Makimo to mała firma z wielkimi ambicjami. Aby zrealizować wszystkie ambitne projekty, Makimo musi efektywnie zarządzać zarówno alokacją swoich pracowników, jak i finansami projektów - a powiedzieć, że udało im się to zrobić z Primetric, to jak nic nie powiedzieć.
COO/CTO
Podziękowania dla Primetric, Makimo:
I nie tylko... Jeśli brzmi to interesująco i chcesz lepiej zrozumieć podróż Makimo z Primetric, czytaj dalej.
Założona w 2010 roku Makimo jest małą firmą programistyczną zatrudniającą 20 osób. Koncentruje się na wysoce wyspecjalizowanych, zaawansowanych projektach dla firm z różnych branż: od zabawek po medycynę. Ponadto Makimo ma bardzo selektywne podejście do swoich projektów, ponieważ jego twórcy i specjaliści chcą pracować tylko nad projektami, które naprawdę ich pasjonują.
Makimo koncentruje się na oddzielnych, wyspecjalizowanych produktach. Firma zazwyczaj produkuje backend do tworzenia technologii takich jak:
...i wiele innych.
Co ważne, Makimo rzadko oferuje leasing ciała lub zespołu.
Wynika to z faktu, że firma wierzy, że wiedza techniczna wymagana do zbudowania całego produktu jest odpowiedzialnością Makimo, a nie ich klientów. Makimo specjalizuje się w dostarczaniu kompletnych produktów i usług oraz tworzeniu długotrwałych relacji z klientami.
Większość z nich współpracuje z Makimo od ponad 5 lat i nie tylko przy jednym projekcie. Jest to wynikiem spersonalizowanego i otwartego podejścia, które zostało wysoko ocenione przez wszystkie podmioty współpracujące z Makimo, w tym TomTom, Nutricia i Światową Organizację Zdrowia.
Makimo ma tendencję do pracy nad więcej niż jednym projektem jednocześnie. Zespoły są tworzone dla każdego projektu osobno, jednak osoby przypisane do zespołów są ze sobą ściśle powiązane. Wynika to z faktu, że w wielu przypadkach jeden specjalista pracuje nad wieloma projektami w tym samym czasie.
Co więcej, ilość czasu poświęcanego na poszczególne zadania zwykle nie jest równa. Przykładowo, jeden pracownik może poświęcać 60% swojego czasu na projekt A, a tylko 40% na projekt B. W rezultacie obliczenie dostępnej wydajności może stanowić wyzwanie, zwłaszcza gdy ulega ona ciągłym zmianom.
"Ogólnie rzecz biorąc, nasi pracownicy pracują nad więcej niż jednym projektem. Dzieje się tak, ponieważ większość naszych projektów przekształca się w projekty konserwacyjne, które nie wymagają wsparcia w pełnym wymiarze godzin".
Strukturę zespołów w Makimo nadzoruje Matt Papiernik. Ze względu na wielkość firmy i jej ograniczone zasoby, ma on wiele obowiązków.
Obecnie jego stanowisko łączy w sobie obowiązki CTO i COO, a także pewne elementy zarządzania finansami. Jest również zaangażowany w tworzenie znaczących relacji z klientami Makimo.
Przy tak wielu obowiązkach Matt musiał naprawdę zrozumieć wszystkie procesy planowania w firmie. Przez długi czas polegał głównie na JIRA i Excelu. Dlatego procesy planowania nie były tak wszechstronne, jak jego potrzeby.
Pierwotnie planowanie zasobów w Makimo było podzielone na dwa regularnie wykonywane etapy.
Pierwszym i najbardziej podstawowym etapem było planowanie długoterminowe. Zostało ono wykonane przy użyciu narzędzia stworzonego przez Makimo - MT Matrix. Było to proste narzędzie składające się z matrycy z kolorowymi polami, które pokazywały zarówno ludzi, jak i ich czas pracy, niezależnie od tego, czy został już przydzielony, czy nie.
