Analiza finansowa projektu: Kompletny przewodnik dla profesjonalistów

Czym jest analiza finansowa projektu? 

Analiza finansowa projektu to kompleksowe badanie kondycji finansowej projektu w danym momencie. Jest to kluczowy element zarządzania projektem.

Co ważne, nie musi być ona przeprowadzana tylko po zakończeniu projektu lub gdy jest on nadal w fazie planowania (tzw. analiza finansowa po zakończeniu projektu); właściwa analiza finansowa może być również wykorzystana do pokazania statusu projektu, gdy jest on nadal w toku. W rzeczywistości może ona odgrywać kluczową rolę w regularnej optymalizacji projektu. 

Dlaczego analiza finansowa jest ważna w zarządzaniu projektami? 

Analiza finansowa projektu jest podstawą całej operacji, ponieważ zapewnia, że jej ostateczny cel - przyniesienie firmie zysków - zostanie osiągnięty. 

Choć może się to wydawać dość oczywiste, analiza przepływów pieniężnych przynosi jeszcze więcej korzyści, gdy przyjrzymy się bliżej jej szczegółom. Analiza finansowa projektu może pomóc: 

• określić, czy w ogóle powinieneś rozważać ukończenie danego projektu, 
• obliczyć potencjalne koszty i zyski projektu, 
• sprawdzić, czy długoterminowy projekt będzie opłacalny w przyszłości, 
• przewidywać koszty operacyjne projektu, biorąc pod uwagę wszystkie możliwe czynniki, które mogą mieć na nie wpływ, 
• ocena kondycji finansowej całego projektu i jego części w trakcie jego realizacji, 
• monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności finansowej projektu, 
• sprawdzić, czy projekt mieści się w budżecie, 
• poprawić wskaźniki finansowe w danym projekcie i w przyszłych operacjach. 

Brzmi dobrze? Świetnie - zobaczmy teraz, jak stworzyć analizę finansową projektu zarówno dla przyszłych, jak i istniejących projektów. 

Analiza finansowa projektu dla projektu perspektywicznego

Analiza finansowa projektu powinna rozpocząć się jeszcze przed jego rozpoczęciem, ponieważ pozwala kierownikom projektów ustalić, czy w ogóle powinni rozpocząć pracę nad projektem. 

Etapy analizy finansowej projektu 

Każdy cykl życia projektu rozpoczyna się od analizy finansowej. Nie jest to jednak proces jednolity. Ogólnie rzecz biorąc, eksperci zgadzają się, że składa się on z dwóch głównych części. 

Część 1: Proces analizy kosztów i korzyści

Analiza kosztów i korzyści w analizie finansowej projektu ma bardzo prosty cel: określenie, czy projekt będzie opłacalny dla firmy. Jako taka, jest niezwykle pomocna dla kierowników projektów.

Ta część analizy koncentruje się na obliczeniu kluczowych miar umożliwiających ocenę potencjalnych projektów przy użyciu obiektywnych wskaźników. Wskaźniki te obejmują: 

Zwrot z inwestycji 

Zwrot z inwestycji (lub wewnętrzna stopa zwrotu), znany również jako ROI, jest podstawą każdej analizy finansowej projektu. Jego celem jest porównanie kosztu projektu z kwotą pieniędzy, które firma spodziewa się na nim zarobić. Ogólnie rzecz biorąc, ROI jest wyrażany w procentach; im wyższy procent, tym lepszy ROI. 

Zwrot z inwestycji - przykład 

Załóżmy na przykład, że Twoja firma realizuje projekt. Na podstawie śledzonych godzin i innych kosztów, projekt wygenerował 150000 USD w wydatkach na projekt. Jednak gdy spojrzysz na rozliczenia, okaże się, że klient zapłacił 200000 USD za pracę. W związku z tym ROI wynosi 200000 USD podzielone przez początkową inwestycję - 150000 USD, co daje 133% ROI. 

Koszt alternatywny

Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jakie inne projekty mogłeś ukończyć, gdy byłeś zajęty tym jednym? Koszt alternatywny może pomóc ci zmierzyć różnicę i sprawdzić, czy dokonałeś właściwego wyboru. 

Aby obliczyć koszt alternatywny, sprawdź, jakie istniejące i potencjalne przedsięwzięcia spodziewasz się mieć w rękach, gdy dany projekt ma zostać zrealizowany. Następnie porównaj ich koszty i szacowane zyski, aby sprawdzić, czy istnieją bardziej wartościowe możliwości, które warto rozważyć. Jeśli dany projekt jest najlepszym wyborem na chwilę obecną, pamiętaj o włączeniu go do swojego portfolio projektów! 

