Jak Altudo zwiększyło zatrudnienie z 200 osób do ponad 500 dzięki Primetric

Założona w 1999 roku firma Altudo zatrudnia ponad 600 ekspertów, którzy świadczą szeroki zakres usług, od wdrożeń Salesforce i Sitecore po przetwarzanie w chmurze i rozwój mobilny.

Działając w sześciu biurach zlokalizowanych w kilku regionach na całym świecie, Altudo dostarczyło usługi dla ponad 45 firm z listy Fortune 500 z branż obejmujących usługi finansowe, produkcję, handel detaliczny i ubezpieczenia.

‍ Firma została platynowym zwycięzcą MarCom Awards (2020) i Hermes Creative Awards (2020) oraz otrzymała nagrodę Best User Experience and Visual Design na Vega Digital Awards (2020).

Główne wyzwanie

Podstawowym wyzwaniem, z którym Altudo musiało się zmierzyć, był brak całościowego spojrzenia na alokację i wykorzystanie ludzi w firmie, w połączeniu z potrzebą większej przejrzystości wymaganej do zmniejszenia liczby spotkań dotyczących przydzielania ludzi do projektów.

Firma szukała rozwiązania, które oferowałoby solidne możliwości raportowania, możliwość tworzenia częściowych alokacji i jedno źródło prawdy dla wszystkich pracowników.

Dzięki Primetric, Altudo może wreszcie przechowywać wszystkie dane dotyczące alokacji w jednym miejscu i udostępniać je w całej firmie w celu lepszej komunikacji, bardziej inteligentnego planowania i lepszego wykorzystania pracowników.

Problem: brak wglądu z lotu ptaka i chaotyczne arkusze kalkulacyjne

Altudo wykorzystuje metodologię Agile do zarządzania projektami i tworzy dedykowany zespół do każdej współpracy. Do planowania, przydzielania i zarządzania ludźmi firma używała zbioru arkuszy kalkulacyjnych. Taka konfiguracja powodowała jednak szereg problemów:

• Brak wysokopoziomowego widoku dostępności i wykorzystania pracowników - czasami prowadziło to do słabego wykorzystania pracowników, co bezpośrednio wpływało na wyniki finansowe firmy ze względu na trudniejszy proces planowania.
• Ciągłe pytania z wielu działów o obciążenie pracą - skutkowało to ogólnie słabą komunikacją między działami i koniecznością planowania ciągłych spotkań, aby dowiedzieć się, kto jest zajęty i jak długo.
• Błędy powodujące dodatkowe wydatki - arkusze kalkulacyjne nie pozwalały na szybkie sprawdzenie, kto może być dostępny w projekcie. Czasami skutkowało to błędnymi decyzjami o dodatkowej rekrutacji (wzorzec kosztów, którego można było uniknąć).
• Członkowie zespołu nie byli na tej samej stronie - to dlatego, że nie działali z jednym źródłem prawdy na temat alokacji ludzi.
• Ryzyko, że coś nie zostanie poprawnie wypełnione w programie Excel - prowadziło to do wielu kontroli w celu upewnienia się, że informacje przekazywane innym menedżerom są prawidłowe.
• Generowanie raportów było żmudne i czasochłonne, ponieważ wymagało zbierania danych z wielu arkuszy kalkulacyjnych Excel.
• Trudności w mapowaniu wszystkich tych przypadków użycia i procesów - częściowa alokacja, łatwe wyszukiwanie według umiejętności pracowników i dostępność ludzi były naprawdę trudne do zaimplementowania w arkuszach kalkulacyjnych.
  

"Kiedy dołączyłem do zespołu, używaliśmy narzędzi opartych na Excelu do śledzenia alokacji, które nie dostarczały nam potrzebnych informacji na temat dostępności naszych pracowników. Było to główne wyzwanie, ponieważ nasi pracownicy mogą pracować nad kilkoma projektami w tym samym czasie. Nie mieliśmy przejrzystości między menedżerami, co prowadziło do wielu problemów".