Matryca MT zapewniła Mattowi i innym liderom bardzo ogólną perspektywę na nadchodzące 2-4 miesiące. Jednak system ten nie był przydatny dla specjalistów - był przeznaczony tylko dla menedżerów.
Aplikacja była szczegółowa i działała dobrze do planowania krótkich okresów czasu, ale ze względu na brak integracji z JIRA, rozbieżności w ilości pracy zaplanowanej i faktycznie wykonanej przez pracowników szybko się pojawiały. Bez odpowiedniej integracji możliwości przewidywania projektów były poważnie ograniczone.
W związku z tym, że planowanie długoterminowe okazało się nieco niewystarczające, Makimo wprowadziło również planowanie krótkoterminowe .
Sesje planowania krótkoterminowego odbywały się co dwa tygodnie i wymagały obecności wszystkich liderów zespołów w Makimo.
Proces ten wymagał od jednej osoby poświęcenia około godziny przed sesją planowania na zaktualizowanie liczby godzin spędzonych przez zespoły na wszystkich projektach.
Liderzy zespołówprzeprowadzili następnie dyskusję na temat aktualnego, wspólnego poglądu na zakończenie projektu i mogli zaproponować zmiany w alokacji projektu. Wynik ich dyskusji był następnie udostępniany całej firmie jako wytyczne na następne dwa tygodnie. Pracownicy polubili tę formę komunikacji.
Takie podejście miało swoje konsekwencje.
Ponieważwidok ten nie był powiązany z widokami planowania długoterminowego, Matt musiał znaleźć inne sposoby na obejście tego procesu, aby przekazać prognozy projektu liderom zespołów i obliczyć wskaźniki rentowności dla rejestrów firmy.
"Zespoły były po prostu nieświadome tego, co czeka ich po upływie dwóch tygodni perspektywy krótkoterminowej. Mimo że miałem informacje w projekcie, nie były one odzwierciedlone w planach krótkoterminowych. W rezultacie zespół przypisany do projektu wiedział, że ich 2 specjalistów backendu ma pracować nad projektem w pełnym wymiarze godzin, podczas gdy frontend ma pracować w niepełnym wymiarze godzin przez najbliższe dwa tygodnie. Następnie, po upływie dwóch tygodni, spotkaliśmy się i odkryliśmy, czy jest jeszcze coś do zrobienia".
Zarządzanie finansami w Makimo stanowiło inne wyzwanie niż planowanie.
"Jako dyrektor operacyjny jestem odpowiedzialny za operacje, organizację projektów i alokacje. Monitoruję również ich rentowność, ponieważ nie ma do tego osobnego stanowiska. W rezultacie w Makimo operacje i finanse są ze sobą powiązane - i to jest powód, dla którego zdecydowałem się przyjrzeć Primetric".
Podobnie jak w poprzednim przypadku, planowanie finansowe odbywało się w arkuszach kalkulacyjnych Excel. Nie były one jednak połączone z żadnymi innymi arkuszami kalkulacyjnymi - obliczenia finansowe były oddzielone od harmonogramów pracowników. W rezultacie prognozy finansowe opierały się na danych historycznych i założeniach, a nie na rzeczywistych danych - i pokazywały jedynie oczekiwane zyski i wskaźniki ich realizacji.
Dodatkowo, plany finansowe nie odzwierciedlały dokładnie rzeczywistości. Były one przygotowywane tylko raz w miesiącu i w rezultacie nie pokazywały żadnych nieoczekiwanych problemów, które mogą wystąpić po drodze. Mieli również ograniczony wgląd w zmiany w wynagrodzeniach pracowników, mimo że są one dość powszechne w branży IT.
Krótko mówiąc, zarządzanie finansami w arkuszach kalkulacyjnych Excel skutkowało czasem spędzonym na analizowaniu liczb, który można było wykorzystać na rozwój samej firmy .
