W tym studium przypadku dowiesz się:
- jak precyzyjne alokacje i długoterminowe prognozy pomogły Flobotics kontrolować finanse lepiej niż kiedykolwiek,
- jak narzędzie dostosowane do potrzeb branży IT uprościło zarządzanie projektami w firmie,
- w jaki sposób powiązania między ewidencją czasu pracy a finansami pomogły firmie Flobotics monitorować jej działalność.
Wprowadzenie
Flobotics to agencja rozwoju RPA z siedzibą w Warszawie. Specjalizuje się w doradztwie, analizie, usprawnianiu i automatyzacji wszelkiego rodzaju procesów w różnych branżach, takich jak opieka zdrowotna, fintech, ubezpieczenia, produkcja, telekomunikacja i inne.
Niezależnie od dziedziny, w której pracują ich klienci, mogą być pewni, że praca Flobotics pomoże im przyspieszyć procesy, zwiększyć wydajność i odblokować skalowalność - a wszystko to przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności całego systemu z prawem.
Dzięki szerokiemu zakresowi prac, Flobotics zrealizował już ponad 100 udanych wdrożeń, w tym projekty dla Paramount Residential Group, Docplanner i T Bank. Co ważne, każdy projekt zaowocował średnim wzrostem ROI o ponad 350%, umożliwiając ich klientom jeszcze większy wzrost.
Projekty i procesy Flobotics
Ze względu na charakterystykę swoich projektów, Flobotics koncentruje się głównie na usługach Time and Material, rozliczając klientów za rzeczywistą ilość pracy wykonanej w danej operacji. Stanowią one ponad 80% wszystkich kontraktów we Flobotics.
Jednak niektóre projekty firmy mają stałe ceny, podczas gdy inne są sprzedawane jako wersje demonstracyjne, z opcją przekształcenia się w operacje czasu i materiału po rozpoczęciu wdrożenia. W rezultacie procesy Flobotics muszą ułatwiać takie modele finansowe.
Elastyczne zespoły stanowiły kolejny zestaw wyzwań dla Flobotics. Przy licznych przydziałach czasu pracy w niepełnym wymiarze godzin i stale zmieniających się projektach, firma potrzebowała precyzyjnej alokacji zasobów, aby realizować swoje projekty na czas.
Rola Chrisa we Flobotics
Chris Szwed jest liderem dostaw we Flobotics. Jako taki nadzoruje wszystkie operacje, koncentrując się na zrobotyzowanej automatyzacji procesów i wszystkim, co się z tym wiąże.
W rezultacie koncentruje się nie tylko na zarządzaniu projektami, ale także na ich realizacji:
- alokacja zasobów i prognozowanie,
- długoterminowe planowanie projektu,
- zarządzanie finansami,
- koordynacja procesów projektowych z innymi menedżerami.
Aby odnieść sukces we wszystkich tych operacjach, Chris musiał mieć przegląd wszystkich krytycznych aspektów działalności firmy w jednym źródle prawdy - i zamierzał go znaleźć poza wykładniczo rosnącą liczbą arkuszy kalkulacyjnych Excel.
Wyzwania związane z flobotyką
Będąc małą firmą, Flobotics zaczynał od arkuszy kalkulacyjnych, jak wiele innych firm. Jednak nawet z kilkoma zewnętrznymi narzędziami do śledzenia czasu, system miał trudności z efektywnym reagowaniem na wszystkie przypadki, które Chris musiał nadzorować, aby podejmować właściwe decyzje.
"Traciliśmy wiele możliwości w zakresie zarządzania projektami, ponieważ głównie używaliśmy do tego celu programu Excel".
Chris Szwed, lider ds. dostaw w firmie Flobotics
W rezultacie firma odkryła, że wiele procesów stanowi wyzwanie lub wymaga znacznych ulepszeń. Procesy te obejmowały:
Długoterminowe alokacje i prognozowanie
Ponieważ firma posiadała elastyczne zespoły, musiała mieć doskonały wgląd w dostępność swoich pracowników zarówno w perspektywie krótko-, jak i długoterminowej. Było to jednak trudne do osiągnięcia za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel lub podstawowych narzędzi.
"Mieliśmy bardzo niewielkie pojęcie o tym, jak nasze alokacje będą wyglądać na przykład w przyszłym miesiącu. Nasze narzędzia nie dostarczały nam takich informacji".
Chris Szwed, lider ds. dostaw w firmie Flobotics
Narzędzia używane w Flobotics mogły wówczas wyświetlać jedynie proste zadania dla określonej liczby godzin dziennie. Nie można ich było również wykorzystać do rezerwowania zasobów, oglądania obciążenia pracą z różnych punktów widzenia lub testowania różnych scenariuszy, które menedżerowie mogliby wykorzystać do podejmowania najlepszych możliwych decyzji. W rezultacie długoterminowa perspektywa zarządzania zasobami była często niejasna.
