"Makimo" yra maža įmonė, turinti didelių ambicijų. Kad galėtų įgyvendinti visus sudėtingus projektus, "Makimo" turi efektyviai valdyti tiek savo darbuotojų asignavimus, tiek projektų finansus - ir sakyti, kad tai sėkmingai padarė su "Primetric", yra tas pats, kas nieko nesakyti.
COO/CTO
Ačiū Primetric, Makimo:
Ir dar daugiau... Jei tai skamba įdomiai ir norite geriau suprasti "Makimo" kelionę su "Primetric", skaitykite toliau.
2010 m. įkurta " Makimo" yra nedidelė programinės įrangos kūrimo įmonė, kurioje dirba 20 žmonių. Ji daugiausia dėmesio skiria labai specializuotiems, pažangiems projektams, skirtiems įvairių pramonės šakų įmonėms: nuo žaislų iki medicinos. Be to, "Makimo" į savo projektus žiūri itin selektyviai, nes jos kūrėjai ir specialistai nori dirbti tik su tais projektais, kurie jiems iš tikrųjų patinka.
"Makimo" daugiausia dėmesio skiria atskiriems specializuotiems gaminiams. Įmonė paprastai gamina galinę įrangą, skirtą technologijoms kurti, pvz:
...ir dar daugiau.
Svarbu ir tai, kad "Makimo" retai siūlo kūno ar komandos nuomos susitarimus.
Taip yra todėl, kad bendrovė mano, jog už technines žinias, reikalingas visam produktui sukurti, yra atsakinga "Makimo", o ne jos klientai. "Makimo" specializuojasi tiekdama išbaigtus gaminius ir paslaugas bei kurdama ilgalaikius santykius su savo klientais.
Daugumajų dirba su "Makimo" daugiau nei penkerius metus ir ne viename projekte. Tai yra asmeninio ir atviro požiūrio, kurį puikiai įvertino visi su "Makimo" bendradarbiaujantys subjektai, įskaitant "TomTom", "Nutricia" ir Pasaulio sveikatos organizaciją, rezultatas.
Makimo yra linkęs vienu metu dirbti su daugiau nei vienu projektu. Komandos kiekvienam projektui kuriamos atskirai, tačiau komandoms priskirti žmonės yra glaudžiai susiję tarpusavyje. Taip yra todėl, kad daugeliu atvejų vienas specialistas vienu metu dirba su daugeliu projektų.
Be to, atskiroms užduotims atlikti paprastai sugaištama nevienodai laiko. Pavyzdžiui, vienas darbuotojas gali 60 % savo laiko skirti projektui A ir tik 40 % - projektui B. Todėl apskaičiuoti turimus pajėgumus gali būti sudėtinga, ypač kai jie nuolat kinta.
"Paprastai mūsų žmonės dirba su daugiau nei vienu projektu. Taip yra todėl, kad dauguma mūsų projektų virsta techninės priežiūros projektais, kuriems nereikia nuolatinės pagalbos."
"Makimo" komandų struktūrą prižiūri Mattas Papiernikas. Dėl įmonės dydžio ir ribotų išteklių jam tenka daug pareigų.
Šiuo metu jo pareigos apima ir techninio direktoriaus, ir generalinio direktoriaus pareigas, taip pat kai kuriuos finansų valdymo elementus. Jis taip pat dalyvauja kuriant prasmingus santykius su "Makimo" klientais.
Turėdamas tiek daug pareigų, Mattas turėjo iš tiesų suprasti visus įmonės planavimo procesus. Ilgą laiką jis daugiausia rėmėsi "JIRA" ir "Excel" programomis. Todėl planavimo procesai nebuvo tokie universalūs, kokie buvo jo poreikiai.
Iš pradžių išteklių planavimas "Makimo" sistemoje buvo suskirstytas į du reguliariai atliekamus etapus.
