DSK uratowało nierentowne projekty i zaoszczędziło godziny czasu dzięki BigTime

O DSK

DSK jest wiodącą polską kancelarią prawną specjalizującą się w doradztwie prawnym dla firm, doradztwie podatkowym i zarządzaniu wierzytelnościami.

W swojej działalności DSK ceni sobie szybkość reakcji i sprawną, ale prostą komunikację - cechy niezwykle cenione przez partnerów. Dzięki nim wiedza i doświadczenie DSK zdobyły zaufanie dziesiątek najbardziej innowacyjnych firm na rynku, pomagając firmom z branży IT, technologicznej i budowlanej w poruszaniu się po skomplikowanych przepisach. 

• Branża: Usługi prawne i podatkowe 
• Rozmiar: ponad 80 pracowników 
• Przypadki użycia: Śledzenie czasu, fakturowanie, zarządzanie zasobami i rentownością

Wprowadzenie

Dążąc do doskonałej rentowności, firma DSK była zdeterminowana, aby efektywnie wykorzystywać śledzenie czasu i dane finansowe, jednocześnie zapewniając sukces swoim klientom i zadowolenie pracowników. 

Niestety, niewystarczające narzędzia zniweczyły ambicje operacyjne, wywierając dodatkową presję na kierownictwo firmy. 

Jakub Depa, Partner Zarządzający w DSK, odczuł wpływ tych niedociągnięć na własnej skórze. Przy wielu źródłach informacji potrzebował co najmniej godziny, aby uzyskać pojedynczą informację na temat wykorzystania, budżetów projektów lub ich wydajności, i nie mógł skutecznie monitorować ani optymalizować wszystkich operacji. 

W rezultacie wiele nierentownych operacji i decyzji umknęło jego uwadze, pozostawiając firmę na pokrycie dodatkowych kosztów, obniżając marżę zysku i ograniczając skalowalność biznesu.

To musiało się zmienić. 

Dzięki BigTime cel firmy, jakim był rozwój oparty na danych, został osiągnięty. Dzięki pełnemu przeglądowi finansów projektu w oparciu o śledzenie czasu na żywo i monitorowanie kosztów dostosowane przez wszystkich pracowników, Jakub mógł z łatwością monitorować rentowność projektów, poziom wykorzystania pracowników i status realizacji projektu. 

W rezultacie poprawiła się rentowność projektów DSK, a także wskaźniki zadowolenia klientów.

"Dzięki BigTime mogę z łatwością analizować, kto gdzie pracuje i w jaki sposób z lotu ptaka. Również wyniki finansowe w systemie odpowiadają na pytanie, ile zrobiliśmy w danym projekcie w danym czasie bez większych problemów."

Jakub Depa, Partner Zarządzający w DSK

Wyzwanie: Brak widoczności rentowności projektu i dostępności zasobów

Podobnie jak wiele innych firm prawniczych, DSK rozpoczęło swoje procesy zarządzania od arkuszy kalkulacyjnych i prostego narzędzia do śledzenia czasu pracy. Takie połączenie pozwoliło Jakubowi śledzić informacje, takie jak godziny spędzone na projektach i, eksportując te dane do arkuszy kalkulacyjnych, łączyć je ze wskaźnikami przychodów i kosztów.

Wraz z rozwojem organizacji, rozmiar jej dokumentów szybko stał się ciężarem, a nie pomocą.  

"Kiedy zakładaliśmy DSK, pracowałem głównie z arkuszami kalkulacyjnymi. Później nie było to już takie proste, ponieważ zajmowało dużo czasu".

Jakub Depa, Partner Zarządzający w DSK

Stwierdzenie to było szczególnie prawdziwe w przypadku finansów projektu, których nie można było monitorować codziennie. Aby uzyskać niezbędne informacje na temat budżetu projektu lub jego statusu, Jakub musiał importować dane z narzędzi do śledzenia czasu pracy do arkuszy kalkulacyjnych Excel i łączyć je z wynagrodzeniami i planami projektu, spędzając godziny na obliczaniu podstawowych kosztów i dochodów.

