Informacje o Interactive Systems
Założona w 2007 roku firma Interactive Systems jest polską spółką specjalizującą się w oprogramowaniu wspierającym sprzedaż i programy lojalnościowe.
Dzięki wieloletniemu doświadczeniu firma tworzy, utrzymuje i rozwija szeroką gamę programów i aplikacji dla różnych branż i celów, od programów motywacyjnych po systemy lojalnościowe, od aplikacji internetowych i mobilnych po moduły przetwarzania danych. Dzięki temu Interactive Systems jest w stanie zaspokajać potrzeby liderów swoich branż na polskim rynku, takich jak Unilever, CIECH Sarzyna, Kompania Piwowarska, Brown-Forman czy VOX, i tworzyć długotrwałe relacje obejmujące ponad 15 lat udanych projektów.
Wprowadzenie
Będąc firmą programistyczną oferującą szereg innowacyjnych i wyspecjalizowanych produktów, Interactive Systems szybko zyskiwała na popularności. Wraz z jej rozwojem pojawiły się bardziej zaawansowane procesy planowania i raportowania. Wkrótce okazało się, że nie da się nimi zarządzać w prostych arkuszach kalkulacyjnych Excel, bez względu na to, jak bardzo byłyby zaawansowane.
Takie okoliczności uniemożliwiały firmie osiągnięcie doskonałości operacyjnej. W miarę rozwoju firmy, nie miała ona prawie żadnego wglądu w swoje plany, projekty, ludzi i budżety, przez co menedżerowie nie mieli wglądu w kluczowe procesy, które można by wykorzystać do poprawy produktywności i rentowności firmy. Dlatego Interactive Systems postanowiła poszukać lepszego rozwiązania.
Wyzwania
Joanna Kozłowska, Project Manager, i Małogrzata Jędrzejczak, Managing Director, były jednymi z najbardziej dotkniętych przez nieskalowalne procesy; rosnąca liczba projektów, a także danych, sprawiły, że dalsze korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych stało się nieosiągalne.
Jako kierownik projektu, Joanna była przeciążona arkuszami kalkulacyjnymi Excel zawierającymi różne informacje: od planów po postępy projektu i karty czasu pracy po koszty pracy. W rezultacie generowanie danych potrzebnych do procesów decyzyjnych było czasochłonne i podatne na krytyczne błędy przyczyniające się do rosnącej liczby konfliktów harmonogramu.
Będąc dyrektorem zarządzającym odpowiedzialnym za planowanie krytycznych operacji i zadań, Małgorzata Jędrzejczak doświadczyła na własnej skórze, jak szybko ręczne procesy planowania zasobów zostały wyczerpane z powodu ekspansji biznesowej. Wyjaśniła: "Kiedy mieliśmy tylko kilka osób na pokładzie, mogliśmy przygotowywać plany ustnie. Kiedy staliśmy się więksi, planowanie pracy nawet 2 lub 3 razy w tygodniu było po prostu niewystarczające, ponieważ wszystko zmieniało się z dnia na dzień."
Podczas nadzorowania obciążenia projektami i nieobecnościami, zaczęła napotykać trudności z przepływem informacji z powodu wniosków o urlop składanych w plikach PDF. Zdeterminowana, aby to poprawić, szukała bardziej elastycznego narzędzia, uznając, że arkusze kalkulacyjne Excel nie mogą zaoferować rozwiązania, którego potrzebowała.
Wyzwania stojące przed Interactive Systems obejmowały:
- Fragmentaryczne dane: Mając do dyspozycji liczne arkusze kalkulacyjne Excel, menedżerowie zmagali się z gromadzeniem, aktualizowaniem i przetwarzaniem niezbędnych danych dotyczących projektów i zasobów bez ujednoliconych formuł, co powodowało liczne niespójności i konflikty harmonogramów oraz prowadziło do utraty czasu i pieniędzy.
- Czasochłonne procesy planowania: Ze względu na brak automatycznych aktualizacji w programie Excel, istniejące i przyszłe plany wymagały ciągłych korekt, zmuszając menedżerów do uczestnictwa w cotygodniowych 2-3 sesjach planowania. Co gorsza, proces ten był również podatny na błędy i często skutkował konfliktami harmonogramów, a także stratą czasu.
- Błędne zarządzanie czasem wolnym. Pracownicy zgłaszali swoje nieobecności w dokumentach PDF wysyłanych do kierowników i działu HR. Taki podstawowy przepływ informacji był sprzeczny z intuicją i często błędny, pozostawiając niektóre strony nieświadome nieobecności i prowadząc do tworzenia planów dla osób, które nie będą obecne w danym czasie.
- Nieefektywne śledzenie czasu pracy. Przydziały, projekty i koszty pracy były trudne do przechowywania w plikach dla poszczególnych pracowników i do zbiorczej analizy w celu oceny ich kosztów. W związku z tym nie można było w pełni monitorować postępów projektów i budżetu, ponieważ menedżerowie zawsze mieli luki w danych.
