Pagrindinis iššūkis, su kuriuo susidūrė "itCraft", buvo tai, kad trūko platesnio požiūrio į tai, kas vyksta įmonėje, ir nebuvo galima stebėti, matuoti ir analizuoti duomenų.
Pristatymo vadovas
Daugiau nei prieš dešimtmetį įkurtoje "itCraft" dirba daugiau nei 110 žmonių, kurie specializuojasi žiniatinklio ir mobiliųjų įrenginių kūrimo srityje. Įmonė turi šešis padalinius visame pasaulyje, įskaitant Niujorką, Londoną, Stokholmą ir Varšuvą.
"itCraft" įgyvendino daugiau kaip 250 projektų sveikatos priežiūros, telekomunikacijų, transporto ir logistikos, įmonių sprendimų ir m-komercijos srityse tokioms bendrovėms kaip "Makro Cash&Carry", "Sodexo", "Rossmann", "Top Secret", "Deloitte", "Roche" ir DHL. Įmonė daug dėmesio skiria išskirtinei įgyvendinamų procesų, paslaugų ir visų su sauga susijusių aspektų kokybei, kurią patvirtina ISO 9001 / ISO 27001 sertifikatai ir daugkartiniai "Clutch", "Tech Reviewer" ir "The Manifest" apdovanojimai.
Pagrindinis iššūkis, su kuriuo susidūrė "itCraft", buvo tai, kad trūko platesnio požiūrio į tai, kas vyksta įmonėje, ir nebuvo galima stebėti, vertinti ir analizuoti duomenų. Dabar įmonė gali matuoti rodiklius, kuriuos anksčiau buvo sunku stebėti ar prognozuoti, o tai leido geriau įvertinti darbo laiką ir specialistų užimtumą.
Dabar projektų vadovai gali kontroliuoti sudėtingumą, susijusį su daugybe vykdomų projektų. Jiems nebereikia atsakinėti į blaškančius klausimus apie tai, kas ir kuriam projektui paskirtas ir kuriam laikui - jie gali tiesiog pasakyti: "Patikrinkite jį "Primetric". Skaitykite toliau ir sužinokite, kaip visa tai pasiekė "itCraft".
"itCraft" pristatymo vadovė Agnieszka buvo atsakinga už visą projekto pristatymo ir įgyvendinimo procesą, įskaitant žmonių, projektų portfelių ir projektų vadovų valdymą.
Jos kasdienis iššūkis buvo efektyviai valdyti projektų portfelį, užtikrinti aukštą panaudojimo lygį, rūpintis tinkamu paskirstymu, analizuoti projektų įgyvendinimo būklę ir priimti strateginius sprendimus.
Būdama pirmoji projektų vadovė įmonėje, Agnieška taip pat kūrė projektų vadovų bendradarbiavimo standartus ir procesus.
"itCraft" pirmiausia skiria žmones ilgalaikiam darbui. Paprastai vienas darbuotojas vienu metu dirba su vienu ar dviem apmokamais projektais. Kiekvienas projektas skirstomas pagal pristatomą darbų paketą - pavyzdžiui, dizainas, priekinės dalies kūrimas, galinės dalies kūrimas, testavimas ir t. t.
Kadangi ši veikla yra kompleksinė ir dažnai apima įvairius klausimus, sąmatos sudaromos projekto etapų, o ne konkrečių užduočių lygmeniu.
"Dirbame pagal "Agile" metodiką, todėl užduotis tvarkome "Jira", tačiau neįvertiname ir neapskaičiuojame laiko, sugaišto vienai užduočiai atlikti. Vietoj to daugiausia dėmesio skiriame laiko stebėsenai projekto etapų lygmeniu pagal susitarimus su klientais."