Procesy planowania w Makimo były oczywiście długie i czasochłonne - zwłaszcza dla Matta, który jako jedyna osoba w firmie miał pełną wiedzę, aby pracować w ramach tych procesów i skutecznie zarządzać finansami firmy.
System działał, ale był trudny do skalowania, ponieważ zależał od zbyt wielu zdecentralizowanych źródeł prawdy i konkretnych osób. Oto lista wymagań, których Makimo potrzebowało, aby osiągnąć kolejny poziom w swoich możliwościach planowania:
Niezdolnośćdo skalowania zespołów i procesów. Fragmentacja planowania i przepływu informacji nie była możliwa do utrzymania w przyszłości. Ponadto był to duży problem dla samych założycieli, w tym dla Matta, który musiał zajmować się tym procesem ręcznie.
Rozdźwięk między planowaniem krótkoterminowym i długoterminowym. Oba plany obejmowały dwie bardzo różne perspektywy, które nie miały ze sobą nic wspólnego. W rezultacie popyt nie był jasny i opierał się na z góry przyjętych opiniach, które nie zawsze znajdowały odzwierciedlenie w rzeczywistości. W tego typu planowaniu brakowało również podejścia w czasie rzeczywistym i często brakowało nieoczekiwanych zmian, które miały miejsce po zaakceptowaniu planu.
"Istniała ogromna luka między planowaniem długoterminowym i krótkoterminowym. Z tego powodu zdarzały się przypadki, w których zespoły były w zasadzie nieświadome rzeczy, które miały zrobić po upływie tych 2 tygodni".
Excels musiał być aktualizowany ręcznie
Byłto czasochłonny proces, który nie uwzględniał żadnych aktualizacji i zmian. Brakowało również automatycznej walidacji danych i był podatny na sporadyczne błędy, tj. pominięcie czyjegoś urlopu, błędne obliczenie pojemności i inne.
Brak widoku finansów z lotu ptaka
Matt, wraz z innymi menedżerami i członkami zarządu, nie mógł zobaczyć żadnych zmian w budżecie w czasie rzeczywistym. W rezultacie koszty pracy były dla niego często zaskakujące, gdy zmieniał się zakres prac w projekcie.
"Kiedyś dokonywaliśmy przeglądu budżetu co dwa tygodnie. Jeśli popełniliśmy błąd w planowaniu, a w rzeczywistości zespół pracował znacznie ciężej niż przewidywaliśmy, po dwóch tygodniach musieliśmy wystawiać faktury większe niż pierwotnie planowano".
Analiza oparta wyłącznie na wiedzy lidera
Nie było jednego źródła prawdy dla firmy - każdy lider miał pewne informacje na temat swojego zespołu, którymi musiał podzielić się z innymi. Z drugiej strony wiedza o projekcie pochodziła z Jira i była w dużej mierze uzupełniana informacjami liderów, którzy musieli o niej pamiętać. Pozwoliło to na rotację projektów w celu spełnienia wymagań klientów kosztem braku wiedzy na temat postępów projektów między sesjami planowania.
"Nawet jeśli niektórzy ludzie mieli te informacje w głowie, nie było do nich bezpośredniego dostępu".
Brak widoczności dostępności pracowników
Planowanie krótkoterminowe w Excelu wymagało dodatkowego spojrzenia w kalendarz, aby upewnić się, że pracownicy nie są na urlopach w okresie dwóch tygodni. Liderzy zespołów często nie pamiętali o urlopach swoich pracowników i planowali określony zakres projektu na najbliższe dwa tygodnie tylko po to, by podczas sesji planistycznej dowiedzieć się, że kluczowa osoba jest w tym czasie niedostępna.
