Czego szukać w oprogramowaniu do zarządzania portfelem projektów?

Nie uwierzysz, jak wiele firm IT wciąż korzysta z arkuszy kalkulacyjnych do przydzielania pracowników do projektów i zarządzania finansami.

Problem polega na tym, że nawet najmniejsza firma nie może obejść się bez korzystania z arkuszy kalkulacyjnych. Mogą one sprawdzać się tu i teraz w projekcie, ale nie zapewniają długoterminowego widoku obciążenia pracą lub rentowności.

Jeśli to czytasz, prawdopodobnie jesteś gotowy, aby wyjść poza proste narzędzie PM i skorzystać ze zintegrowanego rozwiązania, które gromadzi dane o wszystkich projektach pod jednym dachem.

Ale jak wybrać właściwe rozwiązanie? Czego należy szukać w oprogramowaniu do zarządzania portfelem projektów? 

Nie martw się, będę cię wspierał.

Oto wszystko, co musisz wiedzieć o oprogramowaniu do zarządzania portfelem projektów, którego firmy IT, takie jak Twoja, potrzebują, aby się rozwijać.

Dlaczego w ogóle warto korzystać z oprogramowania do zarządzania portfelem projektów?

Po pierwsze, odpowiedz sobie na te pytania:

• Czy Twoje projekty przynoszą oczekiwane zyski?
• Czy ktoś w zespole ma za dużo na głowie?
• Jak wygląda wypalenie budżetu i postępy w projektach?
• Czy możesz spokojnie zarezerwować ten nowy projekt, czy też musisz się spieszyć i jak najszybciej zatrudnić nowych pracowników?
  

Odpowiedź na wszystkie te pytania jest trudna, jeśli żonglujesz kilkoma arkuszami kalkulacyjnymi wraz z narzędziem do zarządzania projektami. Uzyskanie potrzebnych danych będzie coraz trudniejsze wraz z rozwojem firmy.

Oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów może cię uratować.

Oto, co zyskasz dzięki wdrożeniu rozwiązania, które odpowiada Twoim potrzebom:

• Mniej spotkań w celu omówienia, kto jest dostępny i kiedy,
• Jedno źródło prawdy dla całego zespołu, które usprawnia współpracę i eliminuje nadmierne rezerwacje,
• Bardziej wydajne zarządzanie zasobami i ich alokacja,
• Inteligentniejsze planowanie projektów,
• Lepsze zarządzanie projektami dzięki analizie biznesowej,
• Zapewnienie rentowności projektu na wymaganym poziomie,
• Niższe ryzyko konfliktu harmonogramu lub overbookingu zasobów,
• Lepsze zrozumienie zarządzania obciążeniem dzięki wizualizacjom alokacji.
  

Wszystko to brzmi świetnie, ale ile to będzie kosztować?

Przeczytaj następny punkt, aby dowiedzieć się, czy dodanie tego typu oprogramowania do firmy ma sens pod względem zwrotu z inwestycji.

Ile kosztuje oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów?

Koszt oprogramowania do zarządzania portfelem projektów zależy od trzech czynników:

1. Liczba użytkowników - niektóre rozwiązania pobierają opłaty za osobę lub przypisują kilku użytkowników do danego poziomu subskrypcji.
2. Funkcje - niektóre programy mogą oferować więcej funkcji za niższą cenę.
3. Rozliczenie roczne vs. miesięczne - w zależności od wybranej formy rozliczenia, możesz skorzystać ze zniżek (które zwykle pojawiają się przy płatności z góry za rok, zamiast w miesięcznych ratach).
4. Koszty wdrożenia - niektórzy dostawcy oprogramowania wymagają początkowej opłaty za proces wdrożenia. Zwłaszcza w przypadku niestandardowych wymagań lub skomplikowanej struktury organizacyjnej, w której w proces zaangażowanych jest wielu interesariuszy.

Jak widać, w większości przypadków największy wpływ na koszty ma liczba użytkowników i rodzaje potrzebnych funkcji.

Obliczmy zatem średni koszt narzędzia PPM

Przygotowałem szybkie badanie oparte na 18 najlepszych narzędziach PPM na rynku, które pokazuje, ile może kosztować ich wdrożenie, w zależności od wielkości firmy.

