Dvigubai daugiau darbuotojų reiškia dvigubai daugiau rūpesčių, bet ne "goodylabs". Ši įmonė buvo pasiryžusi visapusiškai apžvelgti savo planus ir finansus, kartu deleguodama atsakomybę vadovams, nes jau suprato tokių procesų svarbą. Štai kaip mes padėjome jiems tai pasiekti!
Operacijų skyriaus vadovas
Šiame atvejo tyrime sužinosite:
"Goodylabs" yra programinės įrangos kūrimo įmonė, kuri specializuojasi UX/UI, e. komercijos ir mobiliųjų įrenginių kūrimo srityse. Joje dirba daugiau nei 60 darbuotojų, o ateityje planuojama dar labiau plėstis.
Nors dabartiniu pavidalu įmonė veikia vos daugiau nei metus, ji turi daugiau nei 10 metų patirtį rinkoje, nes jos veikla kilo iš dviejų kitų įmonių: kūrybinės agentūros ir programinės įrangos kūrimo įmonės. Po ilgamečio sėkmingo ir vaisingo bendradarbiavimo šios dvi organizacijos nusprendė suvienyti jėgas ir sukurti "goodylabs" - ir nuo to laiko šis susitarimas joms buvo naudingas, teikiant savo klientams visapusiškas paslaugas.
Sujungus dvi įmones, "goodylabs" gali pasiūlyti savo klientams platų paslaugų spektrą. Turėdama kūrimo, tyrimų, strategijos ir UX/UI skyrius, organizacija gali patenkinti ir paprastus, ir sudėtingus reikalavimus, pritaikydama savo paslaugas tikslinės auditorijos poreikiams.
Šiuo metu organizacija siūlo kompleksinius sprendimus ir pagal užsakymą sukurtą programinę įrangą verslo klientams ir e. prekybos įmonėms. Jos specializacija - taikomosios programos, e. prekybos svetainės ir naujoviški skaitmeniniai produktai rinkai. "Goodylab" portfelyje galima rasti programų, skirtų B2B įmonių kainodarai valdyti, ir sprendimų, skirtų darbams ir rangovams valdyti. Kai kuriais atvejais "goodylabs" taip pat dalyvauja techninės priežiūros projektuose.
"Goodylabs" taip pat ketina dar labiau plėsti savo veiklą. Kadangi e. prekybos rinka dinamiškai keičiasi, bendrovė nori įeiti į POS rinką, teikdama klientams internetines prekybos vietas, kuriose būtų derinamos neinternetinės ir internetinės paslaugos. Naudodama tokias funkcijas kaip virtualus parduotuvės asistentas ar skaitmeninis veidrodis, bendrovė jau atkreipė didžiųjų Lenkijos rinkos dalyvių dėmesį, įskaitant OTCF - didelę Lenkijos mažmeninės prekybos bendrovę, kuriai priklauso tokie prekių ženklai kaip 4F ar Outhorn.
Žinoma, "goodylabs" gali didžiuotis ir kitais žinomais klientais. Ji taip pat bendradarbiavo su:
Svarbu ir tai, kad projektus kritiškai įvertino tiek tiksliniai naudotojai, suteikdami jiems puikius įvertinimus "AppStore" ir "Google Play" parduotuvėse, tiek IT pramonės lyderiai, nominavę "goodylabs" kūrinius daugeliui prestižinių apdovanojimų, įskaitant "Mobile Trend Awards" - pagrindinį Lenkijos konkursą mobiliųjų programėlių kūrėjams.
Šiuo metu "goodylabs" dirba su 40 vidaus ir komercinių projektų.
