Jak firma Notch połączyła wykorzystanie z rentownością i zabezpieczyła swoje procesy przed kryzysem

W tym studium przypadku dowiesz się: 

• Jak Notch zebrał informacje z całej firmy i uzyskał jedno źródło prawdy dotyczące wykorzystania i rentowności, aby uzyskać lepszy wgląd we wszystkie kluczowe wskaźniki i zobaczyć, jak się zmieniają, niezależnie od okoliczności, 
• w jaki sposób Primetric pomógł firmie zaplanować projekt bez jednego błędu i zaoszczędzić pieniądze, unikając konfliktów harmonogramu lub pracowników, 
• w jaki sposób nowy system przyczynił się do skalowania procesów skoncentrowanych na poprawie wykorzystania, rentowności i planowania, skutkując dynamicznym rozwojem biznesu.

Wprowadzenie

Notch to firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania, dostarczająca wymagające produkty cyfrowe dla start-upów, globalnych przedsiębiorstw i rewolucjonistów technologicznych. Eksperci w dziedzinie Java i biegli w Agile, koncentrują się na byciu globalnym wzorem do naśladowania w zakresie doskonałości technicznej. Reputacja Notch wzrosła od pierwszego dnia - dostawa jest głównym motorem napędowym, więc wykonywanie pracy, wprowadzanie zmian potrzebnych klientowi i przechytrzanie wszelkich wyzwań, dopóki nie uzyskają właściwego rozwiązania, jest podstawą zespołu. Ich rozwiązania koncentrują się na skalowaniu działalności klientów, ale są również skuteczne, atrakcyjne, intuicyjne i łatwe w użyciu. Każdy etap procesu Notch jest zorientowany na człowieka - myślenie o osobie, która będzie korzystać z produktu i zapewnienie płynnego doświadczenia.

Ich rozwiązania są wdrażane w różnych branżach, od bankowości, fintech i rządów po ropę i energię, opiekę zdrowotną i budownictwo, by wymienić tylko kilka. Firmy takie jak Strabag, digital.ai, Atrify i Nexxiot współpracują z Notch od ponad kilku lat i stale ulepszają swoje produkty, podążając za najnowszymi technologiami z ekspertami z Notch, którzy szybko dostosowują się do stale zmieniającego się środowiska technologicznego.

Już uznany przez Deloitte za laureata kategorii Impact w 2023 r. oraz Technology Fast EM 50 i 500 EMEA w 2019 i 2020 r., a także ze stałym wzrostem liczby inżynierów danych, programistów, projektantów, strategów, biur w Zagrzebiu i Splicie, to dopiero początek ich podróży do doskonałości inżynieryjnej.

Projekty i klienci

Notch sprawdził się w realizacji wielu rodzajów projektów. Dzięki doświadczeniu w takich dziedzinach jak Telco, bankowość, agro-fintech i integracja systemów, firma ma ogromne doświadczenie, które wykorzystuje do realizacji nawet najbardziej złożonych projektów - w tym tych dla chorwackiego rządu. 

Niezależnie od rodzaju projektu, Notch koncentruje się na projektach długoterminowych. Dlatego firma buduje stabilne relacje ze swoimi klientami, dostarczając im oprogramowanie na zamówienie najwyższej jakości. 

Rola Dragana w Notch

Dragan Eldic jest dyrektorem operacyjnym w Notch. Nadzoruje wszystkie projekty w firmie, a także czynniki na nie wpływające, takie jak ludzie, finanse i zapotrzebowanie rynku. 

Co ważne, Dragan jest również odpowiedzialny za sukces operacji. Musi zapewnić rentowność projektu, utrzymując wysokie wskaźniki wykorzystania i precyzyjnie zarządzając umiejętnościami ludzi - a wszystko to przy jednoczesnym zachowaniu skalowalności kluczowych procesów niezależnie od wielkości firmy. Dlatego też jest on pierwszą linią obrony Notch, jeśli chodzi o rentowność, bez względu na to, w jakim stanie znajduje się obecnie rynek.

