Jak SovTech poprawił swoją rentowność dzięki spojrzeniu na wszystkie finanse z lotu ptaka?

Wprowadzenie 

SovTech jest wiodącą afrykańską firmą programistyczną z siedzibą w Londynie i Kapsztadzie, pracującą z wieloma technologiami, w tym Web3. Jest to jedna z najlepiej ocenianych firm programistycznych według Software World. 

Ze względu na swój międzynarodowy charakter, firma zatrudnia programistów z całego świata, przy czym większość jej specjalistów znajduje się w Republice Południowej Afryki. Wszystkich tych ludzi łączą wyjątkowe umiejętności, elastyczność, a przede wszystkim pasja do pracy - wartości, które leżą u podstaw sukcesu SovTech. 

SovTech jest również dumny z możliwości rozwoju, jakie zapewnia swoim pracownikom. Oprócz standardowych szkoleń, firma bierze udział i organizuje liczne wydarzenia branżowe, w tym hackathony. 

Różnorodność w firmie znajduje również odzwierciedlenie w wyborze klientów. SovTech zaspokaja potrzeby szeregu różnych klientów, od instytucji finansowych, przez rolnictwo, po firmy handlowe i inne, w tym supermarkety i firmy spożywcze. Do tej pory SovTech pomagał takim firmom jak Huawei, Deloitte i Standard Bank. 

"Wierzymy, że oprogramowanie to idealne połączenie artyzmu, inżynierii i ludzi. Ta dynamika pozwala nam tworzyć niesamowite oprogramowanie".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

W tym studium przypadku dowiesz się, jak SovTech: 

• poprawa rentowności dzięki mądremu zarządzaniu utylizacją,
• ma duży wpływ na obciążenie pracą ludzi, realizację projektów i wyniki finansowe,
• usystematyzowała swoje finanse i poprawiła zdolność do zarządzania nimi zarówno na małą, jak i dużą skalę, 
• poprawiła dokładność alokacji, a w rezultacie jakość pracy w projektach, a także ich realizację, 
• Prognozowanie i planowanie wydajności specjalistów bez błędów skutkujących opóźnieniami i problemami z nadgodzinami.

Projekty SovTech

Podejście firmy znajduje odzwierciedlenie w jej działaniach, które koncentrują się na tworzeniu oprogramowania na zamówienie dla każdego klienta, który może być zainteresowany ich usługami. Projekty te są realizowane zarówno w metodologii Waterfall, jak i Agile, dostosowanej do potrzeb klientów. W razie potrzeby SovTech zajmuje się również utrzymaniem istniejących produktów lub projektami subskrypcyjnymi, które wymagają ciągłego rozwoju, a także niektórymi działaniami konsultingowymi. 

Oprócz tego SovTech jest również dumny z łączenia specjalistów i programistów ze swoimi klientami, ponieważ firma dąży do tego, aby stać się najlepszą pulą talentów w regionie. Jako afrykański lider w branży, firma prowadzi różnorodne działania rekrutacyjne, które jeszcze bardziej poszerzają jej możliwości dzięki usługom body leasingu. 

Niezależnie od rodzaju projektu, SovTech obejmuje cały cykl życia projektu, gdy jest to konieczne. Dzięki pomocy strategów każda operacja jest dokładnie analizowana w celu dostarczenia wszystkim zainteresowanym stronom zaleceń dotyczących pracy. Zapewnia to najwyższą jakość każdego projektu w firmie. 

Narzędzia SovTech

Wcześniej firma korzystała z trzech narzędzi do zarządzania swoimi operacjami: Google Sheets, Harvest i Jira.

Arkusze Google były używane do planowania ludzi w perspektywie długoterminowej i zarządzania finansami. Wymagały one jednak aktualizacji za każdym razem, gdy coś zmieniało się w planach - a było to w zasadzie codzienne zjawisko. W rezultacie proces planowania zasobów, a także finansów stawał się z godziny na godzinę coraz bardziej żmudny. 

