Zarządzanie finansami w szybko rozwijającej się firmie nie jest bułką z masłem, ale staje się jeszcze bardziej skomplikowane w połączeniu z planowaniem i harmonogramowaniem projektów. Wszystkie powyższe wyzwania stawały się coraz bardziej palące w Speednet - i właśnie wtedy Primetric wkroczył na scenę.
Kierownik biura zarządzania projektami
Speednet definiuje się jako firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania. W ciągu ostatnich lat firma rozrosła się z 60 pracowników do ponad 250, realizując projekty IT dla branży fintech, bankowej, edtech i ubezpieczeniowej, w tym dla takich klientów jak POP Pankki, Fico, BPH, Eduhouse, DPD i wielu innych. Taki (wykładniczy) wzrost i złożoność projektów wymagają najwyższej klasy procesów operacyjnych i zarządczych - a Speednet miał trudności z ich stworzeniem bez kompleksowych narzędzi.
W tym studium przypadku dowiesz się, w jaki sposób Speednet:
Speednet dostarcza aplikacje, zaawansowane BI i systemy backendowe dla klientów z różnych branż. Firma specjalizuje się w narzędziach Fintech i bankowych, a także ubezpieczeniowych. Jednak firma chętnie przyjmuje również inne zaawansowane projekty, w tym programy dla stoczni, przemysłu ciężkiego i logistyki.
Na przykład, po przeprojektowaniu POP Pankki, oceny aplikacji poszybowały w górę i osiągnęły oszałamiający wynik 4,9/5. W innym projekcie dla BPH, zespół Speednet był odpowiedzialny za podzielenie złożonego systemu przy jednoczesnym utrzymaniu jego operacyjności - i to również im się udało.
Jednak szeroki zakres działalności, choć niewątpliwie korzystny z punktu widzenia rentowności, okazał się wyzwaniem dla menedżerów zajmujących się specjalistami, projektami i księgowością. W miarę rozwoju firmy, problemy stawały się coraz bardziej palące, motywując menedżerów Speednet do działania.
"Do dziś jesteśmy jedyną firmą odpowiedzialną za utrzymanie bankowości cyfrowej BPH".
Jako firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania, Speednet koncentruje się na dostarczaniu najnowszych technologii, które mogą przekształcić firmy klientów, i jest to rdzeń wszystkich jej działań.
Jednak w celu zapewnienia jakości produktów i usług, a także przejrzystości, firma jest podzielona na trzy oddzielne działy.
Dział rozwoju oprogramowania jest odpowiedzialny za dostarczanie produktów. Składa się głównie z programistów, testerów, administratorów i innych specjalistów technicznych pracujących bezpośrednio nad nowymi projektami. Pracują oni w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin nad różnymi projektami, z których większość opiera się na metodologiach Agile/Waterfall.
Jednak jego wieloplatformowa charakterystyka odróżnia Dział Rozwoju Oprogramowania od podobnych zespołów. Dział ten składa się z ekspertów specjalizujących się w wielu dziedzinach, od specjalistów UX po programistów, analityków, administratorów i architektów.
Wynika to z faktu, że zespół często pracuje nad złożonymi projektami, które wymagają połączenia różnych umiejętności.
Wreszcie, te dwa działy są zarządzane przez zespół kierowników, menedżerów i dyrektorów, którzy nadzorują wszystkie operacje firmy.
"Upewniam się, że projekty są zarządzane pomyślnie i skutecznie pod względem dobrobytu wszystkich zaangażowanych stron - klientów, zarządu, pracowników".
Jacob jest szefem biura zarządzania projektami w Speednet. Lista jego obowiązków jest długa; jednak jego głównym obowiązkiem jest zapewnienie dobrego samopoczucia firmy w zespołach, projektach i obsłudze klienta. Ogólnie rzecz biorąc, koncentruje się na:
Aby zapewnić najwyższe standardy tych trzech elementów, Jacob koncentruje się głównie na zarządzaniu zasobami i portfelem projektów.