Kumar Pranay - główny specjalista ds. zapewniania jakości w Altudo

Rozwiązanie: Narzędzie, które może wspierać istniejące procesy i pozwolić Altudo na szybsze skalowanie

Altudo poszukiwało rozwiązania, które spełniałoby następujące wymagania:

• Raportowanie
• Możliwość tworzenia alokacji częściowych
• Szybkie wdrożenie
• Różne role i opcje dostępu w celu zwiększenia przejrzystości
• Zdolność do wspierania różnych przypadków użycia w projektach
  

Primetric spełnił wszystkie te wymagania i Altudo zdecydowało się go wdrożyć. Zespół Primetric towarzyszył Altudo na każdym kroku, z dostępnością komunikacji za pośrednictwem Slack i WhatsApp. 

Aby spersonalizować funkcje Primetric, zespół utworzył tablicę Trello poświęconą żądaniom funkcji, na której Altudo mogło śledzić rozwój swoich dostosowanych do potrzeb funkcji. Wreszcie, Primetric zorganizował szereg spotkań warsztatowych, aby usprawnić proces wdrażania i upewnić się, że Altudo może w pełni wykorzystać potencjał swojego nowego rozwiązania do alokacji pracowników od pierwszego dnia.

"Szukaliśmy narzędzia, które zapewni nam przejrzystość w alokacji pracowników i spełni nasze specyficzne potrzeby, takie jak umożliwienie nam tworzenia częściowych alokacji lub łatwego generowania szczegółowych raportów. Primetric spełnił wszystkie nasze kryteria, a proces wdrożenia był przejrzysty i płynny dzięki naprawdę świetnemu wsparciu ze strony Primetric. Wdrożenie rozwiązania zajęło zaledwie tydzień, co świadczy o profesjonalizmie zespołu Primetric". 

Kumar Pranay - główny specjalista ds. zapewniania jakości w Altudo

Jak Altudo korzysta z Primetric

Raportowanie

Altudo może łatwo tworzyć raporty dotyczące alokacji i wykorzystania ludzi, a także raporty obejmujące rozliczane godziny. Co więcej, menedżerowie mogą tworzyć niestandardowe raporty i generować prognozy w oparciu o wyniki raportów, aby wspierać swoje działania planistyczne.

‍

Raportowanie jest teraz znacznie szybsze, ponieważ wygenerowanie raportu z Primetric zajmuje teraz kilka minut. Dzięki temu Altudo zyskało również większą przejrzystość w zakresie dostępności pracowników.

Przydzielanie ludzi

Menedżerowie mogą tworzyć częściowe przydziały, które odzwierciedlają rzeczywiste praktyki w firmie. Co więcej, część finansowa Primetric pozwala na przechowywanie wszystkich informacji o stawkach godzinowych pracowników i ich umiejętnościach w jednym miejscu. Usprawnia to proces znajdowania odpowiednich osób do nowych projektów i dopasowywania ich umiejętności do wymagań projektu.

‍

Cotygodniowe lub dwutygodniowe alokacje są częstym zjawiskiem w Altudo. Pracownicy są również często przenoszeni z jednego projektu do drugiego. Teraz menedżerowie mogą pewnie przydzielać ludzi do projektów, nawet w ostatniej chwili.

Konfigurowalne role i dostępy

• Pracownicy widzą, gdzie i na jak długo są przydzieleni do projektu. Za każdym razem, gdy przydział ulegnie zmianie, będą o tym wiedzieć. Nie muszą już kontaktować się z kierownikiem projektu i angażować się w długą wymianę e-maili na temat swoich przydziałów.
• Menedżerowie HR mogą sprawdzić historię rozwoju zawodowego pracownika, zmierzyć jego zaangażowanie lub przyjrzeć się wakatom, które należy obsadzić w najbliższej przyszłości.
• Menedżerowie ds. dostarczania operacji mogą szybko zrozumieć, którzy specjaliści będą wkrótce dostępni do projektów, patrząc na kalendarz firmy lub raporty. Mogą również sprawdzić, którzy pracownicy mogą być przeciążeni pracą i czy można ich przenieść do innych projektów.

