamicznych zmian harmonogramu,
• Tworzenie planu zarządzania zasobami na potrzeby zarządzania projektami,
• Znajomość wydajności, umiejętności i wiedzy pracowników,
• Przydzielanie właściwych osób do właściwych projektów (biorąc pod uwagę wiele czynników, od rentowności projektu po zainteresowania zawodowe danej osoby),
• Prognozowanie zapotrzebowania na różne zasoby w oparciu o bieżące prace i wstępne projekty, które mogą zostać zaplanowane w przyszłości,
• Zarządzanie ludźmi i przydzielanie im zadań, aby byli zadowoleni i usatysfakcjonowani.

Dlaczego potrzebujesz oprogramowania do planowania zasobów

Dobrze zaprojektowane i wykonane oprogramowanie do planowania zasobów ma ogromny wpływ na alokację i planowanie. Może pomóc:

• Znajdź osoby potrzebne do realizacji projektu,
• Określ dostępność zasobów dla każdego członka zespołu,
• Prognoza zasobów wymaganych na każdy dzień/tydzień/miesiąc projektu,
• Tworzenie harmonogramu projektu i planu planowania zasobów,
• Śledź koszty zasobów, aby uniknąć przekroczenia budżetu(PMI odkryło, że mniej niż 60% projektów jest realizowanych w ramach budżetu),
• Zaplanuj zasoby, aby sprawdzić ich wpływ na rentowność projektu,
• Kontroluj swój budżet dzięki automatycznemu obliczaniu stawek godzinowych,
• Uzyskaj wgląd w czasie rzeczywistym w dostępną wydajność i wykorzystanie zasobów (czy wiesz, że 55% firm twierdzi, że nie może śledzić wydajności swoich projektów w czasie rzeczywistym?)
• Zrównoważ obciążenie zespołu, aby utrzymać zaangażowanie i zadowolenie pracowników,
• Automatycznie obliczaj rzeczywiste i planowane koszty projektu, aby uzyskać więcej informacji,
• Śledź przepracowane godziny zespołu dzięki automatycznej ewidencji czasu pracy.

Planowanie zasobów w zarządzaniu projektami: przykład z życia wzięty

1. Dokonanie wstępnych szacunków projektu

Przygotuj wstępną wycenę projektu, szacując, ile godzin będzie potrzebnych do ukończenia całego projektu lub określonego procesu, takiego jak faza odkrywania.

Określenie umiejętności potrzebnych do realizacji projektu.

Powinieneś także wziąć pod uwagę godzinowe/dzienne/całkowite wydatki, których nie chcesz przekroczyć, a także oczekiwane przychody na tym etapie.

2. Określenie zapotrzebowania projektu na zasoby

Pierwszym krokiem do udanej alokacji zasobów jest poznanie unikalnych kompetencji i wiedzy, których wymaga projekt. 

Nie można umieścić trzech młodszych programistów Pythona w miejsce jednego starszego programisty Pythona i oczekiwać, że ich połączone umiejętności się zsumują.

Weź pod uwagę nie tylko umiejętności twarde i miękkie, ale także staż pracy i inne powiązane kwalifikacje (na przykład lokalizację lub strefę czasową).

3. Zlokalizowanie zasobów z zestawami umiejętności spełniającymi wymagania.

Możesz użyć alokacji budżetu, aby uzyskać widok wykresu Gantta, aż poznasz niezbędny czas potrzebny do ukończenia projektu i zakończenia zarządzania zasobami. Teraz wybierzesz najlepszych kandydatów do tej roli.

Po określeniu zestawu umiejętności, stażu pracy i dostępności, prawdopodobnie masz pulę talentów i kombinacji wiedzy, z których możesz wybrać swoich kandydatów. Pamiętaj przy tym o dostępności zasobów!

