Podwójna liczba pracowników oznacza podwójne kłopoty - ale nie dla goodylabs. Firma ta była zdeterminowana, aby uzyskać pełny przegląd swoich planów i finansów, jednocześnie delegując obowiązki na menedżerów, ponieważ była już świadoma znaczenia takich procesów. Oto jak pomogliśmy im to osiągnąć!
Kierownik działu operacyjnego
W tym studium przypadku dowiesz się:
Goodylabs to firma programistyczna specjalizująca się w UX/UI, e-commerce i rozwoju mobilnym. Zatrudnia ponad 60 osób i planuje dalszy rozwój.
Choć firma działa w obecnym kształcie od nieco ponad roku, to może pochwalić się ponad 10-letnim doświadczeniem na rynku, gdyż wywodzi się z dwóch innych podmiotów: agencji kreatywnej oraz firmy zajmującej się tworzeniem oprogramowania. Po latach udanej i owocnej współpracy obie te organizacje postanowiły połączyć siły, tworząc goodylabs - i od tego czasu czerpią korzyści z tego układu, zapewniając swoim klientom kompleksowe usługi.
Dzięki połączeniu obu firm, goodylabs może zaoferować swoim klientom szeroki wachlarz usług. Dzięki działom rozwoju, badań, strategii i UX/UI organizacja może sprostać zarówno prostym, jak i złożonym wymaganiom, dostosowując swoje usługi do potrzeb docelowych odbiorców.
Obecnie organizacja oferuje kompleksowe rozwiązania i oprogramowanie na zamówienie dla klientów korporacyjnych i przedsiębiorstw e-commerce. Specjalizuje się w aplikacjach, witrynach e-commerce i innowacyjnych produktach cyfrowych dla rynku. W portfolio Goodylab można znaleźć programy do zarządzania cenami w firmach B2B oraz rozwiązania do zarządzania pracą i kontrahentami. W niektórych przypadkach goodylabs angażuje się również w projekty serwisowe.
Goodylabs zamierza również jeszcze bardziej rozszerzyć swoją działalność. Ponieważ rynek e-commerce dynamicznie się zmienia, firma chce wejść na rynek POS, dostarczając klientom punkty sprzedaży online, które łączą usługi offline i online. Dzięki takim funkcjom jak wirtualny asystent sklepu czy cyfrowe lustro, firma przyciągnęła już uwagę największych graczy na polskim rynku, w tym OTCF - dużej polskiej firmy detalicznej będącej właścicielem takich marek jak 4F czy Outhorn.
Goodylabs może pochwalić się także innymi znaczącymi klientami. Współpracowała również z:
Co ważne, projekty spotkały się z uznaniem zarówno docelowych użytkowników, którzy nagrodzili je świetnymi ocenami w AppStore i Google Play, jak i liderów branży IT, którzy nominowali kreacje goodylabs do wielu prestiżowych nagród, w tym Mobile Trend Awards - najważniejszego polskiego konkursu dla twórców aplikacji mobilnych.
Obecnie goodylabs pracuje nad 40 projektami - zarówno wewnętrznymi, jak i komercyjnymi.
Tom Mazurek jest kierownikiem działu operacyjnego w goodylabs. Głównym zadaniem Toma jest zapewnienie płynnego działania wszystkich procesów, zespołów i działów, dzięki czemu goodylabs może skalować się dalej bez żadnych przeszkód. Aby podać kilka przykładów, rola Toma obejmuje:
Rola Tomka zmieniała się jednak wraz z rozwojem firmy. W czasie wdrożenia Primetric, kiedy goodylabs po raz pierwszy powstało po tym, jak obie firmy zdecydowały się połączyć siły, Tomasz był odpowiedzialny za stworzenie i utrzymanie kluczowego procesu w całym biznesie. Choć może się to wydawać prostym zadaniem, jego główny cel był w rzeczywistości bardzo złożony: delegowanie obowiązków i umożliwienie firmie skalowania w nadchodzących latach.
"Chciałbym wiedzieć, jak firma będzie sobie radzić w przyszłym roku. Ile będziemy mieć pieniędzy, na co możemy sobie pozwolić i tak dalej. To kwestia spojrzenia na kondycję firmy przez pryzmat budżetu. Oczywiście biznes jest dynamiczny, ale musimy mieć jasny plan i móc go kontrolować. Taki przegląd jest niezwykle ważny".
