Finansų valdymas sparčiai augančioje įmonėje nėra lengvas, tačiau jis tampa dar sudėtingesnis, kai derinamas su planavimu ir projektų grafikų sudarymu. Visi minėti iššūkiai "Speednet" tapo vis aktualesni - tuomet į sceną įžengė "Primetric".
Projektų valdymo biuro vadovas
"Speednet" save apibūdina kaip programinės įrangos kūrimo įmonę. Per pastaruosius metus ji išaugo nuo 60 iki daugiau nei 250 darbuotojų, vykdydama IT projektus fintech, bankininkystės, edtech ir draudimo sektoriams, įskaitant tokius klientus kaip POP Pankki, Fico, BPH, Eduhouse, DPD ir daugelį kitų. Tokiam (eksponentiniam) augimui ir projektų sudėtingumui reikalingi aukščiausio lygio veiklos ir valdymo procesai, o "Speednet" buvo sunku juos sukurti be išsamių priemonių.
Šiame atvejo tyrime suprasite, kaip "Speednet":
.png)
"Speednet" teikia programėles, pažangias BI ir galines sistemas įvairių pramonės šakų klientams. Įmonė specializuojasi Fintech ir bankininkystės įrankių, taip pat draudimo srityje. Tačiau įmonė mielai priima ir kitus pažangius projektus, įskaitant programas laivų statyklai, sunkiajai pramonei ir logistikai.
Pavyzdžiui, pertvarkius "POP Pankki" programą, jos reitingai pakilo ir pasiekė stulbinamą 4,9/5 balų įvertinimą. Kitame BPH projekte "Speednet" komanda buvo atsakinga už sudėtingos sistemos padalijimą, išlaikant jos veikimą, ir tai jiems taip pat pavyko.
Tačiau, nors pelningumo požiūriu ši plati veiklos sritis neabejotinai naudinga, pasirodė esanti iššūkis vadovams, besirūpinantiems specialistais, projektais ir apskaita. Įmonei plečiantis, problemos darėsi vis aktualesnės, o tai paskatino "Speednet" vadovus imtis veiksmų.
"Iki šiol esame vienintelė įmonė, atsakinga už BPH skaitmeninės bankininkystės priežiūrą."
"Speednet", kaip programinės įrangos kūrimo įmonė, daugiausia dėmesio skiria naujausių technologijų, galinčių pakeisti klientų verslą, diegimui, ir tai yra visos jos veiklos pagrindas.
Tačiau siekiant užtikrinti produktų ir paslaugų kokybę bei skaidrumą, bendrovė yra suskirstyta į tris atskirus skyrius.
Programinės įrangos kūrimo skyrius yra atsakingas už produktų pristatymą. Jį daugiausia sudaro programuotojai, testuotojai, administratoriai ir kiti techniniai specialistai, tiesiogiai dirbantys su naujais projektais. Jie visą arba ne visą darbo dieną dirba su įvairiais projektais, kurių dauguma pagrįsti "Agile/Waterfall" metodikomis.
Tačiau Programinės įrangos kūrimo departamentas iš kitų panašių komandų išsiskiria įvairioms platformoms būdingomis savybėmis. Šį skyrių sudaro daugelio sričių specialistai - nuo UX specialistų iki programuotojų, analitikų, administratorių ir architektų.
Taip yra todėl, kad komanda dažnai dirba su sudėtingais projektais, kuriems reikia įvairių įgūdžių.
Galiausiai, bet ne mažiau svarbu, kad šiems dviem skyriams vadovauja PM, vadybininkų ir vadovų komanda, kuri prižiūri visas įmonės operacijas.
"Užtikrinu, kad projektai būtų sėkmingai ir efektyviai valdomi atsižvelgiant į visų dalyvaujančių šalių - klientų, valdybos, darbuotojų - gerovę."
Jokūbas yra "Speednet" projektų valdymo biuro vadovas. Jo pareigų sąrašas ilgas, tačiau pagrindinė jo atsakomybė - užtikrinti gerą įmonės komandų, projektų ir klientų aptarnavimo kokybę. Apskritai jis daugiausia dėmesio skiria:
.png)
Siekdamas užtikrinti aukščiausius šių trijų elementų standartus, Jokūbas daugiausia dėmesio skiria išteklių ir projektų portfelio valdymui.
