Jak API Primetric pomogło goodylabs osiągnąć szybsze wyniki?

O goodylabs

Goodylabs to firma programistyczna specjalizująca się w UX/UI, e-commerce i rozwoju mobilnym. Zatrudnia ponad 70 osób i planuje dalszy rozwój.  

Goodylabs tworzy również aplikacje mobilne i internetowe integrujące się z interfejsami API innych firm, a także niestandardowe interfejsy API specjalnie dla określonych aplikacji. Są one w stanie objąć różne systemy zaplecza i zapewnić klientom ujednolicone logowanie. 

Choć firma działa w obecnym kształcie od nieco ponad roku, to może pochwalić się ponad 10-letnim doświadczeniem na rynku, gdyż wywodzi się z dwóch innych podmiotów: agencji kreatywnej oraz firmy zajmującej się tworzeniem oprogramowania. Po latach udanej i owocnej współpracy obie te organizacje postanowiły połączyć siły, tworząc goodylabs - i od tego czasu czerpią korzyści z tego układu, zapewniając swoim klientom kompleksowe usługi. 

Goodylabs i Primetric: jak zaczęła się ta podróż? 

Goodylabs został klientem Primetric w celu: 

• obliczanie rentowności osób, projektów i firmy jako całości, 
• ujednolicenie procesów z dwóch różnych firm macierzystych, 
• zwalczać konflikty harmonogramów, błędne alokacje i usprawniać planowanie zasobów, 
• efektywnie delegować obowiązki i zarządzać przepływem informacji. 

Firma osiągnęła te cele i wiele innych - przeczytaj pełne studium przypadku tutaj. 

Dlaczego goodylabs zdecydowało się stworzyć własną aplikację internetową w oparciu o API Primetric?

Jako dojrzały software house, goodylabs, jeden z klientów Primetric, zaczął coraz częściej korzystać z jego funkcji w miarę rozwoju firmy, a jej menedżerowie stawali się coraz bardziej biegli w posługiwaniu się narzędziem. W tym samym czasie liczba funkcji Primetric włączonych do codziennych procesów rosła i regularnie pozyskiwała nowych klientów. 

W wyniku tych zmian goodylabs zaczęło stawać się ekspertami w korzystaniu z Primetric. W związku z tym zdali sobie sprawę z potencjału funkcji zawartych w narzędziu i postanowili jeszcze bardziej rozszerzyć jego możliwości, aby dopasować je do specyficznych dla firmy przypadków użycia, które napotkali podczas codziennych operacji. 

Na przykład musieli ręcznie generować regularne (dzienne, tygodniowe, miesięczne) raporty czasu dla użytkowników i projektów, zbierając wszystkie przepływy pracy z danego okresu. Napotkali również liczne przypadki brzegowe nieuwzględnione w Primetric - na przykład chcieli wykluczyć niektóre fazy projektu ze śledzenia czasu, aby zwiększyć ich dokładność. 

W rezultacie goodylabs zdecydowało się jeszcze bardziej usprawnić takie procesy z Primetric i jeszcze bardziej je zautomatyzować, rozwiązując najbardziej palące problemy wśród swoich menedżerów. 

Główne wyzwania

Główne wyzwanie w goodylabs było proste: przyspieszyć analizę danych ze strony menedżerów, którzy byli przytłoczeni liczbą raportów, które trzeba było regularnie tworzyć. Głównym mottem goodylabs jest: "Jeśli można zautomatyzować proces w ciągu 2 tygodni i jest on bardziej wydajny niż wersja ręczna, zróbmy to!".

W tym czasie ich wysiłki koncentrowały się w szczególności na: 

1. Egzekwowanie śledzenia czasu pracy wśród pracowników w celu oceny kosztów ich pracy i poprawy dokładności ewidencji czasu pracy. Nawet przy najlepszych staraniach kadry zarządzającej, wciąż zdarzało się, że niektórzy pracownicy zapominali lub otwarcie unikali śledzenia czasu pracy. Dlatego system musiał przypominać im o ich obowiązkach i upewnić się, że wszystkie informacje zostały dodane do systemu, aby uniknąć błędów w krytycznych dokumentach, które miały być prezentowane klientom. 
2. Zautomatyzowane raporty okresowo wysyłane do klientów, aby pokazać im koszty projektu w danym okresie, aby zwiększyć ich świadomość budżetu i dać im narzędzia do wprowadzania zmian. Ponieważ każda godzina pracy miała wpływ na ostateczną cenę projektu, klienci byli zdeterminowani, aby wiedzieć, za co płacą. Jednak tworzenie tak złożonych raportów było bardzo czasochłonne i wymagało dziesiątek godzin pracy, pochłaniając cenny czas menedżerów. 
3. Zautomatyzowane kontrolowanie wskaźników KPI dla ludzi, projektów i całej firmy. Firma może się rozwijać tylko wtedy, gdy jej menedżerowie podejmują decyzje oparte na danych. Jednak aby uzyskać je wszystkie, musieli godzinami przeglądać Primetric. W związku z tym istniała potrzeba zautomatyzowanej agregacji takich informacji, która mogłaby oszczędzić menedżerom wysiłku, który zająłby im wiele dni pracy. 

