Głównym wyzwaniem, przed którym stanęła firma itCraft, był brak szerszego obrazu tego, co działo się w firmie oraz niemożność śledzenia, mierzenia i analizowania danych.
Kierownik działu dostaw
Założona ponad dekadę temu firma itCraft zatrudnia ponad 110 osób specjalizujących się w tworzeniu stron internetowych i aplikacji mobilnych. Firma posiada sześć oddziałów na całym świecie, w tym w Nowym Jorku, Londynie, Sztokholmie i Warszawie.
itCraft zrealizował ponad 250 projektów z zakresu opieki zdrowotnej, telekomunikacji, transportu i logistyki, rozwiązań dla przedsiębiorstw i m-commerce dla takich firm jak Makro Cash&Carry, Sodexo, Rossmann, Top Secret, Deloitte, Roche i DHL. Firma koncentruje się na wyjątkowej jakości wdrażanych procesów, usług i wszystkich aspektów związanych z bezpieczeństwem, co potwierdzają certyfikaty ISO 9001 / ISO 27001 oraz liczne nagrody przyznane przez Clutch, Tech Reviewer i The Manifest.
Głównym wyzwaniem, przed którym stanęła firma itCraft, był brak szerszego obrazu tego, co dzieje się w firmie oraz niemożność śledzenia, mierzenia i analizowania danych. Firma może teraz mierzyć wskaźniki, które wcześniej były trudne do śledzenia lub prognozowania, co przełożyło się na lepsze oszacowanie czasu pracy i dostępności specjalistów.
Kierownicy projektów mogą teraz kontrolować złożoność związaną z dużą liczbą trwających projektów. Nie muszą już odpowiadać na rozpraszające pytania o to, kto jest przypisany do którego projektu i na jak długo - mogą po prostu powiedzieć "Sprawdź to w Primetric". Czytaj dalej, aby zobaczyć, jak itCraft osiągnął to wszystko.
Agnieszka, Head of Delivery w itCraft, była odpowiedzialna za cały proces realizacji i wdrożenia projektu, w tym zarządzanie ludźmi, portfelami projektów, kierownikami projektów.
Jej codziennym wyzwaniem było efektywne zarządzanie portfelem projektów, zapewnienie wysokiego wskaźnika wykorzystania, dbanie o odpowiednią alokację, analizowanie statusów realizacji projektów i podejmowanie strategicznych decyzji.
Jako pierwszy kierownik projektu w firmie, Agnieszka zajmowała się również tworzeniem standardów i procesów współpracy między kierownikami projektów.
itCraft przede wszystkim przydziela ludzi na zasadzie długoterminowej. Zazwyczaj jeden pracownik pracuje nad jednym lub dwoma rozliczanymi projektami w tym samym czasie. Każdy projekt jest podzielony zgodnie z dostarczonym pakietem prac - na przykład projektowanie, rozwój frontendu, rozwój backendu, testowanie itp.
Ponieważ działania te są przekrojowe i często obejmują różne kwestie, szacunki są dokonywane na poziomie faz projektu, a nie konkretnych zadań.
"Pracujemy w metodologii Agile, więc zarządzamy zadaniami w Jira, ale nie szacujemy i nie rozliczamy czasu poświęconego na pojedyncze zadanie. Zamiast tego skupiamy się na monitorowaniu czasu na poziomie kamieni milowych w projekcie, zgodnie z naszymi ustaleniami z klientami".
Kiedy firma itCraft liczyła nie więcej niż 50 osób, wystarczające było korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych Excel i Harvest do alokacji i rejestrowania czasu pracy. Zmieniło się to jednak, gdy firma zaczęła się rozrastać. Szef działu dostaw zajął się problemem i wdrożył Harvest Forecast, aby pomóc w alokacji pracowników.
Szybko jednak okazało się, że nowa kombinacja nie pozwala itCraft na to:
W każdy poniedziałek rano wszyscy kierownicy projektów siadali i po kolei przeglądali harmonogramy poszczególnych osób, aby dowiedzieć się, co będą robić w danym tygodniu. Czasami zajmowało to kilka godzin, aby dowiedzieć się, co się dzieje, kto może być dostępny dla nowych projektów lub faz, kto jest przeciążony pracą i jakie są prognozy finansowe. Powodowało to wiele nieporozumień. Co więcej, kierownicy projektów nie byli pewni, czy dane są aktualne i czy można na nich polegać.
Mierzenie wskaźnika wykorzystania pracowników, monitorowanie go lub porównywanie planów z rzeczywistością było po prostu niemożliwe. Co więcej, Forecast nie mógł obsługiwać różnych walut lub modeli rozliczeń - w takich scenariuszach zespół musiał opracować niestandardowe rozwiązanie.
"Nasze poprzednie narzędzie ładowało i odświeżało dane powoli i nie zapewniało nam sortowania i filtrowania danych alokacji z różnych perspektyw. Na przykład, nie miało żadnych niestandardowych pól do definiowania osób. Nie było również arkuszy danych ani zaawansowanych raportów, w których moglibyśmy przesyłać dane i porównywać nasze plany z tym, co faktycznie wydarzyło się w danym projekcie".
Wdrożenie Primetric zostało podzielone na kilka etapów:
Etap I - Określenie zakresu wdrożenia i metody importu danych. Zespół Primetric zorganizował warsztaty w celu zdefiniowania głównych celów wdrożenia, procesu planowania projektu oraz zakresu odpowiedzialności.