Koszt alternatywny - przykład 

Na potrzeby tego przykładu wyobraźmy sobie, że firma IT otrzymała ofertę realizacji projektu o wartości 200000 dolarów. Jednak zgodnie z procesem planowania zasobów, ten sam zespół mógłby również pracować nad innym projektem o wartości 150000 dolarów, przy czym koszt pracy w obu przypadkach byłby taki sam: 50000 dolarów. W związku z tym koszty alternatywne nie istnieją w przypadku pierwszego projektu - w rzeczywistości jest on również znacznie bardziej opłacalny. Dlatego też, z finansowego punktu widzenia, to właśnie ten projekt powinien zostać wybrany przez firmę. 

Marża zysku

Jeśli pracujesz w firmie IT, maksymalna marża zysku dla projektu jest prawdopodobnie Twoim oczkiem w głowie. Jednak wbrew powszechnemu przekonaniu, marża zysku niekoniecznie jest różnicą między kosztami pracy i technologii dla projektu, a kwotą, którą klient zgodził się zapłacić za wykonanie projektu. 

W branży IT ostateczna marża powinna obejmować wszystkie inne koszty biznesowe, które muszą zostać pokryte przez wszystkie projekty. Obejmuje to: 

• koszty i zyski z pracy ludzi,
• koszty ogólne projektu, takie jak dodatkowy sprzęt, subskrypcje itp.; zarówno powtarzające się, jak i jednorazowe, 
• koszty ogólne firmy, takie jak rachunki, czynsz, niezbędne zakupy itp, 
• koszty generowane przez inne działy wspierające prace projektowe, takie jak sprzedaż, marketing, administracja itp, 
• koszty wewnętrznych projektów i operacji. 

Oczywiście każdy projekt powinien pokrywać proporcjonalną część wszystkich kosztów, o których wspomnieliśmy powyżej. Wyjaśniliśmy, jak podzielić tę sumę w naszym artykule na temat alokacji kosztów. 

Marża zysku - przykład 

Firma zdecydowała się zrealizować projekt o stałej cenie za 500 000 dolarów. Koszty projektu obejmują: 

• koszty pracy: 200 000 USD, 
• koszty urządzeń elektronicznych zakupionych na potrzeby projektu: 10 000 USD, 
• koszt innych kosztów ogólnych projektu: $5000, 
• udział projektu w kosztach ogólnofirmowych, takich jak działy wsparcia, czynsz, rachunki itp.: 8000 USD. 

Zatem marża zysku dla projektu to suma wszystkich kosztów (223 000 USD) podzielona przez przychód (lub zysk projektu - 500 000 USD) i pomnożona przez 100. Następnie wynik obliczeń należy odjąć od 100%. W tym przypadku marża zysku wynosi 55,4% - i jest całkiem niezła! 

Wartość bieżąca netto 

Wartość bieżąca netto jest szczególnie ważna dla firm, które planują pracować nad danym projektem przez dłuższy czas lub decydują się na pracę nad projektami na zlecenie. 

Wskaźnik ten jest powszechnie stosowany w analizie finansowej projektu dla takich operacji, ponieważ pokazuje różnicę w bieżącej wartości gotówki i wartości, jaką gotówka będzie miała w przyszłości. Innymi słowy, może pomóc określić, czy przyszła wartość i rzeczywisty zysk z projektu przewyższą początkową inwestycję. 

Część 2: Tworzenie kosztorysu projektu

Jeśli już upewniłeś się, że konkretny projekt ma duże szanse na przyniesienie zysków, możesz teraz zagłębić się w więcej szczegółów, tworząc kosztorys projektu dla całej operacji i wszystkich jej etapów. 

Aby pomyślnie utworzyć kosztorys dla projektu, należy: 

• stworzyć zakres projektu, który opisuje wszystkie etapy, zadania i niezbędne zasoby, 
• Podziel projekt na etapy i oszacuj liczbę godzin potrzebnych do ukończenia każdego z nich, 
• stworzyć prognozę zasobów dla projektu i oszacować jego koszt, 
• dodać wszelkie koszty ogólnofirmowe, które projekt musi pokryć.