Lokalizowanie zasobów - przykład

Wyobraź sobie, że znalazłeś dwóch młodszych programistów JavaScript o podobnych umiejętnościach i doświadczeniu. Jednak jeden z nich jest pracownikiem najemnym ze stawką godzinową 45 USD, a drugi jest wykonawcą ze stawką godzinową 55 USD.

Nadszedł czas, aby przeanalizować finanse projektu i wykorzystać je do stworzenia planu zasobów. Który kandydat najlepiej pasuje do prognoz finansowych? Poprawisz marżę projektu, przypisując dewelopera, który jest pracownikiem najemnym.

Obecnie zalecam kierownikom projektów tworzenie tak zwanej "miękkiej alokacji" lub rezerwacji pracowników. W rezultacie powinieneś przypisać ich do projektu na początku, ale pamiętaj, że rezerwacja nie jest gwarantowana. Wielu naszych klientów utworzyło "wstępne alokacje" dla programów, które są nieprzewidywalne. Dzięki temu ich plan zarządzania zasobami pozostaje elastyczny bez blokowania żadnego zasobu.

Pozwala to na dokonywanie różnych szacunków w oparciu o różne czynniki. Można na przykład zweryfikować dostępność pracowników bez żadnych wstępnych zadań lub miękkich przydziałów.

4. Porównanie pierwotnych szacunków projektu z rzeczywistymi wynikami

Po utworzeniu pierwotnych/miękkich alokacji można porównać je z początkowymi prognozami i udoskonalić je, aby upewnić się, że dane są tak dokładne, jak to tylko możliwe. Jest to sprytne posunięcie, które z pewnością poprawi zarządzanie zasobami. Gdy masz pewność co do tych alokacji, ustaw je jako "aktywne" (tak zwana "twarda" rezerwacja - w 100% potwierdzona).

5. Przydzielanie zasobów zgodnie z zapotrzebowaniem

Nadszedł czas, aby oddelegować zasoby do projektu. Przygotuj plan awaryjny na wypadek, gdyby zasób stał się nieoczekiwanie niedostępny (na przykład z powodu choroby) lub potencjalny kandydat otrzymał silniejszą ofertę w ostatniej chwili. W tym celu można również skorzystać z oprogramowania do planowania zasobów.

Upewnij się, że nowy specjalista pojawi się nieco wcześniej - zwłaszcza jeśli pełni kluczową rolę. W ten sposób upewnisz się, że są gotowi przed rozpoczęciem projektu.

6. Śledzenie wykorzystania zasobów

Możesz monitorować plan wykorzystania zasobów po rozpoczęciu projektu. Będziesz mógł zobaczyć, jak plany są realizowane i od razu wykryć wszelkie niespójności.

Na przykład, mogłeś nie oszacować liczby godzin potrzebnych do ukończenia procesu projektowego lub ktoś mógł zapomnieć zarejestrować swój czas pracy (zaufaj mi, to się zdarza!).

Jak można skorzystać z planowania zasobów w zarządzaniu projektami?

Inteligentne planowanie zmniejsza koszty projektu

Przydzielanie właściwych osób do odpowiednich projektów zapewnia terminową realizację i daje pełną kontrolę nad ich budżetem. Planowanie pomaga uniknąć dodawania nadmiernie wykwalifikowanych zasobów, które mogą zwiększyć koszty projektu. Jednocześnie eliminuje opóźnienia poprzez unikanie przydzielania zbyt słabo wykwalifikowanych specjalistów. 

Przydzielenie do projektu dwóch młodszych programistów zamiast jednego starszego nie przyniesie takiego samego efektu, prawda? Najprawdopodobniej spowoduje to niedotrzymanie terminów i sprawi, że zarządzanie projektem stanie się porażką.