Oczywiście w dynamicznie rozwijającej się firmie zarządzanie wszystkimi tymi procesami wymagało wiele pracy. Dragan musiał:

• analizować wykorzystanie i alokację ludzi, aby zapewnić maksymalne wykorzystanie ich czasu, a w rezultacie maksymalne zyski - a wszystko to przy jednoczesnym dbaniu o zadowolenie i dobre samopoczucie pracowników, 
• monitorowanie kosztów i przychodów projektu, a także jego rentowności, zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu projektu, a także prognozowanie ich przed rozpoczęciem projektu, 
• kontrolowanie czasu i kosztów pracy w celu zapewnienia, że projekty nie przekroczą budżetu,
• sprawdzać wszelkie odchylenia od harmonogramu, aby zapobiegać nadgodzinom, konfliktom harmonogramów, pracownikom na ławkach i opóźnieniom,
• przeanalizować różne scenariusze prognoz w zależności od wstępnego harmonogramu projektów, obciążenia pracowników i miękkich rezerwacji, aby zobaczyć, jakich zysków może się spodziewać w przyszłości, 
• budowanie skalowalnych procesów delegujących odpowiedzialność za rentowność i wykorzystanie na konkretnych menedżerów. 

Innymi słowy, musiał utrzymać firmę w ruchu, rentowności i wysokim wykorzystaniu w każdych okolicznościach, ponieważ wskaźniki te były kluczem do dalszego rozwoju firmy.

Jednak praca Dragana nie była łatwa. W tamtym czasie Notch korzystał z różnych narzędzi, których nie można było zintegrować. Na domiar złego, nie były one również dostosowane do potrzeb branży IT i trudno było odtworzyć tam strukturę firmy. W rezultacie Dragan utknął z niewystarczającymi informacjami i nie był w stanie usprawnić procesów, za które był odpowiedzialny.

Wyzwania w Notch

Wraz z rozwojem firmy Notch, wzrosło zapotrzebowanie na skalowalne procesy i płynny przepływ informacji. Problemy ze skalowaniem operacji i zapewnieniem płynnego przepływu informacji poprzez integracje dotyczyły jednak nie tylko Dragana, ale także całej firmy, która potrzebowała lepszego rozwiązania do szczegółowego monitorowania swoich operacji.

W rezultacie Notch stanął przed wieloma pilnymi wyzwaniami, które były kluczem do dalszego rozwoju całego przedsiębiorstwa. Tracił również cenne możliwości, które mogłyby zapewnić firmie dalszy rozwój i przygotować ją na wszystko, co przyniesie przyszłość.

Brak powiązania między wykorzystaniem a rentownością spowodowany brakiem jednego źródła prawdy.

Wraz z szybkim rozwojem, Notch zyskał wiele ekscytujących projektów. Mimo to kontrolowanie ich było bardzo złożonym zadaniem - wszystkie informacje potrzebne do procesu były przechowywane w oddzielnych arkuszach kalkulacyjnych i narzędziach. Na przykład firma nie mogła zobaczyć wpływu wykorzystania na rentowność, ponieważ informacje te były przetwarzane oddzielnie.

"Uzyskiwanie danych o rentowności z projektów było trudne, ponieważ wymagało dużo pracy ręcznej. Uzyskiwaliśmy również dane z różnych narzędzi i trudno było je połączyć. 

Arkusze były gromadzone, a ich dane przenoszone do innych arkuszy, które agregowały je w innym kontekście. Było to dużo pracy ręcznej. Dodatkowo, dane finansowe i karty czasu pracy były przechowywane oddzielnie, co sprawiało, że szerszy obraz był niejasny".

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Gromadzenie informacji z różnych źródeł było trudnym procesem; powodowało również wiele możliwych do uniknięcia błędów, które często kolidowały z planami i założeniami. Przy wielu źródłach informacji nawet samo obliczenie rentowności mogło prowadzić do licznych błędów, przez co firma była narażona na częściową nierentowność - i nie wiedziała o tym na czas.

Ponadto menedżerowie mogli mieć bardzo różne dane dotyczące tych samych kwestii. To z kolei prowadziło do niepewności.