"Rzeczy zmieniały się codziennie, co tydzień, co miesiąc i musieliśmy stale aktualizować arkusz".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

Oczywiście SovTech nie pozostał bez technologii, która pomogłaby w tym procesie. Firma korzystała również z aplikacji Harvest, która została wprowadzona do firmy w celu wspomagania śledzenia czasu. Nie zawierał on jednak wielu potrzebnych menedżerom informacji, takich jak finanse czy wydajność.

Dodatkowo, przy około 25 projektach w momencie wdrożenia Primetric, same procesy stawały się coraz bardziej skomplikowane i podatne na błędy. Alokacja ludzi wymagała kompleksowej wiedzy na temat wszystkich działań, a tego nie mógł zapewnić Arkusz Google. Co gorsza, finanse również przeszkadzały menedżerom, ponieważ zmieniające się stawki godzinowe i śledzone godziny wymagały oddzielnych obliczeń. 

"Zajęło mi wieki, aby cokolwiek poprawić. Na przykład, zajęło mi 3 godziny, aby uzyskać koszty za miesiąc tylko po to, aby odkryć, że jedna stawka godzinowa była błędna. To był koszmar, gdy próbowałam ogarnąć finanse i ludzi".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

Rola Olivera w SovTech

Chociaż jest kierownikiem projektu, Oliver odgrywa w SovTech kilka różnych ról. Do tej pory działał również jako menedżer zasobów i pośrednik między biznesem a księgowością. 

Do jego głównych obowiązków należy: 

• planowanie obciążenia pracowników projektami i monitorowanie wykorzystania godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu,
• monitorowanie wyników finansowych projektów i ich budżetów, 
• Działał jako pośrednik między kierownikami projektów, dyrektorem finansowym i ich celami, ponieważ był odpowiedzialny za analizę kluczowych wskaźników wydajności firmy i przekładanie ich na decyzje. 

Zakres obowiązków Olivera wymagał spojrzenia na wszystkie operacje z lotu ptaka. Jednak w czasie, gdy rozpoczął pracę w SovTech, miał do dyspozycji tylko Arkusze Google. Stanowiło to szereg wyzwań, które musiał pokonać na drodze do sukcesu. 

"Dlaczego to nie działa? Czy zadanie zostało wykonane? Dlaczego trwa to dłużej niż oczekiwano? Co możemy zrobić, aby je usprawnić? Kto to dostarczył? To były moje codzienne wyzwania w tamtym czasie".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

Podsumowując, Oliver potrzebował jednego centrum dowodzenia, aby uzyskać szerszy obraz kluczowych operacji w firmie, aby lepiej przewidywać zarówno finanse, jak i dostępność ludzi. 

Główne wyzwania 

Przed wdrożeniem Primetric firma SovTech napotkała wiele wyzwań, które wpłynęły na jej zdolność do organizowania pracy w najbardziej efektywny sposób. Wyzwania te obejmowały: 

Brak widoczności dostępności osób

Kiedy Oliver po raz pierwszy przyszedł do SovTech, zarządzał około 100 programistami, z których każdy miał inne umiejętności i doświadczenie. Jednak wszystkie informacje o ludziach: 

• alokacje i pojemność, 
• umiejętności, 
• płace i ich zmiany, 
• koszty pracy dla każdego specjalisty w projekcie, 

były przechowywane w arkuszach kalkulacyjnych. 

Jednocześnie informacje o planach projektów i zadaniach były przechowywane w Jira, co zmuszało menedżerów do przeszukiwania wielu narzędzi za każdym razem, gdy trzeba było dokonać alokacji. 

"Jeśli mieliśmy nowy projekt, nie miałem możliwości szybkiego wyciągnięcia kogokolwiek, kto ma doświadczenie [w tej dziedzinie] i sprawdzenia jego dostępnych możliwości".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

Brak powiązania między finansami a obciążeniem pracą. 

Ponieważ informacje na temat wydajności i finansów były przechowywane w oddzielnych arkuszach kalkulacyjnych, Oliver miał trudności z ustaleniem rentowności poszczególnych pracowników, a co za tym idzie, ich projektów. Jeśli chciał to zrobić, musiał zmierzyć się z bardzo czasochłonnym procesem, który był podatny na błędy. Na dłuższą metę sytuacja ta sprawiała, że finanse firmy były rozmyte, co jeszcze bardziej utrudniało uzyskanie wiarygodnych informacji niezbędnych do podejmowania krytycznych decyzji. 