Konsekwencje tej sytuacji były widoczne w wynikach finansowych spółki.

Wiele operacji stawało się nierentownych - niektóre ich rodzaje bardziej niż inne - a ich kłopoty skutecznie umykały uwadze Jakuba, zagrażając całemu biznesowi.

W takich okolicznościach ucierpiały również inne procesy. Chociaż Jakub "chciał przydzielać ludzi do projektów, które mogliby ukończyć szybko i w ramach budżetu", nie miał na to środków. Nie był również w stanie prognozować alokacji ani wykorzystywać ich do przygotowywania ofert dla nowych klientów bez spędzania godzin na edytowaniu tabel. Ograniczone możliwości narzędzi używanych przez DSK były źródłem wielu problemów Jakuba.

"Kompilowanie i porównywanie dużej ilości danych zajmowało zbyt dużo czasu, a natychmiastowe uzyskanie wszystkich krytycznych elementów danych wymagało wiele pracy".

Jakub Depa, Partner Zarządzający w DSK

Aby zmienić sytuację, DSK musiało rozwiązać takie problemy jak: 

• Brak połączenia między śledzeniem czasu a finansami. Jakub musiał ręcznie łączyć dane dotyczące śledzonych godzin, przychodów i stawek kosztów, aby stworzyć zarys postępu projektu i budżetu - i nigdy nie mógł być pewien dokładności takiego raportu. 
• Nieoptymalny przydział pracy dla prawników. Firma DSK chciała przydzielać pracownikom zadania, które odzwierciedlałyby ich staż pracy i zarobki, jednocześnie optymalizując koszty operacyjne. Bez jednego źródła informacji o umiejętnościach, dostępności i wynagrodzeniach prawników, znalezienie odpowiedniego specjalisty było czasochłonne i nie zawsze precyzyjne, przez co doświadczeni i drodzy prawnicy pracowali nad przyziemnymi sprawami. 
• Nieznana rentowność projektu. Nie mając zautomatyzowanego przeglądu finansów projektu, Jakub spędzał godziny na obliczaniu kosztów pracy. Nie mógł również określić, które projekty lub rodzaje operacji są rentowne, które koszty bezpośrednie i pośrednie wpływają na marże projektów oraz jak radzą sobie projekty z różnymi modelami rozliczeń w porównaniu z innymi. 
• Czasochłonne tworzenie ofert pozbawionych informacji finansowych. Aby przygotować ofertę dla potencjalnego klienta, Jakub musiał ręcznie uzyskać i połączyć informacje o dostępności i wynagrodzeniach pracowników, aby upewnić się, że szacunki i stawki przychodów wygenerują zyski. Proces ten negatywnie wpływał na czas reakcji firmy i był nieprecyzyjny, co skutkowało dostarczaniem klientom nieprawidłowych szacunków. 

Rozwiązanie: Pojedyncze źródło informacji o czasie, projektach i marżach

Wdrożenie BigTime znacząco usprawniło system zarządzania finansami i projektami w DSK. Wraz z wprowadzeniem nowego narzędzia, dane dotyczące rentowności projektów, statusu budżetu, obciążenia ludzi, alokacji i prognoz zostały zebrane w jednym systemie, "dając [Jakubowi] doskonały przegląd zarówno kosztów, jak i produktywności".

"BigTime daje mi łatwy dostęp do danych, które pomagają mi podejmować kluczowe decyzje i zwiększać zyski mojej firmy. [...] Dzięki temu narzędziu dwie osoby mogą zarządzać wszystkimi danymi dla firmy o milionowych obrotach i dziesiątkach klientów".

Jakub Depa, Partner Zarządzający w DSK

Dzięki stałemu wsparciu specjalistów ds. wdrożeń BigTime, firma mogła szybko połączyć swoje dane, dowiedzieć się wszystkiego o możliwościach narzędzia, rozwiązać pojawiające się wyzwania i natychmiast zacząć w pełni korzystać z narzędzia, jednocześnie zdobywając dodatkową wiedzę na temat "złotych standardów" w branży.

