Przewodnik po Jira Time Tracking: Wykorzystaj tę funkcję w pełni

Czym jest śledzenie czasu w Jira?

Jeśli jesteś w jakimkolwiek stopniu zaznajomiony z Jira, prawdopodobnie wiesz, że jest on używany głównie do raportowania czasu spędzonego nad projektem lub jego poszczególnymi zadaniami - będziemy nazywać ten proces śledzeniem czasu. Jest to podstawa zwinnego wytwarzania oprogramowania, które jest jedną z najpopularniejszych metodologii projektowych wśród firm usługowych. 

Do czego można wykorzystać śledzenie czasu Jira? 

Większość użytkowników korzysta z funkcji śledzenia czasu w Jira tylko po to, by śledzić godziny spędzone nad projektami na cotygodniowej tablicy Kanban. Jest to oczywiście podstawowa funkcja modułu. Mimo to, Jira ma do zaoferowania więcej, niż mogłoby się wydawać. 

Funkcje śledzenia czasu Jira mogą być wykorzystywane do: 

• monitorowanie czasu spędzonego przez pracowników na poszczególnych zadaniach lub projektach, 
• generowanie kart czasu pracy,
• wizualizacja czasu spędzonego na projektach i zadaniach. 

Plusy i minusy śledzenia czasu Jira

Jak zapewne podejrzewasz po przeczytaniu powyższej listy, Jira ma kilka funkcji śledzenia czasu, które możesz uznać za przydatne, ale brakuje w niej kilku rzeczy. Jeśli tak pomyślałeś, to z pewnością masz rację - Jira ma swoje zalety, ale ma też pewne wady.

Zalety Jira obejmują:

• zaawansowane śledzenie czasu dla poszczególnych pracowników,
• pasek postępu w oknie zadań,
• możliwość generowania kart czasu pracy.

Lista wad Jira jest jednak znacznie dłuższa. Obejmuje ona:

• brak czasu wolnego / nieobecności / dni ustawowo wolnych od pracy,
• brak śledzenia czasu dla całego projektu,
• brak raportów śledzenia czasu dla całego projektu lub wszystkich operacji,
• Szacunki są dostępne tylko dla pojedynczych zadań,
• brak informacji finansowych w zadaniu,
• brak fakturowania na podstawie śledzonego czasu,
• skomplikowany interfejs z punktu widzenia pracownika,
• bardzo słaba sprawozdawczość (dostępne są tylko proste raporty),
• brak zarządzania zasobami w oparciu o pojemność,
• brak obsługi różnych stref czasowych
• brak danych finansowych (generowane przychody, wydatki, rentowność),

Jak widać z powyższego podsumowania, możliwości Jiry są ograniczone - dlatego jest ona używana głównie przez małe zespoły i ich kierowników projektów. 

Przyjrzyjmy się bliżej, jak działa śledzenie czasu Jira. 

Śledzenie czasu zgłoszeń lub zadań w systemie Jira

Rejestrowanie czasu w zgłoszeniu (znanym również jako zadanie) jest jedną z podstawowych czynności, które przeciętny użytkownik może wykonać, aby śledzić swój czas w Jira. Choć proces ten jest naprawdę prosty, wymaga pewnego przygotowania, aby był dostępny zarówno dla specjalistów, jak i innych menedżerów. 

Przygotowanie sprawy lub zadania

Przed rozpoczęciem śledzenia czasu w Jira należy określić, nad czym Ty lub Twój zespół zamierzacie pracować. W tym celu należy utworzyć zgłoszenie w systemie Jira. 

Aby to zrobić, najpierw musisz oszacować zagadnienie i wyznaczyć kamienie milowe dla zadania. Zacznij od wybrania czasu, który Twoim zdaniem będzie potrzebny do ukończenia zadania. Następnie wybierz zagadnienie i utwórz Story Points i Original Estimate (lub niestandardowe oszacowanie, jeśli potrzebujesz), które odpowiadają wymaganiom projektu. Zrób to używając tygodni (w), dni (d), godzin (h) i minut (m). 

