Kaip "Attrecto" didina pelningumą valdydama panaudojimą

Šiame atvejo tyrime sužinosite: 

• dėl ko "Attrecto" paskirstymai tapo daug tikslesni ir tikslesni, 
• kaip panaudojimo apskaičiavimas padėjo bendrovei "Attrecto" padidinti pelną ir įgauti didesnį pagreitį, 
• kaip "Attrecto" pasinaudojo ištobulintais žmonių valdymo procesais. 

Įvadas

"Attrecto" yra 2010 m. įkurta Vengrijos programinės įrangos kūrimo įmonė. Ji specializuojasi kurdama individualius sprendimus savo klientams iš viso pasaulio. Be to, ji siūlo technologijų konsultacijas, dirbtinio intelekto projektus, skaitmeninius atradimus ir vertės kūrimą, pagrįstus išsamiu ir visapusišku parengiamuoju etapu. Ji taip pat gali samdyti savo komandas kaip paslaugą. 

Be to, "Attrecto" taip pat specializuojasi mobiliųjų ir žiniatinklio programėlių kūrimo projektuose, turi žinių apie "Adobe Experience Manager" kūrimą ir tai daro labai sėkmingai. Įmonė buvo pripažinta viena iš geriausių Vidurio Europos "Technology Fast 50" ir EMEA regiono "Techology Fast 500" įmonių ir tapo viena iš pirmaujančių organizacijų šioje srityje. 

"Attrecto" projektai ir klientai

"Attrecto" vykdo įvairius IT projektus mažoms, vidutinėms ir didelėms įvairių pramonės šakų įmonėms. Į jos darbo sritį įeina mobiliosios ir žiniatinklio programėlės, pagal užsakymą sukurtos B2C ir B2B sistemos, skaitmeninimo konsultacijos ir UX dizainas. Nepaisant jų skirtumų, visos operacijos išsiskiria kokybe ir dizainu, kurį patvirtino dešimtys patenkintų klientų. 

Iki šiol "Attrecto" įgyvendino daugiau nei 100 projektų, skirtų tokiems garsiems pasauliniams prekių ženklams kaip "Audi", "Telenor", SAP, GE, AIG, "Humana", "Vodafone", "E.ON" ir "Microsoft". 

Ákoso vaidmuo filme "Attrecto

Ákos Birtha yra vienas iš "Attrecto" įkūrėjų. Šiuo metu jis yra įmonės vyriausiasis tiekimo pareigūnas, atsakingas už visos su programinės įrangos kūrimu ir jos pristatymu susijusios veiklos priežiūrą. Kitaip tariant, jis rūpinasi, kad projektai būtų užbaigti laiku, neviršijant numatyto biudžeto ir kokybės. 

Dėl šios priežasties Ákos taip pat prižiūrėjo išorinių priemonių, įskaitant "Primetric", įgyvendinimą. 

Buvę įrankiai Attrecto 

Prieš įdiegdama "Primetric", "Attrecto" naudojo lengvą sprendimą, kuris vadovams suteikdavo labai bendrą informaciją apie žmonių darbo krūvį ir projektų biudžetą. Jis dažniausiai buvo naudojamas projektų paskirstymo stebėjimui ir paprastam planavimui. Tačiau šios priemonės negalėjo atspindėti tokios IT paslaugų įmonės kaip "Attrecto" struktūros ir darbo eigos.

Todėl vadovai galėjo naudotis jais tik ribotai informacijai apie savo darbą gauti, o jos dažnai nepakakdavo. 

Iššūkiai Attrecto

Dėl priemonių, kurios galėtų atspindėti IT paslaugų procesus ir pagrindinius KPI (pvz., pelningumą ir panaudojimą), trūkumo "Attrecto" pamažu prarado galimybę stebėti kai kuriuos savo darbuotojų darbo aspektus ir jų užimtumą. Todėl ji negalėjo pagerinti apmokamo laiko ir efektyvių tarifų savo klientams.

Tačiau įmonė norėjo tobulinti savo procesus ir spręsti problemas, kurių buvo nemažai. Tarp jų buvo: 

Ribotas ilgalaikių darbuotojų darbo krūvio matomumas

Įmonei pradėjus įdarbinti vis daugiau žmonių, tapo akivaizdu, kad jų paskirstymas kiekvieną minutę taps vis didesniu iššūkiu. 

"Didėjant žmonių skaičiui, buvo vis sunkiau paskirti žmones. O tai buvo labai svarbu mūsų veiklai!"