Rozwiązanie? Potężny i wszechstronny interfejs API dla wszystkich niestandardowych funkcji

Aby rozwiązać wszystkie problemy opisane powyżej, goodylabs zdecydowało się użyć Primetric Open API do stworzenia niestandardowych skryptów Ruby dla swoich przypadków użycia. Wkrótce okazało się, że skrypty te działały tak dobrze, że zbudowali całą aplikację internetową do zarządzania nimi.

W wyniku tego projektu goodylabs opracowało trzy funkcje wspierające menedżerów w ich codziennej pracy. 

Jak goodylabs stworzyło swoją aplikację? 

Rozwiązanie zostało stworzone w zaledwie 10 dni, przy wykorzystaniu umiejętności jednego dewelopera i jednego kierownika projektu nadzorującego operację. Co ważne, stworzone rozwiązanie było w stanie objąć wszystkie przypadki użycia, z którymi na co dzień mają do czynienia menedżerowie. 

Co więcej, użytkownicy mogli być łatwo dodawani do aplikacji. Szacowany czas konfiguracji wszystkich modułów wynosił niecałe 5 minut, co ułatwiło menedżerom natychmiastowe rozpoczęcie pracy z rozwiązaniem. Następnie jedyne, co musieli zrobić, to skonfigurować raporty, które chcieli otrzymywać. 

Jakie produkty zostały stworzone przez goodylabs i jak wpłynęły one na działalność firmy? 

Regularne przypomnienia o śledzeniu czasu pracowników

Funkcja ta umożliwia kierownikom projektów automatyczne monitorowanie i powiadamianie pracowników, którzy nie wprowadzili swojego dziennika pracy przez określony czas, za pomocą określonej liczby w pełni konfigurowalnych przypomnień e-mail. 

Rezultat? Każdy pracownik śledzi czas spędzony na pracy w firmie bez przypomnień twarzą w twarz lub na Slacku, umożliwiając kierownikom projektów monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym. 

Zautomatyzowane tygodniowe i dzienne raporty e-mail dotyczące timesheetów 

Aby odciążyć swoich menedżerów od ręcznego tworzenia raportów, zdecydowali się na automatyczne generowanie takich podsumowań i regularne wysyłanie ich do menedżerów. W rezultacie cotygodniowe lub codzienne raporty dla ich PM i klienta są wysyłane jako plik Excel bezpośrednio do ich skrzynek odbiorczych, każdy osobno, więc żadne informacje o adresach e-mail klientów nie są narażone na kontakt z programistami. 

W rezultacie kierownicy projektów zaoszczędzili wiele godzin tygodniowo. Już w pierwszym tygodniu po zakończeniu implementacji i wdrożeniu do produkcji spędzili oni o 16 godzin mniej na raportowaniu i wspieraniu procesów. 

Regularne raporty finansowe dla klientów i PM 

Miesięczne raportowanie przyrostowe dla PM i klienta z opcjonalnym limitem budżetu na godziny i automatycznym obliczaniem pozostałych godzin w miesiącu.

Ta funkcja zwiększa wartość zautomatyzowanego raportowania. Daje ona menedżerom możliwość zdefiniowania sumy godzin do spędzenia w projekcie w miesiącu. Za każdym razem, gdy otrzymujesz raport, ma on również kilka dodatkowych wierszy w pliku Excel, aby pokazać, ile godzin pozostało w tym miesiącu. Jeśli spadnie poniżej 0, pojawi się czerwony kolor czcionki, aby od razu zobaczyć, że przekroczyłeś limit. Takie proste rzeczy zmieniają sposób pracy z klientem.

Jeden interfejs API, zero problemów: jakie korzyści zaobserwowano po utworzeniu aplikacji? 

Korzystając z nowo ustanowionego połączenia między Primetric i aplikacją goodylabs, menedżerowie w firmie uzyskali dostęp do bardziej skompilowanego źródła informacji o swoich dziedzinach. W rezultacie zaczęli czerpać szeroki zakres korzyści. 