Tomas Mazurekas yra "goodylabs" operacijų skyriaus vadovas. Pagrindinė Tomo atsakomybė - užtikrinti, kad visi procesai, komandos ir skyriai veiktų sklandžiai, kad "goodylabs" galėtų toliau plėstis be jokių kliūčių. Pateiksime keletą pavyzdžių: Tomo funkcijas sudaro:
Vis dėlto, įmonei augant, Tomo vaidmuo keitėsi. Įgyvendinant "Primetric", kai "goodylabs" pirmą kartą atsirado po to, kai abi bendrovės nusprendė suvienyti jėgas, Tomas buvo atsakingas už pagrindinių viso verslo procesų kūrimą ir palaikymą. Nors tai gali skambėti kaip paprasta užduotis, iš tikrųjų jo pagrindinis tikslas buvo labai sudėtingas: perduoti atsakomybę ir sudaryti sąlygas įmonei plėstis ateinančiais metais.
"Norėčiau žinoti, kaip įmonė dirbs kitais metais. Kiek turėsime pinigų, ką galime sau leisti ir ką ne. Į įmonės būklę reikia žiūrėti per biudžetą. Žinoma, verslas yra dinamiškas, tačiau turime turėti aiškų planą ir gebėti jį kontroliuoti. Turėti tokią apžvalgą yra nepaprastai svarbu."
Tačiau kodėl apskritai reikėjo keisti?
"Po susijungimo "goodylabs" trūko įrankio, kuris sujungtų laiko stebėjimą, projekto pelningumą, išteklių planavimą ir biudžeto sudarymą. Kadangi anksčiau dirbome keliose didesnėse organizacijose, žinojome, kad reikia paskirstyti atsakomybę tarp skirtingų skyrių ir komandų vadovų. Jie turi būti atsakingi už savo sritis. Patogus įrankis puikiai užbaigia procesą, nes jis surenka ir pateikia jų veiksmų apžvalgą valdybai."
Susijungus dviem mažesnėms bendrovėms, paaiškėjo, kad jų valdymo ir skaičiavimo metodai nebuvo tinkami tęsti veiklą dvigubai didesnėje įmonėje nei jų pirmtakės. Kai kur procesai net nesutapo, todėl juos reikėjo suvienodinti, kad vadovai gautų patikimą ir tikslią informaciją.
Žinoma, "goodylabs" jau naudojo keletą įrankių savo procesams valdyti. Tarp jų buvo "Clockify" (laiko apskaitai), "Jira" (projektų valdymui) ir "Excel" skaičiuoklės (asignavimams, biudžetams ir laisvadieniams). Tačiau šioms priemonėms sujungti reikėjo nemažai darbo, o dar svarbiau, kad jose buvo nemažai problemų dėl prieigos lygių, kurie buvo ypač svarbūs deleguojant atsakomybę. Todėl "Goodylabs" reikėjo rasti naują, išsamesnę priemonę.
"Įrankiai turėjo vieną esminį trūkumą, kuris neleido mums judėti į priekį - nebuvo prieigos lygių sistemos. Vadovai galėjo matyti arba viską, arba nieko; nebuvo nieko tarpinio. Negalėjome pasiekti, kad mūsų vadovai matytų savo sričių informaciją."
Žinoma, sunkumai, susiję su procesų atspindėjimu esamuose įrankiuose, buvo tik viena iš problemų, kurias Tomaszas turėjo išspręsti naudodamasis naujais perspektyviais sprendimais. Kiti jo iššūkiai buvo šie:
Kadangi po susijungimo įmonė padvigubėjo ir padidėjo, ir padaugėjo operacijų, jos pelningumo apskaičiavimas taip pat tapo dideliu iššūkiu.
Didžiausia problema buvo skirtingų KPI apskaičiavimo formulės. Prieš susijungimą kiekviena organizacija turėjo savo pagrindinių rodiklių apskaičiavimo būdus, o dabar, kai įmonėje dirbo dvigubai daugiau žmonių, jie buvo nepalyginami ir klaidinantys. Dėl to ataskaitomis ir skaičiavimais nebuvo galima naudotis kaip žinių šaltiniu priimant svarbius sprendimus.