Ákos Birtha, "Attrecto" vyriausiasis tiekimo pareigūnas

Ankstesnėmis "Attrecto" naudojamomis priemonėmis buvo galima kurti tik paprastus asignavimus. Tačiau jas buvo sunku valdyti, nes jos neatspindėjo IT įmonėje vykstančių procesų, įskaitant:

• ilgalaikis žmonių valdymas ir planų kūrimas kelioms savaitėms į priekį.
• įgūdžių valdymas ir tinkamų darbuotojų paieška, 
• sudaryti atskirų darbuotojų darbo grafikus ir valdyti jų laiką, 
• darbuotojų skaičiavimo gebėjimai. 

Be to, jų apžvalga taip pat buvo nepakankama, pavyzdžiui, buvo labai sunku peržiūrėti konkrečiam projektui skirtus asignavimus.

Dėl visų šių veiksnių derinio planavimas dažnai būdavo netikslus ir sukeldavo tvarkaraščių konfliktus, dėl kurių vėluodavo ir klientai būdavo nepatenkinti. Problemų kildavo ir vadovams, kurie valandų valandas praleisdavo kurdami planus, kad vėliau netektų galimybės juos keisti. Be to, su kiekvienu nauju darbuotoju įmonėje jų problemos darėsi vis rimtesnės, todėl reikėjo skubiai ir nedelsiant rasti sprendimą. 

Nėra informacijos apie panaudojimą ir jo finansines pasekmes

Ankstesnėse "Attrecto" priemonėse kilo problemų dėl duomenų pavertimo vertingesnėmis įžvalgomis. Pavyzdžiui, įrankis negalėjo apskaičiuoti darbuotojų panaudojimo, todėl vadovai neturėjo jokių žinių apie jų įmonėje dirbančius specialistus. 

"Bendras panaudojimas buvo pirmasis ir pagrindinis KPI, kurį norėjome įtraukti į savo procesus. [...] Iš finansinės perspektyvos norėjome stebėti laisvų komandos narių santykį, nes akivaizdu, kad turime jiems mokėti atlyginimus, nors jie ir nėra priskirti projektams."

Ákos Birtha, "Attrecto" vyriausiasis tiekimo pareigūnas

Laiko reikalaujanti analizė dėl įrankių trūkumo

Kadangi "Attrecto" įrankiai buvo labai paprasti, jiems dažnai kildavo sunkumų analizuojant ir konvertuojant duomenis į pažangesnius šaltinius, pavyzdžiui, lenteles ar grafikus. Be to, jomis nebuvo galima stebėti tiek projektų, tiek žmonių darbo pažangos. Todėl vadovai valandų valandas praleisdavo analizuodami tokius duomenis rankiniu būdu, o šis procesas buvo linkęs į žmogiškąsias klaidas. 

"Projektų planuojamo ir stebimo laiko kontrolės galimybės buvo labai ribotos, o to reikėjo vadovams. [...] Todėl duomenų rengimas buvo labai sudėtinga užduotis."

Ákos Birtha, "Attrecto" vyriausiasis tiekimo pareigūnas

Vadovybė praleido valandų valandas kurdama ataskaitas, kurias reikėjo kelis kartus peržiūrėti, ir norėjo išvengti neteisingų sprendimų, priimtų remiantis šiomis ataskaitomis. Kuo didesnė buvo įmonė, tuo sunkiau buvo gauti dokumentus, o tai dar labiau didino užduoties sudėtingumą. 

Sudėtingas paskirstymo procesas ir problemos ieškant tinkamų darbuotojų. 

Dėl ribotų ankstesnių "Attrecto" įrankių, kuriuose nebuvo įgūdžių valdymo funkcijų, galimybių vadovams buvo sunku rasti tam tikrų įgūdžių (ir laisvų pajėgumų) turinčius darbuotojus. Pasak Ákoso, apžvalga buvo per daug bendra ir jos paprasčiausiai nepakako, kad būtų galima efektyviai surasti tinkamus žmones tam tikram darbui. 

Sprendimas: Primetric 

Puikiai tinka programinės įrangos kūrimo paslaugų verslui 

Anksčiau "Attrecto" sunkiai sekėsi atspindėti savo procesus paprastomis priemonėmis. Laimei, "Primetric" sugebėjo tai pakeisti. 

Turėdami dešimtis funkcijų, pagrįstų pirmaujančių IT paslaugų įmonių poreikiais, galėjome atkartoti "Attrecto" struktūrą ir pateikti išsamią išteklių planavimo apžvalgą. Mūsų ataskaitų modulių dėka "Primetric" taip pat galėjo pagerinti įmonės analitiką. 

