Planowanie zasobów w Jira - przewodnik głównego planisty [WSKAZÓWKI]

Czy mogę planować zasoby w standardowej Jira?

Wyjaśnijmy to sobie - Jira została opracowana jako narzędzie do zarządzania projektami. Jedną z najważniejszych funkcji jest zarządzanie zadaniami.

Dlatego też jego struktura pozwala jedynie na krótkoterminowy proces planowania zasobów, który, jak wynika z naszego doświadczenia, w wielu przypadkach nie jest wystarczający. Był to na przykład problem Capco, jednego z naszych klientów, który zmagał się z alokacjami, zanim znalazł nasze narzędzie.

Dlatego krótka odpowiedź brzmi: nie, długoterminowe planowanie zasobów nie jest możliwe w Jira ze względu na jej strukturę i skupienie się na zarządzaniu zadaniami.

Jak więc zaplanować swoje zasoby za pomocą Jira? W dalszej części tego artykułu znajdziesz dwa konkretne podejścia.

Co jest możliwe tylko w Jira?

Obecnie kierownicy projektów mogą używać Jira do tworzenia projektów, zadań i przypisywania osób, które mają je wykonać.

Mogą również ustalać terminy i sprawdzać, czy kamienie milowe zostały ukończone. Takie proste planowanie zasobów zapewnia informacje o projekcie i jego postępach tylko w krótkim okresie i na podstawie utworzonych zadań.

Mimo to, przy licznych projektach i członkach zespołu, wiele osób uważa, że w Jira brakuje tej funkcji. Innymi słowy, planowanie zasobów na potrzeby zarządzania projektami w Jira jest co najmniej uciążliwe.

Plusy i minusy planowania zasobów tylko w Jira

Podejście do planowania zasobów w Jira jest bardzo skoncentrowane na projekcie i nie pozwala kierownikom projektów zobaczyć szerszego obrazu wszystkich operacji. Nie dostarcza żadnych informacji na temat możliwości członków zespołu i ich wykorzystania.

Innymi słowy, planując swoje zasoby, musisz ślepo wybierać pracowników do nowego zadania i czekać na ich reakcje bez dogłębnego zarządzania projektami lub planowania wydajności. 

Dodatkowo, Jira nie może również obsługiwać żadnych finansów związanych z zasobami. W związku z tym nie można go używać do tworzenia dokładnych prognoz budżetowych lub obliczania wynagrodzeń - należy to zrobić osobno we wszystkich projektach Jira.

W rezultacie Jira może nie być najlepszym wyborem do planowania zasobów, zwłaszcza dla menedżerów wysokiego szczebla i kadry kierowniczej, którzy szukają bardziej ogólnego przeglądu swoich operacji. Ale skąd wiesz, czy to naprawdę nie jest wybór dla Ciebie?

Co powinien zawierać plan zasobów? 

Po pierwsze, odpowiedzmy na to pytanie definicją właściwego planu zasobów. 

Plan zasobów to zarys wszystkich zasobów i operacji na określonej osi czasu. Aby połączyć wszystkie te funkcje, rozwiązania oferujące kompleksowe planowanie zasobów muszą oferować szeroką gamę opcji. 

Ogólnie rzecz biorąc, typowy plan zasobów powinien zawierać takie elementy, jak 

• ludzie, 
• budżet i koszty,
• umiejętności, doświadczenie, certyfikaty, 
• wydajność i wykorzystanie, 
• kalendarze z elastycznymi przydziałami i edytowalnymi funkcjami, 
• prognozowanie przyszłych projektów i wymaganych zasobów. 

Primetric posiada wszystkie te cechy - i wiele więcej.

Czy plan zasobów może różnić się od powyższej listy?  

W przypadku niektórych firm i obowiązków plany zasobów powinny również obejmować koszty i zyski ze wszystkimi ich elementami (w tym wynagrodzenia, koszty ogólne itp.).

Elementy te są szczególnie ważne w branżach, które czerpią zyski z kreacji swoich pracowników i muszą optymalizować ich obciążenie pracą - branża IT jest doskonałym przykładem takich przedsiębiorstw. 

Planowanie długoterminowe i krótkoterminowe - jaka jest różnica? 

Planowanie długoterminowe i krótkoterminowe powinny być rozpatrywane oddzielnie, mimo że mają bardzo podobny cel. Wynika to z faktu, że są to w rzeczywistości bardzo różne procesy. 

Planowanie krótkoterminowe - definicja

Planowanie krótkoterminowe w narzędziach cyfrowych, takich jak Jira, zazwyczaj obejmuje rozbudowane zarządzanie zadaniami. Działa to bardzo dobrze w przypadku oddzielnych projektów i jest w stanie zapewnić dogłębny wgląd w dane operacje.

Zapewnia jednak menedżerom jedynie ograniczony i krótkoterminowy przegląd działalności firmy. 