"Ką darome, kad tai pasiektume? Jei būtume gamykla, sakyčiau, kad turiu užtikrinti, jog mašinų parkas būtų aukščiausio lygio. IT įmonės atveju mūsų mašinų parką sudaro žmonės, o žmonėms kartais reikia tam tikrų korekcijų, kad galėtų tinkamai atlikti savo darbą. Būtent tai mums padeda pasiekti "Primetric"."
Jis turi žinoti apie visus perteklinius užsakymus, visą ir ne visą darbo laiką ir galimą daugiafunkcinį darbą pagrindiniame savo darbo lygmenyje.
.png)
Tačiau, žvelgiant iš bendresnės perspektyvos, jis taip pat turi sutelkti dėmesį į projektų finansų gerinimą, atsiskaitymų valdymą ir komandų darbo organizavimą. Tačiau tam jam reikia ne tik rašiklio ir popieriaus.
Jokūbas taip pat buvo vienas iš žmonių, kurie padėjo naudoti "Primetric" iki galo. Iš savo patirties jis puikiai žinojo, kodėl svarbu tiksliai prognozuoti ir stebėti tiek projektų, tiek įmonės pelningumą. Per metus, praleistus kitose įmonėse, jis turėjo daug naudos iš tokio požiūrio ir nekantravo įdiegti jį "Speednet". Tačiau jam teko susidurti su keliais iššūkiais, kuriuos sukėlė dabartinė procesų būklė įmonėje.
Planavimo procesai "Speednet" keitėsi įmonei augant. Tačiau tam tikru metu vadovams ėmė reikėti kur kas daugiau nei tik skaičiuoklės, ir jų poreikiai tapo kur kas aktualesni.
Kai Jokūbas prisijungė prie "Speednet", tai buvo palyginti nedidelė įmonė, kurioje dirbo tik 60 žmonių. Įmonė savo specialistus valdė per bendrus susirinkimus su visais dalyvaujančiais PM ir vadovais.
Šių susitikimų metu vadovai nurodė savo poreikius kitam planavimo laikotarpiui.
Tuomet jie pasikeitė informacija apie specialistų užimtumą, bandydami sudaryti planą, kuris leistų maksimaliai išnaudoti darbuotojų laiką. Kartu jie taip pat siekė iki minimumo sumažinti savo darbuotojų neveiklumo laiką.
"Tuomet, kai buvo tik keli žmonės, projektai ir klientai, valdymas buvo orientuotas į labai bendrą, apibendrintą informaciją. Pavyzdžiui, buvo manoma, kad kai įmonė dirba pelningai, jos projektai taip pat dirba pelningai - ir tai iš dalies buvo tiesa. Vis dėlto tai nebuvo pakankamai tiksli informacija. [...] Tačiau, kai buvo pristatyta "Primetric", tai buvo toks reikšmingas teigiamas pokytis, kad pirmą kartą ją pamatęs tiesiog nukritau nuo kėdės."
Iš pradžių šis paprastas procesas puikiai tiko Jokūbui ir kitiems "Speednet" vadovams. Tačiau jų bendros pastangos lėmė spartų verslo augimą. Kad ir kaip norėtųsi, dėl šios plėtros "Speednet" susidūrė su nenumatyta problema: išteklių valdymas nebebuvo toks paprastas.
Jei turite pardavimų pasiūlymą ir žinote, kaip rasti tobulą pusiausvyrą tarp rinkos paklausos, pelningumo ir darbuotojų rinkos, esate nugalėtojas, ir "Speednet" tai žino. Štai kodėl jie nustatė šiuos iššūkius.
Kai į įmonę įsitraukė tiek daug žmonių ir projektų, nenuostabu, kad planai ir procesai ėmė komplikuotis. Daugėjo operacijų, todėl vadovams buvo sunku jas tinkamai stebėti.
Tai taip pat tapo problema darbuotojams. Jiems nebuvo pateiktas ilgalaikis jų darbo planas ir jie negalėjo optimizuoti savo darbo, remdamiesi informacija. Jie taip pat negalėjo patikrinti, ar jų skiriami asignavimai yra teisingi. Tai turėjo pakeisti naujos priemonės įdiegimas.
Dėl to kildavo klaidingų interpretacijų, nereikalingų susitikimų, kad visi būtų informuoti, ir didelė klaidų tikimybė.
