Kaip "SovTech" pagerino savo pelningumą, apžvelgdama visus finansus iš paukščio skrydžio

Įvadas 

"SovTech" yra pirmaujanti Afrikos programinės įrangos kūrimo bendrovė, įsikūrusi Londone ir Keiptaune, dirbanti su daugeliu technologijų, įskaitant "Web3". "Software World" duomenimis, tai viena iš geriausiai įvertintų programinės įrangos bendrovių. 

Kadangi įmonė yra tarptautinė, joje dirba kūrėjai iš viso pasaulio, o dauguma specialistų dirba Pietų Afrikoje. Visus šiuos žmones vienija išskirtiniai įgūdžiai, lankstumas ir, svarbiausia, aistra darbui - vertybės, kurios yra "SovTech" sėkmės pagrindas. 

"SovTech" taip pat didžiuojasi savo darbuotojams suteikiamomis tobulėjimo galimybėmis. Be standartinių mokymų, įmonė taip pat dalyvauja ir organizuoja daugybę pramonės renginių, įskaitant hakatonus. 

Įmonės įvairovę atspindi ir klientų pasirinkimas. "SovTech" tenkina įvairių klientų poreikius, pradedant finansų įstaigomis, žemės ūkiu, prekybos įmonėmis ir baigiant kitomis, įskaitant prekybos centrus ir maisto pramonės įmones. Iki šiol "SovTech" padėjo tokioms bendrovėms kaip "Huawei", "Deloitte" ir "Standard Bank". 

"Tikime, kad programinė įranga yra puikus meniškumo, inžinerijos ir žmonių derinys. Dinamika leidžia mums kurti neįtikėtiną programinę įrangą."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

Šiame atvejo tyrime sužinosite, kaip "SovTech: 

• didesnis pelningumas dėl protingo naudojimo valdymo,
• susidarė bendrą vaizdą apie žmonių darbo krūvį, projektų įgyvendinimą ir finansinius rezultatus,
• susistemino savo finansus ir pagerino gebėjimą juos valdyti tiek mažu, tiek dideliu mastu, 
• pagerėjo paskirstymo tikslumas, o kartu ir projektų darbų kokybė bei jų vykdymas, 
• prognozuoti ir planuoti specialistų pajėgumus be klaidų, dėl kurių atsiranda vėlavimų ir problemų dėl viršvalandžių.

"SovTech" projektai

Bendrovės požiūrį atspindi jos veikla, kurioje daugiausia dėmesio skiriama pagal užsakymą sukurtai programinei įrangai, skirtai bet kuriam klientui, kuris gali susidomėti jų paslaugomis. Šie projektai vykdomi ir pagal "Waterfall", ir pagal "Agile" metodikas, pritaikytas klientų poreikiams. Prireikus "SovTech" taip pat vykdo esamų produktų priežiūrą arba prenumeratos projektus, kuriuos reikia nuolat tobulinti, taip pat kai kurias konsultacines operacijas. 

Be to, "SovTech" didžiuojasi galėdama sujungti specialistus ir programuotojus su savo klientais, nes siekia tapti geriausiu talentų telkiniu regione. Būdama Afrikos pramonės lyderė, bendrovė vykdo įvairias įdarbinimo operacijas, kurios dar labiau išplečia jų galimybes, teikdama kėbulų nuomos paslaugas. 

Nepriklausomai nuo projekto tipo, "SovTech" prireikus apima visą projekto gyvavimo ciklą. Padedant strategams, kiekviena operacija kruopščiai analizuojama, kad visoms suinteresuotosioms šalims būtų pateiktos rekomendacijos dėl darbo. Taip užtikrinama aukščiausia kiekvieno įmonės projekto kokybė. 

"SovTech" įrankiai

Anksčiau bendrovė savo veiklai valdyti naudojo tris įrankius: "Google Sheets", "Harvest" ir "Jira".

"Google" lapai buvo naudojami ilgalaikiam žmonių planavimui ir finansų valdymui. Tačiau jas reikėjo atnaujinti kaskart, kai kas nors pasikeisdavo planuose, o tai iš esmės buvo kasdien. Dėl to išteklių planavimo procesas, taip pat finansai kas valandą darėsi vis nuobodesni. 