"Co robimy, aby to osiągnąć? Gdybyśmy byli fabryką, powiedziałbym, że muszę upewnić się, że park maszynowy jest na najwyższym poziomie. W przypadku firmy IT nasz park maszynowy składa się z ludzi, a ludzie czasami potrzebują pewnych dostosowań, aby dobrze wykonywać swoją pracę. To właśnie pomaga nam osiągnąć Primetric".
Musi być świadomy wszystkich overbookingów, przydziałów pełnego i niepełnego etatu oraz możliwej wielozadaniowości na podstawowym poziomie swojej pracy.
Jednak z bardziej ogólnej perspektywy musi on również skupić się na poprawie finansów projektów, zarządzaniu rozliczeniami i organizowaniu pracy w swoich zespołach. Potrzebuje do tego jednak czegoś więcej niż tylko długopisu i papieru.
Jacob był również jedną z osób stojących za pełnym wykorzystaniem Primetric. Ze swojego doświadczenia wiedział dokładnie, dlaczego ważne jest precyzyjne prognozowanie i monitorowanie rentowności zarówno projektów, jak i perspektyw firmy. Przez lata spędzone w innych firmach bardzo skorzystał z takiego podejścia i chętnie wprowadził je do Speednet. Miał jednak zmierzyć się z kilkoma wyzwaniami spowodowanymi obecnym stanem procesów w firmie.
Procesy planowania w Speednet zmieniały się wraz z rozwojem firmy. Jednak w pewnym momencie jej istnienia menedżerowie zaczęli potrzebować znacznie więcej niż tylko arkuszy kalkulacyjnych - a ich potrzeby były znacznie pilniejsze.
Kiedy Jacob dołączył do Speednet, była to stosunkowo mała firma z zaledwie 60 osobami na pokładzie. Firma zarządzała swoimi specjalistami podczas ogólnych spotkań ze wszystkimi zaangażowanymi kierownikami i dyrektorami.
Podczas tych spotkań menedżerowie określili swoje potrzeby na kolejny okres planowania.
Następnie wymienili się informacjami na temat dostępności specjalistów, starając się opracować plan, który pozwoliłby maksymalnie wykorzystać czas ich pracowników. Jednocześnie starali się ograniczyć do minimum czas bezczynności pracowników.
"W tamtych czasach, z kilkoma osobami, projektami i klientami na pokładzie, zarządzanie koncentrowało się na bardzo ogólnym, zagregowanym poziomie informacji. Na przykład zakładano, że gdy firma przynosi zyski, jej projekty również są rentowne - i do pewnego stopnia było to prawdą. Nie było to jednak wystarczająco dokładne. [...] Jednak kiedy wprowadzono Primetric, była to tak znacząca pozytywna zmiana, że dosłownie spadłem z krzesła, kiedy ją zobaczyłem".
Początkowo ten prosty proces był idealny dla Jacoba i innych menedżerów Speednet. Jednak ich wspólny wysiłek doprowadził do szybkiego rozwoju firmy. Jakkolwiek było to pożądane, ekspansja ta spowodowała, że Speednet stanął w obliczu nieprzewidzianego problemu: zarządzanie zasobami nie było już takie proste.
Jeśli masz ruch sprzedażowy i wiesz, jak znaleźć idealną równowagę między popytem na rynku, rentownością i rynkiem dla pracowników - jesteś zwycięzcą i Speednet o tym wie. Dlatego zidentyfikowali następujące wyzwania.
Przy tak wielu osobach i projektach na pokładzie, nic dziwnego, że plany i procesy zaczęły się komplikować. Liczba operacji rosła, utrudniając menedżerom ich właściwe monitorowanie.
Stało się to również problemem dla pracowników. Nie otrzymali oni długoterminowego planu swojej pracy i nie mogli jej zoptymalizować w oparciu o posiadane informacje. Nie mogli też zweryfikować, czy ich alokacje są prawidłowe. Wdrożenie nowego narzędzia miało to zmienić.