Jei profesionalių paslaugų įmonės valdymas būtų šachmatų partija, sakytume, kad pajamos yra karalius, o pelningumas - karalienė. Kuo detaliau jį prognozuosite ir stebėsite, tuo geriau.
Kaip ir bet kuri kita programinės įrangos kūrimo įmonė, "Speednet" vienu metu vykdė daugybę projektų. Natūralu, kad kiekvienas iš jų generavo savo finansinių duomenų rinkinį, įskaitant pelningumą. Visi šie projektai kartu sudarė pelningą bendrovę, tačiau buvo sunku nustatyti, ar tarp šių operacijų nebuvo juodų avių. Naujoji Jokūbo priemonė turėjo padėti tai patikrinti.
"Kai pirmą kartą atėjau į įmonę, visų klausiau: "Kiek pelningas tas projektas?", bet niekas negalėjo atsakyti į šį klausimą. Taip buvo todėl, kad buvo atsižvelgiama tik į bendrovės statistinius duomenis."
Įmonei augant, žmonių paskirstymas tapo vis didesniu iššūkiu.
"Kai mūsų įmonėje dirbo apie 60 žmonių, buvo paprasta valdyti specialistų darbą ir santykius su klientais. Tačiau kartu su įmone sudėtingumo lygis auga geometrine progresija. Kai pasiekėme daugiau nei 100 žmonių, asignavimų skyrimo laikas buvo tamsus, kupinas chaoso ir audrų."
Reguliarių visų vadovų susitikimų tiesiog nepakako, kad būtų galima išlaikyti daug darbuotojų ir projektų. Tiesą sakant, asignavimų kūrimas per ilgus pokalbius buvo pagrindinė klaidų priežastis. Be to, didėjo ir nedirbančių specialistų skaičius, todėl įmonė ieškojo naujų sprendimų, galinčių padėti šiam procesui.
Be to, "Speednet" vienu metu dirba su keliais projektais. Todėl ji turi valdyti šimtus darbuotojų, turinčių tūkstančius skirtingų įgūdžių, kuriuos reikia priskirti tinkamiems projektams. Todėl nenuostabu, kad žmonių valdymas bendrovei tapo aktualiu klausimu.
"Primetric" leidžia mums įveikti sudėtingumą, kuris didėjant užimtumui auga eksponentiškai."
Vienas iš pagrindinių Jokūbo rūpesčių buvo užtikrinti, kad visi įmonės darbuotojai, vadovai, klientai ir valdybos nariai būtų patenkinti ir informuoti. Tačiau net ir tada, kai "Speednet" buvo maža, tai buvo nelengva užduotis.
Įmonei augant, buvo dar sunkiau suderinti projektų ir finansų skaidrumą. Daugėjant žmonių, daugėjo sutarčių, išlaidų ir pelno, todėl chaosas augo geometrine progresija. Todėl Jokūbas tikėjosi, kad jo naujasis įrankis išspręs ir šią problemą. Kartu jis taip pat norėjo išlaikyti aukštą įmonės paslaugų kokybę, tenkinant klientų poreikius.
Diegimo metu "Speednet" jau turėjo tris skirtingus įrankius, kuriuos reikėjo sujungti su "Primetric". Tai buvo:
Laimei, dėl sistemoje esančių integracijų šis atvejis integravime dalyvavusiems žmonėms buvo labai paprastas. Vos po kelių paspaudimų įrankiai buvo sujungti, o "Speednet" galėjo pradėti naudotis kitomis "Primetric" sistemoje esančiomis funkcijomis.
Todėl "Primetric" tapo vienu valdymo centru, kuriame buvo planuojamas, stebimas ir prognozuojamas žmonių darbo krūvis, projektų portfelio rezultatai ir finansinės prognozės.
Šiuo metu "Speednet" naudoja šias "Primetric" funkcijas:
"Primetric" mane visada stebina savo galimybėmis. Tai visapusiškas įrankis, turintis didžiulį potencialą, o tinkamai naudojamas jis tiesiog nuostabus. Be to, "Primetric" mane daug ko moko. Skaitydamas jūsų informaciją apie išleidžiamus leidinius, galiu paprasčiausiai geriau valdyti procesus."
