Šiame atvejo tyrime sužinosite:
- Kodėl "PeakData" sėkmę lėmė faktinių duomenų naudojimas priimant sprendimus pristatymo skyriuje,
- Kaip "Primetric" sujungė projektų, žmonių ir finansų valdymą, kad bendrovė galėtų visapusiškai apžvelgti savo veiklą,
- Kokių veiksmų imtasi remiantis "Primetric" įžvalgomis.
Įvadas
2018 m. įkurta " PeakData" yra jauna, bet sparčiai auganti įmonė, kuri specializuojasi teikiant analitines paslaugas geriausioms pasaulio farmacijos bendrovėms. Ji padeda joms daugiau sužinoti apie savo klientus, naudodama savo judrią tikslinės atrankos ir segmentavimo SaaS platformą. Bendrovės "PeakData" paslaugomis naudojasi daugiau nei pusė iš 20 didžiausių farmacijos bendrovių, o jos biuruose JAV, Vokietijoje, Jungtinėje Karalystėje, Lenkijoje, Nyderlanduose ir Šveicarijoje dirba daugiau nei 50 darbuotojų. Todėl "PeakData" yra viena iš pirmaujančių skaitmeninių ir dirbtinio intelekto paslaugų farmacijos įmonėms teikėjų.
Grego vaidmuo "PeakData
Gregas Gembara šiuo metu yra "PeakData" pristatymo vadovas. Jis dirba įmonėje daugiau nei dvejus metus ir suteikia jai patirties projektų, pristatymo ir žmonių valdymo srityse.
Tačiau kai Gregas prisijungė prie "PeakData", ji vis dar buvo startuolis. Nepaisant jos dydžio, ji jau buvo labai sėkminga ir pritraukė daug klientų. Tačiau jos veiklos procesus vis dar reikėjo tobulinti.
PeakData iššūkiai
Dėl Grego kompetencijos, patirties ir didžiulių žinių "PeakData" greitai sukūrė savo veiklos procesus ir vamzdynus, pagrįstus pagrindiniais įrankiais. Tačiau greitai tapo aišku, kad įmonė ketina išaugti ir iš skaičiuoklėmis pagrįstos sistemos, dėl to kilo problemų:
Gerus procesus stabdo pagrindiniai įrankiai
"PeakData" skaičiuoklių skaičius augo kartu su projektų, darbuotojų ir operacijų skaičiumi.Kuo didesnė įmonė, tuo didesni poreikiai. Todėl "PeakData", mėgaudamasi spartaus augimo privalumais, taip pat buvo įstrigusi užburtame rate, kai jos dokumentai buvo vis didesni, mažiau įskaitomi ir mažiau intuityvūs, todėl sprendimų priėmimo procesai buvo apsunkinti ir užėmė daug laiko.
Būdamas patyręs vadovas, Gregas greitai suprato, kad yra geresnis būdas. Jam ir jo kolegoms reikėjo naujausios informacijos, kad galėtų priimti pagrįstus sprendimus dėl projektų ir jų finansų bei valdyti specialistus, nerizikuodami naudotis pasenusia informacija. Vietoj to "PeakData" komandai reikėjo įrankio, apjungiančio projektų, žmonių ir finansų valdymą, kuriuo būtų galima realiuoju laiku dalytis dideliu informacijos kiekiu su kitais darbuotojais ir vadovais.
Darbuotojų darbo eigos optimizavimas
Kiekviena valanda yra svarbi ir sukelia išlaidų - tai buvo akivaizdu Gregui ir "PeakData". Tačiau naudojant "Excel" skaičiuokles (o vėliau - "Jira") tobulintinos operacijos retai patekdavo į vadovų akiratį, nes likdavo paslėptos apaugusiuose dokumentuose.
Todėl Gregui reikėjo įrankio, kuris padėtų jam nuodugniai išanalizuoti esamus procesus ir operacijas ir juos pagreitinti, sumažinant darbo krūvį ir padidinant pelną.
Projektų finansinės veiklos rezultatų stebėsena.