Brak wystarczających modeli rozliczeniowych z różnymi walutami
W tym czasie Flobotics świadczył już swoje usługi firmom na całym świecie, w tym w Europie i USA. Jednak dostarczanie rozwiązań podmiotom na tak wielu rynkach było wyzwaniem ze względu na wiele walut potrzebnych do pomyślnego zakończenia takich procesów.
Wymagało to od menedżerów tworzenia oddzielnych arkuszy kalkulacyjnych dla każdej waluty, wykorzystywanych później do bardziej zaawansowanych obliczeń. Jednak ze względu na swój charakter wymagały one wielu ręcznych aktualizacji, które nie zawsze były wykonywane szybko.
"Arkusze kalkulacyjne Excel były używane od czasu do czasu. Choć były dość proste, nie było gwarancji, że zawierają najnowsze informacje. To była ich największa wada: nigdy nie wiedzieliśmy, czy patrzymy na prawidłowe dane".
Chris Szwed, lider ds. dostaw w firmie Flobotics
Co istotne, istniejące systemy nie mogły również odzwierciedlać różnych modeli rozliczeniowych stosowanych przez Flobotics. Stanowiło to kolejne wyzwanie dla firmy, wymagając jeszcze bardziej dostosowanych arkuszy kalkulacyjnych i aktualizacji oraz zmuszając firmę do stworzenia sieci skryptów i automatyzacji, które mogłyby obsługiwać takie scenariusze.
Brak związku między pracą a finansami
Podczas gdy Flobotics był w pełni świadomy znaczenia śledzenia czasu, miał trudności z przekształceniem informacji w finanse, ponieważ wymagało to wielu oddzielnych arkuszy kalkulacyjnych. Problem ten dotyczył zarówno monitorowania postępów projektu, jak i samego fakturowania.
W tamtym czasie faktury opierały się na informacjach z systemu śledzenia czasu pracy, a później zostały połączone z kosztami pracy, aby dać menedżerom ogólny obraz rzeczywistych wydatków. System był jednak daleki od doskonałości, ponieważ był skomplikowany i wymagał wielu ręcznych zmian, które nie zawsze były wprowadzane na czas.
W rezultacie przygotowanie niezbędnych dokumentów stało się bardzo uciążliwym procesem. Księgowi musieli dwukrotnie sprawdzać każdą fakturę, co wpływało na wydajność całego procesu.
Rozwiązanie: Pełny przegląd pracy i finansów w tym samym narzędziu
Po starannym rozważeniu i szeroko zakrojonych badaniach rynku, firma Flobotics zdecydowała się nie tworzyć kolejnej automatyzacji niezależnie ze względu na koszty i wysiłek wymagany przez takie przedsięwzięcie. Zamiast tego postanowiła poszukać gotowego do wdrożenia rozwiązania, które obejmowałoby wszystkie jej przypadki użycia - i tak natknęła się na Primetric.
Wkrótce okazało się, że Primetric jest idealnym rozwiązaniem dla firmy IT, takiej jak Flobotics, zapewniając jej takie korzyści jak:
Pełny przegląd przeszłych, obecnych i przyszłych alokacji
Po wdrożeniu Primetric znalezienie odpowiednich i dostępnych osób do pracy było trudne, ponieważ widoczność i ważność takich informacji były ograniczone. Na szczęście to się zmieniło.
"Jeśli chodzi o alokacje, moja praca jest teraz znacznie wygodniejsza. Wcześniej mieliśmy poważne problemy z aktualizacją danych. Teraz mam pewność, że wszystko, co znajduję w Primetric, jest prawdą".
Chris Szwed, lider ds. dostaw w firmie Flobotics
W rezultacie Chris i inni menedżerowie mogą po prostu włączyć Primetric i zobaczyć, który zespół - jeśli w ogóle - może zostać przypisany do projektu. Mogą również zarezerwować czas specjalistów o określonych umiejętnościach, przetestować różne plany lub poinformować zespół sprzedaży, że wystarczające zasoby nie są dostępne. Niezależnie od scenariusza, nie ma już niespodzianek w planowaniu zasobów .
"Wersje robocze lub zarezerwowane alokacje również stanowią dla mnie ogromną wartość. Dzięki nim mogę przetestować różne scenariusze i wybrać najlepszy w zależności od naszych sukcesów w sprzedaży".
Chris Szwed, lider ds. dostaw w firmie Flobotics
Przejrzyste finanse jeszcze przed rozpoczęciem projektu
Ponieważ Primetric oferuje różnorodne funkcje finansowe, firma Flobotics postanowiła wykorzystać je do poprawy jakości wszystkich swoich procesów koncentrujących się na dochodach i wydatkach.
Przede wszystkim, dzięki Primetric ogromna część tych operacji została zautomatyzowana. Dane są teraz importowane bezpośrednio ze zintegrowanego narzędzia do śledzenia czasu pracy i łączone z wynagrodzeniami i stawkami godzinowymi poszczególnych pracowników. W rezultacie menedżerowie mają pełny przegląd każdego grosza wydanego w firmie.
