Wyjaśnienie prognozowania zasobów na potrzeby zarządzania projektami

Czym jest prognozowanie zasobów w zarządzaniu projektami? 

Z definicji prognozowanie zasobów polega na przewidywaniu zapotrzebowania na różne wskaźniki projektowe i umiejętności, których wymagają w danym okresie - zwykle miesiącu, kwartale, roku lub po prostu czasie trwania projektu. 

W zarządzaniu projektami wskaźniki te zazwyczaj obejmują:

• zasoby ludzkie (pracownicy, wykonawcy itp.), 
• sprzęt (komputery, dodatkowe urządzenia, oprogramowanie itp.), 
• przestrzeń, tj. w biurze, 
• wszelkie inne czynniki fizyczne lub niefizyczne niezbędne do ukończenia projektu. 

Ogólnie rzecz biorąc, prognozowanie zasobów odbywa się za pomocą dedykowanych narzędzi, takich jak Primetric. 

Jednak w wielu przypadkach firm usługowych prognozowanie zasobów często odnosi się do prognozowania wyłącznie zasobów ludzkich, ponieważ żadne inne czynniki nie są wymagane do realizacji projektu lub jest ich niewiele. Co więcej, zasoby ludzkie stanowią większość zarówno kosztów, jak i przychodów firmy. W rezultacie ich prognozowanie jest bezpośrednio związane z prognozami finansowymi.

Zwykle dotyczy to IT, marketingu lub innych firm opartych na świadczeniu usług. W tym artykule skupimy się na tym podejściu, ponieważ jest ono najbardziej popularne we współczesnym biznesie. 

Prognozowanie zasobów a inne procesy 

Ponadto prognozowanie zasobów ma również ogromny wpływ na inne procesy w firmie. Należą do nich:

• procesy planowania zasobów w Jira, 
• cykl życia projektu usług profesjonalnych, 
• prognozowanie zarządzania projektami, 
• oszacowanie kosztów. 

Dlatego prognozowanie zasobów musi być dokładne, aby nie powodować błędów także w innych procesach. 

Co można osiągnąć dzięki prognozowaniu zasobów? 

Głównym celem prognozowania zasobów w zarządzaniu projektami jest dokładne oszacowanie liczby specjalistów potrzebnych do ukończenia projektu, a także umiejętności, które muszą posiadać, aby wykonać przydzielone zadania. 

Jednak tworzenie dokładnych przewidywań nie jest jedyną zaletą prognoz zasobów. Mogą one również: 

• obniżyć koszty projektu. Pracownicy (a dokładniej ich wynagrodzenia) stanowią większość wszystkich kosztów firmy. Prognozowanie zasobów zmniejsza liczbę przestojów i nadgodzin, co skutkuje ogromnym wzrostem rentowności. 
• poprawić zarządzanie portfelem projektów. Żadna z firm usługowych nie zarządza tylko jednym projektem w danym czasie. W rezultacie muszą przewidywać zapotrzebowanie na zasoby i elastycznie nimi żonglować, aby ukończyć projekty zgodnie z harmonogramem. Prognozowanie zasobów może im w tym pomóc. 
• maksymalizacja wykorzystania zasobów. Przy licznych przedsięwzięciach czasami trudno jest upewnić się, że wydajność wszystkich jest zmaksymalizowana. Dzięki prognozom zasobów można zobaczyć zarówno przepracowanych, jak i niedociążonych pracowników i zoptymalizować siłę roboczą. 
• zapobieganie wąskim gardłom organizacyjnym. Ławki i nadgodziny to nie jedyne wyzwania, które można dostrzec w prognozach zasobów - wakaty mogą być równie groźne dla każdego projektu. Na szczęście, jeśli regularnie wykonujesz prognozowanie zasobów, możesz je wykryć, zanim wpłyną na Twoje projekty. 
• poprawić morale pracowników. Przepracowani pracownicy, a także ci, którzy mają niewiele do zrobienia, mogą cierpieć z powodu stresu lub zwykłej złości z powodu sytuacji, w której się znaleźli. Jednak rozsądne obciążenie pracą oparte na dokładnej prognozie zasobów może poprawić ich doświadczenie i pozytywnie wpłynąć na całą organizację. Może to również pomóc pracownikom lepiej zaplanować swoją pracę, ponieważ mogą dokładnie zobaczyć, nad jakimi zadaniami będą pracować w przyszłości. 