Zapewnienie rentowności pracowników 

Dodatkowo, zapewnienie odpowiednich pracowników było wyzwaniem dla firmy, zwłaszcza biorąc pod uwagę wydatki. Mając do dyspozycji wiele krótkich projektów, Oliver często martwił się o koszty osób, które miały zostać oddelegowane po zakończeniu projektu. Ze względu na brak długoterminowych alokacji, nie było sposobu, aby stwierdzić, czy specjalista wstrzymany będzie opłacalny w dłuższej perspektywie, a ten sam problem dotyczył nowo zatrudnionych pracowników. 

"Zatrudniając nową osobę, byłem pewien, że będzie ona pracować nad tym projektem przez, powiedzmy, 6 miesięcy. Ale co stanie się później, co z kosztami tej osoby? Muszę wiedzieć, czy faktycznie będziemy w stanie utrzymać tę osobę później".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

Nie inaczej było w przypadku kosztów osobistych. Nawet najmniejsza zmiana w wynagrodzeniach mogła spowodować, że wszystkie obliczenia będą nieprawidłowe. 

Ogromne arkusze kalkulacyjne powodujące chaos w finansach 

Finanse były oczkiem w głowie Olivera. Jednak aby uzyskać lepszy wgląd w nie, musiał zagłębić się w Arkusze kalkulacyjne Google.

Z perspektywy projektu trudno było mu ustalić rzeczywistą marżę zysku w projekcie i zobaczyć koszty pracy wykonanej w danej operacji. Nawet mając pod ręką narzędzie do śledzenia czasu pracy, zbieranie informacji wymagało wielu zmian w skrupulatnie tworzonych arkuszach kalkulacyjnych. W rezultacie obliczenia były podatne na błędy, a co gorsza, niekończące się zmiany. 

"Próba prognozowania kosztów, obliczania kosztów i godzin pracy ludzi lub marż projektu, cokolwiek związanego z finansami było trudne".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

Brak raportów na żądanie dotyczących działalności firmy

Ponieważ wszystkie informacje o możliwościach ludzi były przechowywane w oddzielnych plikach i narzędziach, menedżerowie - w tym Oliver - często nie byli informowani o kluczowych zmianach w przedsięwzięciach. Nie mogli również zobaczyć zmian w postępie projektu, dostępności zasobów i nie tylko. Po prostu brakowało im aktualnych raportów na żądanie, które pomogłyby im nadzorować działalność firmy. W rezultacie nie mogli od razu zmienić perspektywy, aby zobaczyć pracę poszczególnych zespołów, działów, klientów i nie tylko. 

Rozwiązanie? Wszystkie dane zebrane w jednym narzędziu

Ponieważ arkusze kalkulacyjne stawały się coraz większe i bardziej złożone, powodowały coraz większy chaos. W rezultacie menedżerowie zaczęli tracić zaufanie do narzędzi i byli coraz bardziej sfrustrowani swoją pracą. 

Widząc ten trend, firma zaczęła poszukiwać narzędzia zdolnego do gromadzenia wszystkich informacji w jednym miejscu. Nowy system miał poprawić przejrzystość danych i zwiększyć dokładność wszystkich kluczowych decyzji w firmie. Wtedy właśnie SovTech natrafił na Primetric.  

W jaki sposób SovTech korzysta z Primetric? 

Obecnie SovTech wykorzystuje Primetric do kilku rodzajów operacji. Obejmuje to: 

• importowanie i łączenie danych z Jira i Harvest oraz przekształcanie ich w intuicyjne raporty, wykresy i nie tylko, 
• prognozowanie, sprawdzanie i zarządzanie możliwościami pracowników, 
• tworzenie dokładnych przydziałów i edytowanie ich w elastyczny sposób, 
• monitorowanie postępów projektów, a także kosztów wykonanej w nich pracy, 
• obliczanie kluczowych wskaźników finansowych zarówno dla projektów, jak i firmy jako całości,
• zapobiegając spaleniu budżetu. 