Rozwiązania Primetric
Dla Interactive Systems rozwiązanie tych problemów było oczywiste: firma potrzebowała bardziej zaawansowanych narzędzi do zarządzania zasobami, projektami i budżetem. Na szczęście Primetric posiada szeroki zakres funkcji, które pomogły firmie osiągnąć nowy poziom.
Dzięki wdrożeniu Primetric, Interactive System zyskał pełny przegląd wszystkich swoich danych, które są teraz automatycznie aktualizowane po wprowadzeniu zmian, dając menedżerom pełny wgląd w ludzi, ich zadania i projekty. W rezultacie proces planowania został również skrócony do minimum - zaledwie 30 minut.
"Od razu widzimy, kto i kiedy pracuje nad jakim projektem - i nie potrzebujemy do tego żadnych spotkań. To robi prawdziwą różnicę, jeśli chodzi o planowanie lub wprowadzanie zmian w istniejących planach".
Małgorzata Jędrzejczak, Dyrektor Zarządzający w Interactive Systems
Raportowanie i śledzenie czasu pracy w firmie również uległy radykalnej poprawie. Dzięki śledzeniu czasu pracy i raportowaniu w jednym narzędziu, menedżerowie potrzebują zaledwie kilku sekund, aby wyodrębnić i porównać niezbędne dane. Jak powiedziała Joanna Kozłowska: "Teraz, gdy ktoś zadaje mi pytanie, nie potrzebuję analityka, aby uzyskać te informacje; wystarczy kilka kliknięć".
Łącząc wszystkie powyższe cechy, Interactive Systems zyskał:
- Jedno źródło prawdy dla planów i raportów. Dzięki planom, ich realizacji, budżetowaniu i śledzeniu czasu w jednym narzędziu, menedżerowie w Interactive Systems mogą uzyskać dostęp do wszystkich niezbędnych informacji w raportach, kiedy tylko tego potrzebują - i to bez konieczności szukania odpowiedniego arkusza kalkulacyjnego Excel. Dzięki temu mogą podejmować właściwe decyzje za każdym razem, gdy wprowadzana jest zmiana.
- Optymalizacja procesu planowania. Czasochłonne spotkania to już przeszłość. Dzięki zaledwie 30-minutowej sesji planowania Interactive Systems może podsumować pracę na cały tydzień, niezależnie od zmian czy nieobecności - wszystkie są uwzględnione w systemie.
- Śledzenie czasu pracy w jednym narzędziu. Dzięki Primetric Joanna może monitorować czas pracy, reagować na wszelkie luki i zobaczyć wpływ każdej godziny pracy na budżet, uzyskując pełny przegląd wszystkich kluczowych zmian w działalności firmy.
- Zarządzanie czasem wolnym w kilka sekund. Po usunięciu plików PDF proces raportowania czasu wolnego stał się bardziej przejrzysty. Każda zaangażowana strona otrzymuje wniosek o czas wolny jednocześnie, a przypisany menedżer może go zaakceptować lub odrzucić w ciągu kilku sekund, aby od razu zobaczyć wszelkie nieobecności w kalendarzu.
Wyniki
Wdrożenie Primetric w Interactive Systems było korzystne dla każdego pracownika.
Obecnie menedżerowie, tacy jak Małgorzata i Joanna, używają systemu do tworzenia planów, monitorowania ich i oceny ich wpływu na finanse. Nie muszą poświęcać wielu godzin na każdy z tych procesów.
"Primetric pozwala nam skrupulatnie monitorować projekty, poświęcony czas i rentowność. Pomaga nam to zbierać materiały do raportów, które można łatwo analizować, interpretować i wyciągać wnioski".
Jednocześnie mogą oni wykorzystywać te informacje do sprawdzania niespójności, problemów i konfliktów harmonogramów, usprawniając codzienne procesy operacyjne w firmie i unikając niepotrzebnie długich codziennych spotkań. W ten sposób firma poprawiła również swoją skalowalność i zaczęła się rozwijać, wykorzystując nowo nabytą doskonałość operacyjną do poprawy produktywności, zysków i ogólnej wydajności.
Dzięki tym wszystkim zmianom Interactive Systems cieszy się teraz szerokim zakresem korzyści, w tym
- Zoptymalizowane procesy planowania - od 2-3 cotygodniowych spotkań do pojedynczej, 30-minutowej sesji planowania .
- Płynny przepływ danych i automatycznie aktualizowane informacje w systemie gwarantują niemal całkowity brak konfliktów harmonogramów .
- W 100% przejrzysty czas wolny, bez menedżerów i specjalistów HR.
- Każda minuta pracy jest rozliczana dzięki śledzeniu czasu i monitorowaniu na żywo.
- Zaawansowane i konfigurowalne raporty są gotowe w ciągu kilku sekund - wszystkie niezbędne informacje są zbierane automatycznie z każdego zakątka systemu, aby ułatwić szybkie generowanie raportów.
- Zwiększona świadomość KPI i kluczowych wartości liczbowych kształtuje świetlaną przyszłość Interactive Systems.