Pirmasis ir pagrindinis etapas - ilgalaikis planavimas. Jis buvo atliktas naudojant pačios "Makimo" sukurtą įrankį MT Matrix. Tai buvo paprastas įrankis, sudarytas iš matricos su spalvotais laukeliais, kuriuose buvo rodomi ir žmonės, ir jų darbo laikas, nepriklausomai nuo to, ar jis jau paskirtas, ar ne.
MT matrica suteikė Mattui ir kitiems vadovams labai bendrą perspektyvą ateinantiems 2-4 mėnesiams. Tačiau ši sistema buvo nenaudinga specialistams - ji buvo skirta tik vadovams.
Programa buvo išsami ir puikiai veikė planuojant trumpus laikotarpius, tačiau dėl integracijos su "JIRA" trūkumo laikui bėgant greitai atsirado darbuotojų suplanuoto ir faktiškai atlikto darbo kiekio neatitikimų. Nesant tinkamos integracijos, projekto prognozavimo galimybės buvo labai ribotos.
Todėl, kadangi paaiškėjo, kad ilgalaikio planavimo šiek tiek trūksta, "Makimo" pradėjo taikyti ir trumpalaikį planavimą.
Trumpalaikio planavimo sesijos vyko kas dvi savaites, ir jose turėjo dalyvauti visi Makimo grupės vadovai.
Šiam procesui reikėjo, kad vienas asmuo prieš planavimo sesiją praleistų maždaug valandą, kad atnaujintų komandų visiems projektams skirtų valandų skaičių.
Komandųvadovai diskutavo apie faktinį, bendrą požiūrį į projekto užbaigimą ir galėjo siūlyti projekto paskirstymo pakeitimus. Po to jų diskusijos rezultatais buvo pasidalinta su visa įmone kaip gairėmis kitoms dviem savaitėms. Darbuotojams tokia bendravimo forma patiko.
Toks požiūris turėjo pasekmių.
Kadangišis vaizdas nebuvo susietas su ilgalaikio planavimo vaizdais, Mattui reikėjo rasti kitų būdų, kaip apeiti šį procesą, kad galėtų pranešti apie projektų prognozes komandų vadovams ir apskaičiuoti pelningumo rodiklius įmonės dokumentams.
"Komandos paprasčiausiai nežinojo, kas jų laukia pasibaigus dviejų savaičių trumpalaikei perspektyvai. Nors projekte turėjau informacijos, ji neatsispindėjo trumpalaikiuose planuose. Dėl to komanda, kuriai buvo priskirtas projektas, žinojo, kad jos 2 backend specialistai prie projekto dirbs visą darbo dieną, o frontend - ne visą darbo dieną per ateinančias dvi savaites. Paskui, praėjus toms dviem savaitėms, susitikome ir išsiaiškinome, ar yra daugiau darbų, kuriuos reikia atlikti."
Finansų valdymas Makimo mieste kėlė kitokius iššūkius nei planavimas.
"Kaip COO esu atsakingas už veiklą, projektų organizavimą ir asignavimus. Taip pat stebiu jų pelningumą, nes tam nėra atskiros pareigybės. Todėl "Makimo" įmonėje veikla ir finansai yra persipynę - dėl šios priežasties nusprendžiau pasidomėti "Primetric"."
Kaip ir ankstesniu atveju, finansinis planavimas buvo atliekamas "Excel" skaičiuoklėse. Tačiau jos nebuvo sujungtos su jokiomis kitomis skaičiuoklėmis - finansiniai skaičiavimai buvo atskirti nuo žmonių tvarkaraščių. Todėl finansinės prognozės buvo grindžiamos ne faktiniais duomenimis, o istoriniais duomenimis ir prielaidomis - jose buvo nurodomas tik tikėtinas pelnas ir jo įvykdymo rodikliai.
Be to, finansiniai planai netiksliai atspindėjo tikrovę. Jie buvo rengiami tik kartą per mėnesį, todėl juose nebuvo parodytos jokios netikėtos problemos, kurios gali iškilti kelyje. Jie taip pat ribotai įžvelgė darbuotojų atlygio pokyčius, nors IT pramonėje jie gana dažni.