Powodowało to błędne interpretacje, niepotrzebne spotkania w celu utrzymania wszystkich w pętli i wysokie prawdopodobieństwo błędów.
Gdyby zarządzanie profesjonalną firmą usługową było grą w szachy - powiedzielibyśmy, że przychody są królem, ale rentowność jest królową. Im bardziej szczegółowa prognoza i śledzenie, tym lepiej.
Podobnie jak każda inna firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania, Speednet pracował nad wieloma projektami w tym samym czasie. Oczywiście każdy z nich generował własny zestaw danych finansowych, w tym rentowność. Wszystkie te projekty razem tworzyły dochodową firmę, ale trudno było ustalić, czy wśród tych operacji były jakieś czarne owce. Nowe narzędzie Jacoba miało to sprawdzić.
"Kiedy po raz pierwszy przyszedłem do firmy, zapytałem wszystkich: "Jak opłacalny jest ten projekt?", ale nikt nie potrafił odpowiedzieć na to pytanie. Stało się tak, ponieważ pod uwagę brane były tylko statystyki firmy".
Wraz z rozwojem firmy alokacja pracowników stawała się coraz większym wyzwaniem.
"Kiedy mieliśmy na pokładzie około 60 osób, zarządzanie pracą naszych specjalistów i relacjami z klientami było proste. Jednak poziom złożoności rośnie wykładniczo wraz z rozwojem firmy. Gdy osiągnęliśmy ponad 100 osób, czas alokacji był mrocznym okresem pełnym chaosu i burzy".
Regularne spotkania wszystkich menedżerów były po prostu niewystarczające do utrzymania wielu pracowników i projektów. W rzeczywistości tworzenie alokacji podczas długich rozmów było główną przyczyną błędów. Dodatkowo, liczba bezczynnych specjalistów również rosła, co skłoniło firmę do poszukiwania nowych rozwiązań, które mogłyby wesprzeć ten proces.
Ponadto Speednet pracuje nad wieloma projektami w tym samym czasie. W rezultacie musi zarządzać setkami pracowników z tysiącami różnych umiejętności, które muszą być przypisane do odpowiednich projektów. Nic więc dziwnego, że zarządzanie ludźmi stało się dla firmy palącą kwestią.
"Primetric pozwala nam objąć złożoność, która rośnie wykładniczo wraz ze wzrostem zatrudnienia".
Jednym z głównych zmartwień Jacoba było utrzymanie wszystkich w firmie - pracowników, menedżerów, klientów i członków zarządu - szczęśliwych i poinformowanych. Jednak nawet gdy Speednet był mały, nie było to łatwe zadanie.
Wraz z rozwojem firmy połączenie przejrzystości projektów i finansów było jeszcze trudniejsze. Wraz z większą liczbą osób pojawiało się więcej kontraktów, więcej kosztów i więcej zysków, co skutkowało wykładniczo rosnącym chaosem. Dlatego też Jacob oczekiwał, że jego nowe narzędzie rozwiąże również ten problem. Jednocześnie chciał również utrzymać wysoką jakość usług firmy, zaspokajając potrzeby klientów.
W momencie wdrożenia Speednet posiadał już trzy różne narzędzia, które musiały stać się jednością z Primetric. Obejmowały one:
Na szczęście, dzięki integracjom dostępnym w systemie, sprawa okazała się bardzo prosta dla osób zaangażowanych w integrację. Po zaledwie kilku kliknięciach narzędzia zostały połączone, a Speednet mógł zacząć korzystać z innych funkcji zawartych w Primetric.
W rezultacie Primetric stał się pojedynczym centrum dowodzenia do planowania, śledzenia i prognozowania obciążenia pracą ludzi, wydajności portfela projektów i prognoz finansowych.