"Didžiausias iššūkis buvo abiejų įmonių pelningumo valdymas. Kai jos buvo mažesnės, visi turėjo 100 proc. panaudojimą. Dėl to viską buvo galima lengvai apskaičiuoti. [...] Komandai išaugus, ėmė kilti paskirstymo problemų. Žmonės nebuvo teisingai priskiriami pagal jų įgūdžius, atsirado darbuotojų, sėdinčių ant suoliuko, o ir pelningumo skaičiavimo procesas buvo daug sudėtingesnis. "
Be to, atlikti šimtus skaičiavimų dešimtims projektų ir darbuotojų buvo labai sudėtinga užduotis , kurią beveik visi vadovai niekino. Jie buvo nusivylę proceso trukme ir jo sukeliamomis klaidomis.
"Kai susidūrė dviejų atskirų bendrovių realijos, neturėjome bendros apžvalgos, kuria galėtume pasinaudoti darydami pagrindines išvadas."
Klaidos kartais buvo neišvengiamos. Kadangi duomenys buvo saugomi keliose skirtingose priemonėse, kurios nebuvo tarpusavyje sujungtos, bet kokie pakeitimai buvo matomi tik viename šaltinyje. Todėl kitose programose buvo saugoma neteisinga informacija, kuri kartais būdavo naudojama skaičiavimams, todėl kildavo chaosas ir valdymo problemos. Kad to būtų išvengta, pakeitimus reikėjo atlikti atskirai visose priemonėse ir apie tai informuoti visus vadovus.
"Turėjome stebėti tokius dalykus, kad tiksliai suprastume, iš kur kilo mūsų nuostoliai, kur galėjome gauti pelno, kaip atrodė pelningumas ir kur galėjome sutaupyti pinigų - tokie buvo mano pradiniai iššūkiai. "
Įkūrus "goodylabs", jos darbuotojų skaičius faktiškai padvigubėjo. Todėl padvigubėjo ir su ištekliais susijusių problemų skaičius, nes viską apskaičiuoti nebuvo taip paprasta kaip anksčiau.
Visų pirma, įmonėje trūko informacijos apie žmonių darbo krūvį ir projektų paskirstymą . Dėl to kildavo tvarkaraščių konfliktų ir sutampančių asignavimų, kurie kenkė darbuotojų moralei. Tai taip pat vargino vadovus, kurie, turėdami tiek daug tarpusavyje nesusietų įrankių, negalėjo sekti tiek trumpalaikių, tiek ilgalaikių paskirstymų.
"Planavimas - tai galvojimas apie ateitį ir problemų prevencija. Kiekviena įmonė, kuri nenori būti tik sezoninis dalykas, turi galvoti apie ateitį, o be planavimo to padaryti neįmanoma; be tinkamo įrankio negalėtume to padaryti."
Be to, kartais žmonės nesuderindavo projektų, kuriuos turėjo atlikti. Kadangi trūko įgūdžių valdymo, glaustai juos paskirstyti buvo sudėtinga užduotis, kuri ne tik sukeldavo chaosą, bet ir atimdavo daug laiko vadovams.
Blogiausia, kad, nepaisant visų vadovų pastangų, kai kuriais atvejais žmonės paprasčiausiai nebuvo paskirti į projektus . Dėl to įmonėje dinamiškai augo darbuotojų suolas, o kartu ir sąnaudos. Todėl bendrovė priėjo prie išvados, kad galėtų sutaupyti pinigų sumažindama išlaidas, susijusias su nedirbančiais darbuotojais.
Darbuotojų skaičius ir techniniai nesklandumai nebuvo vieninteliai dalykai, kurie trukdė "goodylabs" kasdien stiprėti.
"Valdant pelningumą, svarbiausia buvo suprasti ir numatyti, kur galime pridėti daugiau darbo, o kur jį apriboti".
Susijungimo metu bendrovė neapskaičiavo apmokamų ir neapmokamų valandų skaičiaus. Dėl to "goodylabs" nežinojo vidaus darbo sąnaudų ir negalėjo pasakyti, kokią šių išlaidų dalį turėjo padengti komercinė veikla.