Netrukus po įdiegimo "Primetric" pelnė ne tik Jokūbo pritarimą, bet ir jo pasitikėjimą.
"Pasitikiu "Primetric" turimais duomenimis ir jaučiuosi ramus, kai vertinu projekto būklę. Čia turiu visus projektus, ir nė vienas projektas nėra prarastas; jaučiuosi ramus, kai peržiūriu viską, kas vyksta įmonėje."
Be to, jis nebuvo vienintelis įmonės darbuotojas, kurį nustebino "Primetric" funkcijos.
Netrukus po įdiegimo mūsų įrankio teigiamą poveikį "Speednet" būklei pajuto visa įmonė. Jis apėmė:
Finansai buvo vienas iš labiausiai sveikintinų "Primetric" atliktų "Speednet" patobulinimų. Dėl pažangių šios srities funkcijų įmonė dabar gali valdyti:
Įdiegęs šias paslaugas Jokūbas dabar gali skaičiuoti kiekvieną įmonės išleistą ir uždirbtą centą.
"Speednet" dinamiškai augo. Dėl jos dydžio atsirado didelė atsakomybė - ir gana didelis chaosas, kurį sukėlė įmonės sudėtingumas. Nauji projektai, nauji žmonės ir, ne mažiau svarbu, nauji pelno šaltiniai - "Primetric" turėjo surinkti visą šią informaciją ir paversti ją darbuotojų kalendoriais, diagramomis ir ataskaitomis jų vadovams.
"Norėdami įvertinti projektą dabar, turime pradėti nuo "Primetric". Man labai smagu, kai vadovai neateina pas mane prašyti kažkokių lentelių ar diagramų. Dabar man nereikia jų ruošti rankiniu būdu, jie gali tai patikrinti "Primetric". Mano galva, "Primetric" yra vienas tiesos šaltinis, kurį galima pasiekti bet kuriuo metu, kai tik generaliniam direktoriui ar projekto vadovui to prireikia."
Specialisto neveikimas (arba pasodinimas ant suolo) buvo blogiausias "Speednet" scenarijus. Deja, tai buvo ir dažnas reiškinys, nes įmonė neturėjo vieno informacijos šaltinio, o neturinčių ką veikti žmonių buvo lengva pasigesti.
Dabar "Primetric" gali ne tik pateikti informaciją apie specialistus, kurie nedirba prie jokio projekto. Ji taip pat yra sprendimų priėmimo procesų, kurie atlieka lemiamą vaidmenį mažinant stendo sąnaudas, pagrindas. Šią informaciją galima panaudoti motyvuojant pardavimų komandą ieškoti naujo projekto arba ateityje geriau paskirstyti žmones.
Kai pirmą kartą pradėjome dirbti su "Speednet", įmonėje dirbo tik šiek tiek daugiau nei 120 žmonių. Dabar "Speednet" didžiuojasi turinti daugiau nei 240 specialistų - nuo mūsų bendradarbiavimo pradžios jos dydis padvigubėjo. Tačiau kaip tai pavyko padaryti versle, kuris iš pradžių susidūrė su tiek daug iššūkių?
Atsakymas į šį klausimą slypi procesuose, pagrįstuose "Primetric" funkcijomis. Įrankis gali rinkti informaciją ir automatiškai paversti ją įvairiais ištekliais. Vadinasi, vadovams nereikia atlikti skaičiavimų, sąmatų ir biudžetų. Todėl jų darbas mažiau apsunkinamas ir leidžia valdyti didesnes ir sudėtingesnes komandas - tokias, kokias šiandien galite matyti "Speednet".
Kaip pamenate iš pirmosios šio atvejo analizės dalies, vis sudėtingesnis paskirstymas buvo viena aktualiausių "Speednet" problemų. Bendrovės laimei, "Primetric" siūlo daugybę priemonių, kurios padeda Jokūbui ir kitiems vadovams su šia problema susitvarkyti kaip reikiant. Tarp šių funkcijų buvo šios:
"Primetric" yra visų mano projektų termometras!"
Šių funkcijų derinys padėjo Jokūbui ir kitiems vadovams vienu metu daugybėje projektų tiksliai ir tiksliai paskirstyti visą ir ne visą darbo laiką, be jokių klaidų ir nesklandumų.
