Jak DLabs.AI pozbyło się 80% swoich arkuszy kalkulacyjnych i zwiększyło zyski dzięki dokładniejszym danym

W DLabs.AI codzienne zarządzanie opierało się na arkuszach kalkulacyjnych. Jednak w miarę jak firma stawała się coraz większa, jej pliki zaczęły przepełniać się danymi, które stale wymagały ręcznych aktualizacji, uniemożliwiając menedżerom delegowanie obowiązków i skupienie się na procesach decyzyjnych. DLabs.AI postanowiło to zmienić dzięki Primetric. 

W tym studium przypadku dowiesz się: 

• w jaki sposób DLabs.AI przechowywało wszystkie swoje informacje w niekończących się arkuszach kalkulacyjnych - i dlaczego nie był to dla nich sposób na rozwój, 
• jak Primetric zebrał wszystkie dane i przekształcił arkusz kalkulacyjny w jedno, automatycznie aktualizowane źródło prawdy, 
• w jaki sposób nowo nabyta przejrzystość pomogła DLabs.AI wykryć niespójności w operacjach i zaoszczędzić tysiące dolarów. 

Wprowadzenie

DLabs.AI to firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania AI, która wykorzystuje moc sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, aby pomóc organizacjom w usprawnieniu przepływów pracy, poprawie wyników biznesowych i zwiększeniu wskaźników KPI.

Założona w 2015 roku firma jest głęboko zakorzeniona w sektorze opieki zdrowotnej. Firma narodziła się z prawdziwej potrzeby: opracowania aplikacji opartej na sztucznej inteligencji, która mogłaby znacznie poprawić jakość życia pacjentów z cukrzycą.

Obecnie DLabs.AI wykazuje się doświadczeniem w szerokim zakresie dziedzin sztucznej inteligencji, od wizji komputerowej i przetwarzania języka naturalnego po wschodzące obszary generatywnej sztucznej inteligencji i ekspansywnych modeli językowych, takich jak słynny GPT. Obsługując zróżnicowaną klientelę, od wiodących w branży potentatów handlu detalicznego i globalnych platform edukacyjnych po zwinne startupy, niezachwianie wierzą, że sztuczna inteligencja ma potencjał transformacyjny dla firm, niezależnie od ich wielkości.

Ich wyjątkowość polega na podejściu skoncentrowanym na problemie. Metodologia ta zapewnia dogłębne zrozumienie wyzwań klienta, dostosowanie najbardziej odpowiedniego rozwiązania, a następnie wykorzystanie najlepszej technologii do realizacji celów biznesowych. Ich unikalny model silnika AI-KPI stanowi świadectwo tego podejścia, umożliwiając klientom precyzyjne określenie i przeanalizowanie kluczowych wskaźników wydajności niezbędnych do przyspieszenia ich działalności.

Ich doświadczenie zostało docenione przez branżowych ekspertów. DLabs.AI zostało uhonorowane umieszczeniem na listach "Top AI Companies" i "Top Machine Learning Companies" przez Clutch.

Projekty DLab.AI

DLabs.AI koncentruje się na procesach badawczo-rozwojowych wykorzystujących sztuczną inteligencję do napędzania biznesu klientów i pomagania im w osiąganiu ich celów. Dlatego też 90% projektów w DLabs.AI to projekty Time and Material, które pozwalają firmie zachować elastyczność w budżetowaniu, niezależnie od nagłych zmian w kierunku ich projektów.

Struktura DLabs.AI

Ogólnie rzecz biorąc, DLabs.AI stara się stworzyć stały zespół na cały czas trwania projektów, dokonując długoterminowych alokacji w swoich planach. 

Jednak przydziały w niepełnym wymiarze godzin są również potrzebne dla niektórych pracowników o określonych umiejętnościach. Są oni zazwyczaj przypisani do projektów lub ich części wymagających konkretnych umiejętności, które są opanowane tylko przez ograniczoną liczbę osób w organizacji. Dotyczy to głównie kierowników technicznych lub starszych specjalistów. 

Rola Ewy w DLabs.AI

W 2015 roku Ewa była jednym ze współzałożycieli DLabs.AI, a także dyrektorem finansowym firmy. 