Trumpai tariant, finansų valdymas naudojant "Excel" skaičiuokles lėmė tai, kad skaičiavimams buvo sugaištama daug laiko, kurį būtų galima panaudoti pačiai įmonei plėtoti .
Akivaizdu, kad "Makimo" planavimo procesai buvo ilgi ir užimdavo daug laiko, ypač Mattui, kuris vienintelis įmonėje turėjo pakankamai žinių, kad galėtų dirbti pagal šiuos procesus ir sėkmingai valdyti įmonės finansus.
Sistema veikė, tačiau ją buvo sunku išplėsti, nes ji priklausė nuo per daug decentralizuotų tiesos šaltinių ir konkrečių žmonių. Štai reikalavimų, kurių reikėjo "Makimo", kad pasiektų kitą planavimo galimybių lygį, sąrašas:
Nesugebėjimasdidinti komandų ir procesų mastą . Planavimo ir informacijos srautų susiskaidymas nebuvo tvarus ateityje. Be to, tai buvo didelė problema ir patiems steigėjams, įskaitant Matą, nes jis turėjo rūpintis procesu rankiniu būdu.
Atotrūkis tarp trumpalaikio ir ilgalaikio planavimo. Abu planai apėmė dvi labai skirtingas perspektyvas, kurios neturėjo nieko bendra viena su kita. Dėl to paklausa nebuvo aiški ir buvo grindžiama išankstinėmis nuomonėmis, kurios ne visada atsispindėjo tikrovėje. Be to, atliekant tokio tipo planavimą trūko realaus laiko požiūrio ir dažnai nebuvo atsižvelgiama į netikėtus pokyčius, kurie įvyko po to, kai planas buvo patvirtintas.
"Tarp ilgalaikio ir trumpalaikio planavimo buvo didžiulis atotrūkis. Dėl to pasitaikydavo atvejų, kai komandos iš esmės nežinodavo, ką jos turi daryti praėjus toms 2 savaitėms."
"Excels" reikėjo atnaujinti rankiniu būdu
Taibuvo daug laiko reikalaujantis procesas, kurio metu nebuvo atsižvelgta į jokius atnaujinimus ir pakeitimus. Jame taip pat trūko automatinio duomenų patvirtinimo, be to, kartais pasitaikydavo klaidų, t. y. būdavo praleidžiamos kieno nors atostogos, neteisingai apskaičiuojamas pajėgumas ir kt.
Finansų apžvalga iš paukščio skrydžio
Matas, kartu su kitais vadovais ir valdybos nariais, negalėjo matyti jokių biudžeto pakeitimų realiuoju laiku. Dėl to darbo sąnaudos jį dažnai nustebindavo, kai pasikeisdavo projekto darbų apimtis.
"Biudžeto peržiūrą atlikdavome kas dvi savaites. Jei suklydome planuodami, o iš tikrųjų komanda dirbo daug daugiau, nei tikėjomės, po dviejų savaičių turėdavome išrašyti didesnes sąskaitas faktūras, nei iš pradžių planavome."
Analizė, pagrįsta tik vadovo žiniomis
Bendrovėje nebuvo vieno tiesos šaltinio - kiekvienas vadovas turėjo tam tikros informacijos apie savo komandą, kuria turėjo pasidalyti su kitais. Kita vertus, žinios apie projektą buvo gaunamos iš "Jira" ir iš esmės papildytos vadovų, kurie turėjo jas prisiminti, informacija. Tai leido sukti projektus pagal klientų poreikius už tą kainą, kad tarp planavimo sesijų nebuvo žinoma, kaip vykdomi projektai.
"Nors buvo žmonių, kurie turėjo informacijos, bet tiesioginės prieigos prie jos nebuvo."