"Kiedyś raportowaliśmy nieobecności w bardzo typowy sposób: mieliśmy je zapisane na papierze i widoczne w Kalendarzu Google. Jednak informacje te zwykle dotyczyły tylko działu administracji w naszej firmie - reszta była o nich nieświadoma. W rezultacie, kiedy przychodziliśmy na sesję planowania, omawialiśmy przydziały, mówiąc "Cóż, Mark będzie pracował nad tym projektem", a czasami przychodził moment uświadomienia sobie: "Ale Mark będzie wtedy na wakacjach!".
Dodatkowe procesy wykonywane ręcznie
Wszelkie dodatkowe obliczenia musiały być wykonywane ręcznie. Ze względu na implementacje procesów, obliczanie takich wskaźników, jak źródła godzin niepodlegających rozliczeniu lub informacje o rentowności, wymagało pracy ręcznej, a często było jej całkiem sporo.
Kiedy Makimo i Matt zdecydowali się wdrożyć narzędzie, które mogłoby zastąpić arkusze kalkulacyjne jako główne źródło informacji, zaczęli szukać konkretnego zestawu wymagań.
To dlatego, że się nie spieszyli. Po kilku latach wypróbowywania własnych procesów i rozwiązań, zespół zarządzający doszedł do wniosku, że nowe rozwiązanie powinno naprawić niedociągnięcia poprzednich rozwiązań. Miało również łączyć złożone alokacje i uzyskiwać dostęp do informacji finansowych, a także szeroko zakrojone zarządzanie ludźmi.
Był to jednak dopiero pierwszy z wielu problemów.
Makimo oraz wszyscy jej założyciele i pracownicy są dumni z osobistego podejścia do wszystkich klientów i oczekują, że ich dostawcy również będą traktować ich jak partnerów.
Niestety i w tym przypadku Matt był rozczarowany, ponieważ spotkał się z bezsensownym podejściem SaaS, z którym nie mógł się utożsamić. Dlatego szukał dalej - i tak znalazł Primetric.
Prawdą jest, że pierwsze wrażenie zawsze ma znaczenie - i tak też było w przypadku Makimo.
Kiedy Matt po raz pierwszy zetknął się z naszym rozwiązaniem, nie został powitany przez bota ani demo. Zamiast tego zaprosiliśmy go na prezentację z jednym z naszych przedstawicieli handlowych. Mimo że Matt niechętnie przyjął zaproszenie, nigdy nie żałował, że w końcu się zgodził.
Podczas demonstracji dla Matta stało się jasne, że Primetric ma wszystko, co chciał zaimplementować w Makimo.
Obejmowały one:
Widząc Primetric w pracy, Matt wraz z innymi menedżerami reprezentującymi Makimo zdecydował się wypróbować Primetric - i ta próba przerodziła się w długotrwałą relację, na którą Makimo liczyło od samego początku.
Wdrożenie Primetric nie było dla Makimo długim procesem. W rzeczywistości, po ustaleniu wszystkich szczegółów formalnych, uruchomienie Primetric i jego codzienne użytkowanie zajęło Makimo tylko 2-3 dni.
Był to jednak dopiero początek. Primetric i Matt ponownie połączyli siły, tym razem by pokazać potencjał narzędzia w prawdziwym środowisku. Dzięki wsparciu Primetric, Matt mógł natychmiast uzyskać odpowiedź na wszystkie swoje pytania i uzyskać pomoc, gdy tylko zagubił się we wszystkich funkcjach oferowanych przez narzędzie. Dołożyliśmy również wszelkich starań, aby rozwiązać wszelkie problemy, które mogą pojawić się w trakcie procesu.
W rezultacie Makimo zaczęło dostosowywać coraz więcej funkcji Primetric i wkrótce w pełni wykorzystało to narzędzie.
Tuż po tym, jak Primetric został po raz pierwszy wdrożony w Makimo, został on już przetestowany.
W tym czasie Makimo próbowało ukończyć bardzo złożony projekt. Była to operacja, która wymagała ogromnej elastyczności i doskonałej komunikacji między klientem, właścicielem produktu i zespołem. Żadna z tych rzeczy nie była dana Makimo.
