Jak Attrecto poprawia rentowność poprzez zarządzanie wykorzystaniem

W tym studium przypadku dowiesz się: 

• co sprawiło, że alokacje Attrecto były znacznie bardziej precyzyjne i dokładne, 
• w jaki sposób obliczanie wykorzystania pomogło Attrecto zwiększyć zyski i nabrać rozpędu, 
• jak Attrecto skorzystało na udoskonalonych procesach zarządzania ludźmi. 

Wprowadzenie

Attrecto to węgierska firma programistyczna założona w 2010 roku. Specjalizuje się w tworzeniu rozwiązań na zamówienie dla swoich klientów z całego świata. Oprócz tego oferuje doradztwo technologiczne, projekty AI, Digital Discovery i Value Creation w oparciu o kompleksową i kompletną fazę przedrozwojową. Jest również otwarta na zatrudnianie swoich zespołów jako usługi. 

Ponadto Attrecto specjalizuje się również w prowadzeniu projektów opartych na rozwoju aplikacji mobilnych i webowych, a także posiada know-how w zakresie rozwoju Adobe Experience Manager - i robi to z dużym powodzeniem. Firma została uznana za jedną z najlepszych firm w Technology Fast 50 for Central Europe i Techology Fast 500 for EMEA, stając się jedną z wiodących organizacji w branży. 

Projekty i klienci Attrecto

Attrecto realizuje szeroki zakres projektów IT dla małych, średnich i dużych firm z różnych branż. Zakres prac obejmuje aplikacje mobilne i internetowe, niestandardowe systemy B2C i B2B, doradztwo w zakresie cyfryzacji i projekty UX. Pomimo różnic, wszystkie działania wyróżniają się jakością i designem, co potwierdzają dziesiątki zadowolonych klientów. 

Do tej pory Attrecto zrealizowało ponad 100 projektów dla największych światowych marek, takich jak Audi, Telenor, SAP, GE, AIG, Humana, Vodafone, E.ON i Microsoft. 

Rola Ákosa w Attrecto

Ákos Birtha jest jednym z założycieli Attrecto. Obecnie pełni w firmie funkcję Chief Delivery Officer i jest odpowiedzialny za nadzorowanie wszystkich działań związanych z tworzeniem oprogramowania i jego dostarczaniem. Innymi słowy, upewnia się, że projekty są realizowane na czas, w ramach budżetu i oczekiwanej jakości. 

Z tego powodu Ákos nadzorował również wdrażanie narzędzi zewnętrznych, w tym Primetric. 

Poprzednie narzędzia w Attrecto 

Przed wdrożeniem Primetric, Attrecto korzystało z lekkiego rozwiązania, które zapewniało menedżerom bardzo ogólny przegląd obciążenia pracą i budżetu projektów. Było ono używane głównie do śledzenia alokacji projektów i prostego planowania. Jednak narzędzia te nie były w stanie odzwierciedlić struktury i przepływu pracy w firmie świadczącej usługi IT, takiej jak Attrecto.

W rezultacie menedżerowie mogli z nich korzystać tylko w celu uzyskania dostępu do ograniczonych informacji na temat swojej pracy - i często były one niewystarczające. 

Wyzwania w Attrecto

Brak narzędzi, które mogłyby odzwierciedlać procesy usług IT i główne wskaźniki KPI (takie jak rentowność i wykorzystanie) spowodował, że Attrecto powoli traciło kontrolę nad niektórymi aspektami pracy swoich pracowników i ich dostępności. W konsekwencji nie było w stanie poprawić czasu rozliczeniowego i efektywnych stawek dla swoich klientów.

Firma chciała jednak usprawnić swoje procesy i rozwiązać problemy - a było ich całkiem sporo. Obejmowały one: 

Ograniczony wgląd w obciążenie pracą pracowników długoterminowych

W miarę jak firma zaczęła zatrudniać coraz więcej osób, stawało się jasne, że ich alokacja będzie z minuty na minutę coraz większym wyzwaniem. 

"Wraz z rosnącą liczbą pracowników, coraz trudniej było ich przydzielać. A było to kluczowe dla naszych operacji!"