Procesy alokacji pracowników Altudo z Primetric

Przydział ludzi do nowych projektów

• Gdy na horyzoncie pojawia się projekt, wiążą się z nim również nowe wymagania; 
• Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy Altudo ma na pokładzie odpowiednich specjalistów;

• Jeśli tak, zespół sprawdza dostępność danej osoby i stawkę godzinową w odniesieniu do pożądanej marży zysku projektu;
• Jeśli żaden z pracowników nie jest dostępny, zespół kontaktuje się z kierownictwem w celu omówienia wymagań i oceny ich krytyczności;
• Jeśli jest to projekt o wysokim priorytecie, zespół przenosi specjalistów z istniejących projektów;
• Jeśli jednak nikt nie jest dostępny lub projekt nie ma wysokiego priorytetu, zespół składa wniosek o zatrudnienie do działu HR.

Rozszerzenie przydziału w istniejącym projekcie

• Czasami projekt musi zostać przedłużony o kilka dni lub nawet miesiąc;
• Specjaliści pracujący nad nim muszą obecnie utrzymać swój przydział; 
• W oparciu o ich dostępność w Primetric, zespół może zaktualizować te przydziały;
• Zmiana przydziału jest również opcją - za każdym razem, gdy kierownik projektu uzna, że dana osoba wymaga zmiany przydziału w oparciu o wcześniejsze planowanie, zespół może ponownie przydzielić tego członka zespołu.

‍

"Nasi menedżerowie wreszcie mają jasność co do tego, kto pracuje nad jakim projektem i jak długo. Nie muszą już planować spotkań tylko po to, by informować się nawzajem o dostępności pracowników. Primetric pomógł nam również zwiększyć ogólny poziom przejrzystości w firmie i zapewnił jedno źródło prawdy, do którego każdy pracownik ma dostęp".

Kumar Pranay - główny praktyk ds. zapewniania jakości

Wyniki

1. Dramatyczna redukcja godzin marnotrawstwa w całej organizacji po wdrożeniu Primetric - prawie 500 godzin miesięcznie
2. Koniec z niepotrzebnymi spotkaniami między różnymi menedżerami, którzy starają się zrozumieć, które osoby są dostępne i na jak długo.
3. Dostęp do szerszego obrazu tego, co dzieje się w firmie
4. Koniec z zatrudnianiem nowych pracowników bez wglądu w to, jacy specjaliści są potrzebni.
5. Brak pracy administracyjnej związanej z wieloma arkuszami kalkulacyjnymi Excel 
6. Solidne funkcje raportowania, które umożliwiają generowanie dokładnych raportów na temat dostępności i wykorzystania pracowników lub rozliczanych godzin.
7. Bardzo szybkie wdrożenie w ciągu 7 dni (proces, który zwykle zajmuje dużo czasu i staje się problemem dla dużych firm)
8. Znacznie szybsze raportowanie i kontrola - raporty dostępności generowane w ciągu kilku minut

Kolejne kroki

Altudo korzysta z primetric od ponad 2 lat. W tym czasie odnotowało 3-krotny wzrost.

Firma planuje wkrótce wdrożyć moduł finansowy, aby lepiej szacować projekty i śledzić rentowność portfela projektów.

"Pamiętam, że kiedy zaczęli wdrażać Primetric, mieli na pokładzie ponad 200 osób. Od tego czasu Altudo rozrosło się do ponad 500 pracowników i wciąż rośnie. To imponujące i cieszymy się, że możemy wspierać ich podróż".

Arkadiusz Terpiłowski - współzałożyciel Primetric

Wynik? Dramatyczna redukcja marnotrawstwa godzin w całej organizacji po wdrożeniu Primetric - zespół Altudo oszczędza teraz prawie 500 godzin miesięcznie!

Zainteresowany? Zarezerwuj prezentację, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Primetric może pomóc Twojej firmie.