Jak prognozować zasoby? Przewodnik krok po kroku

Znaczenie prognozowania zasobów jest niezaprzeczalne. Na szczęście proces ten można przeprowadzić w kilku prostych krokach. 

1. Oszacować zmianę popytu.

Po pierwsze, wyjmij swoją kryształową kulę z szafy i spróbuj zgadnąć, co może przynieść przyszłość. 

Oczywiście nie rób tego w swojej firmie! 

Aby oszacować popyt na swoją pracę w przyszłości, użyj jednej z poniższych metod: 

Techniki prognozowania zasobów

Oczywiście jest to tylko podstawowy proces, który można dostosować za pomocą różnych technik prognozowania zasobów. Mogą one pomóc w dokładnym odzwierciedleniu sytuacji firmy - przy jednoczesnym upewnieniu się, że prognozy są dokładne. 

Najpopularniejsze techniki prognozowania zasobów obejmują: 

Technika Delphi

Jest to doskonała technika prognozowania zasobów dla tych, którzy chcą zebrać opinie od wszystkich zaangażowanych stron. 

Gdy konieczne jest utworzenie prognozy zasobów, ankieta jest wysyłana do wszystkich menedżerów, którzy potrzebują prognozy do zaplanowania swojej pracy. Następnie proponują oni własny projekt planu i wspólnie omawiają propozycje, aby wybrać najlepszą z nich lub wprowadzić poprawki. W rezultacie powstaje prognoza zasobów zatwierdzona przez przedstawicieli wszystkich zaangażowanych działów. 

Analiza trendów 

Ta technika prognozowania zasobów jest bardzo prosta dla tych firm, które już gromadzą dane na temat swojego zapotrzebowania na zasoby i sprzedaży. 

Analiza trendów skupia się na danych historycznych. Analizuje je w celu znalezienia wzorców i ogólnych tendencji, które prawdopodobnie powtórzą się w przyszłości, takich jak tempo wzrostu, skoki sprzedaży lub sezonowość. Następnie odkryte trendy są stosowane do kolejnego okresu, umożliwiając tworzenie dokładnych prognoz zasobów. 

Serie czasowe

Analiza szeregów czasowych na potrzeby prognozowania zasobów jest nieco bardziej szczegółową wersją analizy trendów. 

W tej technice dane historyczne są rozdzielane na różne wskaźniki wydajności biznesowej, takie jak tempo sprzedaży, rentowność, wzrost, wykorzystane moce produkcyjne i inne - w zależności od potrzeb danej firmy. Następnie zmiany w tych wskaźnikach są stosowane do bieżących danych w celu stworzenia szacunków na przyszłość. 

Analiza wskaźnikowa 

Analiza wskaźnikowa koncentruje się głównie na wykorzystaniu zasobów i jako taka jest jedną z najbardziej precyzyjnych metod prognozowania zasobów. 

W tej technice wykorzystanie zasobów jest bezpośrednio związane z innymi zmiennymi, takimi jak wskaźniki sprzedaży, a produktywność pozostaje stała niezależnie od okoliczności. Dlatego też technika ta ma na celu wykorzystanie innych, bardziej przewidywalnych wskaźników do przewidywania zapotrzebowania na zasoby. 

2. Określenie zakresu projektu. 

Drugi etap prognozowania zasobów może wydawać się oczywisty, ale w rzeczywistości stanowi podstawę całego procesu. Jest nim określenie zakresu projektu.

Aby skutecznie prognozować zasoby, przyjrzyj się wszystkim swoim projektom - zarówno tym w toku, jak i tym, które wkrótce się rozpoczną. Następnie, dla każdego projektu, zidentyfikuj zadania potrzebne do wykonania w okresie, dla którego chcesz stworzyć prognozę. Zdefiniuj umiejętności, których Twoi pracownicy będą potrzebować do pracy nad tymi operacjami. 

3. Oszacowanie czasu potrzebnego do wykonania poszczególnych operacji. 

Po zidentyfikowaniu umiejętności potrzebnych do pracy nad projektami, należy teraz obliczyć przybliżony czas, przez jaki każda umiejętność musi być wykorzystywana do ukończenia kolejnych etapów projektu w danym okresie. Co ważne, należy to zrobić dla każdej fazy projektu, którą firma spodziewa się ukończyć w planowanym okresie. 

Wynik dla konkretnego projektu powinien wyglądać następująco:

4. Utwórz wstępne alokacje dla swoich projektów. 

Mając gotowe szacunki, możesz zacząć przypisywać ludzi do etapów projektów. 