Ákos Birtha, dyrektor ds. dostaw w Attrecto

Poprzednie narzędzia używane w Attrecto były zdolne jedynie do tworzenia prostych alokacji. Były one jednak trudne w zarządzaniu, ponieważ nie odzwierciedlały procesów w firmie IT, w tym:

• długoterminowe zarządzanie ludźmi i tworzenie planów na kilka tygodni naprzód
• zarządzanie umiejętnościami i znajdowanie odpowiednich ludzi do pracy, 
• tworzenie harmonogramów pracy dla poszczególnych pracowników i zarządzanie ich czasem, 
• zdolność obliczeniowa pracowników. 

Co więcej, ich przegląd był również niewystarczający - na przykład przeglądanie alokacji dla danego projektu było bardzo trudne.

W wyniku połączenia wszystkich tych czynników, planowanie było często nieprecyzyjne i powodowało konflikty harmonogramów, co skutkowało opóźnieniami i niezadowoleniem klientów. Było to również problematyczne dla menedżerów, którzy spędzali godziny na tworzeniu planów tylko po to, by później zostać pozbawionym możliwości ich zmiany. Ich problemy stawały się coraz poważniejsze z każdą nową osobą w firmie, więc pilnie potrzebne było natychmiastowe rozwiązanie. 

Brak informacji o wykorzystaniu i jego konsekwencjach finansowych

Poprzednie narzędzia w Attrecto miały problemy z przekształcaniem danych w bardziej wartościowe spostrzeżenia. Na przykład, narzędzie nie było w stanie obliczyć wykorzystania pracowników, pozostawiając menedżerów bez wiedzy na temat specjalistów w ich firmie. 

"Ogólne wykorzystanie było pierwszym i głównym wskaźnikiem KPI, który chcieliśmy wprowadzić do naszych procesów. [...] Z perspektywy finansowej chcieliśmy monitorować wskaźnik wolnych członków zespołu, ponieważ oczywiście musimy płacić im pensje, nawet jeśli nie są przypisani do projektów".

Ákos Birtha, dyrektor ds. dostaw w Attrecto

Czasochłonna analiza spowodowana brakiem narzędzi

Ponieważ narzędzia Attrecto były bardzo proste, często miały problemy z analizą i przekształcaniem danych w bardziej zaawansowane źródła, takie jak tabele lub wykresy. Nie były również w stanie monitorować postępów zarówno projektów, jak i pracy ludzi jako takich. W rezultacie menedżerowie spędzali godziny na ręcznej analizie takich danych - a proces ten był podatny na błędy ludzkie. 

"Możliwości kontrolowania czasu zaplanowanego i śledzonego w projektach były bardzo ograniczone, co było potrzebne menedżerom. [...] W rezultacie przygotowanie danych było bardzo uciążliwym zadaniem."

Ákos Birtha, dyrektor ds. dostaw w Attrecto

Kierownictwo spędzało godziny na tworzeniu raportów, które wymagały kilku rund przeglądu - i chcieli uniknąć podejmowania błędnych decyzji na ich podstawie. Im większa była firma, tym trudniej było uzyskać dokumentację, co jeszcze bardziej zwiększało trudność zadania. 

Trudny proces alokacji i problemy ze znalezieniem odpowiednich osób do pracy 

Ze względu na ograniczone możliwości poprzednich narzędzi Attrecto, które nie zawierały funkcji zarządzania umiejętnościami, znalezienie pracowników z określonymi umiejętnościami (i wolnymi mocami przerobowymi) było trudne dla menedżerów. Według Ákosa, przegląd był zbyt ogólny i po prostu nie wystarczał do skutecznego znalezienia odpowiednich osób na dane stanowisko. 

Rozwiązanie: Primetric 

Idealne dopasowanie dla firmy świadczącej usługi rozwoju oprogramowania 

Wcześniej Attrecto zmagało się z odzwierciedleniem swoich procesów w prostych narzędziach. Na szczęście Primetric był w stanie to zmienić. 

Dzięki dziesiątkom funkcji opartych na potrzebach wiodących firm świadczących usługi IT, byliśmy w stanie odtworzyć strukturę Attrecto i zapewnić jej kompleksowy przegląd planowania zasobów. Dzięki naszym modułom raportowania Primetric był również w stanie poprawić analitykę w firmie. 