"Viskas keitėsi kasdien, kas savaitę, kas mėnesį, todėl mums reikėjo nuolat atnaujinti lapą."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

Žinoma, "SovTech" neliko be technologijų, kurios padėtų šiame procese. Įmonė taip pat naudojosi "Harvest", kuri buvo įdiegta versle, kad padėtų sekti darbo laiką. Vis dėlto joje nebuvo daug vadovams reikalingos informacijos, pavyzdžiui, apie finansus ar pajėgumus.

Be to, įgyvendinant "Primetric", kai buvo vykdomi maždaug 25 projektai, patys procesai darėsi vis sudėtingesni ir buvo linkę klysti. Žmonių paskirstymui reikėjo išsamių žinių apie visas veiklas, o to negalėjo suteikti "Google" lentelė. Dar blogiau, vadovams trukdė ir finansai, nes dėl kintančių valandinių įkainių ir stebimų valandų reikėjo atlikti atskirus skaičiavimus. 

"Man prireikė daugybės metų, kad ką nors padaryčiau teisingai. Pavyzdžiui, užtrukdavau 3 valandas, kad surasčiau mėnesio išlaidas ir tik tada paaiškėdavo, kad vienas valandinis įkainis yra neteisingas. Buvo košmaras bandyti nustatyti finansus ir žmones."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

Oliverio vaidmuo "SovTech

Nors Oliveris yra projektų vadovas, "SovTech" įmonėje jis atlieka gana daug įvairių vaidmenų. Iki šiol jis taip pat ėjo išteklių vadybininko ir tarpininko tarp verslo ir buhalterijos pareigas. 

Pagrindinės jo pareigos: 

• planuoti žmonių darbo krūvį projektuose ir stebėti apmokamų ir neapmokamų valandų panaudojimą,
• stebėti projektų ir jų biudžetų finansinius rezultatus, 
• tarpininkavo tarp projektų vadovų, finansų direktoriaus ir jų tikslų, nes buvo atsakingas už įmonės pagrindinių veiklos rodiklių analizę ir jų pavertimą sprendimais. 

Dėl Oliverio pareigų apimties reikėjo apžvelgti visas operacijas iš paukščio skrydžio. Tačiau tuo metu, kai pradėjo dirbti "SovTech", jis turėjo tik "Google Sheets". Dėl to kilo nemažai iššūkių, kuriuos jam teko įveikti kelyje į sėkmę. 

"Kodėl tai neveikia? Ar užduotis įvykdyta? Kodėl ji užtrunka ilgiau, nei tikėtasi? Ką galime padaryti, kad ją pagerintume? Kas ją pristatė? Tai buvo mano kasdieniai iššūkiai tuo metu".

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

Apibendrinant galima pasakyti, kad "Oliveriui" reikėjo vieno valdymo centro, kuriame būtų galima susidaryti bendrą vaizdą apie svarbiausias įmonės operacijas, kad būtų galima geriau numatyti finansus ir žmonių užimtumą. 

Pagrindiniai iššūkiai 

Prieš įdiegdama "Primetric", "SovTech" susidūrė su daugybe iššūkių, kurie turėjo įtakos jos gebėjimui efektyviausiai organizuoti darbą. Šie iššūkiai buvo šie: 

Nepakankamas žmonių prieinamumo matomumas

Kai Oliveris pirmą kartą atvyko į "SovTech", jis vadovavo maždaug 100 programuotojų, kurių kiekvienas turėjo skirtingų įgūdžių ir patirties. Tačiau visa informacija apie žmonių: 

• asignavimus ir pajėgumus, 
• įgūdžiai, 
• darbo užmokestis ir jo pokyčiai, 
• visų projekto specialistų darbo sąnaudos, 

buvo saugomi skaičiuoklėse. 

Tuo pat metu informacija apie projektų planus ir užduotis buvo saugoma "Jira", todėl vadovai buvo priversti naršyti po daugybę įrankių, kai reikėdavo paskirstyti lėšas. 