Jak widać, konkretne rozwiązania mogą się znacznie różnić, a na koniec dnia najważniejszą informacją jest to, że trzeba znaleźć proces i wymagania najlepiej dopasowane narzędzie.

‍

Niemniej jednak można zauważyć, że miesięczne koszty za:

• Firma zatrudniająca 50 osób ~ 1 150 USD miesięcznie
• Firma zatrudniająca 200 osób ~ 4 500 USD miesięcznie
• Firma zatrudniająca 500 osób ~ 11 500 USD miesięcznie

Teraz, gdy znamy przybliżone koszty, możemy obliczyć ROI, aby określić, czy jest to uzasadnione finansowo (aby przekonać naszego dyrektora finansowego ;)).

Przeczytaj to studium przypadku i sam oceń.

Rzeczywisty przykład obliczania ROI

‍ 50-osobowa australijska firma świadcząca usługi IT HSD realizowała projekty długoterminowe i wielofazowe, przechodząc od rozwoju (rozliczanego jako Time & Material) do utrzymania (rozliczanego jako Support lub Fixed Price). Sprawia to, że zapewnienie rentowności projektu przez cały okres jego trwania jest prawdziwym wyzwaniem.

Dzięki wdrożeniu Primetric, HSD skróciło czas pracy nad arkuszami kalkulacyjnymi z 15 godzin tygodniowo do 30 sekund.

W połączeniu z inteligentniejszym planowaniem, lepszą komunikacją między różnymi działami i uniknięciem wypalenia budżetu projektu, doprowadziło to do zwiększenia oszczędności i zysków do ponad 200 000 USD rocznie.

Oczywiście istniał początkowy koszt wygenerowany przez interesariuszy spędzonych na nauce o Primetric, ale pod koniec dnia był on naprawdę niewielki, więc możemy go pominąć.

‍

A co z ROI? Głupio mi pisać te liczby, bo brzmią jak typowy marketingowy bełkot, ale... życia nie oszukasz.

ROI = 2800%

‍

Jeśli to cię nie przekona, że warto wypróbować oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów, to nie wiem, co cię przekona. 

Jak rozpoznać, że nadszedł czas na zakup oprogramowania do zarządzania portfelem projektów?

Jak już wspomniałem, nawet mała firma IT może wiele zyskać wdrażając oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów.

Dlaczego?

Ponieważ prędzej czy później nadejdzie czas, kiedy będziesz do tego zmuszony. A dodawanie nowego narzędzia pod presją nie jest najlepszym sposobem.

Jak więc można stwierdzić, że firma może wiele zyskać na dopasowanym rozwiązaniu?

Oto kilka znaków ostrzegawczych, na które należy zwrócić uwagę:

• Ty i Twoi współpracownicy spędzacie dużo czasu na spotkaniach. Są one poświęcone podejmowaniu decyzji o tym, kto będzie pracował nad jakim projektem, kiedy i jak długo. Założę się, że masz lepsze rzeczy do zrobienia ze swoim czasem niż ręczne przydzielanie zasobów.
• Nie masz wglądu z lotu ptaka w to, co dzieje się w firmie. Ludzie przychodzą do ciebie z pytaniami, a ty za każdym razem musisz zagłębiać się w arkusze kalkulacyjne, aby uzyskać potrzebne dane. Zaczyna to zajmować zbyt wiele czasu, uniemożliwiając skupienie się na tym, co najważniejsze.
• Nie masz żadnych informacji biznesowych na temat rentowności projektu. Nie wiesz, w jaki sposób zasoby są wykorzystywane w projekcie. Czy przepalasz przydzielony czas? A może Twoje szacunki są dalekie od rzeczywistości? Nie jesteś w stanie tego stwierdzić.
• Nie masz pojęcia, jaki jest wskaźnik wskaźnik wykorzystania pracowników jest. Czy ktoś cierpi z powodu zbyt dużej liczby nadgodzin? Zanim się obejrzysz, problem ten przerodzi się w większy problem, taki jak spadek motywacji, który przełoży się na gorsze wyniki.
• Nikt nie rozumie Twoich arkuszy kalkulacyjnych. Są zbyt zajęte i nieprzyjazne dla użytkownika. Ich ładowanie trwa wieczność. A ponieważ jesteś jedyną osobą, która wie, jak się po nich poruszać, ludzie bombardują Cię pytaniami.
• Członkowie zespołu tracą czas na nakładające się lub zbędne prace, które wynikają z zamieszania wokół ich przydziałów.
  