Przykład szacunków finansowych w Primetric

Jednak lista ta może być nawet bardziej szczegółowa w zależności od potrzeb. Szerzej omawiamy temat kosztorysów w jednym z naszych innych artykułów.

Ocena finansowa istniejącego projektu 

Analiza finansowa projektu może być przydatna również wtedy, gdy projekt jest już w toku lub bliski ukończenia. Do tego czasu można również monitorować finanse projektu w swojej działalności za pomocą różnych wskaźników, które mogą pomóc w ocenie stanu projektu. Przyjrzyjmy się im. 

Kluczowe środki analizy finansowej dla istniejącego projektu

Rentowność projektu

Podobnie jak w powyższym przykładzie z marżą zysku, rentowność projektu zależy nie tylko od stosunku kosztów pracy do planowanych zysków, ale także od kosztów innych przedsięwzięć firmy, które budżet projektu musi pokryć. Aby uzyskać szerszy obraz wszystkich finansów, gdy projekt jest nadal w toku lub zbliża się do końca, należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak: 

• koszt pracy w oparciu o liczbę śledzonych godzin(narzędzie do śledzenia czasu może pomóc w zebraniu tych informacji), 
• koszty dodatkowych zakupów na potrzeby projektu, tj. urządzenia elektroniczne, oprogramowanie, subskrypcje, niezbędne koszty podróży itp, 
• udział projektu w kosztach ogólnych całej firmy, takich jak koszty rachunków, działów wsparcia, czynszu itp. (dowiedz się, jak obliczyć te koszty w naszym artykule na temat alokacji kosztów), 
• wszelkie inne koszty, które mają wpływ zarówno na projekt, jak i na firmę jako całość. 

Każdy z tych czynników może również działać jako oddzielny wskaźnik finansowy dla analizy po zakończeniu projektu. 

Dopiero po odjęciu wszystkich tych wydatków od oczekiwanych lub rozliczonych zysków zobaczysz dokładnie, ile zarobił (lub stracił!) Twój projekt. 

Oczywiście proces ten można zautomatyzować - na przykład Primetric gromadzi dane w czasie rzeczywistym, aby stworzyć kompleksowy raport rentowności, kiedy tylko tego potrzebujesz .

Miesięczny raport rentowności w Primetric podsumowuje finanse wszystkich projektów.

Przykład rentowności projektu

Podobnie jak w przykładzie z marżą zysku, aby obliczyć rentowność projektu, musimy mieć informacje o wszystkich kosztach, które musi on pokryć. W tym przypadku obejmowały one: 

• koszty pracy: 200 000 USD, 
• koszty urządzeń elektronicznych zakupionych na potrzeby projektu: 10 000 USD, 
• koszt innych kosztów ogólnych projektu: $5000, 
• udział projektu w kosztach ogólnofirmowych, takich jak działy wsparcia, czynsz, rachunki itp.: 8000 USD. 

W tym samym czasie klient zgodził się zapłacić 500 000 USD za projekty. 

Dlatego, aby określić rentowność projektu, musimy odjąć wszystkie koszty od ceny projektu. Na podstawie posiadanych informacji rentowność projektu wynosi 277 000 USD. 

Rentowność pracowników

Jak widać z powyższej listy, rentowność obejmuje dziesiątki różnych czynników finansowych. Skupmy się na najważniejszym z nich - kosztach pracy. 

Co należy uwzględnić przy obliczaniu rentowności pracowników?

W firmach usługowych praca ludzi jest głównym źródłem przychodów i wydatków. Jednak w niektórych przypadkach bardziej przyczynia się do tych drugich - na przykład, gdy dana osoba spędza zbyt dużo czasu na przyziemnym zadaniu lub gdy starszy specjalista pracuje nad prostą funkcją, którą mógłby wykonać jego młodszy kolega. 

Dlatego, aby zapewnić rentowność projektu jako całości, w analizie finansowej projektu należy sprawdzić: 

• kto generuje zbyt duże koszty i dlaczego (czasami konieczne są dodatkowe wydatki!), 
• czy wystąpiły jakiekolwiek opóźnienia lub inne problemy, które mogły spowodować nagły wzrost kosztów pracy, 
• czy są osoby, które ukończyły pracę, mając jeszcze kilka godzin w grafiku.

Jak obliczyć rentowność pracownika? 

Obliczenie rentowności konkretnego pracownika danego specjalisty jest dość proste. W tym celu potrzebne są informacje na temat: 

• wynagrodzenie osoby w danym okresie - x, 
• liczba śledzonych godzin w danym okresie - y, 
• wynagrodzenie godzinowe w projektach, w których dana osoba śledziła czas - z. 