Mimo to, ponieważ DLabs.AI jest stosunkowo małą firmą, Ewa musi również zarządzać kilkoma innymi obszarami krytycznymi dla organizacji. Obecnie nadzoruje kwestie prawne, umowy, księgowość i inne. Dba również o to, aby morale zespołu utrzymywało się na wysokim poziomie - podobnie jak zyski. 

Wyzwania w DLabs.AI

Pracując w DLabs.AI od początku istnienia firmy, Ewa widziała, jak rozwijają się jej procesy. Mimo to, wraz z rosnącą liczbą arkuszy kalkulacyjnych, miała wrażenie, że firma powoli przerasta swoje obecne procesy zarządzania z powodu problemów: 

Skomplikowane planowanie finansowe rozproszone w wielu arkuszach kalkulacyjnych

Zanim firma DLabs zdecydowała się na bardziej zaawansowane narzędzia, potrzebowała arkuszy kalkulacyjnych do monitorowania swoich finansów, zarówno w szczegółach, jak i ogólnie. 

Tylko jeden projekt wymagał arkuszy kalkulacyjnych: 

• śledzenie bieżącego wykorzystania budżetu projektu, 
• tworzenie zarysu projektu przed jego rozpoczęciem, 
• analiza budżetu po zakończeniu projektu w celu wyciągnięcia wniosków i usprawnienia podobnych działań w przyszłości. 

Był to jednak tylko wierzchołek góry lodowej, ponieważ dalsze zbieranie informacji z projektów i całej firmy wymagało jeszcze większej liczby arkuszy kalkulacyjnych. Oczywiście wszystkie one wymagały skomplikowanych algorytmów i niekończących się ręcznych aktualizacji. 

Przy licznych projektach zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi stawało się coraz bardziej czasochłonne i podatne na błędy. Ewa była zdeterminowana, aby to zmienić. 

Niezdolność do delegowania istotnych procesów do menedżerów

Zarządzanie tak wieloma arkuszami kalkulacyjnymi było trudne dla Ewy, nawet przy jej rozległej wiedzy w tej dziedzinie. Niestety, osoby mniej obeznane z wykresami niż ona, nie mogły z powodzeniem wykonywać czynności, które ona wykonywała, ze względu na ich mnogość i kompleksowość. 

Dodatkowo, wprowadzenie innych pracowników do skomplikowanego systemu arkuszy kalkulacyjnych Excel było niemożliwe. Przy tak dużej liczbie dokumentów mogli oni być bardziej mylący niż pomocni. To spowodowało, że Ewa utknęła z niekończącymi się tabelami, które musiała obsługiwać sama. 

"Nie miałem żadnej swobody w delegowaniu takich obowiązków na innych. Nie miałem środków, aby wyjaśnić tak skomplikowane arkusze kalkulacyjne Excel innym menedżerom, więc nie mogłem polegać na nich w wykonywaniu moich obowiązków".

Ewa Rajewska, współzałożycielka i CFOO w DLabs.AI

Różna dostępność i możliwości kluczowych pracowników 

Zarządzanie obciążeniem pracą w DLabs.AI było również zbyt skomplikowane. Podobnie jak finanse, informacje o dostępności pracowników były również przechowywane w Excelu dla każdego tygodnia pracy. Wynikowy plik był prawie nieskończony i trudny do interpretacji i analizy, co utrudniało menedżerom podejmowanie decyzji na podstawie dostarczonych w nim informacji. 

Co gorsza, Ewa była również bardzo sceptyczna co do dokładności tego pliku. Ponieważ każda zmiana musiała być wprowadzana ręcznie, nigdy nie miała pewności, czy arkusz kalkulacyjny zawiera najnowsze dane. W rezultacie cały proces zarządzania zasobami był podatny na ludzkie błędy spowodowane niewystarczającym przepływem informacji między menedżerami. 

Ręcznie tworzone raporty wymagające wielu godzin pracy

Obliczanie bardziej zaawansowanych wskaźników KPI nie jest bułką z masłem w arkuszu kalkulacyjnym Excel. W przypadku DLabs.AI takie formuły były włączone do ogromnych tabel tworzonych przez lata. Jednak dane wejściowe do tych raportów nadal musiały być zbierane ręcznie, zmuszając Ewę do spędzania godzin na dostarczaniu innym kierownikom informacji niezbędnych do prowadzenia działalności. 