EtapII - Przeniesienie danych pracowników i projektów, testowanie Primetric z kilkoma osobami i integracja z Harvest Forecast. Po podpisaniu umów NDA zespół Primetric zaimportował dane na podstawie danych wyeksportowanych z obecnych systemów. Wiązało się to z testowaniem Primetric na rzeczywistych przypadkach użycia.
Etap III - Po wdrożeniu danych zespół Primetric pokazał, jak korzystać z systemu. Na tym etapie kierownicy projektów zostali zaproszeni do przetestowania narzędzia i zebrania informacji zwrotnych. Primetric przeprowadził również dodatkowe warsztaty, aby wszyscy wiedzieli, jak prawidłowo korzystać z systemu.
Etap IV - Ostatnim krokiem było zaproszenie pracowników produkcyjnych do rejestrowania czasu pracy.
"Zespół obsługi klienta Primetric przez cały czas zapewniał cenną pomoc. Pomogli w konfiguracji, transferze danych i integracji z Harvest Forecast na pierwszym etapie wdrożenia - a następnie wykroczyli poza to, aby upewnić się, że rozwiązanie w 100% pokrywa nasze przypadki użycia".
Więcej o metodologii szybkiego wdrażania można przeczytać tutaj.
itCraft korzysta z Primetric zarówno w przypadku projektów płatnych, jak i niepłatnych. Firma prowadzi wiele projektów nieobjętych rozliczeniami, a Primetric wspiera je dzięki dedykowanym funkcjom.
Oto kilka przykładów projektów niepodlegających rozliczeniu w itCraft:
Dzięki śledzeniu projektów niepodlegających rozliczeniu, itCraft może zoptymalizować planowane wykorzystanie i zoptymalizować stawki dla klientów, aby utrzymać odpowiedni poziom rentowności. Zapoznaj się z tym artykułem, aby dowiedzieć się więcej: Jaka jest formuła wskaźnika wykorzystania dla firm programistycznych?
"Cała nasza wiedza na temat realizacji projektów i relacji z klientami, którą można przełożyć na planowanie pracy, znajduje się w Primetric. Co więcej, plany te są bezpośrednio skorelowane z finansami, dzięki czemu możemy łatwo powiązać nasze prognozy przychodów z naszymi celami".
Co ważne, itCraft wykorzystuje Primetric do rejestrowania czasu pracy - nie tylko wśród programistów, ale także projektantów, analityków biznesowych i menedżerów. Analitycy, projektanci czy kierownicy projektów nie mają żadnych zadań zorganizowanych w Jira, więc nie muszą śledzić czasu spędzonego na każdym zadaniu. Mimo to, dzięki rejestrowaniu czasu w Primetric, firma może obliczyć swój wskaźnik wykorzystania.
Primetric ułatwił itCraft mierzenie różnych wskaźników, które wcześniej były trudne do śledzenia lub prognozowania. Raporty usprawniają analizę wykorzystania i alokacji pracowników, umożliwiając dyrektorowi ds. dostaw połączenie tych informacji ze spostrzeżeniami finansowymi.
"Przed wdrożeniem Primetric musiałem zarządzać tymi i wieloma innymi zadaniami. Primetric pomógł mi delegować odpowiedzialność na właściwe osoby i opracować proces".
Pracownik itCraft może teraz sprawdzić swój codzienny harmonogram, a nawet zobaczyć, co jest zaplanowane na kolejne tygodnie i miesiące. Wcześniej pracownicy często musieli pytać o swoje przyszłe zobowiązania. Teraz mogą uzyskać wszystkie te informacje w jednym miejscu, a także przesłać swoje CV. W ten sposób każdy wymieniony w systemie jest czymś więcej niż tylko imieniem i nazwiskiem, ale osobą z określonym zestawem umiejętności odzwierciedlonym w ich profilach.
"Primetric stał się podstawowym systemem do zarządzania zespołem i portfelem projektów, zarówno z perspektywy finansowej, jak i obciążenia pracą. Jest to obecnie główny system używany przez naszych kierowników projektów i jedyne źródło informacji dla mnie jako dyrektora ds. dostaw. Mogę z łatwością przybliżyć pojedynczego pracownika, projekt i perspektywę całego portfolio".
W najbliższej przyszłości itCraft planuje wykorzystać Primetric do usprawnienia procesu rozliczania się z klientami, wychwytywania ryzyka projektowego i finansowego oraz korzystania z większej liczby raportów i funkcji analizy danych w celu rozszerzenia możliwości prognozowania.
Dzięki ścisłej współpracy i bieżącym informacjom zwrotnym zespół Primetric wdrożył niestandardowe pulpity nawigacyjne i status RAG projektu, dzięki czemu itCraft może jeszcze bardziej poprawić wydajność operacyjną.
Przygotowaliśmy wszystkie nasze studia przypadków w wersji PDF, abyś mógł dzielić się nimi na spotkaniach ze swoimi kolegami z zespołu.
Nie ograniczaj się czasochłonnymi arkuszami kalkulacyjnymi. Bądź mądry, pracuj mądrzej.
Logo Capterra jest znakiem usługowym firmy Gartner, Inc. i/lub jej podmiotów stowarzyszonych i zostało użyte w niniejszym dokumencie za zgodą. Wszelkie prawa zastrzeżone. Recenzje Gartner Digital Markets są udostępniane w witrynach różnych marek i stanowią subiektywne opinie poszczególnych użytkowników końcowych oparte na ich własnych doświadczeniach i nie reprezentują poglądów firmy Gartner ani jej podmiotów stowarzyszonych.