Menedżerowie zaoszczędzili wiele dni dodatkowej pracy 

Nie dziesiątki godzin, ale zaledwie kilka minut poświęconych na analizę raportów - to główny rezultat wdrożenia API goodylabs w Primetric. 

Dzięki dodatkowym zautomatyzowanym modułom zbieranie informacji od dziesiątek osób i z wielu projektów stało się bułką z masłem. Dodatkowo, było ono dostarczane regularnie, bez żadnych dodatkowych działań ze strony menedżerów, pozwalając im skupić się na procesach decyzyjnych. 

Więcej decyzji opartych na danych 

Mówiąc o krytycznych decyzjach - teraz były one prostsze niż kiedykolwiek. Dzięki kompleksowemu, ale skompilowanemu przeglądowi osób i projektów, menedżerowie mogli szybko zebrać informacje potrzebne do podjęcia właściwej decyzji. 

Co więcej, szybkość zastosowana zarówno do zarządzania zasobami, jak i finansami przyspiesza procesy planowania w firmie. W rezultacie firma może wykorzystać dane, które mają max. 1 tydzień, aby reagować na wszelkie opóźnienia i renegocjować umowy, zanim staną się one obciążeniem.

Dlaczego stworzenie aplikacji było możliwe (i proste) przy użyciu API Primetric?

"Dokumentacja API jest dość prosta. Jako firma programistyczna czytamy różne dokumentacje API prawie codziennie, więc faza odkrywania tego API była bardzo prosta. Im więcej go wypróbowywaliśmy, tym więcej mieliśmy pomysłów na jego wykorzystanie".

Najpierw goodylabs zebrał wszystkie niezbędne dane o pracownikach i projektach i wysłuchał kierowników projektów, jak pomóc im w najbardziej czasochłonnych zadaniach. Po pewnym czasie nie byli nawet świadomi, że tak zdecydowaną większość zadań można zautomatyzować i zachować zgodność z poziomami prywatności i bezpieczeństwa, których wymagają niektórzy z naszych klientów. 

Następnie goodylabs stworzyło swoją aplikację internetową w Ruby on Rails, a wdrożenie było bardzo szybkie dzięki podobieństwom w wybranych technologiach. 

Jakie korzyści daje Primetric API klientom? 

Decyzja o stworzeniu zupełnie nowego dodatku do już istniejącego zaawansowanego narzędzia nigdy nie jest łatwa. Na szczęście dla goodylabs, Primetric zapewnił mu wszystko, czego potrzebował, aby szybko i bez komplikacji ukończyć pracę. 

Konkretna i szczegółowa dokumentacja

Doskonała dokumentacja była pierwszą rzeczą, która przekonała zespół goodylabs do rozpoczęcia takiego przedsięwzięcia. Specjaliści Primetric dołożyli wszelkich starań, aby zawrzeć wszystkie kluczowe szczegóły w opisach API i narzędzi, obejmując wszystkie niezbędne scenariusze. W rezultacie zapewnili swoim odpowiednikom w goodylabs doskonałe źródło wiedzy na temat API i jego możliwości. 

Ponad 80% wszystkich funkcji jest mapowanych do punktów końcowych w API.

Trudno jest połączyć API z innymi narzędziami, gdy nie ma zmapowanych punktów końcowych do połączenia tych dwóch. W przypadku Primetric nie było to problemem. Dzięki ponad 80% pokryciu, goodylabs mogło z łatwością skorzystać z szybkiego dostępu do wszystkich niezbędnych informacji do tworzenia raportów.

Ponadto przykłady użycia dostarczone przez Primetric były łatwe do zrozumienia, dając programistom jeszcze więcej informacji potrzebnych do szybkiego i wydajnego stworzenia dodatkowej aplikacji. 

Czy można użyć podobnej aplikacji dla Primetric? 

To może być w twoim zasięgu! 

Wystarczy skontaktować się z opiekunem klienta, aby uzyskać więcej informacji na temat takich możliwości i jeszcze bardziej usprawnić zarządzanie projektami i ludźmi w swojej firmie. 

Wciąż zastanawiasz się, czy Primetric jest właściwym wyborem dla Ciebie? 

Nie ma lepszego sposobu, aby się o tym przekonać, niż zobaczyć to na własne oczy. 

Zarezerwuj demo z jednym z naszych doradców, omów własne przypadki użycia i zobacz, jak nasze funkcje mogą je od razu ulepszyć. Wystarczy kliknąć tutaj i skontaktować się z nami!