Žinoma, Gregas analizavo ne tik savo darbuotojų darbo krūvio optimizavimą. Nors jis be galo vertino jų komfortą, jam taip pat reikėjo kuo labiau pagerinti įmonės ir projektų finansus bei pristatymo meistriškumą.
Tačiau tai buvo nelengva užduotis, nes jis turėjo atsižvelgti į:
- Įvairios vienkartinių išlaidų rūšys
- Nuolatinės išlaidos
- Projekto biudžeto ir projekto darbų sąnaudų stebėsena.
Tokių dinamiškai besikeičiančių duomenų, kuriuos nuolat keičia darbuotojų darbo laiko stebėjimo ataskaitos, tvarkymas tiesiog negali būti atspindėtas "Excel" programoje. Todėl Gregas dažnai buvo priverstas atlikti daugybę skaičiavimų ar atnaujinimų rankiniu būdu, tam sugaišdamas valandų valandas, ir galiausiai niekada negalėjo būti tikras, kad įvesti duomenys vis dar yra teisingi. Todėl jis buvo pasiryžęs ištaisyti šią situaciją.
Sprendimas: greita prieiga prie duomenų vienu įrankiu
Grego požiūriu, visas minėtas problemas išspręsti buvo paprasta: reikėjo įrankio, kuriuo būtų galima surinkti visus duomenis apie projektus, taip pat visų svarbiausių KPI, už kurių gerinimą jis buvo atsakingas, duomenis. "Primetric" buvo tiesioginis ir išsamus atsakas į šį poreikį.
"Primetric" yra vienas iš tolesnių žingsnių, kuriuos norėjome žengti savo organizacijoje, pradėdami nuo tuščio lapo. Tiesiog žinojome, kad mums reikia kontroliuoti išlaidas, darbo krūvį, projektus ir kt."
Gregas Gembara, "PeakData" pristatymo vadovas
Netrukus Gregas ėmė pastebėti teigiamus savo sprendimų rezultatus. Tai buvo:
Patobulinti kontrolės, stebėsenos ir duomenimis pagrįstų sprendimų priėmimo procesai
Valandos, praleistos atnaujinant dokumentus, nuolatiniai pakeitimai, į kuriuos nebuvo atsižvelgta, ir nesibaigiantis slinkimas išnyko iš Grego tvarkaraščio po to, kai jis pristatė "Primetric" "PeakData".
Dabar, nepaisant to, kad reikia apdoroti labai daug informacijos, jis naudoja vieną procesą vienoje sistemoje visai svarbiai informacijai, žmonių paskirstymui ir projektams valdyti. Jam taip pat nereikia pakartotinai tikrinti duomenų, nes sistema sujungia visus darbuotojus ir vadovus, todėl jie gali dirbti sėkmingos veiklos labui.
Vienas tiesos šaltinis visiems vadovams
"Man nereikia bėgioti ir klausinėti žmonių, kas ką pranešė. Viskas paprasčiausiai atsiranda "Jira", o paskui "Primetric"; man nereikia imtis papildomų veiksmų, kad tuo pasirūpinčiau."
Gregas Gembara, "PeakData" pristatymo vadovas
Puikus ir sklandus bendravimas - tai vienas iš "Primetric" privalumų, kuris smarkiai pagerino Grego darbą. Dabar kiekvienas, turintis reikiamą prieigos lygį, gali į sistemą įtraukti reikiamus duomenis (t. y. darbo sąnaudas, pridėtines išlaidas ir kt.), surinkti duomenis ir perduoti juos Gregui intuityvios ataskaitos pavidalu.
"Primetric" leidžia man kaupti informaciją ir automatiškai dalytis ja su kitais. Tai leido man sukurti PMO ir centralizuoti visus pristatymo duomenis viename įrankyje. Dabar, kai tik einu į susitikimą, galiu pažvelgti į šį įrankį ir tiksliai pasakyti kitiems, kur yra problema."