"Posiadanie danych w różnych arkuszach nie czyni ich spójnymi, więc nie mogliśmy zweryfikować spostrzeżeń innych osób i ról. Nie było jednego źródła prawdy".

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Brak łatwego sposobu na porównanie planów długoterminowych z rzeczywistymi i optymalizację wykorzystania z rentownością projektu.

Mając na pokładzie wielu doświadczonych menedżerów, Notch był świadomy znaczenia ciągłej optymalizacji procesów i jej wpływu na sukces firmy. 

"Jeśli chcemy odnieść sukces, musimy zoptymalizować nasze procesy. Wraz z naszym rozwojem musimy mieć dobrze naoliwioną maszynę; dlatego musimy widzieć wszelkiego rodzaju odchylenia w naszych planach. Chcemy być tak dokładni, jak to tylko możliwe i chcemy mieć pewność, że nasza firma rozwija się niezależnie od okoliczności".

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Jednak pomimo tego, że Notch miał dość wysoki poziom wykorzystania, trudno było bezpośrednio powiązać te dane z finansami. Głównymi tego powodami były:

1. Informacje na temat wykorzystania i finansów, które były przechowywane w oddzielnych arkuszach kalkulacyjnych i narzędziach. 
2. Nie istniał zautomatyzowany sposób określania kluczowych wskaźników wydajności, w tym samego wykorzystania i rentowności. 
3. Trudno było uzyskać szybkie informacje o tym, jak radzą sobie konkretni klienci i projekty przez resztę menedżerów (takich jak PM odpowiedzialni za konkretne projekty lub menedżerowie finansowi).

W rezultacie menedżerowie Notch - w tym sam Dragan - mieli problemy z monitorowaniem rentowności i wykorzystania, a także chcieli natychmiast reagować na wszelkie pojawiające się problemy.

"Podczas planowania chcemy widzieć jak najmniej odchyleń i szybko reagować na zmiany. Chcemy opierać nasze decyzje na danych w czasie rzeczywistym, aby być konkurencyjnymi i optymalnymi".

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Zespół Notcha był również chętny do planowania wykorzystania przyszłych projektów i okresów. Jednak to również stanowiło wyzwanie bez jednego źródła prawdy. W rezultacie zarówno procesy planowania, jak i monitorowania były dość powolne i czasochłonne, powodując ogromną frustrację u wszystkich zaangażowanych stron.

Brak jasnego obrazu puli talentów w firmie 

Jako firma skoncentrowana na swoim rozwoju, Notch nieustannie dbał o to, by nowe projekty rozpoczynały się w momencie zakończenia innych. Mimo to, przydzielanie ludzi do tych operacji nie było bułką z masłem, ponieważ nie było wiarygodnego przeglądu tego, kto ma jakie umiejętności i kiedy dana osoba jest dostępna. Miało to również kluczowe znaczenie dla zarządzania ławką pracowników, która mogła stać się ogromnym obciążeniem finansowym.

"Z czasem zarządzanie umiejętnościami stało się niemożliwe, ponieważ mieliśmy coraz więcej ludzi. Musieliśmy rozpowszechniać wiedzę i potrzebowaliśmy wiarygodnych informacji. [...] Integracja umiejętności z procesami sprzedaży również stanowi dla nas wyzwanie. Jest to szczególnie ważny aspekt, ponieważ chcemy rozwijać naszych pracowników i dawać im przestrzeń do rozwoju. Chcemy, aby dział sprzedaży również to widział. "

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Uciążliwe i czasochłonne raportowanie obciążenia pracą i rentowności

Podobnie jak każda rozwijająca się organizacja, Notch również chciał szczegółowo monitorować swoje operacje i kluczowe wskaźniki. Mimo to, przy tak wielu różnych dokumentach i programach przechowujących cenne informacje, nie było to łatwe zadanie. Był to ważny krok, ponieważ na horyzoncie rynku IT pojawiły się trudne czasy.

