Czy projekt jest opłacalny? Godziny niepodlegające rozliczeniu mogą to zmienić

Każda godzina robi różnicę... dla Twojego budżetu

Z perspektywy pracownika, godzina może być wystarczającym czasem na dokończenie spotkania. Dla firmy, ta sama godzina to dodatkowy koszt, który pomnożony przez liczbę pracowników może zdecydować o powodzeniu lub porażce firmy. 

Oczywiście niektórych spotkań nie da się uniknąć. Jednak w połączeniu z: 

• Projekty wewnętrzne, które w danym momencie nie generują żadnych zysków,
• Procesy administracyjne i sprzedażowe,
• Działania marketingowe, 
• Płatne przerwy (jeśli są dostępne w danym kraju),

...takie niefakturowane godziny są odpowiedzialne za większość wydatków, które (w przeciwnym razie zyskowne) projekty muszą pokryć, aby pomóc firmie osiągnąć próg rentowności. 

Ale jak poradzić sobie z tak nieuchwytnym obciążeniem pracą? 

Czas to pieniądz - więc go mierz 

Każda profesjonalna firma usługowa czerpie zyski z czasu, jaki jej pracownicy poświęcają na projekty podlegające rozliczeniu. Mimo to, ich niefakturowane odpowiedniki często są pomijane w planowaniu, podczas gdy powinny otrzymywać tyle samo uwagi, co czas spędzony na projektach. 

Dlaczego? 

Odpowiedź jest prosta: Twoja organizacja może nie być w stanie pokryć kosztów, jeśli ma zbyt wiele godzin niepodlegających rozliczeniu.

Aby temu zapobiec, firmy muszą mierzyć zdolność rozliczeniową swoich pracowników. Dla przeciętnego specjalisty pracującego nad projektem wartość ta powinna wynosić około 80-90%, przy niższych wartościach dla starszych pracowników (70-80%) i menedżerów (30-50%). 

Nie należy jednak zapominać, że praca we wszystkich działach wewnętrznych, takich jak sprzedaż, marketing, HR czy kierownictwo wyższego szczebla, liczy się jako godziny niepodlegające rozliczeniu, ponieważ nie są one bezpośrednio odpowiedzialne za generowanie zysków. Ta sama zasada dotyczy specjalistów, którzy nie byli przypisani do żadnego projektu w danym okresie - ich zatrudnienie również będzie doliczane do dodatkowych kosztów. 

Każda godzina robi różnicę... dla Twojego budżetu

Mierząc zarówno rozliczane, jak i nie rozliczane godziny, firmy świadczące profesjonalne usługi mogą: 

• Szybko określ czas spędzony na każdym z procesów niepodlegających rozliczeniu,
• Oszacuj koszt każdego procesu niepodlegającego rozliczeniu na podstawie wynagrodzeń zaangażowanych pracowników, 
• Sprawdź, którzy pracownicy są bezczynni i jakie są koszty ich wynagrodzeń. 

Mając wszystkie te informacje pod ręką, możesz obliczyć, jaki jest koszt zadań niepodlegających rozliczeniu i jak wpłynie to na ogólne wyniki finansowe Twojej firmy.

Oczywiście godziny niepodlegające rozliczeniu nie są jedynym kosztem, który należy uwzględnić. Wszelkie inne koszty ogólne, takie jak czynsz, rachunki, oprogramowanie, sprzęt i inne zasoby zewnętrzne, również powinny zostać dodane do kosztów, aby marże zysku były jak najbardziej dokładne. 

Drobny druk? Przyjrzyj się bliżej swoim umowom

Czując na plecach oddech kryzysu, wielu klientów postanowiło dokładniej przyjrzeć się godzinom pracy, za które płacą. Niektórzy z nich odkryli, że do ich rachunków doliczane są również działania wewnętrzne, które uznali za zbędne - i nie byli z tego zadowoleni. 

Ktoś mógłby powiedzieć: "Ale spotkania, przerwy i wewnętrzne procesy są istotną częścią projektu" i słusznie. W takich przypadkach problemem nie jest postrzeganie takich kosztów, ale ograniczenia określone w umowie .

Aby uniknąć nieoczekiwanych kosztów po obu stronach umowy, należy jasno określić, jakie rodzaje godzin pracy są uwzględnione w nakładzie pracy (w przypadku projektów o stałej cenie) lub mogą być do niego dodane (w przypadku projektów Time & Material). Dotyczy to wszelkich czynności, które klient może uznać za niepotrzebne lub niewynikające z jego specyfikacji projektu, w tym: 

1. Spotkania i warsztaty, zarówno wewnętrzne, jak i dotyczące konkretnych projektów. 
2. Debugowanie spowodowane błędami w kodzie napisanym w ramach tego samego projektu. 
3. Płatne przerwy i godziny lunchu. 
4. Konsultacje z zewnętrznymi specjalistami. 

Pozostaw myślenie życzeniowe poza procesem sprzedaży

Po określeniu wszystkich powyższych informacji przed rozpoczęciem projektu, można je teraz wykorzystać do wyeliminowania prawie wszystkich niepewności z procesów sprzedaży i zaoferowania cen, które pokrywają wszystkie koszty - nie tylko wydatki związane z pracą. 

Aby to zrobić: 

1. Wykorzystanie danych historycznych z podobnych projektów w celu dokładnego oszacowania nakładu pracy i kosztów nowego projektu. 
2. Podsumuj wszystkie koszty operacyjne, w tym godziny niepodlegające rozliczeniu i inne koszty ogólne. 
3. Osiągnij cenę, która pokryje je wszystkie i wygeneruje wystarczającą marżę oraz zabezpieczy przyszłość Twojej firmy.