Płynna integracja umożliwiająca porównywanie planów z rzeczywistością

Od pierwszego dnia Primetric został zintegrowany z innymi narzędziami, którymi dysponuje SovTech. Łącząc narzędzie z Harvest, menedżerowie uzyskali dostęp do informacji o łącznej liczbie śledzonych godzin. Primetric został również zintegrowany z Jira, aby zebrać wszystkie informacje o zarządzaniu projektami w tym narzędziu. W rezultacie kierownicy projektów i kadra kierownicza nie musieli przełączać się między różnymi programami podczas planowania pracy i mogli porównać plany z rzeczywistością, aby sprawdzić, czy są one dokładne i czy mieszczą się w budżecie. 

Planowanie i monitorowanie obciążenia pracą pracowników

"Jestem w stanie zobaczyć, ile godzin mogę zaplanować, ile godzin przydzieliłem i ile godzin przekraczam. Widzę też, kiedy ludzie kończą projekty".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

Primetric zapewnił również Oliverowi przegląd wszystkich przydziałów i obciążenia pracą ludzi, a także możliwość ich zmiany na żądanie. Dzięki opcji "przeciągnij i upuść" mógł edytować istniejące przydziały lub dodawać nowe, klikając na dany dzień. W tym samym widoku mógł również zobaczyć postęp prac.

"Widok kalendarza jest naprawdę fajny. Wspaniale jest móc spojrzeć na wszystkie projekty i zobaczyć, jaka jest ich wydajność. Mogę również zobaczyć, kto jest przypisany do projektów i jakie są ich koszty".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

Lepsza widoczność rentowności w projektach i alokacjach

Primetric zapewnił SovTech wgląd z lotu ptaka we wszystkie finanse firmy. 

W przypadku finansów całej firmy Primetric był w stanie wygenerować raporty pokazujące rentowność wszystkich operacji w firmie, w tym godzin niefakturowanych, które miały wpływ na ostateczne marże zysku. 

"Primetric oferuje znacznie łatwiejszy sposób patrzenia na finanse. Kierownictwo może po prostu spojrzeć i szybko zobaczyć, gdzie znajduje się firma i gdzie będzie w ciągu najbliższych 3 miesięcy. Mogą od razu powiedzieć: to jest dobre, to nie jest dobre, musimy wprowadzić tutaj zmiany".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

Z kolei w przypadku projektów Primetric był w stanie: 

• porównać zaplanowane finanse ze śledzonymi, 
• wykazać koszty pracy każdej osoby zaangażowanej w projekt, 
• obliczyć wyniki finansowe projektu, tj. marżę zysku, koszty pracy, przychody itp.

W rezultacie kierownicy projektów są teraz w stanie szczegółowo kontrolować budżety swoich przedsięwzięć, nie martwiąc się o przekroczenie budżetu w trakcie pracy. Mogą również

Dodatkowo, specjaliści ds. księgowości również używają Primetric do zbierania informacji do faktur. W narzędziu mogą uzyskać dostęp zarówno do zaplanowanych, jak i śledzonych godzin dla danego projektu i wykorzystać te dane do faktur i innych rozliczeń. 

W przypadku SovTech, Primetric jest również zintegrowany z Harvest i Jira i automatycznie importuje dane z narzędzi do własnego systemu, tworząc większy obraz wszystkich działań. W razie potrzeby dane można również wyeksportować do programu Excel po ich zebraniu. 

Pojedyncze centrum dowodzenia dla statusu realizacji projektów

Przed Primetric monitorowanie postępów wszystkich projektów było dużym obciążeniem dla wszystkich zaangażowanych osób - zarówno pod względem finansów, jak i alokacji. Ponieważ dane były dostępne w wielu oddzielnych narzędziach, menedżerom trudno było je połączyć i uzyskać szerszy obraz wszystkich operacji. Dzięki Primetric to się zmieniło.

