Master Workload Planning dla zespołów i osób indywidualnych: Kompletny przewodnik

Czym jest planowanie obciążenia pracą? Definicja

Planowanie obciążenia pracą (czasami nazywane zarządzaniem obciążeniem pracą) to systematyczny proces skutecznego zarządzania, dystrybucji i przypisywania zadań, obowiązków i zasobów odpowiednim członkom zespołu w ramach organizacji lub konkretnego projektu. Zazwyczaj planowanie obciążenia pracą odbywa się przy użyciu narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą lub narzędzi do zarządzania projektami.

Jaki jest cel procesu zarządzania obciążeniem pracą?

Planowanie obciążenia pracą ma na celu zapewnienie, że zadania projektowe są odpowiednio rozłożone, równoważąc obciążenie pracą poszczególnych osób lub zespołów, aby zapobiec przeciążeniu lub niedostatecznemu wykorzystaniu zasobów. Biorąc pod uwagę czynniki takie jak złożoność zadań, zestawy umiejętności, istniejące obciążenie zespołu i dostępne możliwości, planowanie obciążenia pracą ma na celu optymalizację wydajności, promowanie współpracy i poprawę ogólnej wydajności organizacji.

Czy efektywne zarządzanie obciążeniem pracą powinno być długo- czy krótkoterminowe? 

Dla niektórych firm i kierowników projektów planowanie obciążenia pracą polega na wyświetlaniu członkom zespołu zadań potrzebnych w ciągu najbliższych kilku dni. Jednak planowanie obciążenia pracą nie jest zarządzaniem zadaniami, ale długoterminową perspektywą. 

Planowanie obciążenia pracą to proces mający na celu pomoc menedżerom w optymalizacji wykorzystania zasobów i obciążenia pracą zespołu, przy jednoczesnym unikaniu typowych problemów, takich jak overbooking lub konflikty harmonogramów, w konsekwencji generując dodatkowe przychody. Takie podejście zapobiega nierentowności firmy w dowolnym momencie i zapewnia, że zadania o najwyższym priorytecie są wykonywane na czas - a nie można osiągnąć takiego rezultatu przy planowaniu krótkoterminowym. 

Planowanie obciążenia pracą krok po kroku: kluczowe elementy

Kluczowe elementy planowania obciążenia pracą zazwyczaj obejmują:

Analiza zadań

Przed rozpoczęciem przydzielania zadań dla zespołu projektowego należy ustalić, które zadania lub projekty wymagają dodatkowego wsparcia ze strony pracowników. W tym celu należy zidentyfikować konkretne zadania projektowe wymagane do osiągnięcia kamieni milowych projektu, w tym ich zależności i priorytety. W razie potrzeby porównaj budżet operacji, aby zobaczyć, który z nich będzie dla Ciebie bardziej opłacalny, jeśli zostanie ukończony zgodnie z harmonogramem. Oprogramowanie do zarządzania projektami może ci w tym pomóc!

Ocena zasobów

Nie dziel jeszcze obciążenia zespołu na zadania! Aby skutecznie zarządzać obciążeniem pracą, kierownik projektu musi ocenić dostępne zasoby, takie jak personel, sprzęt i budżet, aby określić możliwości i ograniczenia związane z wykonaniem obciążenia pracą. Na tym etapie można również wykryć wszelkie wakaty, które należy obsadzić przed rozpoczęciem projektu.

Rozkład obciążenia pracą

Wykorzystaj zdobyte informacje do przydzielania zadań i obowiązków poszczególnym osobom lub zespołom w oparciu o ich wiedzę specjalistyczną, dostępność i obciążenie pracą. Może to obejmować przypisywanie terminów i ustalanie jasnych oczekiwań, a także rozwiązywanie niektórych konfliktów harmonogramu z innymi menedżerami. 

W miarę możliwości staraj się również zarządzać ławką pracowników w swojej firmie. Im mniej bezczynnych specjalistów, tym mniejsze koszty (i większy zysk) generują! 

Monitorowanie obciążenia pracą 

Oczywiście planowanie obciążenia pracą nie kończy się w momencie zamknięcia kalendarza z przydziałami. Śledzenie i przeglądanie postępów i statusu przypisanych zadań w celu upewnienia się, że są one wykonywane zgodnie z planem, jest kolejnym kluczem do sukcesu tej operacji, ponieważ pozwala to na terminowe dostosowanie i realokację zasobów w razie potrzeby.

Korzystanie z narzędzi takich jak raport z postępu projektu lub proste śledzenie czasu może zapobiec opóźnieniom lub nawet całkowitemu niepowodzeniu projektu. 