"Big Time oferuje elastyczny i dokładny proces wdrożenia. Najpierw pokazuje swoje funkcje, a następnie otrzymujesz konsultanta wdrożeniowego, który prowadzi Cię przez cały proces wdrożenia w Twojej firmie: mapuje przypadki użycia, dostosowuje narzędzie i szkoli Ciebie, menedżerów i pracowników, aby efektywnie korzystać z narzędzia".

Jakub Depa, Partner Zarządzający w DSK

‍

Dokładny czas trwania dotyczy również prognozowania i tworzenia ofert. Testowanie różnych scenariuszy i znalezienie odpowiednich osób do pracy jest teraz kwestią minut, dzięki czemu DSK może zostawić konkurencję w tyle w każdym procesie sprzedaży. 

‍

Dzięki BigTime, DSK ma teraz:

• Śledzenie czasu pracy, z którego pracownicy korzystają z przyjemnością. W BigTime śledzenie czasu pracy zajmuje zaledwie kilka sekund. W rezultacie pracownicy chętnie uczestniczą w tym procesie, raportując każdą godzinę do systemu i dając swoim przełożonym źródło informacji na temat ich wydajności, a także kosztów pracy. 
• Natychmiastowy wgląd w finanse projektów. Jakub może teraz uzyskać dostęp do budżetu projektu i zobaczyć wszystkie koszty i przychody w panelu klienta bez ręcznego wykonywania pojedynczych obliczeń, zapewniając, że wszystkie projekty są opłacalne na każdym etapie. 
• Dane w czasie rzeczywistym do podejmowania proaktywnych decyzji biznesowych. Ręczne raporty już dawno odeszły do lamusa. Ich zautomatyzowane odpowiedniki obsługiwane przez BigTime można utworzyć w mniej niż 3 minuty, dostarczając menedżerom informacji na temat finansów, personelu, alokacji, planów, prognoz i nie tylko. 
• Zrównoważony stosunek juniorów do seniorów. Dzięki zaawansowanym alokacjom i zarządzaniu personelem Jakub może szybko przypisać odpowiednich specjalistów do projektów, biorąc pod uwagę ich umiejętności, staż pracy i indywidualne specjalizacje oraz upewniając się, że ich wynagrodzenia nie przekroczą budżetu. 
• Szybkie prognozy i precyzyjne szacunki ofert. DSK może teraz tworzyć wstępne alokacje dla potencjalnych projektów, szacować ich budżety i składać oferty klientom w ciągu kilku minut, zyskując przewagę nad konkurencją. 

Wyniki

Dzięki wdrożeniu BigTime firma DSK uzyskała dostęp do danych, które zmieniły jej procesy operacyjne i zarządcze. Zmiana ta znalazła odzwierciedlenie w późniejszych decyzjach Jakuba, które pomogły firmie zoptymalizować marże zysku, skupić się na bardziej dochodowych projektach i zwiększyć wydajność całej firmy. 

Dzięki BigTime, DSK może cieszyć się takimi korzyściami jak: 

• Eliminacja nierentownych projektów i optymalizacja rentownych operacji.
• Czas raportowania został skrócony o 92% - z jednej godziny do max. 5 minut, pozostawiając Jakubowi więcej czasu na podejmowanie krytycznych decyzji. 
• Oferty dla nowych klientów można tworzyć w czasie krótszym niż 3 minuty, co zapewnia szybkość reakcji DSK i wysoką jakość obsługi klienta. 
• Zoptymalizowane koszty pracy. DSK wykorzystuje teraz w pełni swoich specjalistów, wykorzystując ich umiejętności we właściwych miejscach, bez ponoszenia dodatkowych kosztów spowodowanych przez doświadczonych prawników pracujących nad prostymi zadaniami.