Ukryte koszty marży zysku: Czy Twój projekt je pokrywa?

Dlaczego projekty okazują się nierentowne? 

Odpowiedź na to pytanie nigdy nie jest łatwa. 

Niektóre projekty borykają się z rozległym zakresem, a w innych winne są niedoskonałości kontraktów. Jednak w większości przypadków projekty były skazane na porażkę jeszcze przed ich rozpoczęciem .

Dlaczego? 

Ponieważ ich marże zysku po prostu nie uwzględniały wszystkich kosztów, które projekt musi pokryć - lub, krótko mówiąc, budżet projektu opierał się na założeniach wynikających z nieprawidłowego stopnia marży. 

Czym są stopnie marży? 

Stopnie marży pokazują firmom wpływ różnych kosztów na zyski projektu. 

Istnieją ogólnie trzy stopnie marży: 

• Marża pierwszego stopnia, obejmująca tylko koszty i zyski bezpośrednio związane z danym projektem. 
• Marża drugiego stopnia obejmuje przychody i koszty z projektów oraz udział kosztów niewykorzystanego i niepodlegającego rozliczeniu czasu w firmie. 
• Marża trzeciego stopnia , która uwzględnia wszystkie powyższe koszty, a także wydatki całej firmy wymagane do utrzymania działalności.

Ale dlaczego warto zawracać sobie głowę marżami innymi niż marża pierwszego stopnia - i co firma może stracić, nie robiąc tego? 

Marża pierwszego stopnia: Myląca zasłona dymna

Marża pierwszego stopnia jest stosowana przez większość firm - i niesłusznie. 

Mając do dyspozycji jedynie informacje o kosztach projektu, takich jak koszty pracy, oprogramowania i materiałów eksploatacyjnych, łatwo jest dojść do wniosku, że wydatki są w rzeczywistości bardzo znośne, nawet przy niskich stawkach. Takie założenie często prowadzi do obniżania cen usług lub przydzielania drogich, doświadczonych specjalistów do prostych zadań w oparciu o założenie, że budżet może pokryć ich stawki. 

Margines 2. stopnia 

Margines drugiego stopnia jest znacznie bliższy prawdzie, ponieważ uwzględnia on również: 

• Koszty nieprzydzielonych, bezczynnych - lub odsuniętych - pracowników, 
• Koszty projektów niefakturowanych i wewnętrznych, które nie generują żadnych zysków. 

Wartość tych godzin jest następnie dzielona proporcjonalnie między projekty w oparciu o ich czas trwania lub koszty w celu obliczenia marży drugiego stopnia. 

Margines 3. stopnia

Podczas gdy marża drugiego stopnia jest znacznie bliższa prawdy, tylko marża trzeciego stopnia może dokładnie odzwierciedlać rzeczywisty stan finansowy projektu. Wynika to z faktu, że oprócz kosztów pracy i godzin niepodlegających rozliczeniu, obejmuje ona również: 

• Koszty mediów, leasingu i biura/czynszu. 
• Koszty niezbędnego sprzętu, urządzeń, oprogramowania i materiałów biurowych, 
• Koszty działań wspierających, tj. rekrutacji, marketingu lub sprzedaży. 

Wydatki te zwykle wynoszą tysiące dolarów - wystarczająco dużo, by zagrozić każdemu projektowi. Dlatego znajomość marży trzeciego stopnia jest niezbędna dla każdego menedżera, który chce uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek na koniec kwartału.

Różnica? Sukces lub upadek firmy

Z perspektywy marży pierwszego stopnia, problemy finansowe prawie nie istnieją. Firma, która chce osiągnąć ostateczną marżę zysku w wysokości 30%, musi jedynie dodać 30% do kosztów pracy, co daje jej dochód w wysokości 13 000 USD za projekt o wartości 10 000 USD. Proste, nieskomplikowane i niezwykle mylące.

Z perspektywy marży drugiego stopnia koszty są nieco wyższe, ponieważ projekt musi również zapłacić za swoją część godzin nieobliczalnych podzielonych między wszystkie projekty. W tym przypadku wydatek ten będzie kosztował projekt kolejne 1000 USD, jeszcze bardziej zmniejszając dochód. 

Ostateczny cios przychodzi jednak z marginesu trzeciego stopnia. Biorąc pod uwagę wydatki całej firmy, każdy projekt zwykle musi pokryć setki i tysiące dolarów dodatkowych wydatków. W przypadku takim jak ten, gdy pozostało tylko 2000 USD, koszty te stanowią różnicę między sukcesem a porażką.

Opanuj marże zysku w jednym narzędziu

Oczywiście nie musisz sam doświadczać takiego scenariusza. Nie musisz nawet spędzać godzin na obliczaniu całej marży. Wystarczy mieć odpowiednie narzędzie. 

Wypróbuj rozwiązania BigTime , aby zebrać wszystkie dane projektowe i finansowe w jednym źródle prawdy: 

• Monitoruj rzeczywiste koszty pracy za każdym razem, gdy Twoi specjaliści śledzą czas. 
• Sprawdź koszty godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu. 
• Uzyskaj dostęp do automatycznie aktualizowanych i obliczanych marż zysku, które uwzględniają wszystkie koszty. 

‍