"To, co wyróżniało Primetric na tle naszych poprzednich rozwiązań, to fakt, że naprawdę pasuje do branży tworzenia oprogramowania. Ma wiele specyficznych funkcji, które mogą łączyć projekty ze śledzeniem czasu i kontrolą finansową".

Ákos Birtha, dyrektor ds. dostaw w Attrecto

Kontrola wykorzystania i jej wpływ na rentowność

Dzięki wdrożeniu Primetric, Attrecto mogło zacząć szczegółowo monitorować wykorzystanie pracowników. Wkrótce potem zdali sobie sprawę, że drastycznie poprawiło to planowanie zasobów ludzkich w firmie. 

Obliczanie wykorzystania pozwoliło menedżerom kontrolować swoich ludzi i reagować na wszelkie problematyczne sytuacje. Na przykład, funkcja ta pomogła im poprawić dokładność alokacji, uniknąć konfliktów harmonogramu i zarządzać nawet najmniejszymi projektami. Oprócz tego jest wykorzystywana do tworzenia prognoz i zarządzania pozyskiwaniem projektów dla przyszłych operacji. 

"Mamy bardziej przejrzysty przegląd dostępności. Widzimy, kiedy przydziały nie idą zgodnie z planem, kiedy ktoś jest w pełni przydzielony lub tylko częściowo. Możemy również przeglądać pracowników na ławce i reagować na tę sytuację".

Ákos Birtha, dyrektor ds. dostaw w Attrecto

W rezultacie wszyscy interesariusze mogą łatwo uzyskać dostęp do pożądanych raportów, ponieważ są w stanie monitorować pracę bez marnowania własnego czasu na uciążliwe obliczenia. 

Szybkie i precyzyjne przydzielanie osób

Attrecto po raz pierwszy wprowadziło Primetric, aby poprawić ogólną jakość alokacji, ich precyzję i zmniejszyć liczbę konfliktów harmonogramu - a nasze narzędzie było w stanie zapewnić im wszystko, czego potrzebowali. 

W naszym module kalendarza Ákos może nadzorować przydziały zarówno dla poszczególnych osób, jak i całych projektów, a także całej firmy. System pokazuje mu również inne szczegóły dotyczące przydziałów, w tym śledzony czas (jeśli przydział jest już aktywny), wynagrodzenia, stanowisko i wykorzystanie. W rezultacie jest on w stanie elastycznie zmieniać przydziały i zarządzać nimi bez nadmiernych rezerwacji lub konfliktów harmonogramu. 

"W poprzednich narzędziach trudno było uzyskać ogólny przegląd projektu, jego planowania i harmonogramów oraz innych rodzajów widoków. W Primetric przyszło to naturalnie - i wspaniale było zobaczyć wszystkie plany w takiej perspektywie".

Ákos Birtha, dyrektor ds. dostaw w Attrecto

Innymi słowy, proces ten był po prostu bardziej naturalny i nie zawierał błędów. W rezultacie plany projektu były bardziej precyzyjne i mniej prawdopodobne było generowanie dodatkowych kosztów, które zwykle były spowodowane opóźnieniami lub konfliktami harmonogramu. 

Lepsze prognozowanie i planowanie długoterminowe

Oprócz bieżących przydziałów, Ákos może również wykorzystać tę funkcję do planowania przyszłych zadań. Może on tworzyć wstępne projekty, aby testować różne scenariusze i sprawdzać, czy posiada niezbędne zasoby dla danego projektu. Następnie może przekształcić te szkice w aktywne projekty. Może również dowolnie je zmieniać, przeciągając i upuszczając pasek alokacji bezpośrednio w kalendarzu. 

W rezultacie Ákos może teraz poświęcać znacznie mniej czasu na tworzenie długoterminowych planów. Może także testować różne scenariusze bez wpływu na rzeczywiste harmonogramy. Funkcje te mogą być również wykorzystywane do wypełniania luk i pełnego wykorzystania ławki pracowników, ponieważ pozwalają menedżerom monitorować wydajność ich zasobów w różnych sytuacjach. 

Kompleksowe zautomatyzowane raportowanie dostępne za pomocą kilku kliknięć

Attrecto jest również aktywnym użytkownikiem zaawansowanego raportowania Primetric do zarządzania zasobami. Moduł ten pozwolił firmie zaoszczędzić wiele godzin, które wcześniej poświęcała na uciążliwe analizy. 

