Jak pomogliśmy TestArmy w połączeniu funkcji planowania i budżetowania ludzi

Wprowadzenie

Założona w 2010 roku TestArmy jest polską firmą świadczącą zaawansowane usługi testowania i doradztwa QA, koncentrując się na cyberbezpieczeństwie, doświadczeniu użytkownika i doskonałości jakości. Dedykowani inżynierowie QA firmy specjalizują się w testach webowych, desktopowych i mobilnych, w tym aplikacji wirtualnej rzeczywistości (VR) i Internetu rzeczy (IoT).

TestArmy korzystało z dwóch oddzielnych narzędzi do zarządzania pracownikami i śledzenia czasu pracy - Cost Locker i Float. Ponieważ używanie ich okazało się czasochłonne, nieefektywne i kosztowne, firma szukała rozwiązania, które łączyłoby wszystkie funkcje.

Wtedy właśnie TestArmy zwróciło się do nas. Po przetestowaniu Primetric, firma zdecydowała się go wdrożyć i czerpać korzyści z dopasowanych funkcji i doskonale zsynchronizowanych danych.

Struktura TestArmy w pigułce

W TestArmy zadania związane z alokacją ludzi i raportowaniem budżetu były podzielone między trzech interesariuszy - dział finansów, sprzedaży i zarządzania projektami. TestArmy powierzył zadanie nadzorowania projektów Jarkowi, Delivery Managerowi firmy.

Problem: Brak pojedynczego źródła prawdy i wysokopoziomowego widoku portfela projektów.

TestArmy używała Float do planowania i zarządzania ludźmi oraz Cost Locker do śledzenia czasu i rozliczania projektów. Oznacza to, że Delivery Manager musiał najpierw sprawdzić dostępność osoby i zaplanować jej pracę w Float, a następnie śledzić czas i rozliczać projekty z klientami za pomocą Cost Locker.

Korzystanie z dwóch narzędzi jednocześnie okazało się czasochłonne, nieefektywne i kosztowne.

‍ Delivery Manager musiał tworzyć projekty w obu miejscach, a następnie konfigurować je w zależności od tego, czy skupiał się na rozliczeniu i kosztach, czy na planowaniu ludzi. Po dodaniu zasobów do projektu konieczne było ich ponowne skonfigurowanie w dwóch miejscach w odniesieniu do wydajności, kosztów lub przychodów.

"Nie było prostego sposobu na porównanie planów z rzeczywistością. W Float ludzie byli zarezerwowani i przełączali się między projektami, ale nie było wyraźnego odzwierciedlenia tego w Cost Locker".

Jarosław Rafa - Delivery Manager w testarmy

TestArmy chciała łatwo łączyć i porównywać źródła danych, co było niemożliwe w tej konfiguracji.

Co więcej, projekt w TestArmy może trwać zaledwie kilka godzin. Jedna osoba mogła mieć przypisane nawet trzy projekty w ciągu jednego dnia. Dynamiczne zmiany w dostępności specjalistów zmuszały menedżerów do ciągłego śledzenia kalendarza i ręcznego przenoszenia ludzi z jednego projektu do drugiego.

Dlatego TestArmy szukała jednego narzędzia, które zapewniłoby wszystkie potrzebne funkcje w opłacalny sposób. W ten sposób firma mogłaby przechowywać wszystkie swoje krytyczne dane w jednym systemie, doskonale zintegrowanym, aby zapewnić całościowy wgląd w wyniki pracowników, zespołu i firmy.

TestArmy poszukiwało również systemu z możliwością automatycznego tworzenia budżetów projektów na podstawie planowania ludzi. 

Rozwiązanie

Dyrektor operacyjny TestArmy, Wojciech Humiński, słyszał o Primetric jako holistycznym narzędziu analityki biznesowej, które płynnie łączy dane z różnych źródeł. Firma zdecydowała się zastąpić Float przez Primetric, aby przetestować rozwiązanie. Po pewnym czasie stało się jasne, że Primetric może również zastąpić Cost Locker.

"Primetric ma wszystko, czego potrzebuje menedżer prowadzący firmę świadczącą usługi IT".

Wojciech Humiński - dyrektor operacyjny w TestArmy

Jednak aby zastąpić Cost Locker, Primetric potrzebował kilku dodatkowych funkcji - na przykład szczegółowego widoku kalendarza. Nasz zespół natychmiast przystąpił do działania i dodał nowe funkcje, dostosowując narzędzie tak, aby pasowało do unikalnych procesów TestArmy. Ułatwiło to również przejście z Cost Locker na Primetric.

Połączenie między finansami a planowaniem ludzi

‍ Podczasnaszej współpracy TestArmy otrzymało nie tylko rozwiązanie, ale cały zespół, który dynamicznie reagował na ich wymagania i natychmiast dostosowywał system.

Obecnie TestArmy wykorzystuje Primetric do łączenia alokacji ludzi, zarządzania umiejętnościami, śledzenia czasu i zarządzania finansami w jednym narzędziu. 

Gdy zespół sprzedaży otrzyma zapytanie, kierownik ds. dostaw może zajrzeć do Primetric, aby natychmiast sprawdzić, czy możliwe jest przypisanie kogoś do zadania w danym okresie. W ten sposób TestArmy może również uniknąć overbookingu. Jeśli CV danego pracownika zostało wysłane do klienta przez jednego członka zespołu, inni wiedzą o tym i nie przydzielają tego pracownika do innego projektu, dopóki nie dowiedzą się, że jego CV zostało odrzucone przez klienta. 

Wyniki

• 3x większe oszczędności kosztów 
• Pojedyncze źródło prawdy o finansach, zarejestrowanym czasie i dostępności specjalistów 
• Prosta i szybka wizualizacja najważniejszych danych
• Zdolność do szybkiego tworzenia ślepych CV dla klientów
• Lepsza współpraca między różnymi działami