W kalendarzu projektu oferowanym przez narzędzie kierownicy projektów mogą zobaczyć godziny zarejestrowane w projektach, ponieważ są one zgłaszane w Harvest. Później mogą przejść do zakładki budżetu w panelu projektu, aby zobaczyć, jak praca wpłynęła na finanse. Aby uzyskać bardziej ogólny widok, mogą również korzystać z różnych raportów, w tym raportu z postępu projektu, raportu finansowego projektu i innych, aby zobaczyć, jak naprawdę przebiegają ich operacje. 

"Dzięki Primetric mogę szybko sprawdzić, w jakim stanie znajdują się projekty, gdzie były i dokąd zmierzają. Mogę zobaczyć, jak wygląda wypalenie budżetu projektu, co to jest ETC i nie tylko".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

‍

Zarządzanie użytkowaniem

Możliwość wglądu w wykorzystanie zasobów była prawdziwym przełomem dla SovTech, ponieważ pozwoliła im zobaczyć, ile godzin przypada na pracę niepodlegającą rozliczeniu, a ile na pracę podlegającą rozliczeniu. Miało to kluczowe znaczenie dla poprawy rentowności całej firmy.

"Jeśli mamy 160 godzin w miesiącu, a niektórzy ludzie śledzą tylko 40 godzin podlegających rozliczeniu, dlaczego tak się dzieje? Teraz jesteśmy w stanie dostrzec takie kwestie i zarządzać nimi znacznie lepiej, uzyskując lepszy stosunek jakości do ceny".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

Dzięki wprowadzeniu tej funkcji Oliver mógł upewnić się, że stawki godzinowe rzeczywiście odpowiadają postępom w projektach i sprawdzić, czy pieniądze rzeczywiście przyczyniają się do sukcesu firmy. Zmieniło to jego spojrzenie na godziny podlegające i niepodlegające rozliczeniu i pomogło w podejmowaniu lepszych decyzji dotyczących alokacji cennych specjalistów i optymalizacji wykorzystania potencjału ludzi. 

"Dzięki zestawieniu godzin z wynagrodzeniami mogłem dokładnie zobaczyć, jak wydawane są pieniądze i lepiej nimi zarządzać. Moim zdaniem naprawdę pomogło mi to poprawić rentowność naszych operacji".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

Zaawansowane raporty do dokładnego planowania i budżetowania

Przed Primetric wszystkie dane związane z zarządzaniem projektami i zasobami były przechowywane w Arkuszach Google, które były trudne do edycji i nie oferowały menedżerom dogłębnego wglądu. Z Primetric to się zmieniło. Dzięki zautomatyzowanym raportom, aktualizacjom w czasie rzeczywistym i licznym opcjom wizualizacji, zarówno menedżerowie, jak i kadra kierownicza mogą dokładnie zobaczyć, jak radzi sobie firma i dlaczego. 

"Dzięki prawidłowemu zaplanowaniu wszystkich projektów, mogę prawidłowo zobaczyć przychody i koszty. Starsi ode mnie również mogą spojrzeć i zobaczyć: tu będziemy za trzy miesiące, a tu za sześć miesięcy".

Oliver Green, kierownik projektu w Sovtech

Korzyści płynące z Primetric

Do tej pory Primetric poprawił nie tylko pracę Olivera, ale także kondycję całej firmy w wielu obszarach. Należą do nich: 

• poprawa rentowności dzięki optymalnemu wykorzystaniu zarówno budżetów, jak i specjalistów, 
• ulepszone planowanie projektów z pełną widocznością wszystkich przydziałów dla większej dokładności, 
• lepsze zarządzanie utylizacją i alokacją ludzi z uwzględnieniem budżetów, 
• Widok z lotu ptaka wszystkich danych krytycznych dla procesów decyzyjnych, w tym budżetów 
• zarządzanie godzinami podlegającymi i niepodlegającymi rozliczeniu. Teraz SovTech może dokładnie zobaczyć, ile godzin spędza na projektach niekomercyjnych, a jego menedżerowie mogą pracować nad poprawą tego odsetka w bardziej efektywny sposób, 
• integracja z Harvest. Dzięki tej funkcji Primetric może zbierać informacje z narzędzia i łączyć je z informacjami o stawkach godzinowych, tworząc kompleksowy przegląd rozliczanych działań.