Prognozowane wykorzystanie zasobów

Zarówno planowanie zasobów, jak i prognozowanie oferują wgląd w wykorzystanie pracowników w ramach projektu. Inteligentny plan zasobów pomaga zmobilizować zasoby z projektów niepodlegających rozliczeniom do projektów podlegających rozliczeniom, aby zwiększyć zyski. Pozwala także uniknąć niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania pracowników, aby utrzymać ich zadowolenie na odpowiednim poziomie. Narzędzia do zarządzania zasobami i plan zarządzania zasobami również mogą w tym pomóc.

Utrzymanie rentowności projektów

Rentowność projektu jest bezpośrednio związana z zasobami wybranymi do jego realizacji. Dokładne planowanie czasu pracy zespołu pozwala kontrolować budżet projektu i uzyskać pożądaną rentowność. Większość firm programistycznych decyduje się na rentowność na poziomie około 30%.

Podejmuj mądre decyzje dotyczące zatrudniania

Podczas procesu planowania zasobów możesz zauważyć luki w swoich umiejętnościach na pokładzie. Może też okazać się, że konieczne będzie pozyskanie nowych talentów. W obu przypadkach dział HR będzie miał jasność co do tego, jakie umiejętności są potrzebne do ukończenia wstępnych projektów i rozpocznie pracę nad ich pozyskaniem oraz jak przyciągnąć te zasoby do firmy. Stanie się to jeszcze bardziej cenne po rozpoczęciu prognozowania zasobów.

Planowanie oznacza wyciąganie wniosków z przeszłości

Podobnie jak każde inne działanie związane z planowaniem, planowanie zasobów wykorzystuje dane historyczne, aby dokonywać świadomych prognoz dotyczących przyszłości. Przeglądając poprzednie projekty, można dowiedzieć się wiele o swoich błędach i upewnić się, że nigdy się nie powtórzą. Na przykład, można szczegółowo zbadać, dlaczego przekroczyłeś budżet na projekt i dowiedzieć się, co zrobić inaczej następnym razem).

Planowanie zasobów - najlepsze praktyki dla kierowników projektów

1. Omówienie podstaw planowania projektów

Pierwszym krokiem jest oszacowanie zakresu i czasu trwania projektu - jest to niezbędna operacja w zarządzaniu projektami w każdej firmie. Skąd inaczej będziesz wiedzieć, którzy specjaliści są potrzebni i na jak długo? W tym celu warto rozważyć zastosowanie struktury podziału pracy (WBS). Aby Twoje plany były bardziej wiarygodne, wykorzystaj dane historyczne z poprzednich projektów i uwzględnij je w oprogramowaniu do zarządzania projektami.

2. Upewnij się, że masz pełną widoczność

Nie popełniaj błędu polegającego na przydzielaniu zasobów bez pełnego wglądu w ich umiejętności, kompetencje oraz zaplanowane lub wstępne rezerwacje. Dopasowanie właściwej osoby do odpowiedniego projektu stanie się bardzo trudne. Oprogramowanie do zarządzania zasobami może w tym pomóc!

3. Nie unikaj planowania wstępnych projektów. 

Planowanie zasobów dla przyszłych projektów jest często czymś, co kierownik projektu robi w ostatniej chwili. Planowanie i przydzielanie ludzi do projektów musi odbywać się jeszcze przed podpisaniem umowy. W idealnym scenariuszu ma to miejsce zaraz po tym, jak perspektywa osiągnie pewne prawdopodobieństwo zamknięcia. 

Da ci to przewagę w planowaniu projektu i wystarczająco dużo czasu, aby zająć się wymaganiami dotyczącymi zasobów projektu. Nie będziesz musiał zmagać się z zatrudnianiem pracowników na ostatnią chwilę, co mogłoby wpłynąć negatywnie na jakość wyników projektu.

‍

4. Mieszanka stałych pracowników i wykonawców

Korzystanie z pełnoetatowych pracowników wydaje się być bardziej opłacalnym rozwiązaniem w zarządzaniu zasobami dla wielu kierowników projektów. Tak jest, ale tylko w przypadku projektów długoterminowych. W przypadku krótszych projektów, zatrudnienie kogoś na pełny etat może obniżyć wyniki finansowe w późniejszym czasie. Jak zamierzasz przesunąć ten zasób po zakończeniu projektu?