Pandemia koronawirusa obciążyła wszystkie kanały komunikacji między klientem, menedżerami i zespołem, a planowanie ich okazało się nie tylko trudne.
Działając zgodnie z budżetem, Matt i jego zespół byli zobowiązani do dostarczenia działającego produktu spełniającego jedynie podstawowe wymagania. Wymagało to od właściciela produktu zespołu podejmowania decyzji dotyczących harmonogramu, aby zmaksymalizować współpracę między członkami zespołu i ograniczyć oczekiwanie między zespołami backendowymi i frontendowymi.
"Podjęliśmy wiele szybkich decyzji [w projekcie] ze względu na pandemię, która utrudniała kontakt z klientem. Wymagało to chirurgicznego planowania".
Gdyby Makimo używało tylko arkuszy kalkulacyjnych do tego zadania, miałoby trudności. Na szczęście tym razem Primetric był pod ręką.
Dzięki wersjom roboczym, rezerwacjom i elastycznym przydziałom menedżerowie Makimo mogli zaplanować cały projekt w ciągu 3 miesięcy. Otrzymali również wszystkie niezbędne informacje na temat nieobecności i dostępności, dzięki czemu mogli realistycznie ocenić, czy inżynierowie, których zamierzali zaangażować, rzeczywiście mogą wziąć udział w projekcie.
W rezultacie, po przetestowaniu kilku różnych planów, Makimo znalazło optymalne rozwiązanie i znalazło sposób na ukończenie projektu niezależnie od niesprzyjających okoliczności.
"Gdyby alokacje były wykonywane ręcznie, popełnilibyśmy błędy. Dzięki Primetric po prostu zaczęliśmy przesuwać godzinowe zaangażowania ludzi, aż wszystko zmieniło kolor na zielony - i dostarczyliśmy to".
Wdrożenie było dopiero początkiem lepszego zarządzania w Makimo.
Stopniowo firma testowała i wdrażała coraz więcej funkcji oferowanych przez nasze rozwiązanie. W efekcie dziś korzysta z takich modułów jak:
"Dla mnie Primetric łączy rytm pracy z finansami i przepływem pracy nad projektem - i dlatego jest dla nas idealny".
Dzięki Primetric, Makimo zyskało wiele korzyści, takich jak
Proste planowanie i zarządzanie
Primetriczapewnił menedżerom kompleksowy widok, łączący zarówno perspektywę długoterminową, jak i krótkoterminową. Informacje w systemie były również natychmiast aktualizowane, umożliwiając Mattowi i innym liderom podejmowanie właściwych decyzji. Wszystkie alokacje i plany mogły być również dynamicznie zmieniane bez obawy o błąd, ponieważ Primetric zawierał inteligentne komunikaty i powiadomienia o wszelkich zakłócających operacjach.
"Jesteśmy w stanie rozciągnąć nasze szczegółowe plany na więcej niż dwa tygodnie".
Skalowalność
Matt może polegać na swoich liderach, którzy dostarczają mu informacji na temat finansów i alokacji oraz widzą ich decyzje w Primetric. W rezultacie nie musi być częścią każdego procesu decyzyjnego i może skupić się na wykrywaniu błędów.
Elastyczność
Primetricpozwala Makimo przeglądać i edytować alokacje w czasie rzeczywistym. Pomaga to Mattowi zarządzać zmianami i wykrywać wszelkie niespójności. Ponadto menedżerom łatwiej jest tworzyć plany, ponieważ narzędzie zmienia się i rozszerza, kiedy tylko chcą - nie ma zablokowanych kolumn!
"Primetric pozwala nam modyfikować te plany w czasie rzeczywistym. Jeśli wiemy, że coś się zmieniło lub ma się wydarzyć, możemy interweniować. Dzięki temu nasze sesje planowania są teraz znacznie krótsze".