Kai bendrovėje "itCraft" dirbo ne daugiau kaip 50 žmonių, paskirstymui ir laiko registravimui pakako "Excel" skaičiuoklių ir "Harvest" derinio. Tačiau tai pasikeitė, kai įmonė pradėjo augti. Pristatymų vadovas ėmėsi spręsti problemą ir įdiegė "Harvest Forecast", kad padėtų paskirstyti žmones.
Tačiau greitai paaiškėjo, kad naujasis derinys neleidžia "itCraft":
Kiekvieną pirmadienio rytą visi projektų vadovai susėsdavo ir vienas po kito peržiūrėdavo žmonių tvarkaraščius, kad sužinotų, ką jie dirbs tą savaitę. Kartais prireikdavo kelių valandų, kad išsiaiškintume, kas vyksta, kas gali būti laisvas naujiems projektams ar etapams, kas perkrautas darbais ir kokios yra finansinės prognozės. Dėl to kildavo daug painiavos. Be to, projektų vadovai nebuvo tikri, kad duomenys yra naujausi ir jais galima pasikliauti.
Išmatuoti darbuotojų panaudojimo lygį, jį stebėti ar palyginti planus su realybe buvo tiesiog neįmanoma. Be to, "Forecast" negalėjo dirbti su skirtingomis valiutomis ar atsiskaitymo modeliais - tokiais atvejais komandai teko kurti individualų sprendimą.
"Ankstesnė mūsų priemonė duomenis įkėlė ir atnaujino lėtai ir nesuteikė galimybės rūšiuoti ir filtruoti paskirstymo duomenis iš įvairių perspektyvų. Pavyzdžiui, ji neturėjo jokių pasirinktinių laukų žmonėms apibrėžti. Be to, nebuvo duomenų lapų ar išplėstinių ataskaitų, į kurias galėtume įkelti duomenis ir palyginti savo planus su tuo, kas iš tikrųjų įvyko konkrečiame projekte."
Primetric įgyvendinimas buvo suskirstytas į kelis etapus:
I etapas - įgyvendinimo apimties ir duomenų importo metodo nustatymas. "Primetric" komanda surengė seminarą, kad nustatytų pagrindinius įgyvendinimo tikslus, projekto planavimo procesą ir atsakomybės sritį.
II etapas - darbuotojų ir projektų duomenų perkėlimas, "Primetric" testavimas su keliais žmonėmis ir integracija su "Harvest Forecast". Pasirašius NDA, "Primetric" komanda importavo duomenis, remdamasi iš dabartinių sistemų eksportuotais duomenimis. Tai siejosi su "Primetric" testavimu realiais naudojimo atvejais.
III etapas - Įdiegus duomenis, "Primetric" komanda parodė, kaip naudotis sistema. Šiame etape projektų vadovai buvo pakviesti išbandyti įrankį ir surinkti atsiliepimus. Be to, "Primetric" surengė papildomus seminarus, kad visi žinotų, kaip teisingai naudotis sistema.
IV etapas - Paskutinis etapas - pakviesti gamybos darbuotojus registruoti darbo laiką.
"Primetric" klientų aptarnavimo komanda visą laiką teikė vertingą pagalbą. Jie padėjo su konfigūracija, duomenų perkėlimu ir integracija su "Harvest Forecast" pirmajame diegimo etape, o vėliau ėmėsi daugiau nei būtina, kad sprendimas 100 % atitiktų mūsų naudojimo atvejus."
Daugiau apie greitojo įgyvendinimo metodiką galite perskaityti čia.
"itCraft" naudoja "Primetric" tiek apmokamiems, tiek neapmokamiems projektams. Įmonė vykdo nemažai neapmokestinamų projektų, o "Primetric" palaiko tai specialiomis funkcijomis.
Štai keletas "itCraft" neatsiskaitomųjų projektų pavyzdžių:
Stebėdama neapmokamus projektus, "itCraft" gali optimizuoti planuojamą panaudojimą ir optimizuoti klientų įkainius, kad išlaikytų reikiamą pelningumo lygį. Peržiūrėkite šį straipsnį ir sužinokite daugiau: Kokia yra programinės įrangos įmonių panaudojimo koeficiento formulė?