"Jei gaudavome naują projektą, neturėjau galimybės greitai išsikviesti visus, kurie turi patirties [šioje srityje], ir pamatyti jų turimus pajėgumus."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

Trūksta ryšio tarp finansų ir žmonių darbo krūvio 

Kadangi informacija apie pajėgumus ir finansus buvo saugoma atskirose skaičiuoklėse, Oliveriui buvo sunku nustatyti konkrečių darbuotojų, o kartu ir jų projektų pelningumą. Jei jis norėjo tai padaryti, jam teko susidurti su labai daug laiko reikalaujančiu procesu, kuriame buvo galima padaryti klaidų. Ilgainiui dėl tokios situacijos įmonės finansai tapo neaiškūs, todėl buvo dar sunkiau gauti patikimus duomenis, reikalingus svarbiems sprendimams priimti. 

Darbuotojų pelningumo užtikrinimas 

Be to, bendrovei buvo sudėtinga užtikrinti tinkamų žmonių atranką, ypač atsižvelgiant į išlaidas. Vykdant daugybę trumpalaikių projektų, Oliveriui dažnai kildavo rūpesčių dėl išlaidų, susijusių su žmonėmis, kurie, pasibaigus projektui, bus pasodinti ant suolo. Dėl ilgalaikių asignavimų trūkumo nebuvo galima pasakyti, ar pristabdytas specialistas ilgainiui bus pelningas, ta pati problema buvo taikoma ir naujai priimtiems darbuotojams. 

"Kai samdžiau naują žmogų, buvau įsitikinęs, kad jis dirbs su šiuo projektu, tarkime, 6 mėnesius. Bet kas bus paskui, kaip bus su to žmogaus išlaidomis? Turiu žinoti, ar iš tikrųjų vėliau galėsime išlaikyti tą žmogų."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

Ne kitaip buvo ir su žmonių išlaidomis. Net menkiausias darbo užmokesčio pokytis galėjo lemti, kad visi skaičiavimai buvo neteisingi. 

Didžiulės skaičiuoklės sukelia chaosą finansų srityje 

Finansai buvo Oliverio akies vyzdys. Tačiau, norėdamas geriau juos apžvelgti, jis turėjo pasinerti į "Google" skaičiuokles.

Žvelgiant iš projekto perspektyvos, jam buvo sunku nustatyti tikrąją projekto pelno maržą ir pamatyti konkrečios operacijos atliktų darbų sąnaudas. Net ir turint po ranka darbo laiko stebėjimo programą, informacijai surinkti reikėjo daug keisti kruopščiai sukurtas skaičiuokles. Dėl to skaičiavimuose pasitaikydavo klaidų, o dar blogiau - nesibaigiančių pakeitimų. 

"Buvo sunku prognozuoti išlaidas, apskaičiuoti žmonių išlaidas ir valandas, projekto maržas, bet ką, kas susiję su finansais."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

užsakomųjų ataskaitų apie įmonės veiklą trūkumas

Kadangi visa informacija apie žmonių gebėjimus buvo laikoma atskirose bylose ir priemonėse, vadovai, įskaitant Oliverį, dažnai nebūdavo informuojami apie esminius pastangų pokyčius. Jie taip pat negalėjo matyti projekto eigos pokyčių, išteklių prieinamumo ir kt. Jiems paprasčiausiai trūko užsakomųjų, naujausių ataskaitų, kurios padėtų prižiūrėti įmonės veiklą. Dėl to jie negalėjo iš karto pakeisti savo perspektyvos, matyti konkrečių komandų, skyrių, klientų ir kt. darbo. 

Sprendimas? Visi duomenys renkami vienu įrankiu

Skaičiuoklės vis didėjo ir sudėtingėjo, todėl kėlė vis didesnį chaosą. Dėl to vadovai ėmė nebepasitikėti šiomis priemonėmis ir vis labiau nusivildavo savo darbu. 

Matydama šią tendenciją, bendrovė pradėjo ieškoti įrankio, galinčio surinkti visą informaciją vienoje vietoje. Naujoji sistema turėjo padidinti duomenų skaidrumą ir visų svarbiausių bendrovės sprendimų tikslumą. Tuomet "SovTech" susidūrė su "Primetric".  

Kaip "SovTech" naudoja "Primetric"? 

Šiuo metu "SovTech" naudoja "Primetric" kelių rūšių operacijoms. Tai apima: 

• importuoti ir sujungti duomenis iš "Jira" ir "Harvest" ir paversti juos intuityviomis ataskaitomis, diagramomis ir kt, 
• prognozuoti, tikrinti ir valdyti žmonių pajėgumus, 
• kurti tikslius asignavimus ir lanksčiai juos redaguoti, 
• stebėti projektų pažangą ir juose atliktų darbų sąnaudas, 
• apskaičiuoti pagrindinius projektų ir visos bendrovės finansinius rodiklius,
• neleisti, kad biudžetas būtų sudegintas. 

