W tym studium przypadku dowiesz się:
- Dlaczego wykorzystanie rzeczywistych danych do podejmowania decyzji w dziale dostaw miało kluczowe znaczenie dla sukcesu PeakData,
- W jaki sposób Primetric połączył zarządzanie projektami, ludźmi i finansami, aby zapewnić firmie pełny przegląd jej działalności,
- Jakie działania zostały podjęte dzięki spostrzeżeniom Primetric?
Wprowadzenie
Założona w 2018 roku PeakData to młoda, ale szybko rozwijająca się firma specjalizująca się w świadczeniu usług analitycznych dla największych światowych firm farmaceutycznych. Pomaga im dowiedzieć się więcej o swoich klientach dzięki naszej zwinnej platformie SaaS do targetowania i segmentacji. PeakData jest używana przez ponad połowę z 20 największych firm farmaceutycznych i angażuje ponad 50 pracowników w naszych biurach w USA, Niemczech, Wielkiej Brytanii, Polsce, Holandii i Szwajcarii. W rezultacie PeakData jest jednym z wiodących dostawców usług cyfrowych i AI dla przedsiębiorstw farmaceutycznych.
Rola Grega w PeakData
Greg Gembara jest obecnie dyrektorem ds. dostaw w PeakData. Współpracuje z firmą od ponad dwóch lat, zapewniając jej doświadczenie w zarządzaniu projektami, dostawami i ludźmi.
Jednak kiedy Greg dołączył do PeakData, firma ta była jeszcze startupem. Pomimo swoich rozmiarów, firma odniosła już duży sukces w przyciąganiu wielu klientów. Jednak jej procesy operacyjne wciąż wymagały poprawy.
Wyzwania w PeakData
Dzięki wiedzy, doświadczeniu i ogromnej wiedzy Grega, PeakData szybko stworzyła własne procesy operacyjne i potoki oparte na podstawowych narzędziach. Jednak szybko stało się jasne, że firma przerośnie również system oparty na arkuszach kalkulacyjnych, co spowodowało problemy:
Dobre procesy hamowane przez podstawowe oprzyrządowanie
Liczba arkuszy kalkulacyjnych w PeakData rosła wykładniczo wraz z liczbą projektów, pracowników i operacji. Im większa firma, tym większe potrzeby. Dlatego też, ciesząc się korzyściami płynącymi z szybkiego wzrostu, PeakData utknęła również w błędnym kole powiększania dokumentów, zmniejszania ich czytelności i intuicyjności, co sprawiało, że procesy decyzyjne były uciążliwe i czasochłonne.
Będąc doświadczonym menedżerem, Greg szybko zdał sobie sprawę, że istnieje lepszy sposób. On i jego koledzy potrzebowali aktualnych informacji, aby podejmować świadome decyzje dotyczące projektów i ich finansów oraz zarządzać specjalistami bez ryzyka korzystania z nieaktualnych informacji. Zamiast tego zespół PeakData potrzebował narzędzia łączącego zarządzanie projektami, ludźmi i finansami, które można by wykorzystać do udostępniania dużej ilości informacji innym pracownikom i menedżerom w czasie rzeczywistym.
Optymalizacja przepływu pracy pracowników
Każda godzina się liczy i generuje koszty - to było oczywiste dla Grega i PeakData. Jednak dzięki arkuszom kalkulacyjnym Excel (a później Jira) operacje wymagające poprawy rzadko znajdowały się na radarze menedżerów, ponieważ pozostawały ukryte w zarośniętych dokumentach.
Dlatego Greg potrzebował narzędzia, które pomogłoby mu w dogłębnej analizie istniejących procesów i operacji oraz przyspieszyłoby je, minimalizując obciążenie pracą i maksymalizując zyski w tym procesie.
Monitorowanie wyników finansowych projektów
Oczywiście analizy Grega nie ograniczały się do optymalizacji obciążenia pracą jego pracowników. Chociaż bardzo cenił sobie ich komfort, musiał również poprawić finanse firmy i projektów oraz doskonałość dostaw w jak największym stopniu.
Nie było to jednak łatwe zadanie, ponieważ musiał wziąć to pod uwagę:
- Różne rodzaje kosztów jednorazowych
- Koszty stałe
- Monitorowanie budżetu projektu i kosztów pracy w projekcie
Zarządzanie tak dynamicznie zmieniającymi się danymi, stale zmienianymi przez raporty śledzenia czasu od pracowników, po prostu nie może być odzwierciedlone w programie Excel. W rezultacie Greg był często zmuszony do ręcznego wykonywania wielu obliczeń lub aktualizacji, spędzając na tym wiele godzin - i ostatecznie nigdy nie mógł być pewien, że wprowadzone dane są nadal poprawne. Dlatego był zdeterminowany, aby naprawić tę sytuację.
Rozwiązanie: szybki dostęp do danych w jednym narzędziu
Z perspektywy Grega rozwiązanie wszystkich powyższych problemów było proste: narzędzie, które mogłoby gromadzić wszystkie dane dotyczące projektów, a także dane dotyczące wszystkich krytycznych wskaźników KPI, za których poprawę był odpowiedzialny. Primetric był bezpośrednią i kompleksową odpowiedzią na tę potrzebę.
"Primetric to jeden z kolejnych kroków, które chcieliśmy podjąć w naszej organizacji, zaczynając od czystej kartki. Po prostu wiedzieliśmy, że musimy kontrolować wydatki, obciążenie pracą, projekty i nie tylko".