Ale dlaczego ta zmiana była w ogóle konieczna?
"Po fuzji, goodylabs brakowało narzędzia łączącego śledzenie czasu, rentowność projektów, planowanie zasobów i budżetowanie. Ponieważ wcześniej pracowaliśmy w większych organizacjach, wiedzieliśmy, że musimy podzielić obowiązki między menedżerów różnych działów i zespołów. Muszą oni być odpowiedzialni za swoje dziedziny. Wygodne narzędzie jest doskonałym wykończeniem tego procesu, ponieważ gromadzi i prezentuje przegląd ich działań dla zarządu".
Kiedy dwie mniejsze firmy połączyły się, stało się jasne, że ich metody zarządzania i kalkulacji nie były odpowiednie do kontynuowania działalności w firmie dwukrotnie większej od swoich poprzedników. W niektórych miejscach procesy nawet nie pasowały do siebie i należało je ujednolicić, aby zapewnić menedżerom wiarygodne i precyzyjne informacje.
Oczywiście goodylabs korzystało już z kilku narzędzi do zarządzania swoimi procesami. Były to Clockify (do śledzenia czasu pracy), Jira (do zarządzania projektami) i arkusze kalkulacyjne Excel (do alokacji, budżetów i czasu wolnego). Jednak połączenie tych narzędzi wymagało wiele pracy, a co ważniejsze, miały one poważne problemy z poziomami dostępu, co było szczególnie ważne w przypadku delegowania obowiązków. Dlatego Goodylabs musiało znaleźć nowe, bardziej wszechstronne narzędzie.
"Narzędzia miały jedną podstawową wadę, która uniemożliwiała nam pójście naprzód - brak systemu poziomów dostępu. Menedżerowie widzieli albo wszystko, albo nic; nie było nic pomiędzy. Nie mogliśmy sprawić, by nasi menedżerowie widzieli informacje dotyczące ich dziedzin".
Oczywiście trudności z odzwierciedleniem procesów w istniejących narzędziach były tylko jednym z problemów, które Tomasz musiał rozwiązać za pomocą swoich nowych, perspektywicznych rozwiązań. Wśród innych wyzwań znalazły się:
Ponieważ firma podwoiła swój rozmiar i liczbę operacji po fuzji, obliczenie jej rentowności również stało się sporym wyzwaniem.
Najbardziej fundamentalnym problemem były formuły obliczania różnych wskaźników KPI. Przed fuzją każda organizacja miała swoje własne sposoby szacowania kluczowych wskaźników - a teraz, gdy na pokładzie było dwa razy więcej osób, były one nieporównywalne i mylące . W rezultacie raporty i obliczenia nie mogły być wykorzystywane jako źródło wiedzy do podejmowania krytycznych decyzji.
"Największym wyzwaniem było zarządzanie rentownością obu firm. Kiedy były mniejsze, każdy miał 100% wykorzystania. W rezultacie wszystko można było łatwo obliczyć. [...] Kiedy zespół się rozrósł, zaczęły pojawiać się problemy z alokacją. Ludzie nie byli prawidłowo przypisywani do swoich umiejętności, pojawili się pracownicy na ławkach, a proces obliczania rentowności był znacznie bardziej skomplikowany. "
Dodatkowo, wykonywanie setek obliczeń dla dziesiątek projektów i pracowników było bardzo uciążliwym zadaniem , które było niemal powszechnie pogardzane przez kierownictwo. Byli sfrustrowani długością procesu i błędami, które generował.
"Kiedy rzeczywistość dwóch oddzielnych firm zderzyła się ze sobą, nie mieliśmy ogólnego przeglądu, który moglibyśmy wykorzystać do wyciągnięcia kluczowych wniosków".
Błędy były czasami nieuniknione. Ponieważ dane były przechowywane w kilku różnych narzędziach, które nie były ze sobą połączone, wszelkie zmiany były obecne tylko w jednym źródle. W rezultacie inne programy przechowywały nieprawidłowe informacje, które czasami były wykorzystywane w obliczeniach, powodując chaos i problemy z zarządzaniem. Aby tego uniknąć, zmiany musiały być wprowadzane oddzielnie we wszystkich narzędziach, a wszyscy menedżerowie musieli być o nich informowani.