"Tokios pridėtinės išlaidos buvo ne vienintelė problema. Skaičiavimus dar labiau apsunkino kitos papildomos išlaidos, pavyzdžiui, valdymo, nuomos ar pagalbinių skyrių išlaidos. Dėl įrankių trūkumo tokios išlaidos likdavo paslaptimi, o jos aktyviai veikė visos įmonės pelningumą - ir ji net negalėjo pasakyti, kokiu mastu. Noriu žinoti, kokios mūsų išlaidos yra dabar, kokie dalykai jas generuoja ir kaip prognozės atrodys po metų."
Galiausiai bendrovei reikėjo apžvelgti dabartines pajamas ir išlaidas bei prognozes . Dėl to kilo daug sunkumų priimant sprendimus, o vadovams buvo surištos rankos ir atimta galimybė daryti įtaką bendram įmonės veidui.
"Kuo didesnė įmonė, tuo daugiau papildomų išlaidų ji patiria. Daugiau žmonių, daugiau neapmokamų darbuotojų, daugiau papildomų pridėtinių išlaidų - ir visus šiuos dalykus reikia klasifikuoti, apskaičiuoti ir valdyti iš paukščio skrydžio. "
Visų pirma, dėl kelių nesuderinamų įrankių derinio vadovams buvo labai sunku apžvelgti visas operacijas ir pagrindinius statistinius duomenis. Dėl to jie buvo priversti atlikti sudėtingus skaičiavimus, kad gautų duomenis, o tai užimdavo daug laiko ir buvo linkę daryti žmogiškąsias klaidas.
Be to, informacija nebuvo keičiamasi arba ji nebuvo automatiškai importuojama iš vienos priemonės į kitą. Todėl kartais skaičiavimuose ir ataskaitose buvo naudojami pasenę duomenys, todėl vadovai gaudavo neteisingą informaciją.
Dar blogiau, ankstesnės "goodylabs" priemonės taip pat negalėjo atspindėti įmonės hierarchijos. Prieigos lygių nustatymas čia buvo viena iš opiausių problemų; kadangi to nebuvo ankstesniame programų rinkinyje, administracija negalėjo priskirti dalinės prieigos prie duomenų, o tai ribojo kai kurių žemesnio rango vadovų galimybes.
"Vadovai turėtų būti atsakingi už savo skyrių veiklos rezultatus, o įrankis turėtų tik apibendrinti duomenis ir padėti mums paskirstyti atsakomybę - būtent to mums ir trūko."
Kadangi įmonėje atsirado daug naujų darbuotojų, tai tapo dar didesniu iššūkiu, nes vadovai negalėjo perduoti atsakomybės kitiems. Žvelgiant į ilgesnę perspektyvą, ši problema trukdytų "goodylabs" toliau plėstis. Todėl atėjo laikas ieškoti šios problemos sprendimo.
"Labai gerai turėti įrankį, kuris vienu metu išsprendžia kelias problemas - galiausiai daugybė įrankių nepadeda valdyti įmonės."
Nors "goodylabs" turėjo daugybę problemų, kurias reikėjo skubiai spręsti, kai kurios iš jų išnyko, kai bendrovėje buvo įdiegta "Primetric" su įvairiomis funkcijomis, padedančiomis spręsti opiausias problemas.
Tačiau kas iš tikrųjų pasikeitė bendrovėje?
"Primetric" pristatė keletą finansinių įrankių "goodylabs".
"Primetric" leidžia mums standartizuoti visų pagrindinių rodiklių skaičiavimus, kad visi mūsų įmonėje būtų vienodi ir naudotų tas pačias formules."
Pirmiausia sistema sėkmingai suvienijo dvi atskiras įmones. Todėl dabar visi vadovai skaičiavimams naudojo tas pačias formules, todėl informacija vėl tapo palyginama. Be to, jos buvo automatiškai atnaujinamos, kai kas nors pasikeisdavo.