"Trzeba było zebrać dziesiątki zmiennych i dodać je do kolejnego arkusza kalkulacyjnego. Dopiero wtedy mogłem uzyskać ostateczny wynik obliczeń. Cała ta ścieżka była bezcelowa i czasochłonna. [...] Raporty nie były również aktualizowane automatycznie i wymagały ciągłych zmian."

Ewa Rajewska, współzałożycielka i CFOO w DLabs.AI

Rozwiązanie: jedno źródło informacji z zaawansowaną analityką i automatycznym przetwarzaniem danych

W końcu DLabs.AI postanowiło pozbyć się arkuszy kalkulacyjnych i wypróbować bardziej zaawansowane narzędzia. Ostatecznie Ewa postawiła na Primetric. Interesowały ją przede wszystkim funkcje raportowania, a także pełny wgląd w finanse projektów.

"Testowaliśmy inne narzędzia, ale nie zapewniały mi one zbyt dużej wartości pod względem zarządzania finansami. Inne opcje nie były po prostu wystarczająco dobre".

Ewa Rajewska, współzałożycielka i CFOO w DLabs.AI

Potem jednak zauważyła, że Primetric przyniósł jej firmie znacznie więcej korzyści. Obejmowały one: 

Pojedyncze źródło informacji o obciążeniu pracą i finansach, zmniejszające liczbę arkuszy kalkulacyjnych o 80%.

Początkowo DLabs.AI zdecydowało się wyeksportować dane z ostatnich sześciu miesięcy działalności do Primetric, aby sprawdzić, czy dane dostarczone przez narzędzie są wystarczające. Krótko mówiąc, było to coś więcej. 

"Kiedy zobaczyłem liczby w Primetric, po prostu przestałem tworzyć i aktualizować nasze arkusze kalkulacyjne. W miarę jak coraz bardziej zaznajamialiśmy się z narzędziem, odkrywaliśmy nowe sposoby wydobywania z niego danych i wykorzystywania ich na naszą korzyść".

Ewa Rajewska, współzałożycielka i CFOO w DLabs.AI

Jak zauważyła Ewa, Primetric natychmiast usprawnił przepływ informacji w firmie. Połączył wszystkich menedżerów, dając im przestrzeń do dzielenia się istotnymi informacjami i wykorzystywania ich do podejmowania krytycznych decyzji. Nie musieli też już ich aktualizować - działo się to automatycznie, bez ich wiedzy. 

"Jeśli wszystko jest poprawne w Primetric, jesteśmy pewni, że nie ma błędów w stawkach lub śledzonych godzinach. To ostateczne potwierdzenie, że dane finansowe są wiarygodne i poprawne".

Ewa Rajewska, współzałożycielka i CFOO w DLabs.AI

Delegowanie obowiązków w kilka sekund 

Dzięki nowo odkrytej przejrzystości w DLabs.AI, Ewa mogła wreszcie podzielić się swoimi obowiązkami z innymi menedżerami i pozwolić im nadzorować finanse projektu. Jej zdaniem system był prosty, dzięki czemu jej współpracownicy mogli szybko zapoznać się ze wszystkimi jego funkcjami. 

Dzięki temu Ewa nie musiała już tkwić w niekończących się arkuszach kalkulacyjnych - mogła po prostu nadzorować wyniki finansowe projektów w Primetric. 

"Dzięki Primetric mam kompleksowe rozwiązanie, które pomogło mi przejść od bycia osobą, która przygotowuje wszystkie dane, do prostego ich potwierdzania i akceptowania".

Ewa Rajewska, współzałożycielka i CFOO w DLabs.AI

Dodatkowo, Ewa nie musiała martwić się o jakiekolwiek zmiany w kluczowych obliczeniach lub danych. Dzięki ujednoliceniu wszystkich formuł w jednym systemie, narzędzie automatycznie opracowywało kluczowe wskaźniki KPI. W rezultacie wszyscy menedżerowie byli zawsze na tej samej stronie, niezależnie od okoliczności. 

"Definiując klienta w Primetric, możemy wybrać opcje istotne dla jego fakturowania i rozliczeń. W rezultacie popełnienie błędu w stawkach jest niemożliwe, ponieważ nie musimy co miesiąc kopiować i wklejać danych".