Sklandžios integracijos planams palyginti su realybe

Nuo pat pirmos dienos "Primetric" buvo integruota su kitomis "SovTech" turimomis priemonėmis. Sujungę įrankį su "Harvest", vadovai gavo prieigą prie informacijos apie bendrą stebimų valandų skaičių. Primetric taip pat buvo integruota su "Jira", kad ir šiame įrankyje būtų kaupiama visa informacija apie projektų valdymą. Dėl to projektų vadovams ir vadovams nereikėjo persijunginėti tarp skirtingų programų planuojant darbus ir jie galėjo palyginti planus su realybe, kad pamatytų, ar jie tikslūs ir ar telpa į biudžetą. 

Darbuotojų darbo krūvio planavimas ir kontrolė

"Galiu matyti, kiek valandų galiu suplanuoti, kiek valandų skyriau ir kiek valandų viršijau. Taip pat matau, kada žmonės baigia projektus."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

"Primetric" taip pat suteikė "Oliveriui" galimybę apžvelgti visus asignavimus ir žmonių darbo krūvį, taip pat galimybę juos keisti pagal poreikį. Dėl vilkimo ir nuleidimo galimybės jis galėjo redaguoti esamus asignavimus arba pridėti naujų, tiesiog spustelėjęs tam tikrą dieną. Tame pačiame vaizde jis taip pat galėjo matyti darbo eigą.

"Kalendoriaus rodinys yra tikrai gražus. Puiku, kad galite peržiūrėti visus projektus ir matyti, koks yra jų efektyvumas. Taip pat galiu matyti, kas yra paskirti projektams ir kokios yra jų išlaidos."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

Geresnis projektų ir asignavimų pelningumo matomumas

"Primetric" suteikė bendrovei "SovTech" galimybę iš paukščio skrydžio apžvelgti visus jos finansus. 

"Primetric" sugebėjo parengti ataskaitas, kuriose buvo parodytas visų įmonės operacijų pelningumas, įskaitant neapmokamas valandas, dėl kurių sumažėdavo galutinė pelno marža. 

"Primetric" siūlo daug paprastesnį būdą pažvelgti į finansus. Vadovai gali tiesiog pažvelgti ir gana greitai pamatyti, kokia yra įmonės padėtis ir kokia ji bus per artimiausius 3 mėnesius. Jie gali iš karto pasakyti: tai gerai, tai blogai, čia reikia ką nors keisti."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

Kita vertus, "Primetric" galėjo: 

• palyginti suplanuotus finansus su stebimais, 
• nurodyti kiekvieno projekte dalyvaujančio asmens darbo sąnaudas, 
• apskaičiuoti projekto finansinius rezultatus, t. y. pelno maržą, darbo sąnaudas, pajamas ir kt.

Todėl projektų vadovai dabar gali išsamiai kontroliuoti savo projektų biudžetus ir nesijaudinti, kad viduryje darbų bus viršytas biudžetas. Jie taip pat gali

Be to, apskaitos specialistai taip pat naudojasi "Primetric", kad surinktų informaciją sąskaitoms faktūroms. Įrankyje jie gali naudotis tiek suplanuotomis, tiek stebėtomis konkretaus projekto valandomis ir naudoti duomenis sąskaitoms faktūroms ir kitiems atsiskaitymams. 

"SovTech" atveju "Primetric" taip pat yra integruota su "Harvest" ir "Jira" ir automatiškai importuoja duomenis iš šių įrankių į savo sistemą, sudarydama bendrą visų veiksmų vaizdą. Jei to prireiktų, surinktus duomenis taip pat galima eksportuoti į "Excel" programą. 

Bendras projektų įgyvendinimo būsenos valdymo centras

Iki "Primetric" visų projektų pažangos stebėsena buvo didelė našta visiems susijusiems žmonėms - tiek finansų, tiek asignavimų požiūriu. Kadangi duomenys buvo prieinami keliose atskirose priemonėse, vadovams buvo sunku juos sujungti ir susidaryti bendrą visų operacijų vaizdą. Su "Primetric" tai pasikeitė.