Jeśli zauważyłeś, że przynajmniej jedno z powyższych stwierdzeń dotyczy Twojej firmy, najwyższy czas zacząć szukać rozwiązania do zarządzania portfelem projektów. Nierozwiązanie tych problemów przed skalowaniem firmy z pewnością sprawi, że będzie to bardzo bolesny proces dla wszystkich zaangażowanych.

Ale jakie funkcje musi mieć to oprogramowanie, aby spełnić swoją rolę i naprawdę pomóc w rozwoju? Więcej o tych podstawowych funkcjach opowiem w następnym punkcie.

Czego należy szukać w najlepszym oprogramowaniu do zarządzania portfelem projektów?

SaaS w chmurze a rozwiązania lokalne

Wiele firm obawia się o prywatność i bezpieczeństwo danych w chmurze. Jednak rozwiązania oparte na chmurze to wciąż świetny wybór:

• Są one aktualizowane w czasie rzeczywistym bez ponoszenia dodatkowych kosztów,
• Nowe funkcje są wliczone w cenę,
• Możesz być spokojny o kopie zapasowe danych,
• Jest szybki i wydajny.
  

Z drugiej strony mamy rozwiązania lokalne, które zapewniają większe bezpieczeństwo (dzięki własnemu kanterowi danych) i możliwość dostosowania (jeśli dostawca na to pozwala). Oprogramowanie lokalne ma jednak kilka istotnych ograniczeń:

• To Ty jesteś odpowiedzialny za konfigurację i utrzymanie swoich serwerów i aplikacji,
• Nie otrzymujesz automatycznych aktualizacji (ani nie musisz za nie dodatkowo płacić),
• W przypadku katastrofy traci się ciągłość biznesową. 
  

Jeśli więc wybierzesz rozwiązanie SaaS oparte na chmurze, upewnij się, że:

• Zapewnia doskonałą obsługę klienta,
• Działa zgodnie z przepisami takimi jak RODO,
• Umożliwia śpiewanie DPA, SLA i MSA dla pełnego bezpieczeństwa,
• Zapewnia kopie zapasowe danych i opcję eksportu danych z systemu,
• Obejmuje SSO (istotne w przypadku korzystania z usług Google lub Azure Active Directory).
  

W Primetric upewniliśmy się, że nasze rozwiązanie zawiera wszystkie powyższe elementy.

Personalizacja, elastyczność, skalowalność

Nie ma sensu inwestować w rozwiązanie, które wymaga zmiany sposobu pracy. Istniejesz już od jakiegoś czasu i masz wdrożony kuloodporny proces. Dlatego narzędzie, które wybierzesz, powinno być wystarczająco elastyczne, aby dopasować się do Twoich potrzeb. 

Na przykład w Primetric zawsze dostosowujemy nasze rozwiązanie do indywidualnych wymagań każdego klienta i zawsze przeprowadzamy dogłębną analizę, aby to osiągnąć. W ten sposób upewniamy się, że nasza platforma jest idealnie dopasowana do sposobu, w jaki działa ich firma - i może uwzględniać wszelkie zmiany w miarę rozwoju firmy.

Integracja z innymi systemami/API

Spójrzmy prawdzie w oczy, prawdopodobnie korzystasz już z wielu narzędzi do zarządzania projektami. Uzyskanie rozwiązania do zarządzania projektami, które płynnie łączy się z ekosystemem, jest mądrym posunięciem. Integracje przyspieszają proces wdrażania, ale także zyskują poparcie członków zespołu, którzy nie muszą przestawiać się na zupełnie nowe narzędzie.

Różne opcje dostępu

Kupujesz narzędzie do zarządzania projektami, ponieważ nie chcesz w kółko odpowiadać na te same pytania:

• Jak długo deweloper będzie pracował nad projektem X?
• Czy ta osoba będzie dostępna, aby rozpocząć pracę nad projektem Y za 2 tygodnie?
• Kiedy rozpocznie się projekt Z?
  

Aby rozwiązać ten problem, należy stworzyć jedno źródło prawdy dla wszystkich - w tym kierowników projektów i wszystkich innych pracowników. Jednocześnie nie chcesz, aby każdy szczegół był dostępny dla wszystkich - na przykład stawki godzinowe członków zespołu. Dlatego tak ważne jest posiadanie narzędzia z różnymi opcjami dostępu. 