Widoczne błędy
Primetricnatychmiast pokazuje błędy w założeniach i planach. Menedżerowie mogą natychmiast zobaczyć problemy z celami ludzi, wskaźnikami ukończenia, opóźnieniami, kolidującymi planami, przekroczeniami czasu i nie tylko - a wszystkie te informacje są zawsze aktualne.
Porównania projektów i widoki zaawansowane
Pokazują one zarówno czas pracy, jak i perspektywę budżetu, które wcześniej były obliczane ręcznie - z wieloma niefortunnymi błędami. Teraz menedżerowie mogą zobaczyć zarówno planowany, jak i szacowany czas i budżet oraz porównać je z innymi kluczowymi czynnikami. Mogą również zmieniać przydziały, prognozy i wakaty bez grzebania w arkuszach kalkulacyjnych.
"Dzięki Primetric mogę natychmiast sprawdzić, czy projekt jest bardziej lub mniej dynamiczny niż przewidywaliśmy. Mogę zobaczyć w czasie rzeczywistym, co działa, a co nie działa poprawnie w projekcie i mogę działać na podstawie tych informacji. W rzeczywistości to nie muszę być ja - inni menedżerowie też mogą to robić".
Przejrzyste finanse
Wszystkie wydatki i przychody są natychmiast widoczne w Primetric - i obejmuje to również wszelkie zmiany, nadgodziny i dodatkowe koszty. Ponadto Makimo wykorzystuje ten moduł również do uwzględnienia kosztów ogólnych firmy (tj. marketingu, sprzedaży, czynszu i innych niezbędnych kosztów). W rezultacie Matt i inni liderzy mogą realistycznie oszacować różne rodzaje marż w całej organizacji.
Integracja z Jira
Żadnego ponownego wprowadzania tych samych tabel - teraz wszystko odbywa się bez jednego kliknięcia. Dane są automatycznie importowane i natychmiast wyświetlane w Primetric ze wszystkimi zmianami, niezależnie od tego, jakie one są.
"Dzięki integracji Primetric z JIRA możemy naprawdę szybko sprawdzić, czy nasz plan nie rozpada się z jakiegoś powodu. Od razu widzę, że ktoś poświęca więcej czasu na inne zadania lub dostrzegam inne problemy. W dynamicznych projektach, takich jak nasz, jest to kluczowe".
Widoczne przydziały, nieobecności i ławki. Dziury w zaplanowanych mocach przerobowych są widoczne z dużym wyprzedzeniem, dzięki czemu zespół sprzedaży może skutecznie znaleźć projekty, które je wypełnią. Z kolei menedżerowie nie są już zaskakiwani przez dawno zapomniane, ale zaplanowane nieobecności, urlopy i dni wolne.
I to jest cała historia. Jeśli Ci się podobało i chcesz zobaczyć, jak Primetric może zaoszczędzić Ci wiele godzin, niepotrzebnego stresu i poprawić wydajność operacyjną Twojej firmy - uzyskaj dostęp już dziś.
Przygotowaliśmy wszystkie nasze studia przypadków w wersji PDF, abyś mógł dzielić się nimi na spotkaniach ze swoimi kolegami z zespołu.
Nie ograniczaj się czasochłonnymi arkuszami kalkulacyjnymi. Bądź mądry, pracuj mądrzej.
Logo Capterra jest znakiem usługowym firmy Gartner, Inc. i/lub jej podmiotów stowarzyszonych i zostało użyte w niniejszym dokumencie za zgodą. Wszelkie prawa zastrzeżone. Recenzje Gartner Digital Markets są udostępniane w witrynach różnych marek i stanowią subiektywne opinie poszczególnych użytkowników końcowych oparte na ich własnych doświadczeniach i nie reprezentują poglądów firmy Gartner ani jej podmiotów stowarzyszonych.