Planowanie długoterminowe - definicja

To właśnie tam dzieje się prawdziwa magia. Kiedy rozmawiamy z różnymi menedżerami, starają się oni być w stanie szybko zidentyfikować zagrożenia i możliwości bez wchodzenia w niepotrzebne szczegóły operacyjne. Z ich perspektywy planowanie długoterminowe jest znacznie bardziej pomocne.

To dlatego, że pomaga prognozować, co wydarzy się w nadchodzącym miesiącu, kwartale, a nawet roku - zwłaszcza, jeśli masz długoterminowe projekty. Dzięki temu zyskujesz szerszy obraz i możesz podejmować strategiczne decyzje, aby uniknąć niepotrzebnego ryzyka - a wszystko to przy tworzeniu w 100% dokładnych szacunków nawet dla najbardziej wymagających klientów.

Oprócz tego, narzędzia do planowania długoterminowego mogą oferować wiele dodatkowych opcji, które mogą okazać się przydatne, w tym prognozowanie wydajności, zarządzanie portfelem projektów, elastyczne alokacje i inne. 

Dodatkowo, długoterminowe planowanie jest korzystne nie tylko dla kierowników projektów, ale także dla zespołu sprzedaży, dyrektorów finansowych, a nawet samego CEO - wszystko dzięki jego kompleksowemu charakterowi .

Jak zarządzać zasobami w Jira?

Kompleksowe zarządzanie zasobami nie jest możliwe w Jira - jak już wspomnieliśmy, narzędzie to posiada jedynie podstawowe funkcje ułatwiające takie procesy. Za jego pomocą można jedynie utworzyć nowy projekt (lub wejść do istniejącego), dodać do niego zadania i podzadania oraz osoby za nie odpowiedzialne. 

Na szczęście istnieją inne narzędzia, z których można skorzystać - w tym Primetric. 

Skąd mam wiedzieć, czy ograniczone planowanie zasobów Jira jest dla mnie wystarczające? 

Zanim zaczniesz szukać dalej, najpierw powinieneś upewnić się, że na pewno nie spełni on twoich oczekiwań. Aby to zrobić, odpowiedz na poniższe pytania: 

1. Czy kiedykolwiek masz trudności z przypisaniem konkretnej osoby do projektu? Jak podejmujesz decyzję? Na podstawie umiejętności/doświadczenia, wynagrodzenia i dostępności?
2. Czy chcesz widzieć obciążenie pracą i dostępność pracowników przez okres dłuższy niż kilka tygodni?
3. Potrzebujesz ogólnego przeglądu ról niezbędnych do realizacji projektu?
4. Czy musisz widzieć poziom wykorzystania z podziałem na rozliczane i nie rozliczane? 
5. Czy musisz znać wynagrodzenie, umiejętności i doświadczenie pracownika, aby skutecznie je przydzielać? 
6. Czy Twoja firma korzysta z różnych modeli planowania, tj. wykorzystania, stałych godzin itp. 
7. Czy musisz ręcznie uwzględniać czas wolny i dni świąteczne? Czy jesteś zainteresowany wykrywaniem wszystkich dni ustawowo wolnych od pracy i nieobecności? 

Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na którekolwiek z tych pytań, to mam dla ciebie złą wiadomość. 

Jira nie wystarczy do planowania zasobów w firmie i zespole. 

Mimo to, nie należy się martwić o problemy z Jirą - nadal można korzystać z dodatków lub dedykowanych narzędzi, które sprawią, że proces będzie płynny i dostosowany do naszych potrzeb. Primetric jest jednym z takich narzędzi! 

Czy mogę planować zasoby w Jira Advanced Roadmaps? 

JIRA Advanced Roadmaps to jeden z dodatków do JIRA. Według jego dostawców, jest on w stanie zarządzać złożonymi zadaniami i projektami oraz pracować strategicznie nad wieloma projektami.

Planowanie zasobów JIRA z zaawansowanymi mapami drogowymi - jakie funkcje obejmuje? 

Narzędzie jest w stanie 

• planowanie pracy zespołów i monitorowanie relacji między różnymi zespołami, a także ich wkładu w projekty,
• analizowanie źródeł zgłoszeń (tablic, projektów i filtrów), które określają, jakie dane będą wykorzystywane w Jira Software do tworzenia planu,  
• tworzenie projektów i zadań, 
• definiowanie wykluczeń i priorytetów.

Jak pokazują powyższe funkcje, Jira Advanced Roadmaps ma kilka dodatkowych funkcji alokacji zasobów. Wciąż jednak dotyczy to zadań, a nie bardziej ogólnego przeglądu, i zdecydowanie nie jest to dobra opcja dla tych, którzy chcą przyjrzeć się bliżej konkretnym specjalistom i ich możliwościom. Innymi słowy - po prostu nie może. Primetic może jednak łatwo wypełnić te luki. 