"Używaliśmy innych narzędzi i arkuszy kalkulacyjnych, ale po prostu nie było to możliwe w naszej organizacji. "

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Raporty dotyczące czasu pracy, wykorzystania i rentowności, a także kilka mniejszych podsumowań, musiały być przygotowywane ręcznie, równanie po równaniu. Naturalnie, proces ten pochłaniał wiele godzin czasu menedżerów, zmuszając ich do porzucenia innych obowiązków. 

Dodatkowo, ich wysiłki nie gwarantowały stworzenia poprawnego raportu. Podobnie jak każdy inny proces z udziałem czynnika ludzkiego, ten również był podatny na błędy. Dlatego tworzenie dokładnych i spójnych raportów graniczyło z cudem. 

"Zmagaliśmy się z raportowaniem i utrzymywaniem spójności danych i wiedzieliśmy, że będziemy potrzebować systemu raportowania".

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Rozwiązanie: Pojedyncze źródło prawdy dla prognoz rentowności projektów i wykorzystania pracowników w porównaniu z rzeczywistością 

Ponieważ problemy stawały się coraz większym wyzwaniem wraz ze wzrostem ich liczby, Notch zaczął szukać innych rozwiązań, bardziej dostosowanych do standardów branży IT. 

"Primetric to idealne narzędzie dla firmy programistycznej. Jest to kompletne rozwiązanie, które kupiło nas od razu. Widzieliśmy wiele prostszych rozwiązań, ale po prostu nie były one w stanie zaspokoić naszych potrzeb. Dla firmy naszej wielkości (51-200) był to najlepszy wybór. "

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Oczywiście Notch nie musiał pozbywać się wszystkich swoich poprzednich rozwiązań. Primetric zaoferował firmie możliwość integracji z zewnętrznymi systemami, ułatwiając lepszy przepływ informacji we wszystkich narzędziach jednocześnie i tworząc jedno źródło prawdy dla wszystkich osób w firmie.

"Możliwość integracji systemu z różnymi aplikacjami była dla nas również wielką zaletą. "

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Wdrożenie było również łatwiejsze dzięki wsparciu Primetric. Indywidualni konsultanci, praktyczny proces i elastyczne podejście pomogły Notch szybko przenieść dane i rozpocząć pracę z nimi w rzeczywistych przypadkach.

"Mieliśmy naprawdę świetne wsparcie podczas wdrożenia. Zespół Primetric był zawsze responsywny i proaktywny. Nawet jeśli Primetric nie miał konkretnej funkcji, o której myśleliśmy, zawsze chętnie zapewniał pewne obejścia. Odnieśliśmy wrażenie, że Primetric naprawdę się o nas troszczył. Wymagaliśmy pewnej elastyczności, a także wiedzy technicznej i to otrzymaliśmy. "

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Połączenie wykorzystania i finansów w jednym narzędziu

Ponieważ Primetric oferował kompleksowe podejście do zarządzania ludźmi i projektami, Notch zdecydował się w pełni je wykorzystać. 

Po pierwsze, firma zdecydowała się wdrożyć system śledzenia czasu pracy Primetric. Dzięki temu pracownicy uzyskali dostęp do szczegółów swoich długoterminowych przydziałów i mogli lepiej zarządzać swoim czasem. Menedżerowie również byli zadowoleni z tej zmiany - gdy ludzie zaczęli śledzić swój czas, przełożeni automatycznie otrzymywali informacje o postępach w projektach i mogli działać na podstawie tych informacji, gdy było to konieczne. Pomogło im to dostrzec problemy, zanim stały się one poważnym ryzykiem i wpłynęły na rentowność firmy.

Ponadto informacje o planach i ich postępach zostały wykorzystane przez Primetric do automatycznego obliczania wykorzystania każdego pracownika. Zmiana ta zaowocowała lepszą kontrolą pracy ludzi i lepszym wykorzystaniem ich czasu - oraz zyskami z tego płynącymi. 

Co ważne, system był również w stanie połączyć wykorzystanie z kosztami pracy, zapewniając menedżerom kompleksowy przegląd wszystkich głównych wydatków w projekcie. W rezultacie mogli oni prognozować wydatki jeszcze przed rozpoczęciem projektu i wybierać najlepsze możliwości w ich zasięgu.