Naujos funkcijos ypač populiarios tarp vadovų, atsakingų už projektų pelningumą. Naudodamiesi sistema, jie gali realiuoju laiku stebėti veiklos eigą ir matyti realias sąnaudas - su visomis pridėtinėmis išlaidomis . Jie taip pat gali tikrinti projekto biudžeto panaudojimą ir darbo sąnaudas. Trumpai tariant - jie gali kontroliuoti finansus ir reaguoti į bet kokias problemas, galinčias pakenkti pelningumui, nepadarydami nė vienos klaidos.
"Primetric" dėka visas išlaidas turime vienoje vietoje, matome savo pridėtines išlaidas projektuose ir įmonėje. Žinome, kiek naujų prietaisų galime įsigyti, su kiek naujų produktų galime pradėti dirbti. Be tokio požiūrio tai būtų neįmanoma. [...] "Primetric" buvo pasirinkimas, kuris padėjo mums sukurti tokią apžvalgą, kurią galime naudoti jau dabar ir daryti išvadas.
Naujos funkcijos naudingos ir vadovams. Naudodamiesi naujomis finansinėmis ataskaitomis, jie gali matyti tiek bendrą, tiek išsamią informaciją apie visas įmonės pajamas ir išlaidas . Todėl jie gali stebėti tiek žmonių, tiek projektų pelningumą ir prireikus koreguoti finansus, taip gaudami didesnį pelną.
"Iki šiol nebuvome išsamiai apskaičiavę išlaidų. Atlikę tai "Primetric" programoje, nustatėme, kad 20 proc. projektų buvo ant pelningumo ribos. Ši informacija paskatino mus iš naujo derėtis dėl bendradarbiavimo su kai kuriais klientais kainų ir pertvarkyti savo komandas taip, kad jos būtų pelningesnės.
Mane ypač džiugina pasikeitęs vadovų ir technologijų vadovų požiūris. Dabar, turėdami prieigą prie duomenų, jie kur kas geriau supranta savo projekto pelningumą. Pastebėję, kad kažkas negerai, jie gali iš karto reaguoti ir ieškoti sprendimo. Tai didžiulis pokytis.
Kol kas dar negalime pasakyti, kiek pinigų sutaupėme dėl "Primetric", nes ja naudojamės tik kelis mėnesius, tačiau esu įsitikinęs, kad metinė finansinė ataskaita parodys, jog ji iš tiesų buvo pelninga."
Kalbant apie planavimo funkcijas, jomis bendrovėje buvo įvesta keletas svarbių pokyčių.
Darbuotojų požiūriu, vienintelis dalykas, kuris pasikeitė, buvo darbo laiko stebėjimo įrankiai. Tačiau iš vadovų perspektyvos viskas pasikeitė dar labiau.
Kadangi "Primetric" gali sujungti stebimą laiką su darbų sąnaudomis ir palyginti informaciją su planais, dabar jie galėjo:
Todėl vadovai galėjo kontroliuoti projektą ir užtikrinti jo pelningumą kiekviename žingsnyje. Jie taip pat galėjo tiksliai paskirstyti lėšas ir išvengti tvarkaraščių konfliktų, o tai labai vertino ir specialistai.
Vadovai taip pat negali atsidžiaugti pokyčiais.
"Šiuo metu matome, kad kai kurie žmonės yra ant atsarginių suolelio, todėl galime į tai reaguoti ir paskirti juos į tam tikrus projektus."
Naudodamiesi naujuoju įrankiu jie gavo ilgai lauktą žmonių darbo apžvalgą, taip pat pagrindinius rodiklius, tokius kaip panaudojimas, prieinamumas ir pelningumas.