Dane te można później wykorzystać do poprawy śledzenia czasu zadań w Jira - są one powszechnie używane do porównywania pierwotnych i bieżących szacunków czasu dla spraw w bieżącym projekcie. 

Rejestrowanie czasu pracy nad sprawą lub zadaniem

Po utworzeniu zadania lub podzadania, Ty i członkowie Twojego zespołu możecie rozpocząć przypisywanie śledzenia czasu Jira do konkretnego zgłoszenia. Można to zrobić na kilka sposobów. 

Po pierwsze, czas pracy w Jira można śledzić z widoku tablicy Kanban. Wystarczy kliknąć dzień, w którym chcesz zgłosić swoją pracę i użyć paska wyszukiwania w wyskakującym okienku, aby znaleźć zadanie, nad którym pracowałeś. Aby uzyskać najlepsze wyniki, wpisz identyfikator zadania w pasku wyszukiwania. 

Możesz także śledzić czas pracy z poziomu widoku zadań. Znajdź zagadnienie, nad którym pracowałeś i wybierz przycisk Zaloguj pracę. Następnie wypełnij szczegóły swojej pracy (tj. daty, czas i opis) i potwierdź. Zadanie pojawi się natychmiast w dzienniku zadań. 

Edytowanie czasu śledzonego w sprawie

Czasami po prostu zapominamy dodać pewne szczegóły lub czas w sprawie, która była już zarejestrowana, uległ zmianie. W takim przypadku warto edytować zgłoszenie, które zostało wcześniej wprowadzone do systemu śledzenia czasu Jira. 

Aby to zrobić, wystarczy otworzyć dziennik pracy i wybrać wcześniej zgłoszony problem. Zobaczysz wyskakujące okno z tymi samymi szczegółami, które wypełniłbyś podczas rejestrowania zupełnie nowego zadania. Wystarczy edytować szczegóły w polu i potwierdzić zmiany w prawym dolnym rogu okna. 

Śledzenie czasu projektu Jira 

Śledzenie czasu zadań w Jira jest proste - ale co, jeśli chcemy raportować więcej niż pojedyncze zadanie? 

Jak rozpocząć śledzenie czasu projektu w Jira? 

Aby rozpocząć gromadzenie danych na temat godzin spędzonych na pracy nad projektem, należy najpierw aktywować tę opcję. 

Domyślnie opcja ta jest włączona w systemie Jira. Jeśli jednak przypadkowo ją wyłączysz, możesz ponownie włączyć tę funkcję w module Time Tracking dla swojego projektu. 

Globalne ustawienia śledzenia czasu w projekcie Jira 

Po utworzeniu projektu można również wybrać globalne ustawienia śledzenia czasu w projekcie Jira. 

Aby to zrobić, przejdź do panelu administratora w prawym górnym rogu i wybierz Issues. Następnie na pasku bocznym, w sekcji Issues Features, wybierz Time Tracking i Edit global settings. 

W tym oknie można ustawić: 

• liczba godzin pracy w ciągu dnia, 
• liczba dni roboczych w tygodniu, 
• format wyświetlania czasu, 
• domyślna jednostka czasu (dzień, godzina lub minuta),
• opcja zezwalająca na kopiowanie opisu pracy dla tego samego zadania. 

Następnie zapisz szczegóły i ciesz się swoim projektem! 

Co jeśli śledzenie czasu Jira mi nie odpowiada? 

Jak widać z powyższej listy, Jira time tracking zawiera kilka podstawowych funkcji śledzenia czasu, które można wykorzystać do monitorowania projektów. Na szczęście dla tak wymagających użytkowników, Jira posiada liczne integracje, które pozwalają na połączenie oprogramowania z niemal każdym innym narzędziem, które może okazać się bardziej odpowiednie do śledzenia czasu. 