Wskaźniki finansowe dostępne za pomocą kilku kliknięć 

"Primetric może obsługiwać zarówno projekty Time and Material, jak i Fixed Price, i obejmuje wszystko, czego może potrzebować firma programistyczna".

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Kiedy firma Notch po raz pierwszy zaczęła korzystać z Primetric, odkryła, że system doskonale nadaje się do obsługi operacji typowych dla firm świadczących usługi IT, takich jak różne rodzaje rozliczeń projektów, projekty wstępne i dynamiczne alokacje. Pozwoliło to firmie lepiej je kontrolować i maksymalnie wykorzystać każdą godzinę pracy. 

Ponieważ zespół Notch był również w stanie śledzić czas w Primetric, uzyskał również cenne informacje na temat wykorzystania i planowania. System połączył również karty czasu pracy z informacjami finansowymi, automatycznie tworząc raporty dotyczące zarówno czasu, jak i finansów - wszystko w czasie rzeczywistym. W rezultacie zarówno dyrektorzy, jak i menedżerowie mogą zapoznać się ze wszystkimi szczegółami projektu, gdy tylko potrzebują takich informacji. Nie ma potrzeby prosić kogoś innego o ich dostarczenie! 

"Regularnie odwiedzam wszystkie projekty, aby zapoznać się ze szczegółami operacji i uzyskać potrzebne informacje. Nie muszę prosić o nie innych menedżerów". "

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Zarządzanie umiejętnościami w celu tworzenia lepszych wstępnych prognoz finansowych projektu

Poszukiwanie odpowiednich osób do pracy - i dopasowanie pracy do ich ambicji - również stało się znacznie łatwiejsze dzięki Primetric. 

Dzięki profilom pracowników menedżerowie mogli wyszukiwać osoby o określonych umiejętnościach i doświadczeniu oraz dopasowywać je do odpowiednich projektów - wstępnych lub nie. Mogli też przeglądać dodatkowe informacje o specjalistach, co gwarantowała płynna integracja z innymi wewnętrznymi narzędziami. Dzięki takiemu rozwiązaniu plany mogły być dopasowane nie tylko do dostępności konkretnych osób, ale także ich ambicji. 

"Postrzegamy Primetric jako narzędzie do raportowania kompetencji i umiejętności. W Primetric mamy do nich szybki wgląd i możemy łatwo uzyskać dostęp do informacji".

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

W wyniku tych wszystkich zmian Primetric przyspieszył procesy sprzedaży i pomógł menedżerom tworzyć dokładne plany niezależnie od okoliczności. Co ważne, wszystkie zaangażowane strony były zadowolone ze zmian! 

Kompleksowe planowanie i śledzenie każdej godziny i każdego grosza

Dzięki Primetric przygotowywanie planów na przyszłość stało się bułką z masłem - mimo że przyszłość rynku stawała się z dnia na dzień coraz bardziej niepewna. Narzędzia takie jak wstępne projekty, obliczenia wykorzystania i zarządzanie umiejętnościami uprościły zarządzanie czasem, umożliwiając menedżerom tworzenie dokładnych planów nawet przy stale zmieniających się operacjach .

Było to również możliwe dzięki inteligentnym powiadomieniom zawartym w systemie. Mając je pod ręką, menedżerowie byli świadomi konfliktów harmonogramu i innych kwestii i mogli działać zgodnie z informacjami. 

"Nasze planowanie jest lepsze. [...] Primetric pozwolił nam być bardziej precyzyjnymi [w naszych planach], a później określić je ilościowo za pomocą wszystkich wskaźników".

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Korzystając z funkcji zawartych w narzędziu, Dragan mógł tworzyć dokładne plany, testować je i monitorować bez spędzania godzin na obliczaniu kluczowych wskaźników. Co więcej, Primetric zebrał dla niego wszystkie niezbędne informacje, oszczędzając niezliczone godziny czasu jego i jego menedżerów. W rezultacie mógł przygotować się na wszelkiego rodzaju scenariusze - i w razie potrzeby szybko działać zgodnie z nimi.