"Musieliśmy monitorować takie rzeczy, aby dokładnie zobaczyć, skąd pochodzą nasze straty, gdzie możemy osiągnąć zysk, jak wygląda rentowność i gdzie możemy zaoszczędzić trochę pieniędzy - to były moje początkowe wyzwania. "
Kiedy powstała firma goodylabs, liczba jej pracowników podwoiła się. W rezultacie podwoiła się również liczba problemów związanych z zasobami, ponieważ nie były one już tak proste do obliczenia jak wcześniej.
Przede wszystkim firmie brakowało przeglądu obciążenia pracą i przydziałów projektów . Skutkowało to konfliktami harmonogramów i nakładaniem się przydziałów, co szkodziło morale pracowników. Była to również frustrująca sytuacja dla menedżerów, którzy nie mogli być na bieżąco zarówno z krótko-, jak i długoterminowymi przydziałami przy tak wielu niepowiązanych ze sobą narzędziach.
"Planowanie to myślenie o przyszłości i zapobieganie problemom. Każda firma, która nie chce być tylko sezonowa, musi myśleć przyszłościowo, a bez planowania nie da się tego zrobić; nie moglibyśmy tego zrobić bez odpowiedniego narzędzia".
Co więcej, ludzie byli czasami niedopasowani do projektów, które mieli wykonać. Ze względu na brak zarządzania umiejętnościami, zwięzłe przypisywanie ich było trudnym zadaniem, które - oprócz powodowania chaosu - było również bardzo czasochłonne dla menedżerów.
Co najgorsze, pomimo wszelkich wysiłków ze strony menedżerów, w niektórych przypadkach ludzie po prostu nie byli przydzielani do projektów. W rezultacie ławka w firmie dynamicznie rosła, podobnie jak jej koszty. W rezultacie firma doszła do wniosku, że może zaoszczędzić pieniądze, redukując koszty bezczynnych pracowników.
Liczba pracowników i niespójności techniczne nie były jedynymi rzeczami, które powstrzymywały goodylabs przed codziennym wzrostem.
"W zarządzaniu rentownością kluczem było zrozumienie i przewidywanie, gdzie możemy dodać więcej pracy, a gdzie ją ograniczyć".
W momencie fuzji firma nie obliczyła liczby godzin podlegających i niepodlegających rozlicz eniu. W rezultacie goodylabs nie był świadomy kosztów pracy wewnętrznej i nie mógł określić, jaka część tych wydatków powinna zostać pokryta z działalności komercyjnej.
"Takie koszty ogólne nie były jedynym problemem. Kalkulacje utrudniały jeszcze inne dodatkowe wydatki, takie jak koszty zarządzania, czynszu czy działów wsparcia. Ze względu na brak narzędzi, takie wydatki pozostawały tajemnicą i aktywnie wpływały na rentowność całej firmy - i nie można było nawet powiedzieć, w jakim stopniu. Chcę wiedzieć, jakie są teraz nasze koszty, które rzeczy je generują i jak prognozy będą wyglądać za rok".
Co nie mniej ważne, firma potrzebowała wglądu w swoje bieżące przychody i wydatki, a także prognozy . Powodowało to liczne trudności w procesach decyzyjnych i skutecznie wiązało ręce menedżerom, pozbawiając ich możliwości wpływania na ogólny kształt firmy.
"Im większa firma, tym więcej dodatkowych kosztów. Większa liczba osób, więcej pracowników niepodlegających rozliczeniom, więcej dodatkowych kosztów ogólnych - a wszystkie te rzeczy muszą być kategoryzowane, obliczane i zarządzane z lotu ptaka. "
Po pierwsze, połączenie kilku niekompatybilnych narzędzi sprawiało, że menedżerom niezwykle trudno było uzyskać pełny przegląd operacji i kluczowych statystyk. W rezultacie byli zmuszeni do wykonywania uciążliwych obliczeń, aby uzyskać dostęp do danych - a były one bardzo czasochłonne i podatne na błędy ludzkie.
Ponadto informacje nie były wymieniane ani automatycznie importowane z jednego narzędzia do drugiego. W konsekwencji w obliczeniach i raportach wykorzystywano czasem nieaktualne dane, dostarczając menedżerom błędnych informacji.
Co gorsza, poprzednie narzędzia w goodylabs również nie były w stanie odzwierciedlić hierarchii w firmie. Ustanowienie poziomów dostępu było jedną z najbardziej palących kwestii; ponieważ brakowało go w istniejącym wcześniej zestawie programów, administracja nie mogła przypisać częściowego dostępu do danych, ograniczając możliwości niektórych menedżerów niższego szczebla.