Įrankio siūlomame projektų kalendoriuje projektų vadovai gali matyti projektuose užregistruotas valandas, apie kurias pranešama "Harvest". Vėliau jie gali pereiti į biudžeto skirtuką projekto skydelyje ir pamatyti, kaip darbas paveikė finansus. Norėdami gauti bendresnį vaizdą, jie taip pat gali naudotis įvairiomis ataskaitomis, įskaitant projekto pažangos ataskaitą, projekto finansų ataskaitą ir kitas, kad pamatytų, kaip iš tikrųjų vyksta jų veikla. 

"Naudodamasis "Primetric" galiu greitai pamatyti, kokia yra dabartinė projektų būklė, kur jie buvo ir kur jie eina. Galiu matyti, kaip atrodo projekto biudžeto perdegimas, koks yra ETC ir dar daugiau."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

‍

Naudojimo valdymas

Galimybė matyti panaudojimą buvo tikras "SovTech" žaidimo pokytis, nes leido matyti, kiek valandų tenka neapmokamam ir apmokamam darbui. Tai buvo labai svarbu siekiant pagerinti visos įmonės pelningumą.

"Jei per mėnesį turime 160 valandų, o kai kurie žmonės stebi tik 40 apmokamų valandų, kodėl taip yra? Dabar turime galimybę matyti tokias problemas ir daug geriau jas valdyti, taip gaudami geresnį kainos ir kokybės santykį."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

Įdiegęs šią funkciją, "Oliver" galėtų įsitikinti, kad valandinis darbo užmokestis tikrai atitinka projektų pažangą, ir sužinoti, ar pinigai tikrai prisideda prie įmonės sėkmės. Tai pakeitė jo požiūrį į apmokamas ir neapmokamas valandas ir padėjo priimti geresnius sprendimus dėl vertingų specialistų paskirstymo bei optimizuoti žmonių pajėgumų panaudojimą. 

"Pamatęs valandas ir darbo užmokestį, galėjau tiksliai matyti, kaip išleidžiami pinigai, ir galėjau geriau juos valdyti. Mano nuomone, tai tikrai padėjo pagerinti mūsų veiklos pelningumą."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

Išplėstinės ataskaitos tiksliam planavimui ir biudžeto sudarymui

Iki "Primetric" visi su projektų ir išteklių valdymu susiję duomenys buvo saugomi "Google" lentelėse, kurias buvo sunku redaguoti ir kurios vadovams nesuteikė išsamių įžvalgų. Įdiegus "Primetric" tai pasikeitė. Dėl automatizuotų ataskaitų, realiuoju laiku atnaujinamų duomenų ir daugybės vizualizavimo galimybių ir vadovai, ir vadybininkai gali tiksliai matyti, kaip sekasi verslui ir kodėl. 

"Tinkamai suplanavus visus projektus, galiu teisingai matyti pajamas ir išlaidas. Aukščiau už mane esantys vyrai taip pat gali pažvelgti ir pamatyti: štai kur būsime po trijų mėnesių, štai kur būsime po šešių mėnesių."

Oliveris Greenas, "Sovtech" projektų vadovas

"Primetric" privalumai

Iki šiol "Primetric" pagerino ne tik Oliverio darbą, bet ir visos įmonės būklę daugelyje sričių. Tarp jų: 

• didesnis pelningumas dėl optimalaus biudžeto ir specialistų panaudojimo, 
• patobulintas projektų planavimas, kai visi paskirstymai yra visiškai matomi, siekiant didesnio tikslumo, 
• geresnis panaudojimo valdymas ir žmonių paskirstymas, įskaitant biudžetus, 
• visų duomenų, svarbių sprendimų priėmimo procesams, įskaitant biudžetus, vaizdas iš paukščio skrydžio. 
• valdyti apmokamas ir neapmokamas valandas. Dabar "SovTech" tiksliai mato, kiek valandų skiriama nekomerciniams projektams, ir jos vadovai gali efektyviau gerinti šį procentą, 
• integracija su "Harvest". Dėl šios funkcijos "Primetric" gali surinkti informaciją iš įrankio ir sujungti ją su informacija apie valandinius įkainius, taip sukurdama išsamią apmokamos veiklos apžvalgą.