Ilgi susirinkimai kadaise buvo vienintelis informacijos šaltinis įmonėje, tačiau jie kėlė daug rūpesčių ir atėmė daug laiko. "Primetric" tai pakeitė.
"Valdybai nereikia prašyti ataskaitų ir santraukų - dabar jai to daryti nereikia. Generalinis direktorius gali skaityti visą šią informaciją savo nešiojamajame kompiuteryje gerdamas kavą; "Primetric" visada yra šalia."
Šiuo metu "Primetric" jungia visus įmonės skyrius. Ji vienoje vietoje kaupia visą informaciją apie sąnaudas, pelną, žmones, pajėgumus, sąmatas ir kt. ir paverčia ją patogesnėmis duomenų bazėmis, pavyzdžiui, kalendoriais, lentelėmis ir ataskaitomis. Dėl to ji smarkiai pagerino informacijos srauto kokybę ir suvaidino pagrindinį vaidmenį standartizuojant duomenis. Dabar informacija nebėra saugoma vadovų galvose - jų žinios prieinamos visiems, turintiems tinkamą prieigos lygį.
"Primetric" yra vienintelis tiesos ir informacijos apie projekto būklę šaltinis. Jei noriu įvertinti projektą, einu į "Primetric". [...] Tai sistema, kuri leidžia mums sustoti ir pasivyti visus duomenis aiškiai vizualizuojant sudėtingus duomenis. Ji leidžia mums priimti sprendimus ir pokyčius - nepaskęstant duomenyse ir jų kaupime, kuris ir taip suėda tiek daug laiko, kad niekas nebeturi jėgų vėliau juos analizuoti ir priimti sprendimus."
Valdyti operacijas IT pramonėje nėra paprasta. Bet kas, jei galėtumėte pasinaudoti kitų stambių šios pramonės šakos įmonių žiniomis ir patirtimi, kad patobulintumėte savąją?
Jokūbui nereikėjo užduoti šio klausimo. Tyrinėdamas "Primetric", jis pastebėjo, kad daugybė į įrankį įtrauktų procesų iš tikrųjų buvo patobulinta jo paties versija.
"Primetric" dėka išmokstu naujų procesų, kuriuos galime įdiegti organizacijoje."
To priežastis - glaudus "Primetric" bendradarbiavimas su dešimtimis klientų iš paslaugų ir IT pramonės. Jų patirtis palaipsniui buvo įtraukta į įrankį, todėl buvo sukurta daugybė įrankių, skirtų pažangiausiems ir detaliausiems procesams, kuriuos galėjome atspindėti tokiame įrankyje.
"Kartą paklausiau valdybos, ar galėtume patys pasigaminti "Primetric". Atsakymas buvo "Ne", nes "Primetric" sukaupia labai daug žinių ir patirties. Ji inardevtly keičiasi žiniomis apie procesus savo funkcijose".
Kai "Speednet" ir "Primetric" pirmą kartą susitiko, Jokūbas ir vadovų komanda jau žinojo, kad reikia išspręsti daugybę problemų.
Tačiau kai prasidėjo mūsų kelionė, šios problemos liko praeityje. Vadovai, tarp jų ir Jokūbas, galėjo pakeisti stresą, kurį kėlė žinių trūkumas ir chaosas, pasitikėjimu, keičiamo mastelio procesais ir susitelkti į tai, ką jie daro geriausiai, - kurti išskirtinę programinę įrangą savo klientams.
Neabejojame, kad artimiausiais metais "Speednet" ir toliau augs, ir negalime sulaukti, kada galėsime jiems dar labiau padėti.
Parengėme visus mūsų atvejų tyrimus PDF formatu, kad galėtumėte jais dalytis susitikimuose su savo komandos nariais.
Neribokite savo verslo daug laiko reikalaujančiomis
skaičiuoklėmis. Būkite išmanūs, dirbkite išmaniau.
"Capterra" logotipas yra "Gartner, Inc." ir (arba) jos filialų paslaugų ženklas ir čia naudojamas su leidimu. Visos teisės saugomos. "Gartner Digital Markets" apžvalgos pateikiamos įvairiose jos skirtingų prekės ženklų svetainėse ir yra subjektyvi atskirų galutinių naudotojų nuomonė, pagrįsta jų pačių patirtimi, ir neatspindi "Gartner" ar jos filialų nuomonės.