"Planujemy, tworzymy faktury i prognozujemy nasze finanse z Primetric. Dzięki temu narzędziu jesteśmy świadomi wszystkich scenariuszy finansowych, z którymi możemy się spotkać, i znamy dokładne koszty pracy. Drastycznie poprawiło to jakość naszego planowania. "
Chris Szwed, lider ds. dostaw w firmie Flobotics
Co ważne, takie zautomatyzowane podejście nie tylko zmniejszyło nakład pracy i ilość arkuszy kalkulacyjnych w firmie, ale także przyczyniło się do dokładności informacji. Dlaczego? To proste:
- Modele rozliczeniowe są od razu gotowe do użycia - nie są potrzebne żadne specjalne arkusze kalkulacyjne,
- W systemie dostępne są wszystkie waluty - Chris musi jedynie wybrać odpowiednią dla danego projektu,
- Menedżerowie mogą wybrać miesięczne lub godzinowe stawki dla swoich pracowników, dzięki czemu finanse są bardziej przejrzyste,
- Nie ma dziesiątek plików, które trzeba by przeglądać, aby dojść do właściwych wniosków.
Ponadto dane można szybko agregować, aby pokazać menedżerom różne widoki tych samych operacji.
"W Primetric dane są dużo bardziej precyzyjne. Dzięki nim mogę je szybko analizować i przekazywać, podnosząc świadomość ludzi w firmie".
Chris Szwed, lider ds. dostaw w firmie Flobotics
W wyniku tych usprawnień księgowi nie potrzebują już dodatkowych potwierdzeń od wszystkich menedżerów, aby wystawiać faktury klientom. Posiadanie jednego źródła prawdy pozwala wszystkim stronom natychmiast zobaczyć takie informacje.
Niestandardowe raporty pokazujące najważniejsze dane od razu
Posiadanie wszystkich danych w jednym miejscu jest niewątpliwie doskonałą korzyścią dla każdego menedżera - ale co by było, gdybyś mógł przetwarzać dane jeszcze dalej za pomocą tego samego narzędzia?
Tak jest również w przypadku Flobotics. Korzystając z predefiniowanych i niestandardowych raportów, Chris może szybko zebrać informacje z całego systemu i posortować je według własnego uznania, tworząc obszerne podsumowania wszystkich krytycznych informacji.
"Mając gotowe do użycia narzędzie do zarządzania finansami projektu, moja praca jest znacznie bardziej naturalna niż w Excelu. O wiele łatwiej jest zrozumieć i wykorzystać dane. [...] Mogę również szybko przełączać się między różnymi perspektywami, aby ocenić sytuację z różnych punktów widzenia."
Chris Szwed, lider ds. dostaw w firmie Flobotics
Błyskawiczne porównanie planów z rzeczywistością
Zebranie wszystkich powyższych informacji w jednym narzędziu pozwoliło Chrisowi nadzorować wszystkie operacje na bardziej ogólnym poziomie. Korzystając z jednego z naszych raportów, może łatwo zobaczyć postępy w każdym projekcie i pokazać je pozostałym członkom kierownictwa - i nie potrzebuje do tego żadnej dodatkowej dokumentacji.
"Podczas naszych cotygodniowych spotkań mogę po prostu spojrzeć na raport pokazujący zaplanowane i przepracowane godziny i określić, czy jesteśmy na dobrej drodze. "
Chris Szwed, lider ds. dostaw w firmie Flobotics
Korzyści z Primetric
- dokładne planowanie z wykorzystaniem rzeczywistych danych o dostępności ludzi,
- zaawansowane prognozowanie, pozwalające menedżerom porównywać scenariusze i wybierać najlepszą opcję dla firmy,
- ulepszone procesy sprzedaży w oparciu o rzeczywiste dane dotyczące dostępności ludzi,
- gotowe do użycia finanse projektowe, które wymagają minimalnego wkładu ze strony menedżerów,
- podniesienie świadomości procesów finansowych i operacyjnych w firmie,
- zautomatyzowane, udostępniane i łatwo dostępne raporty gotowe za pomocą zaledwie kilku kliknięć,
- dokładne faktury niewymagające dodatkowych potwierdzeń,
- proste, ale skuteczne monitorowanie postępów projektu,
- możliwość zarządzania projektami z całego świata w różnych walutach dostępnych w systemie.
Podsumowanie
Chociaż Flobotics może być małą firmą zajmującą się rozwojem RPA, teraz ma wszystko, czego potrzebuje firma na drodze do wielkości: skalowalne procesy, które rozwijają się wraz z firmą, odpowiadając na wszystkie jej potrzeby .
W rezultacie jesteśmy pewni, że - z pewną pomocą Primetric - firma ta wkrótce zaspokoi potrzeby jeszcze większej liczby firm na całym świecie, generując coraz większe zyski.