Greg Gembara, Head of Delivery w PeakData
Wkrótce Greg zaczął dostrzegać pozytywne rezultaty swoich decyzji. Obejmowały one:
Ulepszona kontrola, monitorowanie i procesy decyzyjne oparte na danych
Godziny spędzone na aktualizowaniu dokumentów, ciągłe zmiany, które nie zostały uwzględnione i niekończące się przewijanie zniknęły z harmonogramu Grega po tym, jak wprowadził Primetric do PeakData.
Teraz, pomimo dużej ilości informacji do przetworzenia, wykorzystuje on pojedynczy proces w jednej strukturze do zarządzania wszystkimi kluczowymi informacjami, przydziałami ludzi i projektami. Nie musi również wielokrotnie weryfikować danych, ponieważ system łączy wszystkich pracowników i menedżerów, umożliwiając im pracę na rzecz sukcesu ich działalności.
Jedno źródło prawdy dla wszystkich menedżerów
"Nie muszę biegać i pytać ludzi, kto co zgłosił. Wszystko po prostu pojawia się w Jira, a następnie w Primetric; nie muszę podejmować dodatkowych działań, aby się tym zająć".
Greg Gembara, Head of Delivery w PeakData
Doskonała i płynna komunikacja - to jedna z zalet Primetric, która drastycznie usprawniła pracę Grega. Teraz każdy z odpowiednim poziomem dostępu może dodawać niezbędne dane do systemu (tj. koszty pracy, koszty ogólne i inne), kompilować dane i udostępniać je Gregowi w formie intuicyjnego raportu.
"Primetric pozwala mi agregować informacje i automatycznie udostępniać je innym. Pozwoliło mi to zbudować PMO i scentralizować wszystkie dane dotyczące dostaw w jednym narzędziu. Teraz, gdy idę na spotkanie, mogę spojrzeć na to narzędzie i powiedzieć innym, gdzie dokładnie jest problem".
Greg Gembara, Head of Delivery w PeakData
W rezultacie Greg może zaoszczędzić czas na tworzeniu podsumowań i innych dokumentów. Zamiast tego ma wszystkie informacje potrzebne do podejmowania świadomych decyzji przez cały czas, prawie bez żadnego wysiłku. Dodatkowo uporządkował również portfolio projektów swojej firmy, strukturyzując kluczowe informacje i uzyskując lepszy wgląd we wszystkie krytyczne informacje.
Elastyczne budżetowanie, niezależnie od rodzaju kosztów
Ze względu na różnorodność kosztów i przychodów, zarządzanie nimi w arkuszu kalkulacyjnym nie było bułką z masłem. Na szczęście to się zmieniło.
Obecnie Primetric gromadzi i przekształca wszystkie dane finansowe w budżety, tworząc kompleksowy przegląd wszystkich funduszy. Pokazuje również informacje o istotnych finansowych KPI, takich jak marża zysku lub koszty ogólne. W rezultacie Greg może monitorować, planować i zmieniać swoje budżety szybko i w oparciu o wiarygodne dane.
"Mogę teraz śledzić dane finansowe w projektach i określić, czy jest coś, co mogę poprawić. Mogę potwierdzić realistyczny budżet i sprawdzić, czy ma on sens. Podczas zarządzania budżetem projektu posiadanie tych informacji ma kluczowe znaczenie dla danej operacji i dla podobnych w przyszłości. [Primetric pokazuje mi wszystko, co muszę wiedzieć o wydatkach: za co zapłaciliśmy, kiedy wydaliśmy za dużo pieniędzy".
Greg Gembara, Head of Delivery w PeakData
Przejrzysta pętla sprzężenia zwrotnego usprawniająca strategię
Dla Grega dane były tylko początkiem długiej serii ulepszeń przyspieszających procesy i zwiększających dochody.
"To była dla mnie naturalna potrzeba [gromadzenia tych danych]. Po prostu nie mogę wykonywać swojej pracy i podejmować decyzji bez tych danych. To tlen dla moich obowiązków".
Greg Gembara, Head of Delivery w PeakData
Na podstawie informacji dostarczonych przez Primetric określił, które procesy można usprawnić za pomocą automatyzacji lub innych jednorazowych działań i przyspieszył je. W rezultacie PeakData osiągnęła te same wyniki przy niższych kosztach i mniejszym obciążeniu pracowników.
Korzyści z Primetric
- Organizacja procesów w małej, ale dynamicznie rozwijającej się firmie świadczącej usługi IT dla wyspecjalizowanych, wymagających klientów,
- Umożliwiając firmie skalowanie niezależnie od liczby operacji i pracowników,
- Zaoszczędzone dni pracy dzięki automatyzacji tworzenia raportów,
- Ulepszone podstawowe operacje i procesy, które teraz zajmują mniej czasu i generują większy dochód,
- Łatwy dostęp do danych, które są automatycznie aktualizowane za każdym razem, gdy użytkownik dokona zmiany w systemie,
- Usprawnione procesy decyzyjne oparte na precyzyjnych danych z całej firmy,
- Pełny i szczegółowy przegląd każdego rodzaju kosztów wpływających na budżet projektu.
Podsumowanie
Greg i PeakData przeszli długą drogę z Primetric, dążąc do osiągnięcia doskonałości operacyjnej. Jednak, podobnie jak w przypadku każdej profesjonalnej relacji, nasza również musi się rozwijać, aby być rentowną na konkurencyjnym rynku IT - i właśnie do tego dążymy.
Obecnie pracujemy nad ulepszeniem naszej integracji z Jira, aby umożliwić Gregowi jeszcze większe powiązanie tych dwóch środowisk. Zapewnimy mu również - i innym naszym klientom - bardziej innowacyjne funkcje raportowania i analizy, wyznaczając im drogę do sukcesu.
.jpg)