Gregas Gembara, "PeakData" pristatymo vadovas
Dėl to Gregas gali sutaupyti laiko santraukoms ir kitiems dokumentams kurti. Vietoj to jis visada turi visą informaciją, kurios jam reikia, kad galėtų priimti pagrįstus sprendimus beveik be jokių pastangų. Be to, jis taip pat sutvarkė savo įmonės projektų portfelį, susistemino pagrindinę informaciją ir geriau perprato visą svarbiausią informaciją.
Lankstus biudžeto sudarymas, neatsižvelgiant į išlaidų rūšis
Dėl išlaidų ir pajamų įvairovės jų tvarkymas skaičiuoklėje nebuvo lengvas uždavinys. Laimei, tai pasikeitė.
Šiuo metu "Primetric" renka ir transformuoja visus finansinius duomenis į biudžetus, sudarydama išsamią visų fondų apžvalgą. Joje taip pat pateikiama informacija apie gyvybiškai svarbius finansinius pagrindinius rodiklius, tokius kaip pelno marža ar pridėtinės išlaidos. Dėl to Gregas gali greitai stebėti, planuoti ir keisti savo biudžetus, remdamasis patikimais duomenimis.
"Dabar galiu sekti projektų finansinius duomenis ir nustatyti, ar galiu ką nors patobulinti. Galiu patvirtinti realų biudžetą ir patikrinti, ar jis prasmingas. Valdant projekto biudžetą, turėti šią informaciją yra labai svarbu konkrečiai operacijai ir panašioms operacijoms ateityje. [...] "Primetric" man rodo viską, ką turiu žinoti apie išlaidas: už ką sumokėjome, kada išleidome per daug pinigų."
Gregas Gembara, "PeakData" pristatymo vadovas
Skaidrus grįžtamasis ryšys, gerinantis strategiją
Gregui duomenys buvo tik pradžia ilgos patobulinimų serijos, pagreitinusios procesus ir padidinusios pajamas.
"Tai buvo natūralus poreikis [rinkti šiuos duomenis]. Tiesiog negaliu atlikti savo darbo ir priimti sprendimų be duomenų. Tai deguonis mano pareigoms."
Gregas Gembara, "PeakData" pristatymo vadovas
Remdamasis "Primetric" pateikta informacija, jis nustatė, kuriuos procesus būtų galima patobulinti automatizuojant ar atliekant kitus vienkartinius veiksmus, ir juos paspartino. Todėl "PeakData" pasiekė tuos pačius rezultatus mažesnėmis sąnaudomis ir mažesniu darbo krūviu savo darbuotojams.
"Primetric" privalumai
- Procesų organizavimas nedidelėje, bet dinamiškai augančioje IT paslaugų įmonėje, teikiančioje paslaugas specializuotiems, reikliems klientams,
- Tai leidžia įmonei plėstis nepriklausomai nuo operacijų ir darbuotojų skaičiaus,
- Sutaupytos darbo dienos automatizavus ataskaitų kūrimą,
- Patobulintos pagrindinės operacijos ir procesai, kurie dabar užima mažiau laiko ir duoda daugiau pajamų,
- Lengva prieiga prie duomenų, kurie automatiškai atnaujinami, kai naudotojas atlieka pakeitimus sistemoje,
- Patobulinti sprendimų priėmimo procesai, pagrįsti tiksliais visos įmonės duomenimis,
- Išsami ir išsami visų rūšių išlaidų, turinčių įtakos projekto biudžetui, apžvalga.
Santrauka
Gregas ir "PeakData" su "Primetric" nuėjo ilgą kelią, siekdami veiklos tobulumo. Tačiau, kaip ir bet kokie profesiniai santykiai, taip ir mūsų santykiai turi augti, kad būtų gyvybingi konkurencingoje IT rinkoje - to ir siekiame.
Šiuo metu tobuliname integraciją su "Jira", kad Gregas galėtų dar labiau susieti šias dvi aplinkas. Taip pat suteiksime jam - ir kitiems mūsų klientams - daugiau naujoviškų ataskaitų rengimo ir analizės funkcijų, kad jie galėtų sėkmingai dirbti.
.jpg)