Nėra matomas darbuotojų užimtumas
Trumpalaikiam planavimui "Excel" programoje reikėjo papildomai pažvelgti į kalendorių, kad įsitikintumėte, ar darbuotojai nėra išleisti atostogų dviejų savaičių laikotarpiu. Komandų vadovai dažnai neprisimindavo savo darbuotojų atostogų ir suplanuodavo tam tikrą projekto apimtį artimiausioms dviem savaitėms tik tam, kad planavimo sesijos metu sužinotų, jog pagrindinis darbuotojas tuo metu negalės atvykti.
"Anksčiau apie neatvykimą į darbą pranešdavome labai įprastu būdu: užrašydavome jį popieriuje ir matydavome "Google" kalendoriuje. Tačiau ši informacija paprastai buvo aktuali tik mūsų įmonės administracijos skyriui - kiti apie ją nežinojo. Dėl to atėję į planavimo sesiją aptardavome asignavimus sakydami: "Na, Markas dirbs prie šio projekto." Kartais ateidavo supratimo akimirka: "Bet juk Markas tuo metu atostogaus!"
Papildomi rankiniu būdu atliekami procesai
Visuspapildomus skaičiavimus reikėjo atlikti rankiniu būdu. Dėl procesų diegimo, norint apskaičiuoti tokius rodiklius, kaip neapmokamų valandų šaltiniai ar informacija apie pelningumą, reikėjo rankų darbo, ir dažnai gana daug.
Kai Makimo ir Mattas nusprendė įdiegti įrankį, kuris pakeistų skaičiuokles kaip pagrindinį informacijos šaltinį, jie pradėjo ieškoti konkrečių reikalavimų.
Taip yra todėl, kad jie neskubėjo. Kelerius metus bandžiusi savo procesus ir sprendimus, vadovų komanda priėjo prie išvados, kad naujasis sprendimas turėtų ištaisyti ankstesnių sprendimų trūkumus. Jis taip pat turėjo sujungti sudėtingus asignavimus ir gauti prieigą prie finansinės informacijos, taip pat platų žmonių valdymą.
Tačiau tai buvo tik pirmoji iš daugelio problemų.
"Makimo" ir visi jos įkūrėjai bei darbuotojai didžiuojasi asmeniniu požiūriu į visus klientus ir tikisi, kad paslaugų teikėjai su jais taip pat elgsis kaip su partneriais.
Deja, ir šiuo atveju Mattas nusivylė, nes susidūrė su beprasmišku SaaS požiūriu, su kuriuo negalėjo susieti. Todėl jis ieškojo dar toliau - taip rado "Primetric".
Tiesa, kad pirmas įspūdis visada svarbus - taip buvo ir Makimo atveju.
Kai Matas pirmą kartą susidūrė su mūsų sprendimu, jo nepasitiko nei robotas, nei demonstracinė versija. Vietoj to pakvietėme jį į demonstracinę demonstraciją su vienu iš mūsų pardavimų atstovų. Nors Matas nenoriai priėmė kvietimą, jis niekada nesigailėjo, kad galiausiai sutiko.
Demonstracijos metu Mattui tapo aišku, kad "Primetric" turi viską, ką jis norėjo įdiegti "Makimo" sistemoje.
Į tai įeina:
Mattas kartu su kitais "Makimo" atstovais nusprendė išbandyti "Primetric" ir šis bandymas virto ilgalaikiais santykiais, kurių "Makimo" tikėjosi nuo pat pradžių.
"Makimo" "Primetric" diegimas nebuvo ilgas procesas. Iš tikrųjų, kai buvo nustatytos visos formalios detalės, prireikė tik 2-3 dienų, kad "Primetric" pradėtų veikti ir būtų kasdien naudojama "Makimo".
Tačiau tai buvo tik pradžia. "Primetric" ir Mattas dar kartą suvienijo jėgas, šį kartą siekdami parodyti įrankio galimybes realioje aplinkoje. Naudodamasis "Primetric" parama Mattas galėjo iš karto gauti atsakymus į visus savo klausimus ir sulaukti pagalbos, kai tik pasiklysdavo visose įrankio siūlomose funkcijose. Taip pat dėjome visas pastangas, kad išspręstume visas problemas, kurios gali iškilti proceso metu.