W Primetric kierownicy projektów mogą łatwo planować i uzyskiwać wszystkie informacje, podczas gdy deweloperzy widzą tylko swoje alokacje, a nie wgląd finansowy w rentowność projektu.

Planowanie projektu i planowanie zasobów 

Dobre narzędzie do zarządzania projektami powinno obejmować coś więcej niż proste przypisywanie ludzi do projektów w określonych ramach czasowych.

To, czego potrzebujesz, to możliwość przeprowadzania symulacji różnych scenariuszy, aby zobaczyć, jak Twoje decyzje wpłyną na rentowność projektu. Najlepsze narzędzia na rynku dają możliwość prognozowania wskaźników realizacji projektu, dostępności zasobów lub liczby wakatów w projekcie.

Potrzebujesz tej długoterminowej wizji, aby podejmować najmądrzejsze decyzje dla swojej firmy.

Solidne raportowanie 

Funkcje raportowania mają kluczowe znaczenie - jak inaczej można sprawdzić kondycję swojej firmy? 

Ale oto interesująca część: raportowanie działa najlepiej, jeśli obejmuje dane o projektach, a nie dane o pracownikach.

Mówiąc o danych, mam na myśli wszystkie ich rodzaje - od danych finansowych po wskaźniki wykorzystania pracowników. Funkcje wizualizacji danych przyspieszają proces wyciągania wniosków z danych. Tak właśnie działają ludzkie mózgi.

Funkcje prognozowania

Wiedza o tym, co wydarzyło się w przeszłości jest bardzo ważna. Z danych historycznych dotyczących projektów można się wiele nauczyć.

Ale zajmujemy się innowacjami, co oznacza przyszłość.

Dobre rozwiązanie powinno umożliwiać prognozowanie wielu różnych wskaźników - alokacji pracowników, wskaźników wykorzystania pracowników, rentowności projektów i innych.

W ten sposób można sformułować dokładne i realistyczne plany, aby uniknąć późniejszych niespodzianek.

Co więcej, możesz porównać plany z rzeczywistością i zobaczyć, gdzie Twoje szacunki były błędne. Nigdy więcej nie popełnisz tego błędu i poprawisz swoje możliwości planowania.

Śledzenie czasu

Połączenie funkcji śledzenia czasu z zarządzaniem projektami jest niezbędne, jeśli chcesz lepiej oszacować, ile czasu zajmie projekt i jak go ocenić.

Najlepsze rozwiązania zapewniają śledzenie czasu pracy i karty czasu pracy, ale także pulpit nawigacyjny, na którym można zobaczyć predykcyjne karty czasu pracy wyświetlające zadania, nad którymi powinni pracować ludzie. 

Możesz także łatwo sprawdzić koszty i przychody wygenerowane przez członków zespołu w podziale na projekty, klientów lub określony zakres dat.

A skoro mowa o kosztach...

Moduły finansowe

Wreszcie, rozwiązanie do zarządzania portfelem projektów powinno umożliwiać dogłębne zapoznanie się z finansami projektu (i firmy). 

Uzyskując dostęp do tych danych, będziesz w stanie określić, czy projekt będzie opłacalny, o ile, a jeśli nie - co możesz zrobić już dziś, aby zmienić ten przyszły wynik.

Jak wybrać system zarządzania portfelem projektów?

1. Zdefiniuj swoje wymagania

Jak wspomniałem wcześniej, nie szukasz narzędzia, które wywróci Twój proces do góry nogami. Szukasz rozwiązania, które płynnie wkomponuje się w Twój biznes.

Aby tak się stało, musisz wiedzieć:

• Jak wygląda proces krok po kroku,
• Jakie są obecne problemy w pracy zespołu,
• Czego brakuje w twoim procesie.

Możesz to zrobić, przygotowując listę przypadków użycia. Tutaj można znaleźć przykładową listę przypadków użycia.‍

Badając rynek, zawsze możesz wrócić do tych pytań i zadać je sobie: Czy to rozwiązanie rozwiązuje moje problemy?

Jeśli odpowiedź brzmi "nie", nie poświęcaj więcej czasu na badanie tego narzędzia (bez względu na to, jak błyszczące są jego wersje demonstracyjne). To po prostu nie jest właściwy wybór dla ciebie.