Zarządzanie zasobami Jira za pomocą dodatków i rozszerzeń

JIRA szczyci się możliwością integracji z wieloma innymi narzędziami - i jest to rozwiązanie zalecane przez dostawcę dla tego przypadku użycia. W rzeczywistości w Atlassian Marketplace można znaleźć dziesiątki takich narzędzi. Istnieje jednak tylko kilka narzędzi, które są naprawdę zdolne zarówno do dogłębnego, jak i bardziej ogólnego zarządzania zasobami.

Planowanie zasobów JIRA z Primetric

Primetric, który jest również oferowany na Atlassian Marketplace, jest jednym z narzędzi oferujących kompleksowe planowanie zasobów, które można zintegrować z JIRA.

Rozwiązanie to zostało stworzone, aby importować wszystkie niezbędne informacje z Jira w czasie rzeczywistym i wykorzystywać je do tworzenia dokładnych i aktualnych planów dla dowolnych operacji. 

Primetric oferuje zarządzanie zasobami: 

• elastyczne, edytowalne, przeciągane i upuszczane wykresy Gantta, kalendarze zarówno dla członków zespołu, jak i projektów, z informacjami o urlopach, nieobecnościach i dniach wolnych od pracy, 
• kompleksowe budżetowanie oparte na informacjach o wynagrodzeniach i śledzonych godzinach, a także finansach projektu (przychody, koszty ogólne itp.), 
• inteligentne alokacje (system sugeruje najlepszych członków zespołu do wykonania zadania), 
• Zarządzanie kosztami Jira na podstawie śledzonych godzin,
• intuicyjny pasek wyszukiwania alokacji w projektach, 
• alokacje podlegające i niepodlegające rozliczeniu,
• automatycznie oblicza pojemność dla wszystkich użytkowników,
• Zaawansowane i konfigurowalne raporty dotyczące kluczowych wskaźników, w tym ławek, nadgodzin i overbookingu, 
• Baza danych umiejętności z informacjami o doświadczeniu, umiejętnościach i certyfikatach pracowników, 
• kompleksowy przegląd wszystkich projektów i osób w nie zaangażowanych, 
• alerty i powiadomienia dotyczące kluczowych kwestii, w tym overbookingu,
• stałe wsparcie ze strony doradców Primetric. 

W rezultacie planowanie zasobów Primetric może zapewnić kierownikom projektów zarówno szczegółowy, jak i ogólny przegląd wszystkich operacji w organizacji, a także ich finansów. Jeśli chcesz przetestować go samodzielnie - możesz wypróbować go za darmo tutaj.

Oczywiście jest to tylko jedna z dostępnych opcji - inne można przejrzeć w naszym rankingu narzędzi do planowania zasobów.

Jakie są korzyści z planowania zasobów zintegrowanego z Jira?

Planowanie zasobów zintegrowane z Jira - tak jak to oferowane przez Primetric - ma kilka zalet dla kierowników projektów. Obejmują one: 

• wygodna praca, 
• żadnych błędów, 
• płynna komunikacja, 
• aktualne informacje, 
• kompatybilność ze śledzeniem Jiractime,
• różne poziomy dostępu, 
• dokładne szacunki i plany, 
• zaawansowane raporty,
• elastyczność w alokacjach, 
• kompleksowe zarządzanie zarówno pracownikami, jak i wszystkimi projektami jednocześnie. 

FAQ

Czy mogę dodać zestawy umiejętności funkcjonalnych do profilu członka zespołu w Jira? 

Nie - można to zrobić tylko z niektórymi dodatkami. Primetric jest jednym z nich - zarządzanie umiejętnościami, a także zarządzanie projektami w ogóle, jest już zawarte w narzędziu i może być wykorzystywane do wyszukiwania i wybierania odpowiedniej osoby do pracy. 

Czy możliwe jest posiadanie ogólnych zasobów w zespołach i przypisywanie ich w zaawansowanych mapach drogowych?

Nie, ta funkcja nie jest już dostępna. Mimo to niektóre dodatki, w tym Primetric, oferują tę opcję. 

Czy w Jira możliwe jest przydzielanie części etatu? 

Tak, można przypisać osobę do projektu tylko na kilka godzin tygodniowo. Nie można jednak porównać wydajności i dostępności tej osoby z nowym przydziałem. W rezultacie istnieje ryzyko overbookingu. W Primetric możesz zarówno dodać przydział do osoby w niepełnym wymiarze godzin, jak i sprawdzić, czy jest ona w stanie go wykorzystać. 

Planowanie zasobów Jira - podsumowanie

Chociaż Jira niewątpliwie radzi sobie z prostym planowaniem zasobów, jest to rozsądny wybór tylko dla tych, którzy chcą podzielić poszczególne projekty na zadania. Co więcej, nawet to może być trudne, ponieważ JIRA nie przechowuje wielu kluczowych informacji, co może prowadzić do błędnych wniosków. 

O ile jednak Jira sama w sobie nie ma tego, czego potrzeba do planowania zasobów, to zdecydowanie jest doskonałym narzędziem do integracji. W przypadku Primetric można je wykonać w mgnieniu oka. Jak? Zarezerwuj demo i przekonaj się.

‍