Cztery filary doskonałego śledzenia czasu i jak można na nich zyskać

Śledzenie godzin pracy 

Oczywiście narzędzia do śledzenia czasu pracy mogą zasłużyć na swoją nazwę tylko dzięki opanowaniu podstaw: monitorowania godzin pracy. 

Jednak umożliwienie użytkownikom dodawania 8 godzin dziennie do systemu nie wystarcza, aby zapewnić menedżerom pełny przegląd pracy . Aby monitorować zadania i ich wpływ na projekty i całą firmę, potrzebują oni również: 

• Koszty każdej śledzonej godziny na podstawie stawek pracownika lub wymogów umowy, 
• Monitorowanie postępów pozwalające im dostrzec wszelkie odchylenia od początkowych planów,
• Przegląd dni wolnych i świąt państwowych, które mogą mieć wpływ na całkowitą liczbę godzin pracy. 

Tylko dzięki takiemu zestawowi funkcji menedżerowie mogą skutecznie monitorować projekty, zapewniać dokładne rozliczenia i tworzyć coraz dokładniejsze plany na przyszłość z każdym nowym zestawem danych. 

Fakturowanie na podstawie śledzonego czasu

Czas to pieniądz, a w branży usług profesjonalnych to powiedzenie staje się coraz bardziej prawdziwe. Narzędzia do śledzenia czasu powinny to odzwierciedlać.

Aby zrobić to skutecznie, powinny one zawierać: 

• Kalkulatory faktur mogą przeliczać śledzone godziny na koszty, które klient musi pokryć. 
• Przepływy pracy zatwierdzania faktur umożliwiające menedżerom weryfikację sprawozdań finansowych. 
• Zautomatyzowane przepływy pracy dla fakturowania i płatności z powiadomieniami i harmonogramami, aby zapobiec błędom i zapewnić przejrzystość. 

Takie połączenie między śledzonym czasem a fakturowaniem to nie tylko prawdziwa oszczędność czasu, ale także gwarancja dokładności każdego dokumentu finansowego dostarczanego klientowi. 

Zarządzanie produktywnością

Podczas gdy faktura może być ostatnim krokiem w podróży klienta, podróż danych śledzenia czasu jest znacznie dłuższa. Po uregulowaniu rachunków, dzienniki pracy mogą być wykorzystane do poprawy produktywności ludzi, a w rezultacie zysków firm.

Można powiedzieć: "Łatwiej powiedzieć niż zrobić". Jednak mówienie i robienie może być równie łatwe, pod warunkiem, że narzędzie do śledzenia czasu pomoże porównać plany i przydziały z godzinami spędzonymi na danym zadaniu. 

Korzystając z tej funkcji, menedżerowie mogą szybko zweryfikować, czy ich szacunki są dokładne i sprawdzić, którzy pracownicy są najbardziej produktywni w różnych zadaniach. W przyszłości mogą wykorzystać te informacje, aby przypisać najbardziej wydajne osoby do różnych typów projektów, poprawiając ich wydajność, a co za tym idzie, wskaźniki realizacji. 

Pomiar wykorzystania i rentowności

Wreszcie, skrupulatnie wypełnione karty czasu pracy można przekształcić w inną ważną informację: wykorzystanie, a w konsekwencji rentowność .

Monitorując śledzone godziny, menedżerowie mogą zobaczyć, którzy pracownicy są nadmiernie wykorzystywani, a którzy cieszą się siódmą filiżanką kawy w oczekiwaniu na nowe zadania. Następnie mogą wykorzystać te informacje, aby znaleźć nowe projekty dla nieaktywnych specjalistów lub dokonać niezbędnych zmian w zespole. 

Rezultat? Większa rentowność i niższe koszty.

Naucz się śledzić czas od najlepszych

Oczywiście nie musisz samodzielnie sprawdzać każdej z tych funkcji, aby upewnić się, że masz wszystko, czego potrzebuje idealna firma świadcząca profesjonalne usługi, aby opanować śledzenie czasu. 

Zamiast tego możesz po prostu zarezerwować demo jednego z rozwiązań BigTime i zobaczyć, jak wszystkie nasze moduły mogą usprawnić śledzenie czasu, a w rezultacie całą firmę. 

Doskonałe śledzenie czasu to tylko jedno kliknięcie!