Jak FingoWeb korzysta z danych o rentowności projektów w czasie rzeczywistym?

Wprowadzenie

Założona w 2008 roku firma FingoWeb liczy ponad 40 ekspertów specjalizujących się w tworzeniu nowoczesnych aplikacji internetowych i platform e-commerce. Firma realizuje projekty, które obejmują zarówno proste strony internetowe oparte na WordPressie, jak i niestandardowe aplikacje internetowe dla sektorów takich jak handel detaliczny i usługi finansowe.

FingoWeb współpracuje z klientami korporacyjnymi i ambitnymi startupami z USA, Wielkiej Brytanii, Norwegii, Austrii i Niemiec. Do ich klientów należą Ailleron, Miquido, Lubiebuty.pl i Zaufane.pl.

Podstawowym wyzwaniem, z którym FingoWeb borykało się na co dzień, było kontrolowanie budżetu projektu w trakcie jego trwania. Kierownictwo firmy poszukiwało rozwiązania, które oferowałoby tego typu wgląd w czasie rzeczywistym i pozwalało na zmianę kierunku projektu, gdyby okazało się, że jego marża jest poniżej oczekiwań.

Dzięki Primetric, FingoWeb może wreszcie uzyskać wszystkie kluczowe dane księgowe projektu w jednym miejscu i w czasie rzeczywistym, aby umożliwić inteligentniejsze planowanie i alokację ludzi.

Problem: zbyt wiele arkuszy kalkulacyjnych, brak szerszej perspektywy

Kontrolowanie budżetu projektu było kluczowym wyzwaniem dla FingoWeb. Ile kosztuje projekt? Czy nasz zespół mieści się w budżecie? Czy projekty są efektywnie zarządzane?

FingoWeb zorganizowało swoje prace za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel, Clockify i niestandardowego narzędzia opracowanego w celu integracji z Clockify. Jednak firmie wciąż brakowało funkcji, które pozwoliłyby na większą kontrolę nad projektem zarówno na poziomie projektu, jak i organizacji - na przykład sprawdzenie bieżącego przepływu środków pieniężnych lub dowiedzenie się, który klient ma największy udział, a który ma najmniejszy przychód.

Kolejne wyzwanie związane było z planowaniem i alokacją pracowników. FingoWeb używało kombinacji arkuszy kalkulacyjnych Excel, ale stawały się one coraz bardziej problematyczne wraz z szybkim wzrostem wielkości firmy.

"Kiedy mieliśmy na pokładzie 15 osób i dwóch kierowników projektów, mogliśmy wszystko zapamiętać i od czasu do czasu zajrzeć do naszych arkuszy kalkulacyjnych Excel. Ale teraz, gdy firma się rozrosła, stało się to trudne, czasochłonne i podatne na błędy, zwłaszcza w zakresie śledzenia naszych wydatków. Szukaliśmy narzędzia, które pozwoliłoby na śledzenie kosztów na klienta w dłuższej perspektywie, gdy klient realizował wiele projektów rozłożonych w czasie".

Kamil Fus - dyrektor operacyjny w FingoWeb

Kluczowe punkty bólu‍

• Ponowne odkrywanie koła (tworzenie i utrzymywanie niestandardowego systemu)
• Problematyczna wymiana informacji między arkuszami kalkulacyjnymi Excel
• Brak kontroli poprawności danych informacji
• Obawa, że coś zostało źle obliczone
• Wysiłki związane z utrzymaniem arkuszy kalkulacyjnych Excel
• Coraz mniejsza widoczność w miarę rozwoju firmy

Rozwiązanie: Wdrożenie Primetric

Integracja z Clockify była krytyczną częścią procesu wdrożenia. FingoWeb używał Clockify do przechowywania godzin pracy pracowników. Po zintegrowaniu z Primetric wystarczyło ustawić stawki godzinowe, a dyrektor operacyjny FingoWeb mógł natychmiast zobaczyć koszty projektu.

Jak FingoWeb korzysta z Primetric

Kierownik projektu jest odpowiedzialny za szacowanie projektów wraz z zespołem. Po uruchomieniu projektu kierownictwo FingoWeb może łatwo kontrolować budżet, sprawdzając przepływy pieniężne i prognozując przyszłe zyski.

Jeśli zatrzymają jakiekolwiek problemy, mogą wyświetlić dane w innym kontekście, dodając nową zmienną. Na przykład, może mieć sens przeprowadzenie jednego sprintu z niższą marżą, jeśli współpraca z tym klientem była udana w dłuższej perspektywie.

COO sprawdza Primetric w dwóch przypadkach:

• Podczas comiesięcznego rozliczania projektu i dodawania nowych osób wraz z ich stawką godzinową,
• Za każdym razem chce dowiedzieć się więcej o aktualnym stanie realizacji projektu,
• Uzyskaj dane o rentowności projektu w czasie rzeczywistym,
• Sprawdź, czy istnieją jakiekolwiek zagrożenia dla ukończenia projektu w ramach budżetu lub konflikty (na przykład jeden programista wymagany w dwóch projektach prowadzonych w tym samym czasie).

"Wdrożenie Primetric zajęło zaledwie kilka dni. Po przesłaniu projektów i zintegrowaniu ich z Clockify, system wygenerował pierwsze dane, których potrzebowaliśmy, aby zacząć kontrolować budżety naszych projektów".

Kamil Fus - dyrektor operacyjny w FingoWeb

Wyniki

• Jedno miejsce do śledzenia rentowności wszystkich projektów i wykrywania potencjalnych problemów.
• Koniec z powolnymi arkuszami kalkulacyjnymi Excel o słabej widoczności lub wyciekami danych.
• Zautomatyzowane liczenie przychodów i wydatków w projektach (dzięki integracji z Clockify wszystko dzieje się automatycznie)
• Dyrektor operacyjny ma więcej czasu na skupienie się na rozwoju biznesu

"Przed zainstalowaniem Primetric mogliśmy dowiedzieć się, jak projekt wypadł pod względem budżetu dopiero po jego zakończeniu. Dzięki integracji z Clockify mogę teraz codziennie sprawdzać Primetric, aby zobaczyć wskaźnik spalania projektu i odpowiednio zareagować. Wszystko dzieje się automatycznie, dając mi pełną kontrolę nad wskaźnikiem rentowności projektu".

Kamil Fus - dyrektor operacyjny w FingoWeb

Kolejne kroki

Obecnie FingoWeb korzysta głównie z modułu rozliczania projektów. W niedalekiej przyszłości FingoWeb planuje wykorzystać moduł alokacji osób Primetric do kontroli obłożenia projektów i zapewnienia właściwego planowania.