Todėl dabar jie gali matyti platesnį savo įmonės vaizdą, matyti neišnaudotą veiklos potencialą ir jį maksimaliai išnaudoti, pavyzdžiui, parinkti tinkamus darbuotojus darbui arba pašalinti suoliuko auginimo problemą.
Pirmiausia "Primetric" automatizavo informacijos srautą įmonėje. Dabar kiekvienas pakeitimas registruojamas kiekvienoje ataskaitoje ar apskaičiavime, į kurį jis įtraukiamas, todėl visi procesai tapo tikslesni.
"Pakeitus atlyginimą vienoje vietoje, informacija automatiškai atnaujinama visuose projektuose. Anksčiau projektų vadovai apskaičiuodavo savo projektų pelningumą ir nebūtinai turėdavo informacijos apie atlyginimo pokytį - ir visos jų pastangos nueidavo perniek."
Kadangi "Primetric" sujungė daugelio kitų įrankių galimybes, ji smarkiai sutrumpino visų skaičiavimų trukmę. Iš tikrųjų jie buvo atliekami automatiškai, remiantis naujausiais visoje sistemoje atnaujintais duomenimis. Dėl to visi, turintys reikiamus prieigos lygius, vos per kelias sekundes galėjo pamatyti pasirinktų operacijų suvestinę .
"Primetric" privertė mus geriau kontroliuoti savo išlaidas. Ji leidžia mums mąstyti į priekį ir nustatyti, kokios yra tikrosios sąnaudos ir ar jos pakankamai pagrįstos."
Be to, pasikeitė ir prieigos lygiai. Turėdamas tris pagrindinius nustatymų rinkinius (darbuotojo, vadovo ir administratoriaus) ir daugybę pritaikomų funkcijų, kiekvienas vadovas galėjo naršyti būtent tą informaciją, kurios jam reikėjo - ne daugiau ir ne mažiau. Dėl to "goodylabs" galėjo pradėti deleguoti atsakomybę ir yra teisingame kelyje į tolesnį augimą.
"Excel" skaičiuoklėse failus galėjo pasiekti tik ribotas skaičius žmonių, o dabar viską galima rasti vienoje vietoje. "
"Šis įrankis sutvarkė daugybę procesų ir surinko daugybę gijų. Dėl to ji supaprastino planavimą, stebėseną ir vertinimą visų dalykų, kurie buvo ir bus daromi mūsų versle."
Bendradarbiaudama su "Primetric", goodylabs:
"Kai naudojuosi "Primetric", man nereikia nerimauti, kad jei išsiųsiu bilietą į palaikymo tarnybą, atsakymą gausiu per kelias dienas. Čia turiu įrankį, kuris reaguoja greitai ir vis dar dinamiškai auga."
Įdiegus "Primetric", "goodylabs" sėkmingai sujungė savo komandas ir sukūrė stabilią ir keičiamo dydžio struktūrą, galinčią tarnauti įmonei daugelį metų.
Dar svarbiau tai, kad bendrovė taip pat įgijo pažangius, ateities perspektyvoms pritaikytus procesus, padedančius siekti pagrindinių tikslų, įskaitant:
Vis dėlto tai tik "goodylabs" kelionės su "Primetric" pradžia. Tvirtai tikime, kad kartu praleisime daugybę metų!
Parengėme visus mūsų atvejų tyrimus PDF formatu, kad galėtumėte jais dalytis susitikimuose su savo komandos nariais.
Neribokite savo verslo daug laiko reikalaujančiomis
skaičiuoklėmis. Būkite išmanūs, dirbkite išmaniau.
"Capterra" logotipas yra "Gartner, Inc." ir (arba) jos filialų paslaugų ženklas ir čia naudojamas su leidimu. Visos teisės saugomos. "Gartner Digital Markets" apžvalgos pateikiamos įvairiose jos skirtingų prekės ženklų svetainėse ir yra subjektyvi atskirų galutinių naudotojų nuomonė, pagrįsta jų pačių patirtimi, ir neatspindi "Gartner" ar jos filialų nuomonės.