"Menedżerowie powinni być odpowiedzialni za wydajność swoich działów, a narzędzie powinno jedynie podsumowywać dane i pomagać nam w przypisywaniu obowiązków - a tego nam brakowało".
Gdy firma zyskała dużą liczbę nowych pracowników, stanowiło to jeszcze większe wyzwanie, ponieważ sytuacja uniemożliwiała kierownictwu delegowanie obowiązków innym. W dłuższej perspektywie problem ten uniemożliwiłby Goodylabs dalszy rozwój. Dlatego nadszedł czas, aby znaleźć rozwiązanie tego problemu.
"Dobrze jest mieć narzędzie, które rozwiązuje wiele problemów jednocześnie - w końcu mnogość narzędzi tak naprawdę nie pomaga w zarządzaniu firmą".
Podczas gdy goodylabs borykało się z wieloma problemami, które wymagały pilnego rozwiązania, niektóre z wyzwań zniknęły, gdy Primetric został wdrożony w firmie z różnymi funkcjami rozwiązującymi najbardziej palące kwestie.
Ale co tak naprawdę zmieniło się w firmie?
Primetric wprowadził do goodylabs kilka narzędzi finansowych.
"Primetric pozwala nam standaryzować obliczenia dla wszystkich kluczowych wskaźników, dzięki czemu wszyscy w naszej firmie są na tej samej stronie i używają tych samych formuł".
Po pierwsze, system z powodzeniem ujednolicił to, co kiedyś było dwiema odrębnymi firmami. W rezultacie wszyscy menedżerowie używali teraz tych samych formuł do swoich obliczeń, dzięki czemu informacje znów były porównywalne. Były one również automatycznie aktualizowane, gdy tylko coś się zmieniło.
Nowe funkcje są szczególnie popularne wśród menedżerów odpowiedzialnych za rentowność projektów. Dzięki systemowi mogą oni monitorować postępy swoich działań w czasie rzeczywistym i zobaczyć ich rzeczywiste koszty - z uwzględnieniem wszystkich kosztów ogólnych . Mogą również sprawdzić wykorzystanie budżetu projektu i koszty pracy. Krótko mówiąc - mogą być na bieżąco z finansami i reagować na wszelkie kwestie, które mogłyby zaszkodzić rentowności, nie popełniając ani jednego błędu.
Dzięki Primetric mamy wszystkie koszty w jednym miejscu, widzimy nasze koszty ogólne w projektach i w firmie. Wiemy, ile nowych urządzeń możemy kupić, z iloma nowymi produktami możemy zacząć pracować. Bez takiego podejścia nie byłoby to możliwe. [Primetric był wyborem, który pomógł nam stworzyć taki przegląd, który możemy teraz wykorzystać do wyciągania wniosków.
Kierownictwo również skorzystało z nowych funkcji. Dzięki nowym raportom finansowym mogą oni zobaczyć zarówno przegląd, jak i szczegóły wszystkich przychodów i wydatków w firmie. W rezultacie mogą monitorować rentowność zarówno osób, jak i projektów i w razie potrzeby dostosowywać swoje finanse, generując większe zyski.
"Do tej pory nie obliczaliśmy szczegółowo kosztów. Po zrobieniu tego w Primetric odkryliśmy, że 20% projektów było na granicy opłacalności. Ta informacja skłoniła nas do renegocjacji cen współpracy z niektórymi klientami i przekształcenia naszych zespołów tak, aby były bardziej rentowne.
Jestem szczególnie zachwycony zmianą podejścia menedżerów i kierowników technicznych. Teraz, dzięki dostępowi do danych, są oni znacznie bardziej świadomi rentowności swoich projektów. Jeśli widzą, że coś jest nie tak, mogą natychmiast zareagować i poszukać rozwiązania. To ogromna zmiana.
Jak dotąd nie możemy jeszcze powiedzieć, ile pieniędzy zaoszczędziliśmy dzięki Primetric, ponieważ korzystamy z niego dopiero od kilku miesięcy, ale jestem przekonany, że roczny raport finansowy pokaże nam, że rzeczywiście było to opłacalne".
Jeśli chodzi o funkcje planowania, wprowadziły one kilka istotnych zmian w firmie.