"Iš ankstesnių mūsų sprendimų išsiskyrėte tuo, kad "Primetric" tikrai tinka programinės įrangos kūrimo verslui. Ji turi daug specifinių funkcijų, kurios gali sujungti projektus su laiko stebėjimu ir finansų kontrole."

Ákos Birtha, "Attrecto" vyriausiasis tiekimo pareigūnas

Panaudojimo kontrolė ir jos įtaka pelningumui

Įdiegus "Primetric", "Attrecto" galėjo pradėti išsamiai stebėti darbuotojų panaudojimą. Netrukus jie suprato, kad tai labai pagerino įmonės žmonių planavimą. 

Apskaičiavus panaudojimą, vadovai galėjo kontroliuoti savo darbuotojus ir reaguoti į bet kokias problemines situacijas. Pavyzdžiui, ši funkcija padėjo jiems padidinti asignavimų tikslumą, išvengti tvarkaraščių konfliktų ir valdyti net mažiausius projektus. Be to, ji naudojama kuriant prognozes ir valdant projektų įsigijimą būsimai veiklai. 

"Turime aiškesnę prieinamumo apžvalgą. Matome, kada paskirstymas nevyksta taip, kaip planuota, kada kas nors yra visiškai paskirstytas ar tik iš dalies paskirtas. Taip pat galime peržiūrėti paskirtus darbuotojus ir reaguoti į tokią situaciją."

Ákos Birtha, "Attrecto" vyriausiasis tiekimo pareigūnas

Todėl visos suinteresuotosios šalys gali lengvai gauti norimas ataskaitas, nes gali stebėti darbą negaišdamos savo laiko sudėtingiems skaičiavimams. 

Greitas ir tikslus žmonių paskirstymas

"Attrecto" pirmą kartą pristatė "Primetric", kad pagerintų bendrą paskirstymo kokybę, tikslumą ir sumažintų tvarkaraščių konfliktų skaičių, o mūsų įrankis jiems suteikė viską, ko reikėjo. 

Mūsų kalendoriaus modulyje Ákos gali prižiūrėti asignavimus tiek atskiriems asmenims, tiek visiems projektams, tiek visai įmonei. Sistema taip pat rodo jam kitą informaciją apie asignavimus, įskaitant stebimą laiką (jei asignavimas jau yra aktyvus), darbo užmokestį, poziciją ir panaudojimą. Todėl jis gali lanksčiai keisti ir valdyti asignavimus, nepermokėdamas ir nesuderinęs tvarkaraščių. 

"Naudojant ankstesnius įrankius buvo sunku gauti bendrą projekto, jo planavimo ir tvarkaraščių bei kitų rūšių vaizdų apžvalgą. Programoje "Primetric" tai vyko natūraliai - buvo puiku matyti visus planus tokioje perspektyvoje."

Ákos Birtha, "Attrecto" vyriausiasis tiekimo pareigūnas

Kitaip tariant, procesas buvo daug natūralesnis ir jame nebuvo klaidų. Dėl to projekto planai buvo tikslesni ir mažiau tikėtina, kad atsiras papildomų išlaidų, kurios paprastai atsirasdavo dėl vėlavimų ar tvarkaraščių konfliktų. 

Geresnis prognozavimas ir ilgalaikis planavimas

Be dabartinių paskyrimų, "Ákos" taip pat gali naudoti šią funkciją būsimiems paskyrimams planuoti. Jis gali kurti juodraščius arba preliminarius projektus, kad išbandytų įvairius scenarijus ir patikrintų, ar turi reikiamų išteklių konkrečiam projektui. Tuomet jis gali paversti šiuos projektus faktiniais aktyviais projektais. Jis taip pat gali juos laisvai keisti vilkdamas ir nuleisdamas paskirstymo juostą tiesiai į kalendorių. 

Todėl dabar Ákos gali skirti daug mažiau laiko ilgalaikiams planams kurti. Be to, jis gali išbandyti įvairius scenarijus, nedarydamas įtakos realiems tvarkaraščiams. Šios funkcijos taip pat gali būti naudojamos spragoms užpildyti ir maksimaliai išnaudoti darbuotojų suolą, nes leidžia vadovams stebėti savo išteklių pajėgumą įvairiose situacijose. 

Išsamios automatizuotos ataskaitos, kurias galima pateikti vos keliais paspaudimais

"Attrecto" taip pat aktyviai naudojasi "Primetric" išplėstinėmis ataskaitomis, skirtomis išteklių valdymui. Šis modulis sutaupė įmonei daugybę valandų, kurias anksčiau tekdavo praleisti atliekant sudėtingą analizę. 