Obecnie Speednet korzysta z następujących funkcji zawartych w Primetric:
"Primetric zawsze zaskakuje mnie swoimi możliwościami. To wszechstronne narzędzie o ogromnym potencjale, a gdy jest właściwie używane, jest po prostu niesamowite. Dodatkowo Primetric wiele mnie uczy. Kiedy czytam informacje o wydaniach, mogę po prostu lepiej zarządzać procesami".
Wkrótce po wdrożeniu Primetric zyskał nie tylko aprobatę Jacoba, ale także jego zaufanie.
"Ufam danym dostępnym w Primetric i czuję spokój, gdy oceniam stan projektu. Mam tutaj wszystkie projekty i żaden projekt nie jest stracony; czuję spokój, gdy przeglądam wszystko, co dzieje się w firmie".
Co więcej, nie był on jedyną osobą w firmie zaskoczoną funkcjami Primetric.
Niedługo po wdrożeniu, pozytywny wpływ naszego narzędzia na kondycję Speednet był odczuwalny w całej firmie. Obejmował on:
Finanse były jednym z najbardziej pożądanych usprawnień wprowadzonych do Speednet przez Primetric. Dzięki zaawansowanym funkcjom w tej dziedzinie firma może teraz zarządzać:
W wyniku wdrożenia tych usług Jacob może teraz liczyć każdy grosz wydany i zarobiony przez firmę.
Speednet dynamicznie się rozwijał. Wraz z jego wielkością przyszła wielka odpowiedzialność - i spory chaos spowodowany złożonością firmy. Nowe projekty, nowi ludzie i wreszcie nowe źródła zysków - Primetric musiał zebrać wszystkie te informacje i przekształcić je w kalendarze dla pracowników, wykresy i raporty dla ich menedżerów.
"Aby ocenić projekt teraz, musimy zacząć od Primetric. To dla mnie naprawdę wspaniałe, gdy dyrektorzy nie przychodzą do mnie z prośbą o jakieś tabele czy wykresy. Teraz nie muszę przygotowywać ich ręcznie; mogą to sprawdzić w Primetric. Moim zdaniem Primetric jest pojedynczym źródłem prawdy, do którego można uzyskać dostęp w dowolnym momencie, gdy tylko dyrektor generalny lub kierownik projektu tego potrzebuje".
Bezczynność specjalisty była najgorszym scenariuszem dla Speednet. Niestety, było to również częste zjawisko, ponieważ firmie brakowało jednego źródła informacji i łatwo było przeoczyć ludzi, którzy nie mieli nic do roboty.
Teraz Primetric może nie tylko dostarczać informacji o specjalistach, którzy nie pracują nad żadnym projektem. Działa również jako podstawa procesów decyzyjnych, które odgrywają kluczową rolę w minimalizowaniu kosztów ławki. Informacje te można wykorzystać do zmotywowania zespołu sprzedaży do poszukiwania nowego projektu lub do lepszej alokacji ludzi w przyszłości.
Kiedy po raz pierwszy rozpoczęliśmy współpracę ze Speednet, firma zatrudniała tylko nieco ponad 120 osób. Obecnie Speednet może pochwalić się ponad 240 specjalistami - jego wielkość podwoiła się od początku naszej współpracy. Ale jak było to możliwe w firmie, która początkowo stawiała czoła tak wielu wyzwaniom?
Odpowiedź na to pytanie leży w procesach opartych na funkcjach Primetric. Narzędzie może gromadzić informacje i automatycznie przekształcać je w różne zasoby. W rezultacie menedżerowie nie muszą wykonywać obliczeń, szacunków i budżetów. W rezultacie ich praca jest mniej uciążliwa i pozwala na zarządzanie większymi i bardziej złożonymi zespołami - takimi jak te, które można dziś zobaczyć w Speednet.
Jak być może pamiętasz z pierwszej części tego studium przypadku, coraz bardziej złożone alokacje były jednym z najbardziej palących problemów w Speednet. Na szczęście dla firmy, Primetric oferuje szeroką gamę narzędzi, które pomagają Jacobowi i innym menedżerom radzić sobie z tym problemem jak szef. Funkcje te obejmowały:
"Primetric służy jako termometr dla wszystkich moich projektów!"