Co więcej, ponieważ Primetric przechowywał informacje zarówno o bieżących, jak i przyszłych przedsięwzięciach w Notch, można go było również wykorzystać do porównania obu. Dzięki takiej opcji Dragan, a także jego koledzy, byli w stanie dostrzec różnice między planami a rzeczywistością i jeszcze bardziej zoptymalizować pracę. Innymi słowy, zyskali dostęp do zautomatyzowanego monitoringu, który pozwala im tworzyć skalowalne procesy i generować dodatkowe zyski .

"Mogę uzyskać raport za pomocą kilku kliknięć w Primetric. Mam tendencję do zadawania sobie wielu pytań i mogę uzyskać na nie odpowiedź w ciągu kilku sekund".

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Pojedyncze źródło prawdy dla przepływu informacji i spójności danych

Wreszcie, Notch i jego menedżerowie nie muszą już tracić czasu na łączenie niekończących się arkuszy kalkulacyjnych - Primetric robi to za nich. 

"Radzenie sobie ze złożonymi arkuszami kalkulacyjnymi i porównanie tego z prostym otwarciem Primetric robi ogromną różnicę; to jak podróż na księżyc! [...] Primetric nie rozkłada wszystkiego na czynniki pierwsze. W rezultacie pomaga nam zarządzać naszymi informacjami".

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Dzięki integracji i szerokiemu zakresowi opcji, Primetric łączy zarządzanie zasobami z finansami i monitorowaniem, gromadząc niezbędne informacje w czasie rzeczywistym. W rezultacie może łączyć dane i obliczać kluczowe wskaźniki wydajności bez konieczności wykonywania jednego kliknięcia przez któregokolwiek z menedżerów. 

"Rozwiązaliśmy problem spójności danych i zyskaliśmy jedno źródło prawdy. Zintegrujemy również inne narzędzia z systemem, aby jeszcze bardziej poprawić przejrzystość".

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Dodatkowo Primetric wyeliminował błędy ludzkie w obliczeniach i ujednolicił formuły w firmie. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszyscy pracownicy są zawsze na tej samej stronie i nie muszą polegać na ustnych informacjach przy podejmowaniu krytycznych decyzji.

Korzyści z Primetric

Dzięki Primetric, Notch i jego menedżerowie mogą: 

• dynamicznie skalować swoje procesy niezależnie od wielkości firmy i sytuacji na rynku. 
• Oblicz wykorzystanie i połącz je z finansami, aby uzyskać kompleksowy przegląd budżetów i rentowności oraz poprawić wskaźniki, aby czerpać korzyści z każdej godziny pracy,
• porównywać plany z rzeczywistością, analizować dane i optymalizować procesy, aby generować jeszcze większe zyski, 
• usprawnić przepływ informacji w firmie i ujednolicić dane w przedsiębiorstwie bez wykonywania jakichkolwiek czynności manualnych, 
• generowanie raportów za pomocą kilku kliknięć, niezależnie od ich zakresu, 
• płynnie odzwierciedlają strukturę firmy w narzędziu,
• Zarządzanie umiejętnościami, doświadczeniem i osobistymi celami pracowników oraz włączanie ich w procesy sprzedaży, 
• Przyspieszenie procesów planowania przy jednoczesnym wyeliminowaniu błędów, 
• tworząc jedno źródło spójnych informacji dla całej organizacji. 

Podsumowanie

"Wdrożenie systemu takiego jak Primetric pomaga firmie w zrównoważonym rozwoju. "

Dragan Eldić, dyrektor operacyjny w Notch

Po kilku miesiącach współpracy z Primetric, Notch był w stanie dalej skalować swoje procesy, jednocześnie mając oko na wszystkie kluczowe szczegóły biznesowe. W rezultacie firma usprawniła procesy planowania, zarządzania i monitorowania - a wszystko to przy jednoczesnym drastycznym skróceniu czasu i zmniejszeniu ryzyka, że projekty mogą w pewnym momencie okazać się nierentowne. 

Z tego powodu przyszłość Notch rysuje się w jasnych barwach i będzie rysować się w jasnych barwach niezależnie od liczby pracowników i projektów.

‍