Jeśli odpowiedź jest twierdząca, masz potencjalnego kandydata.  

2. Odrób pracę domową

Po zdefiniowaniu swoich potrzeb nadszedł czas na sprawdzenie dostępnych opcji. 

Oto kilka prostych metod badawczych:

• Zapytaj współpracowników i znajomych o narzędzia, z których lubili lub nadal korzystają,
• Porozmawiaj z innymi kierownikami projektów w sektorze IT,
• Zapoznaj się z rekomendacjami na stronach internetowych poświęconych branży IT, np. G2.com / Capterra.com / Digital Project Manager.

3. Przetestować

Przetestuj narzędzie na własnej skórze. W większości przypadków otrzymasz bezpłatną wersję próbną. Zbierz małą grupę współpracowników, aby wspólnie pilotować narzędzie. Wybierz osoby o różnych stylach pracy, musisz zebrać jak najbardziej zróżnicowane opinie.

Daje to również możliwość przetestowania obsługi klienta. Wdrożenie nowego narzędzia wymaga dużo pracy, więc wsparcie dostawcy może mieć ogromne znaczenie. 

Możesz także poprosić o demo i spędzić czas z zespołem sprzedaży, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak korzystają z narzędzia i jakie ma ono funkcje. Zadaj pytanie zespołowi pomocy technicznej i zobacz, ile czasu zajmuje im udzielenie odpowiedzi. Zapoznaj się z centrum pomocy i zasobami, aby zobaczyć ich jakość.

4. Uzyskać informacje zwrotne

Poproś wszystkich, którzy brali udział w pilotażu o opinie. Zapytaj o takie rzeczy jak:

• Czy pomogło to rozwiązać problem X?
• Ile czasu zajmuje rozpoczęcie korzystania z narzędzia?
• Co podobało im się najbardziej, a co najmniej?

5. Uzyskanie poparcia

Podczas wdrażania nowego rozwiązania kluczowe jest uzyskanie poparcia ze strony osób, które będą z niego korzystać. 

Nie możesz po prostu poprosić tuzina osób, aby nagle zmieniły swoje rutyny, ponieważ właśnie otrzymałeś nowe narzędzie. Nie będą z tego zadowoleni.

Otwarcie informuj o procesie wdrażania. Pokaż zespołowi, dlaczego potrzebujesz tego rozwiązania. Jeśli cierpisz na niektóre z problemów, które opisałem powyżej, pokaż im, w jaki sposób narzędzie pomaga je wyeliminować. Wprowadzaj zmiany stopniowo i delikatnie. 

6. Wdrożenie

Opracuj plan wdrożenia, w przeciwnym razie Twoje rozwiązanie nie przyniesie Ci wszystkich oczekiwanych korzyści. Podczas planowania wdrożenia należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Kiedy będziesz chciał włączyć wszystkich? 
• Czy zamierzasz to rozłożyć w czasie, czy zrobić wszystko za jednym razem?
• Czy członkowie zespołu potrzebują szkolenia? Jeśli tak, kto je zapewni?
• Kiedy zamierzasz skonfigurować najważniejsze integracje? Kto będzie odpowiedzialny za ich konfigurację?
  

Gdy wszystko jest już gotowe, nie zapomnij dawać dobrego przykładu. Korzystaj z narzędzia i bądź jego orędownikiem, aby zachęcić innych kierowników projektów. Zaufaj mi, jeśli Twoja firma doświadczyła któregokolwiek z wyżej wymienionych problemów, będzie Ci wdzięczna.

7. Kontrola i wykonanie

Nawet najlepsze narzędzie nie pomoże, jeśli nie będzie używane na bieżąco. Zbuduj prosty proces, który sprawi, że to rozwiązanie będzie codziennym wsparciem w Twoich obowiązkach.

Podsumowanie 

Znalezienie odpowiedniego narzędzia do zarządzania portfelem projektów, które łączy w sobie wszystkie potrzebne funkcje, nie musi być trudne. 

‍

Jeśli wymienione przeze mnie przykładowe funkcjonalności są dla Ciebie, umów się ze mną na demo i zobacz, jak Primetric pomaga rozwiązać najczęstsze problemy związane z zarządzaniem w firmach IT.