Naudodama šią funkciją bendrovė gali: 

• matuoti pagrindinius rodiklius, tokius kaip panaudojimas, pajėgumai, projekto eiga ir kt., ir veikti pagal šią informaciją, kad pagerintų savo veiklą. 
• per kelias sekundes sukurkite pasirinktines ataskaitas, kuriose galima palyginti pasirinktą informaciją, 
• stebėti pagrindinius KPI, taip pat duomenų tendencijas ir reaguoti į bet kokias nerimą keliančias tendencijas, 
• atrasti problemas ir teigiamus įvykius, kuriuos galima panaudoti pagrindiniams procesams tobulinti. 

Be šių funkcijų, sistema taip pat užtikrina, kad jos santraukose ir ataskaitose nebūtų klaidų, nes ji tiesiog naudoja realaus laiko duomenis pažangiems skaičiavimams atlikti. 

Be to, "Primetric" ataskaitose nereikia atlikti jokio papildomo darbo. Sistema automatiškai surenka informaciją iš savo modulių ir sukuria lenteles, diagramas ir grafikus, kuriuose derinama, lyginama ir analizuojama svarbi informacija. Nereikia atlikti skaičiavimų "Excel" programoje - vadybininkams tereikia kelių sekundžių, kad surastų reikiamą skirtuką, kad galėtų naudotis šia funkcija. 

"[Ataskaitos] labai pagerino mūsų kontrolę ir analizę. Ankstesnė priemonė neturėjo tokių funkcijų, todėl ši priemonė iš tiesų pakeitė situaciją."

Ákos Birtha, "Attrecto" vyriausiasis tiekimo pareigūnas

Išplėstinis įgūdžių valdymas, padedantis paskirstyti lėšas

Kalendorius buvo ne vienintelė funkcija, kuri palengvino "Ákos" išteklių valdymą. Mūsų įgūdžių valdymo modulis leido jam rūšiuoti žmones pagal jų įgūdžius (pasirinktame projekte arba skydelyje "Žmonės") ir rasti darbuotojus, kurie puikiai tinka tam tikram darbui. Jis taip pat gali atskirti nuolatinius darbuotojus nuo rangovų. 

Todėl Ákosui nereikėjo valandų valandas ieškoti žmonių, kurie būtų laisvi ir turėtų pakankamai įgūdžių konkrečiam projektui įgyvendinti. Vietoj to jis sutrumpino šį procesą iki kelių sekundžių ir galėjo susitelkti į kitus, svarbesnius sprendimus. 

"Su "Primetric" galiu užklausti žmonių pagal įgūdžius ir tai užtrunka vos kelias sekundes!"

Ákos Birtha, "Attrecto" vyriausiasis tiekimo pareigūnas

"Primetric" privalumai

• panaudojimo valdymas, galintis paskatinti naujų projektų įsigijimą ir esamų projektų pažangą optimizuojant išteklius, 
• valdymo ir analitinių procesų palaikymas, leidžiantis įmonei plėstis, 
• maksimalų pelną iš kiekvienos turimos darbo valandos dėl panaudojimo skaičiavimų, 
• tikslius paskirstymus, kurie vadovams suteikia tikslią informaciją apie darbuotojų darbo krūvį ir prognozes, aktyviai gerinančias įmonės rezultatus,
• paprastas išteklių valdymas dešimtims žmonių, be jokių tvarkaraščių konfliktų ir daug laiko reikalaujančių procesų, 
• išplėstinės ataskaitos, galinčios padėti vadovams kaskart priimti teisingus sprendimus, pasiekiamos vos keliais paspaudimais,  
• automatinis pagrindinių rodiklių duomenų rinkimas ir analizė - nereikia atlikti rankinių skaičiavimų, 
• valandų sutaupyto laiko, kurį galima skirti įmonės tobulinimui, užuot rengus skaičiuokles.  

Santrauka

Bendrovei "Attrecto" buvo labai naudinga patobulinti išteklių planavimą su "Primetric", apskaičiuoti panaudojimą ir patobulinti procesus naudojant naujas priemones. Iki šiol šis metodas smarkiai pagerino išteklių panaudojimą ir leido iš darbo laiko gauti kuo daugiau pelno. Be to, jos paskirstymai yra tikslesni - jų tikslumą gali patvirtinti ir darbuotojai, ir vadovai. 

Žinoma, tai tik mūsų kelionės su "Attrecto" pradžia. Artimiausiais mėnesiais mūsų bendradarbiavimas išsiplės ir bus įdiegta dar daugiau funkcijų.