Następnie oblicza się rentowność za pomocą wzoru (y*z)/x. 

Oczywiście kierownicy projektów mogą również napotkać bardziej skomplikowane przypadki. Jeśli tak się stanie, zaleca się uwzględnienie wydajności w równaniu, aby ustalić rozsądną stawkę godzinową dla specjalisty. 

Wskaźnik wydajności kosztowej 

Wskaźnik wydajności kosztowej to element analizy finansowej projektu, który jest w stanie dokładnie pokazać, jak projekt radzi sobie w porównaniu z budżetem. Wskaźnik ten pokazuje, czy liczba godzin w projekcie przekroczyła oczekiwania. W związku z tym wskaźnik ten może być później wykorzystany do pokazania ułamka budżetu, który pozostał do wykorzystania. 

Wskaźnik wydajności kosztowej - przykład

Załóżmy, że połowa projektu A jest już ukończona. Miał on zająć 1600 godzin. Jednak ukończenie prac do tego momentu zajęło 750 godzin. Musimy zatem pomnożyć postęp (w tym przypadku jest to 0,5, bo 1 oznacza w pełni ukończony projekt) przez 1600 szacowanych godzin, a następnie podzielić wynik przez 750. W tym przypadku CPI wynosi 1,07 - projekt wykorzystał o 7% więcej budżetu niż powinien. 

Jak mogę zmierzyć te wszystkie rzeczy? 

Oczywiście ręczne obliczenie wszystkich tych wskaźników na potrzeby analizy finansowej projektu jest po prostu niemożliwe - a przynajmniej zajęłoby wieki. Co więcej, ręczne obliczenia są często podatne na błędy, które mogą mieć wpływ na podejmowane decyzje (a założymy się, że nie chciałbyś mieć do czynienia ze złymi decyzjami, prawda?). 

Na szczęście dla kierowników projektów takie obliczenia nie muszą być wykonywane na papierze. Zamiast tego możesz skorzystać z narzędzi, które łączą analitykę biznesową z księgowością projektu, aby dokładnie pokazać, jak wygląda Twój budżet. Primetric jest jednym z takich narzędzi!

Co można zrobić w Primetric? 

Primetric oferuje szereg narzędzi finansowych, które można wykorzystać do stworzenia analizy finansowej projektu w zaledwie kilka minut. 

To narzędzie może ci pomóc:

• zebrać informacje o zarejestrowanym czasie i przeliczyć je na koszty, korzystając z informacji o wynagrodzeniach zawartych w systemie, 
• oszacować koszty każdego etapu projektu, 
• przydzielić zasoby, które zmieszczą się w budżecie projektu - pomoże w tym pasek wyszukiwania, jeśli określisz maksymalne wynagrodzenie specjalisty, którego szukasz, 
• kontrolować koszty prac w miarę postępu projektu, 
• monitorować dodatkowe koszty w projekcie, a także koszty ogólne firmy, które należy uwzględnić w obliczeniach rentowności, 
• zarządzać rozliczeniami, 
• porównać rzeczywiste koszty z planowanymi, aby upewnić się, że projekt mieści się w budżecie. 

Raport z postępu projektu w Primetric może pokazać dokładnie, jak przebiegają operacje - i ile kosztują.

A to tylko ułamek funkcji zawartych w Primetric! Możesz odkryć je wszystkie już teraz - wystarczy zarezerwować demo, podczas którego nasi doradcy pokażą Ci wszystkie możliwości zawarte w naszym oprogramowaniu, lub rozpocząć okres próbny, aby przekonać się, co potrafimy. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o finansowaniu projektów? 

Przygotowaliśmy liczne zasoby, z których możesz skorzystać, aby poszerzyć swoją wiedzę. 

Odwiedź nasz blog i przeczytaj więcej o: 

• wyniki finansowe i sposób ich pomiaru, 
• Faktury Jira i inne funkcje finansowe, 
• rozliczalne i nie rozliczalne godziny (i dlaczego warto z nich korzystać), 
• mierzenie wyników biznesowych, 
• prognozowanie przychodów. 

A jeśli już szukasz narzędzia, które pomoże Ci zarządzać finansami, po prostu zarezerwuj demo z ekspertami Primetric lub rozpocznij okres próbny od razu! 

‍