Połączenie tych funkcji pomogło Jacobowi i innym menedżerom w tworzeniu dokładnych i precyzyjnych przydziałów pełnego i niepełnego etatu w wielu projektach jednocześnie, bez żadnych błędów i pomyłek.
Długotrwałe spotkania były kiedyś jedynym źródłem informacji w firmie - były jednak dość kłopotliwe i czasochłonne. Primetric to zmienił.
"Zarząd nie musi prosić o raporty i podsumowania - teraz nie musi tego robić. Dyrektor generalny może czytać wszystkie te informacje na swoim laptopie, pijąc kawę; Primetric jest zawsze do jego dyspozycji".
Obecnie Primetric łączy wszystkie działy w firmie. Gromadzi wszystkie informacje na temat kosztów, zysków, ludzi, wydajności, szacunków i nie tylko, w jednym miejscu i przekształca je w bardziej przyjazne dla użytkownika bazy danych, takie jak kalendarze, tabele i raporty. W rezultacie drastycznie poprawiło to jakość przepływu informacji i odegrało kluczową rolę w standaryzacji danych. Teraz informacje nie są już przechowywane w umysłach menedżerów - ich wiedza jest dostępna dla każdego z odpowiednim poziomem dostępu.
"Primetric jest jedynym źródłem prawdy i informacji o stanie projektu. Jeśli chcę ocenić projekt, idę do Primetric. [...] Jest to system, który pozwala nam zatrzymać się i nadrobić zaległości dzięki przejrzystej wizualizacji złożonych danych. Pozwala nam podejmować decyzje i wprowadzać zmiany - bez kompilowania danych, co już pochłania tyle czasu, że nikt nie ma siły, by je analizować i podejmować decyzje później".
Zarządzanie operacjami w branży IT to nie bułka z masłem. Ale co, jeśli mógłbyś wykorzystać wiedzę i doświadczenia innych dużych firm w branży, aby ulepszyć swoje własne?
Jacob nie musiał zadawać tego pytania. Podczas eksploracji Primetric odkrył, że wiele procesów zawartych w narzędziu było w rzeczywistości ulepszoną wersją jego własnych.
"Dzięki Primetric uczę się nowych procesów, które możemy wdrożyć w organizacji".
Powodem tego była ścisła współpraca Primetric z dziesiątkami klientów z branży usługowej i IT. Ich doświadczenia były stopniowo uwzględniane w narzędziu, co zaowocowało szeroką gamą narzędzi dla najbardziej zaawansowanych i szczegółowych procesów, jakie mogliśmy odzwierciedlić w takim narzędziu.
"Kiedyś zapytałem zarząd, czy moglibyśmy stworzyć własny Primetric. Odpowiedź brzmiała "nie", ponieważ Primetric gromadzi tak wiele wiedzy i doświadczenia. Nieustannie wymienia się wiedzą na temat procesów w swoich funkcjach".
Kiedy Speednet i Primetric spotkały się po raz pierwszy, Jacob i zespół zarządzający wiedzieli już, że należy stawić czoła wielu wyzwaniom.
Jednak gdy nasza podróż się rozpoczęła, problemy te stały się przeszłością. Menedżerowie - w tym Jacob - mogli zastąpić stres spowodowany brakiem wiedzy i chaosem pewnością siebie, skalowalnymi procesami i skupić się na tym, co robią najlepiej - tworzeniu wyjątkowego oprogramowania dla swoich klientów.
Nie mamy wątpliwości, że Speednet będzie się nadal rozwijał w nadchodzących latach i nie możemy się doczekać, aby pomóc im w tym jeszcze bardziej.
Przygotowaliśmy wszystkie nasze studia przypadków w wersji PDF, abyś mógł dzielić się nimi na spotkaniach ze swoimi kolegami z zespołu.
Nie ograniczaj się czasochłonnymi arkuszami kalkulacyjnymi. Bądź mądry, pracuj mądrzej.