Dėl to "Makimo" ėmė taikyti vis daugiau "Primetric" funkcijų, o netrukus visiškai pritaikė šį įrankį.
Vos įdiegus "Primetric" į "Makimo", ji jau buvo išbandyta.
Tuo metu "Makimo" bandė užbaigti labai sudėtingą projektą. Tai buvo operacija, kuriai reikėjo didžiulio lankstumo ir tobulo bendravimo tarp kliento, produkto savininko ir komandos. Nei vienas iš šių dalykų "Makimo" nebuvo suteiktas.
Dėl koronaviruso pandemijos buvo apkrauti visi kliento, vadovų ir komandos bendravimo kanalai, o jų planavimas pasirodė esąs ne tik sudėtingas.
Atsižvelgdami į biudžetą, Mattas ir jo komanda privalėjo pateikti veikiantį produktą, atitinkantį tik pagrindinius reikalavimus. Todėl reikėjo, kad komandos produkto savininkas priimtų planavimo sprendimus, kad maksimaliai padidintų komandos narių bendradarbiavimą ir sumažintų laukimą tarp backend ir frontend komandų.
"Dėl pandemijos, kuri trukdė susisiekti su klientu, priėmėme daug greitų sprendimų. Reikėjo chirurginio planavimo."
Jei "Makimo" šiai užduočiai būtų naudojusi tik skaičiuokles, ji būtų susidūrusi su sunkumais. Laimei, šį kartą po ranka buvo "Primetric".
Naudodamiesi projektais, rezervacijomis ir lanksčiais asignavimais, "Makimo" vadovai visą projektą galėjo įgyvendinti per 3 mėnesius. Jiems taip pat buvo pateikta visa reikalinga informacija apie neatvykimus ir užimtumą, todėl jie galėjo realiai įvertinti, ar inžinieriai, kuriuos ketino pasitelkti, tikrai galės dalyvauti projekte.
Todėl, išbandžius keletą skirtingų planų, "Makimo" rado optimalų sprendimą ir rado būdą, kaip užbaigti projektą nepaisant nepalankių aplinkybių.
"Jei paskirstymas būtų atliekamas rankiniu būdu, būtume padarę klaidų. Su "Primetric" tiesiog pradėjome keisti žmonių valandinius įsipareigojimus, kol viskas tapo žalia - ir mes tai įgyvendinome."
Įgyvendinimas buvo tik geresnio valdymo Makimoje pradžia.
Palaipsniui įmonė išbandė ir įdiegė vis daugiau mūsų sprendimo funkcijų. Todėl šiandien ji naudoja tokius modulius kaip:
"Man "Primetric" suderina darbo ritmą su finansais ir projekto eiga, todėl ji mums puikiai tinka."
"Primetric" suteikė "Makimo" daugybę privalumų, pvz:
Paprastas planavimas ir valdymas
Primetricsuteikė vadovams išsamų vaizdą, apimantį tiek ilgalaikę, tiek trumpalaikę perspektyvą. Be to, sistemoje esanti informacija buvo iš karto atnaujinama, todėl Matas ir kiti vadovai galėjo priimti teisingus sprendimus. Visus asignavimus ir planus taip pat buvo galima dinamiškai keisti nebijant, kad bus padaryta klaida, nes "Primetric" įtraukė išmaniuosius pranešimus ir pranešimus apie bet kokias trukdančias operacijas.
"Esame pajėgūs savo išsamius planus išplėsti daugiau nei dviem savaitėms."
Mastelio keitimas
Matas gali pasikliauti savo vadovais, kurie teikia jam informaciją apie finansus ir asignavimus, o jų sprendimus mato "Primetric" programoje. Todėl jam nereikia dalyvauti kiekviename sprendimų priėmimo procese ir jis gali sutelkti dėmesį į klaidų pastebėjimą.