Oczywiście prawdopodobnie nie uda się to za pierwszym razem. Aby zapobiec wprowadzeniu w życie nieprawidłowych planów, można korzystać z wersji roboczych przydziałów i zmieniać je, gdy tylko uznamy, że wymagają one pewnych poprawek. W ten sposób można przetestować wiele scenariuszy jednocześnie i wybrać te najlepsze. 

5. Rozwiąż wszelkie zidentyfikowane problemy. 

Czasami wstępne alokacje dają wyobrażenie o problemach, które mogą mieć wpływ na prognozy dotyczące zasobów. Problemy te zazwyczaj obejmują: 

• overbooking, 
• wakaty, 
• zwolnionych pracowników,
• nierealistyczne terminy. 

Dzięki prognozom zasobów możesz reagować na te kwestie, zanim wpłyną one na Twoje projekty. Jest to odpowiedni moment, aby podjąć działania i dodać więcej osób do projektu, zatrudnić nowych specjalistów lub pozyskać nowe projekty, nad którymi mogliby pracować pracownicy. 

Prognozowanie zasobów: typowe błędy

Dowiedziawszy się, jak wygląda prawidłowy proces prognozowania zasobów, prawdopodobnie zastanawiasz się, co może mieć na niego negatywny wpływ. Oto kilka rzeczy, na które musisz uważać w takim przypadku: 

• brak narzędzi do planowania projektów. Przy wielu projektach i dziesiątkach osób na pokładzie niemożliwe jest stworzenie dokładnej prognozy zasobów na kartce papieru. Zaawansowane oprogramowanie może zebrać informacje potrzebne do tego procesu i - z niewielką pomocą decydentów - przekształcić je w przejrzyste plany widoczne dla całej organizacji. Tak właśnie działa Primetric! 
• nieprawidłowo prognozowany popyt. Rozumiemy, że w firmach usługowych nowy klient może pojawić się znienacka. Nie wystarczy jednak tylko podpisać z nim umowę - trzeba również dostosować swoje prognozy do tej zmiany. W przeciwnym razie codziennie będziesz musiał mierzyć się z błędnymi prognozami. 
• niespójności finansowe. Każdy projekt ma budżet, który musi pokryć koszty wynagrodzeń, narzędzi i nie tylko. Dlatego też powinieneś uwzględnić dane finansowe w swoich prognozach zasobów. W przeciwnym razie możesz pewnego dnia obudzić się z ogromnym długiem na koncie firmy! 

Jak poprawić prognozowanie zasobów w mojej firmie? 

Dobre pytanie! Na szczęście istnieje kilka rzeczy, które można zrobić, aby dokładność prognoz zasobów była lepsza niż kiedykolwiek wcześniej. Te rzeczy obejmują: 

• analiza ryzyka. Każdy projekt ma swoje zalety, a także słabe punkty. Zidentyfikuj je, aby przygotować się na najgorszy scenariusz i zapobiec jego wystąpieniu. 
• dokładny zakres projektu. Ta rada może wydawać się trywialna, ale nieprawidłowy zakres projektu jest często przyczyną opóźnień wynikających z braku umiejętności niezbędnych do kontynuowania projektu. Skoncentruj się na rozmowach z klientem, aby uniknąć tego problemu. 
• wyciąganie wniosków z poprzednich projektów. Jeśli Twoja firma istnieje na rynku od jakiegoś czasu, prawdopodobnie masz kilka podobnych projektów, które zrealizowałeś w przeszłości. Wykorzystaj je, aby przewidzieć ryzyko i usprawnić procesy, które poprzednim razem były niedoskonałe. 
• analizować prace, które są już w toku. Istniejące projekty mają ogromny wpływ na prognozowanie zasobów. Przeanalizuj je, aby zidentyfikować opóźnienia lub specjalistów, którzy mają zostać oddelegowani, i wykorzystaj te informacje na swoją korzyść. 
• wykonać planowanie wydajności. Wiedza o tym, ile pracy mogą wykonać Twoi pracownicy, pomoże Ci zaplanować nowe projekty i ulepszyć już istniejące. 

Lepsze prognozowanie zasobów dzięki Primetric

Czy prognozowanie zasobów jest wyzwaniem dla Twojej organizacji? 

Nie powinno tak być - a my możemy dokładnie pokazać, jak to poprawić. 

Przetestuj Primetric lub zarezerwuj demo, aby zobaczyć wszystkie funkcje prognozowania zasobów, które mamy do zaoferowania. 

‍