Jakie funkcje nie są dostępne w oprogramowaniu do śledzenia czasu Jira? 

Śledzenie czasu w Jira jest bardzo proste: zawiera tylko projekty z zadaniami i podzadaniami, wraz z ograniczeniami czasowymi i innymi ogólnymi szczegółami. 

W Jira brakuje jednak bardziej ogólnego podejścia do tematu. Narzędzie nie zawiera: 

• Kalendarz z wykresem Gantta typu "przeciągnij i upuść" pokazujący obowiązki zarówno poszczególnych pracowników, jak i całego zespołu, 
• zarządzanie umiejętnościami, 
• Zarządzanie zasobami Jira, 
• zaawansowane raporty, 
• informacje na temat wynagrodzeń i budżetowania projektów. 

Jira vs dedykowane narzędzia: które śledzenie czasu jest lepsze?

Śledzenie czasu Jira może być wystarczające dla zespołów i ich kierowników projektów, którzy pracują indywidualnie. Jednak niektóre narzędzia mogą zaoferować więcej niż tylko podstawy. Zobaczmy, jak Jira wypada na tle jednego z nich - posłużymy się przykładem Primetric. 

Jira ma:

• zaawansowane śledzenie czasu dla poszczególnych pracowników,
• pasek postępu w oknie zadań,
• możliwość generowania kart czasu pracy dla projektu,
• zarządzanie zadaniami,
• mapy drogowe dla poszczególnych projektów.

Z drugiej strony, Primetric ma:

• zaawansowane śledzenie czasu dla osób, projektów i zespołów,
• kompleksowe raporty z ewidencji czasu pracy z budżetowaniem,
• zarządzanie projektami, etapami i obciążeniem pracą,
• kompletna funkcja zarządzania portfelem projektów,
• zarządzanie zasobami i umiejętnościami z obliczaniem wydajności,
• wynagrodzenia i rozliczanie projektów,
• czas wolny z wnioskami,
• zaawansowane raporty.

Jak widać, śledzenie czasu w Jira może zapewnić tylko ułamek funkcji, które można znaleźć w innych wtyczkach i aplikacjach do śledzenia czasu w Jira - takich jak Primetric

Co można zyskać dzięki integracji Jira z Primetric? 

Primetric to kompleksowe narzędzie do zarządzania portfelem projektów, które oferuje wszystkie funkcje potrzebne do odniesienia sukcesu w biznesie opartym na usługach. 

Oprócz wszystkich funkcji, których brakuje w śledzeniu czasu Jira, Primetric oferuje również: 

• informacje o urlopach, nieobecnościach i dniach wolnych od pracy, które należy uwzględnić w harmonogramie projektu,  
• kompleksowe budżetowanie oparte na informacjach o wynagrodzeniach i śledzonych godzinach, a także finansach projektu (przychody, koszty ogólne itp.), 
• Inteligentna alokacja typu "przeciągnij i upuść" z paskiem wyszukiwania, który może pomóc kierownikom projektów w znalezieniu odpowiedniej osoby do pracy i zarządzaniu alokacją zasobów, 
• Automatycznie obliczana pojemność dla członków zespołu (z uwzględnieniem nieobecności i urlopów), 
• Zaawansowane i konfigurowalne raporty dotyczące kluczowych wskaźników, w tym ławek, nadgodzin i overbookingu, 
• funkcja zarządzania umiejętnościami z informacjami o doświadczeniu, umiejętnościach i certyfikatach pracowników, 
• kompleksowy przegląd wszystkich projektów i osób w nie zaangażowanych, 
• alerty i powiadomienia dotyczące kluczowych kwestii, w tym overbookingu,
• stałe wsparcie ze strony doradców Primetric.

Zachęcamy do wypróbowania rozwiązania - w tym celu zarezerwuj wersję demonstracyjną lub rozpocznij okres próbny!

‍