Lankstumas
Primetricleidžia "Makimo" peržiūrėti ir redaguoti asignavimus realiuoju laiku. Tai padeda Matui valdyti pokyčius, pastebėti bet kokius neatitikimus. Be to, vadovams lengviau sudaryti planus, nes įrankis keičiasi ir plečiasi, kada tik jie nori - nėra jokių užblokuotų stulpelių!
"Primetric" leidžia mums keisti šiuos planus realiuoju laiku. Jei žinome, kad kažkas pasikeitė arba netrukus įvyks, galime įsikišti. Dėl to mūsų planavimo sesijos dabar yra daug trumpesnės."
Matomos klaidos
Primetrikaiš karto parodo prielaidų ir planų klaidas. Vadovai gali iš karto pamatyti problemas, susijusias su žmonių tikslais, darbų atlikimo rodikliais, vėlavimais, trukdančiais planais, viršvalandžiais ir dar daugiau - ir visa ši informacija visada yra naujausia.
Projektų palyginimai ir išplėstinės peržiūros
Juose matyti ir darbo laiko, ir biudžeto perspektyva, kuri anksčiau būdavo apskaičiuojama rankiniu būdu - su daugybe apmaudžių klaidų. Dabar vadovai gali matyti tiek planuojamą, tiek numatomą laiką ir biudžetą bei palyginti juos su kitais svarbiausiais veiksniais. Jie taip pat gali keisti asignavimus, prognozes ir laisvas darbo vietas, nesirausdami skaičiuoklėse.
"Naudodamasis "Primetric" iš karto matau, ar projektas yra dinamiškesnis, ar mažiau dinamiškas, nei tikėjomės. Realiuoju laiku matau, kas projekte veikia ir kas neveikia teisingai, ir galiu imtis veiksmų pagal šią informaciją. Tiesą sakant, tai galiu daryti ne tik aš - tai gali daryti ir kiti vadovai."
Skaidrūs finansai
Visosišlaidos ir pajamos iš karto matomos "Primetric" - įskaitant visus pakeitimus, viršvalandžius ir papildomas išlaidas. Be to, "Makimo" šį modulį naudoja ir įmonės pridėtinėms išlaidoms (t. y. rinkodarai, pardavimams, nuomai ir kitoms būtinoms išlaidoms) įtraukti. Dėl to Matas ir kiti vadovai gali realiai įvertinti įvairių rūšių maržas visoje organizacijoje.
Integracija su "Jira
Nereikiavis iš naujo įvesti tų pačių lentelių - dabar viskas vyksta be vieno spustelėjimo. Duomenys importuojami automatiškai ir iš karto rodomi "Primetric" su visais pakeitimais, kad ir kokie jie būtų.
"Dėl "Primetric" integracijos su "JIRA" galime labai greitai pamatyti, ar mūsų planas dėl kokių nors priežasčių nevyksta. Iškart matau, kad kažkas daugiau laiko skiria kitoms užduotims arba matau kitas problemas. Dinamiškuose projektuose, tokiuose kaip mūsų, tai labai svarbu."
Matomi asignavimai, nebuvimas ir suolai. Suplanuotų pajėgumų spragas galima pastebėti iš anksto, kad pardavimų komanda galėtų efektyviai surasti projektus joms užpildyti. Kita vertus, vadovų nebestebina kai kurios seniai pamirštos, bet suplanuotos pravaikštos, atostogos ir laisvos dienos.
Štai ir visa istorija. Jei jums patiko ir norite sužinoti, kaip "Primetric" gali sutaupyti daugybę valandų, nereikalingo streso ir pagerinti jūsų įmonės veiklos rezultatus - gaukite prieigą jau šiandien.
Parengėme visus mūsų atvejų tyrimus PDF formatu, kad galėtumėte jais dalytis susitikimuose su savo komandos nariais.
Neribokite savo verslo daug laiko reikalaujančiomis
skaičiuoklėmis. Būkite išmanūs, dirbkite išmaniau.