"Visos mūsų žinios apie projektų vykdymą ir santykius su klientais, kurias galima perkelti į darbų planavimą, yra "Primetric" viduje. Be to, šie planai yra tiesiogiai susiję su finansais, todėl galime lengvai susieti pajamų prognozes su mūsų tikslais."
Pažymėtina, kad "itCraft" naudoja "Primetric", kad registruotų ne tik programinės įrangos kūrėjų, bet ir dizainerių, verslo analitikų bei vadovų darbo laiką. Analitikai, dizaineriai ar projektų vadovai neturi jokių "Jira" organizuojamų užduočių, todėl jiems nereikia sekti laiko, skirto kiekvienai užduočiai atlikti. Vis dėlto dėl laiko registravimo "Primetric" sistemoje įmonė gali apskaičiuoti savo panaudojimo lygį.
"Primetric" palengvino "itCraft" galimybę matuoti įvairius rodiklius, kuriuos anksčiau buvo sunku stebėti ar prognozuoti. Ataskaitos supaprastina darbuotojų panaudojimo ir paskirstymo analizę, todėl tiekimo vadovas gali derinti šią informaciją su finansinėmis įžvalgomis.
"Prieš įdiegdamas "Primetric" turėjau valdyti šias ir daugelį kitų užduočių. "Primetric" padėjo man deleguoti atsakomybę tinkamiems žmonėms ir sukurti tam skirtą procesą."
"itCraft" darbuotojas dabar gali pasitikrinti savo dienotvarkę ir net pamatyti, kas planuojama ateinančioms savaitėms ir mėnesiams. Anksčiau darbuotojai dažnai turėdavo teirautis apie būsimus įsipareigojimus. Dabar jie gali gauti visą šią informaciją vienoje vietoje, taip pat įkelti savo gyvenimo aprašymą. Tokiu būdu kiekvienas į sistemą įtrauktas asmuo yra ne tik vardas, bet ir asmuo, kurio profiliuose atsispindi konkretūs įgūdžiai.
"Primetric" tapo pagrindine komandos ir projektų portfelio valdymo sistema tiek finansiniu, tiek darbo krūvio požiūriu. Dabar tai pagrindinė mūsų projektų vadovų naudojama sistema ir vienintelis informacijos šaltinis man, kaip tiekimo vadovui. Galiu lengvai priartinti vieno darbuotojo, o vėliau - projekto ir viso portfelio perspektyvą."
Artimiausiu metu "itCraft" planuoja naudoti "Primetric", kad supaprastintų atsiskaitymo su klientais procesą, užfiksuotų projektų ir finansinę riziką, pasinaudotų daugiau ataskaitų ir duomenų analizės funkcijų, kad išplėstų savo prognozavimo galimybes.
Glaudžiai bendradarbiaudama ir nuolat teikdama grįžtamąjį ryšį, "Primetric" komanda įdiegė pasirinktinius prietaisų skydelius ir projekto RAG būseną, kad "itCraft" galėtų dar labiau pagerinti veiklos efektyvumą.
Parengėme visus mūsų atvejų tyrimus PDF formatu, kad galėtumėte jais dalytis susitikimuose su savo komandos nariais.
Neribokite savo verslo daug laiko reikalaujančiomis
skaičiuoklėmis. Būkite išmanūs, dirbkite išmaniau.
"Capterra" logotipas yra "Gartner, Inc." ir (arba) jos filialų paslaugų ženklas ir čia naudojamas su leidimu. Visos teisės saugomos. "Gartner Digital Markets" apžvalgos pateikiamos įvairiose jos skirtingų prekės ženklų svetainėse ir yra subjektyvi atskirų galutinių naudotojų nuomonė, pagrįsta jų pačių patirtimi, ir neatspindi "Gartner" ar jos filialų nuomonės.