Dlatego też sensowne jest uzyskanie odpowiedniej kombinacji stałych pracowników i specjalistów, którzy mogą wejść i przyczynić się do realizacji projektu przez ograniczony czas. Oczywiście, aby ta technika odniosła sukces i aby plan zarządzania zasobami był dokładny, wymagane jest planowanie wydajności.

5. Dopasowanie umiejętności do projektów podczas planowania

Jedną z najczęstszych pułapek planowania zasobów w zarządzaniu projektami jest przypisywanie do projektów osób o zbyt niskich lub zbyt wysokich kwalifikacjach. Niewystarczająco wykwalifikowane zasoby powodują opóźnienia, a nadmiernie wykwalifikowane zwiększają koszty projektu i wpływają na jego rentowność. 

Ale to nie wszystko. Jeśli nie weźmiesz pod uwagę indywidualnych zainteresowań i umiejętności pracowników, możesz przydzielić ich do projektów, którymi nie są zainteresowani. W rezultacie zaobserwujesz brak zaangażowania i spadek produktywności. Może to również wpłynąć na zarządzanie zasobami w innych projektach, ponieważ tacy pracownicy są bardziej skłonni do odejścia.

6. Nie zatrudniaj w ostatniej chwili

W zarządzaniu projektami wiele rzeczy może pójść nie tak. Planowanie zasobów może być niedokładne; z pewnością będziesz zmuszony zatrudnić ludzi w ostatniej chwili, aby spełnić wymagania projektu. Wpłynie to na ogólną jakość, a później doprowadzi do powstania dużej ławki słabo dopasowanych zestawów umiejętności. 

Analiza wymagań projektu z uwzględnieniem dopasowanych zestawów umiejętności umożliwia podejmowanie świadomych decyzji o zatrudnieniu z dużym wyprzedzeniem.

7. Zaprzestanie korzystania z arkuszy kalkulacyjnych

Pomimo swoich ograniczeń i skłonności do błędów, wiele firm nadal używa arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania zasobami. W większości przypadków dzieje się tak dlatego, że są one dostępne i ludzie są do nich przyzwyczajeni.

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych jako narzędzi do planowania zasobów ma swoją cenę - od niewłaściwej alokacji i podwójnych rezerwacji po tworzenie dodatkowej pracy dla kierownika projektu i działu HR.

Dodatkowym problemem, z którym spotykam się podczas rozmów z kierownikami projektów, jest obawa i niepewność, czy wszystko zostało uzupełnione w Excelu, a informacje te determinują właściwe decyzje alokacyjne.

Co więcej, pliki Excel często nie zapewniają wystarczającej przejrzystości tego, co dzieje się z lotu ptaka. W rezultacie zarządzanie zasobami w Excelu może być po prostu mylące.

Chcesz zobaczyć przykład oprogramowania do zarządzania zasobami w pracy?

Zapoznaj się z tym studium przypadku, które pokazuje, jak jeden z naszych klientów obniżył roczne koszty o ponad 200 000 USD dzięki usprawnionemu procesowi planowania ludzi i ulepszonemu zarządzaniu zasobami, które sprawiły, że praca kierowników projektów była przyjemniejsza niż kiedykolwiek wcześniej.

Planowanie zasobów może być łatwiejsze, gdy masz pod ręką odpowiednie narzędzie.

Wypróbuj Primetric, aby zobaczyć, jak to jest planować i przydzielać zasoby z pełnym zaufaniem i dostępem do danych w czasie rzeczywistym i dołącz do innych odnoszących sukcesy kierowników projektów! 

‍ Zarejestruj się wwersji demonstracyjnej i zacznij planować jak profesjonalista.

‍