Korzyści z planowania obciążenia pracą

Planowanie obciążenia pracą (a w szczególności system zarządzania obciążeniem pracą) oferuje szereg korzyści organizacjom i osobom zaangażowanym w projekty lub codzienne operacje i zarządzanie obciążeniem pracą zespołu. Oto kilka kluczowych zalet:

1. Optymalizacja zasobów: Dzięki starannemu zarządzaniu zadaniami kierownik projektu zapewnia, że zasoby, takie jak członkowie zespołu, czas i sprzęt, są efektywnie wykorzystywane.
2. Zwiększona produktywność: Ten strategiczny podział pracy zapewnia, że pracownicy mogą skupić się na swoich mocnych stronach, co skutkuje zwiększoną produktywnością i lepszą jakością produkcji.
3. Zarządzanie czasem i zadaniami: Planowanie obciążenia pracą pozwala na efektywne zarządzanie czasem poprzez ustalanie realistycznych terminów, ustalanie priorytetów zadań i unikanie niepotrzebnych opóźnień. Pomaga to osobom i zespołom pozostać zorganizowanymi i skoncentrowanymi, zmniejszając ryzyko niedotrzymania terminów lub pracy w pośpiechu.
4. Proaktywne zarządzanie ryzykiem: Dzięki planowaniu obciążenia pracą można zidentyfikować potencjalne wąskie gardła lub ograniczenia zasobów i zająć się nimi na wczesnym etapie, aby sprawiedliwie przydzielić zadania bez zakłócania późniejszego planowania projektu.
5. Zdolność adaptacji i elastyczność: Skuteczne planowanie obciążenia pracą pozwala na elastyczność w dostosowywaniu się do zmian, nieoczekiwanych zdarzeń lub zmieniających się priorytetów, tworząc zrównoważone obciążenie pracą. Dzięki regularnemu monitorowaniu i przeglądowi obciążenia pracą można dokonywać korekt w celu zapewnienia wydajnego przydziału. 
6. Lepsze podejmowanie decyzji: Dzięki planowaniu obciążenia pracą menedżerowie i liderzy zespołów lepiej rozumieją dostępność zasobów, wydajność, przyszłe obciążenie pracą i zależności.

Czy planowanie obciążenia pracą może być bardziej intuicyjne? 

Oczywiście, że może - pod warunkiem, że korzystasz z odpowiedniego zestawu narzędzi do planowania obciążenia pracą, które zapewniają przegląd obciążenia pracą zespołu i opcję przypisywania zadań każdemu członkowi zespołu.

Na przykład w oprogramowaniu Primetric do planowania obciążenia pracą można znaleźć odpowiednich ludzi do pracy w ciągu kilku sekund i zarządzać ich wydajnością ze 100% dokładnością. Oto jak to wygląda w praktyce! 

Planowanie obciążenia pracą w narzędziu Primetric do planowania obciążenia pracą

Planowanie obciążenia w Primetric rozpoczyna się od samej alokacji. 

Jak widać w poniższym formularzu, po wybraniu osoby z umiejętnościami, których potrzebuje Twój projekt, możesz zobaczyć wszystkie jej szczegóły, w tym obciążenie pracowników, wydajność, stawki godzinowe i bieżące przydziały. Jak pokazano na obrazku, zostaniesz również powiadomiony o wszelkich potencjalnych błędach w planowaniu obciążenia pracą - w tym przypadku dany pracownik może być przeciążony. 

W tym formularzu można również zarządzać obciążeniami i szczegółami poszczególnych przydziałów. Możesz zdecydować, czy praca jest rozliczana, czy nie, ustawić zadanie jako Aktywne lub Wersja robocza, a także określić zakres zadania (w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin). W razie potrzeby można również dodać szczegóły zadania, które nie zostały uwzględnione w formularzu. 

Oczywiście planowanie obciążenia pracą w Primetric na tym się nie kończy.

Po utworzeniu przydziału dla swoich pracowników możesz zarządzać nimi w kalendarzu People lub Project - w zależności od tego, który z nich najlepiej pasuje do Twojego celu. 

W tych widokach można przeciągać i upuszczać zadania, przedłużać je lub całkowicie anulować. Możesz także rzucić okiem na ich szczegóły, takie jak budżet lub planowana liczba godzin. Dzięki temu można na bieżąco rozwiązywać wszelkie problemy. 

Nie przestawaj uczyć się o planowaniu obciążenia pracą!

Oto kilka zasobów, z których możesz skorzystać, aby jeszcze bardziej poszerzyć swoją wiedzę i upewnić się, że cały zespół wie, jak ustalać priorytety zadań w złożonych projektach:

• kompletny przewodnik po rozliczanym wykorzystaniu i zarządzaniu nim, 
• przegląd różnic między planowaniem krótko- i długoterminowym, 
• tworzenie planu wykorzystania zasobów do zarządzania projektami, 
• dobry wskaźnik wykorzystania - i co to tak naprawdę oznacza, 
• obliczanie wykorzystania zespołu - jeśli nie masz do tego narzędzia, 

Lub, jeśli nadal nie masz narzędzia, które pomoże Ci ułatwić wszystkie te rzeczy, możesz spróbować czegoś zupełnie innego: zarezerwuj demo z Primetric i zobacz, jak możemy pomóc Ci w procesie zarządzania obciążeniem pracą - i dziesiątkami innych spraw w Twojej firmie!