Ewa Rajewska, współzałożycielka i CFOO w DLabs.AI

Automatycznie generowane raporty podsumowujące kluczowe informacje

Nie był to jednak koniec krucjaty Primetric przeciwko arkuszom kalkulacyjnym. Wkrótce narzędzie to przyczyniło się również do wyeliminowania ogromnych raportów Excel. Teraz były one tworzone automatycznie na podstawie danych dostarczanych codziennie przez menedżerów i pracowników. Jedyne, co Ewa musiała zrobić, to znaleźć odpowiedni raport i udostępnić go odpowiednim osobom. 

"Tutaj mogę pokazać wszystkim członkom zarządu, którzy nie zajmują się finansami, kilka raportów obejmujących najważniejsze informacje. Nie muszę nawet z nimi rozmawiać - mogą po prostu przeglądać dane na żywo w systemie".

Ewa Rajewska, współzałożycielka i CFOO w DLabs.AI

Zwiększone zyski generowane dzięki lepszemu zarządzaniu utylizacją 

Wkrótce po wdrożeniu Primetric w DLabs.AI opracowaliśmy raport utylizacji, pokazujący menedżerom ilość rozliczanych i nie rozliczanych godzin śledzonych w ich projekcie. Dla Ewy był to dość nieoczekiwany sojusznik - ale także bardzo opłacalny. 

"Okazało się, że [raport utylizacji] można wykorzystać do sprawdzenia, jaki procent czasu ludzi jest rejestrowany na zadania wewnętrzne i komercyjne. Ustalono, że niektórzy pracownicy byli nieco bardziej zajęci nierentownymi zadaniami. Zmieniliśmy to, poprawiając w ten sposób naszą rentowność".

Ewa Rajewska, współzałożycielka i CFOO w DLabs.AI

Testowanie wielu scenariuszy w celu lepszego planowania projektów i finansów 

Wreszcie, DLabs.AI wykorzystało również Primetric, aby zajrzeć w przyszłość i zaplanować swoje projekty lepiej niż kiedykolwiek wcześniej. Dzięki symulacjom i szkicom firma mogła przetestować różne scenariusze i zdecydować, który z nich był dla niej najlepszy, zarówno pod względem finansowym, jak i czasowym. 

"Symulacje i projekty pozwalają nam przygotować oferty, symulować zaangażowanie ludzi w danym okresie i zobaczyć, jak będzie wyglądał harmonogram i finanse projektu".

Ewa Rajewska, współzałożycielka i CFOO w DLabs.AI

Oczywiście plany te są również później wykorzystywane do kontrolowania postępów projektu. Dzięki automatycznie aktualizowanym informacjom, każdy menedżer z odpowiednim poziomem dostępu może uzyskać dostęp do danych na temat działań wykonanych w ramach danej operacji i sprawdzić, czy można coś poprawić. 

Korzyści z Primetric

• intuicyjny interfejs użytkownika, który pozwala nowym pracownikom szybko zapoznać się z systemem, 
• zaawansowany system ról i poziomów dostępu pomagający menedżerom i kadrze kierowniczej delegować swoje obowiązki, 
• Wszystkie informacje są automatycznie gromadzone i aktualizowane w jednym systemie za każdym razem, gdy wprowadzana jest zmiana, 
• rozbudowane, automatycznie generowane raporty eliminujące konieczność ręcznego tworzenia arkuszy kalkulacyjnych Excel, 
• szeroki zakres funkcji finansowych pozwalających Ewie kontrolować finanse każdego projektu, a także firmy jako całości, 
• Doskonała obsługa klienta z wyjątkowym czasem reakcji i dostępnością. 

Podsumowanie

Wspólnie z Primetric, DLabs.AI było w stanie osiągnąć więcej niż kiedykolwiek przewidywało, jednocześnie realizując wszystkie cele wdrożenia. Nowe narzędzie umożliwiło firmie skalowanie i dzielenie się odpowiedzialnością, a także monitorowanie bieżących operacji, niezależnie od ich rodzaju. 

Oczywiście to nie koniec drogi dla Primetric i DLabs.AI. Korzystając z narzędzi dostarczonych przez Primetric, DLabs.AI dąży do dalszego rozwoju dzięki najlepszym praktykom zawartym w systemie. 

‍