Dzięki tej funkcji firma może: 

• mierzyć kluczowe wskaźniki, takie jak wykorzystanie, wydajność, postęp projektu i inne, a także działać na podstawie informacji w celu usprawnienia swoich operacji. 
• tworzenie niestandardowych raportów porównujących wybrane informacje w ciągu kilku sekund, 
• monitorować kluczowe wskaźniki KPI, a także trendy w danych i reagować na wszelkie niepokojące tendencje, 
• odkrywanie problemów i pozytywnych zdarzeń, które można wykorzystać do usprawnienia kluczowych procesów. 

Oprócz tych funkcji, system zapewnia również, że jego podsumowania i raporty nie zawierają błędów, ponieważ po prostu wykorzystuje dane w czasie rzeczywistym do wykonywania zaawansowanych obliczeń. 

Ponadto raporty Primetric nie wymagają żadnej dodatkowej pracy. System automatycznie gromadzi informacje ze swoich modułów, tworząc tabele, wykresy i diagramy łączące, porównujące i analizujące krytyczne informacje. Nie ma potrzeby wykonywania obliczeń w Excelu - jedyne, czego menedżerowie potrzebują do korzystania z tej funkcji, to kilka sekund na znalezienie odpowiedniej zakładki. 

"[Raporty] znacznie usprawniły nasz controlling i analizę. Nasze poprzednie narzędzie nie zapewniało nam takich funkcji, więc to naprawdę zrobiło różnicę".

Ákos Birtha, dyrektor ds. dostaw w Attrecto

Zaawansowane zarządzanie umiejętnościami wspierające alokacje

Kalendarz nie był jedyną funkcją, która ułatwiła Ákosowi zarządzanie zasobami. Nasz moduł zarządzania umiejętnościami pozwolił mu sortować ludzi według ich umiejętności (w wybranym projekcie lub w panelu Ludzie) i znaleźć pracowników, którzy idealnie pasują do danego zadania. Może również odróżnić stałych pracowników od wykonawców. 

W rezultacie Ákos nie musiał spędzać godzin na szukaniu osób, które były zarówno dostępne, jak i posiadały wystarczające umiejętności do danego projektu. Zamiast tego skrócił ten proces do zaledwie kilku sekund i mógł skupić się na innych, bardziej krytycznych decyzjach. 

"W Primetric mogę wyszukiwać osoby na podstawie ich umiejętności i zajmuje mi to zaledwie kilka sekund!".

Ákos Birtha, dyrektor ds. dostaw w Attrecto

Korzyści z Primetric

• zarządzanie utylizacją zdolne do napędzania pozyskiwania nowych projektów i postępu istniejących poprzez optymalizację zasobów, 
• zasilając procesy zarządcze i analityczne, umożliwiając firmie skalowanie, 
• maksymalne zyski z każdej dostępnej godziny pracy dzięki obliczeniom wykorzystania, 
• precyzyjne alokacje zapewniające menedżerom dokładny przegląd obciążenia pracowników i prognozy aktywnie poprawiające wyniki firmy,
• proste zarządzanie zasobami dla dziesiątek osób, bez konfliktów harmonogramów i czasochłonnych procesów, 
• Zaawansowane raportowanie, które może pomóc menedżerom w podejmowaniu właściwych decyzji za każdym razem, dostępne za pomocą zaledwie kilku kliknięć,  
• Zautomatyzowane gromadzenie i analiza danych dla kluczowych wskaźników - bez konieczności ręcznych obliczeń, 
• godzin zaoszczędzonego czasu, który można poświęcić na usprawnianie firmy zamiast przygotowywania arkuszy kalkulacyjnych.  

Podsumowanie

Attrecto bardzo skorzystało na poprawie planowania zasobów za pomocą Primetric, obliczając wykorzystanie i usprawniając procesy za pomocą nowych narzędzi. Jak dotąd, podejście to drastycznie poprawiło wykorzystanie zasobów, generując jak najwięcej zysków z czasu pracy. Alokacje są również bardziej precyzyjne - zarówno pracownicy, jak i menedżerowie mogą potwierdzić ich dokładność. 

Oczywiście to dopiero początek naszej podróży z Attrecto. W nadchodzących miesiącach nasza współpraca rozszerzy się o jeszcze więcej funkcji.