Z perspektywy pracowników jedyną rzeczą, która się zmieniła, były narzędzia do śledzenia czasu pracy. Jednak z perspektywy menedżerów sytuacja zmieniła się jeszcze bardziej.
Dzięki temu, że Primetric może łączyć śledzony czas z kosztami pracy i porównywać te informacje z planami, byli teraz w stanie to zrobić:
W rezultacie menedżerowie mogli kontrolować projekt i zapewnić jego rentowność na każdym etapie. Byli również w stanie dokonywać precyzyjnych przydziałów i unikać konfliktów harmonogramu, co było korzyścią bardzo docenianą również przez specjalistów.
Kierownictwo również nie mogło być bardziej zadowolone ze zmian.
"W tej chwili widzimy, że mamy kilku ludzi na ławce i możemy na to zareagować i przypisać ich do niektórych projektów".
Dzięki nowemu narzędziu uzyskali długo oczekiwany przegląd pracy ludzi, a także kluczowe wskaźniki, takie jak wykorzystanie, dostępność i rentowność.
W rezultacie mogą teraz zobaczyć większy obraz swojej firmy, zobaczyć niewykorzystany potencjał operacji i wykorzystać go do maksimum - na przykład wybierając odpowiednich ludzi do pracy lub eliminując problem uprawy ławki.
Przede wszystkim Primetric zautomatyzował przepływ informacji w firmie. Każda zmiana jest teraz rejestrowana w każdym pojedynczym raporcie lub kalkulacji, w której jest uwzględniona, poprawiając dokładność wszystkich procesów.
"Zmiana wynagrodzenia w jednym miejscu powoduje automatyczną aktualizację informacji we wszystkich projektach. Wcześniej kierownicy projektów obliczali rentowność swoich projektów i niekoniecznie mieli informacje o zmianie wynagrodzenia - a cały ich wysiłek szedł na marne".
Następnie, ponieważ Primetric połączył możliwości wielu innych narzędzi, drastycznie skrócił czas trwania wszystkich obliczeń. W rzeczywistości były one wykonywane automatycznie w oparciu o najnowsze dane aktualizowane w całym systemie. W rezultacie każdy z odpowiednimi poziomami dostępu mógł zobaczyć podsumowanie wybranych operacji w ciągu zaledwie kilku sekund.
"Primetric zmusił nas do lepszej kontroli naszych kosztów. Pozwala nam myśleć przyszłościowo i określać, jakie naprawdę są koszty i czy są one wystarczająco uzasadnione".
Skoro o tym mowa, zmieniły się również poziomy dostępu. Dzięki trzem podstawowym zestawom ustawień (pracownik, menedżer i administrator) oraz szerokiej gamie konfigurowalnych funkcji, każdy menedżer może przeglądać dokładnie te informacje, których potrzebuje - nie więcej i nie mniej. W rezultacie goodylabs może zacząć delegować obowiązki i jest na dobrej drodze do dalszego rozwoju.
"W arkuszach kalkulacyjnych Excel tylko ograniczona liczba osób miała dostęp do plików; teraz wszystko jest dostępne w jednym miejscu. "
"To narzędzie uporządkowało wiele procesów i zebrało wiele luźnych wątków. Z tego powodu uprościło planowanie, monitorowanie i ocenę wszystkich rzeczy, które zostały zrobione i zostaną zrobione w naszej firmie".
Podczas współpracy z Primetric, goodylabs:
"Kiedy korzystam z Primetric, nie muszę się martwić, że jeśli wyślę zgłoszenie do pomocy technicznej, otrzymam odpowiedź za kilka dni. Tutaj mam narzędzie, które jest responsywne i wciąż dynamicznie się rozwija".
Od czasu wdrożenia Primetric, goodylabs z powodzeniem połączyło swoje zespoły i stworzyło stabilną i skalowalną strukturę, która może służyć firmie przez wiele lat.
Co ważniejsze, firma zyskała również zaawansowane, przyszłościowe procesy, które pomagają jej osiągnąć kluczowe cele, w tym:
To jednak dopiero początek współpracy goodylabs z Primetric. Głęboko wierzymy, że spędzimy razem wiele lat!
Przygotowaliśmy wszystkie nasze studia przypadków w wersji PDF, abyś mógł dzielić się nimi na spotkaniach ze swoimi kolegami z zespołu.
Nie ograniczaj się czasochłonnymi arkuszami kalkulacyjnymi. Bądź mądry, pracuj mądrzej.