Jak śledzić wydajność pracowników: Przewodnik eksperta dla kierowników projektów

‍ Dlaczegowarto śledzić wyniki pracowników?

Śledzenie wydajności pracowników to nie tylko uczciwy wgląd w ich produktywność - ma ono krytyczne znaczenie dla sukcesu firmy. Ciągłe podejście do zarządzania wydajnością pracowników wspierane przez nowoczesne narzędzia motywuje ludzi do osiągania swoich celów, ale także do budowania bardziej znaczących relacji z menedżerami i rozwoju w organizacji. 

Innymi słowy, wydajność pracowników wspiera ludzkie doświadczenie, które jest tak ważne dla każdego pracownika w nowoczesnym miejscu pracy. pracownika w nowoczesnym miejscu pracy. Raport Deloitte Global Human Capital Trends 2019 ujawnił, że 84% respondentów uważa ludzkie doświadczenie za ważną kwestię dla swojej organizacji. 

Teraz już wiesz, dlaczego jego śledzenie może mieć tak duży wpływ na osiąganie celów biznesowych. Ale co to w ogóle jest? 

Czym jest wydajność pracownika? Definicja

Wydajność pracowników odnosi się do skuteczności pracowników w wykonywaniu ich zadań i dostarczaniu wyników. Ale to tylko jedna strona medalu. Druga dotyczy sposobu, w jaki organizacje zarządzają, rozwijają i stymulują pracowników do osiągania lepszych wyników - jest to kamień węgielny dla wydajności organizacji.

Chociaż nie ma ogólnej i nadrzędnej teorii na ten temat, menedżerowie mogą łatwo określić osobę lub zespół o wysokiej wydajności, porównując sposób, w jaki pracują i co dostarczają do standardów branżowych. Mogą uzyskać wiarygodne informacje na ten temat za pomocą oprogramowania do śledzenia, które może być używane zarówno do samodzielnego monitorowania, jak i śledzenia wydajności pracowników.

Dlaczego wydajność pracowników jest ważna? 

Zacznijmy od informacji zwrotnej. Udzielanie informacji zwrotnej jest niemożliwe, jeśli nie masz pojęcia, jak pracownicy wykonują swoje codzienne zadania. Musisz znaleźć sposób, aby to zmierzyć, ponieważ regularna informacja zwrotna jest czymś, czego Twoi pracownicy potrzebują, aby utrzymać dobry nastrój i stać się jeszcze bardziej produktywnymi.

• 24% profesjonalistów rozważyłoby odejście z pracy, gdyby ich menedżerowie udzielali im nieodpowiednich informacji zwrotnych.(Źródło) 
• 68% pracowników, którzy otrzymują dokładne i spójne informacje zwrotne, czuje się spełnionych w swojej pracy.(Źródło)
• 69% pracowników przyznaje, że pracowaliby ciężej, gdyby czuli, że ich wysiłki są lepiej doceniane.(Źródło)
• Organizacje, które inwestują w dostarczanie ciągłych informacji zwrotnych, mają o 14,9% niższą rotację niż firmy, które stawiają na coroczne oceny.(Źródło)

Możesz być pewien, że nowe pokolenia pracowników oczekują regularnego otrzymywania informacji zwrotnych. 

• 80% pracowników z pokolenia Y woli uznanie na miejscu niż formalne oceny.(Źródło)
• 63% specjalistów z pokolenia Z chce otrzymywać konstruktywne i aktualne informacje zwrotne na temat swoich wyników przez cały rok, a nie tylko raz w roku.(Źródło)

A co z regularnymi przeglądami?

Tradycyjne podejście polegające na kwartalnych lub rocznych ocenach już się nie sprawdza. Przeglądy te nie dostarczają informacji zwrotnych, których potrzebują pracownicy i zmuszają menedżerów do poświęcania dużej ilości czasu na przeglądy wydajności (które rzadko przynoszą pożądane rezultaty). 

• 90% ocen wyników jest uważanych za "bolesne i nieskuteczne".
• 51% pracowników uważa, że oceny roczne są niedokładne.(Źródło)
• Zarządzanie wydajnością zajmuje dużo czasu - każdego roku menedżerowie poświęcają na to 210 godzin, a pracownicy 40 godzin, podczas gdy mogliby pracować nad zarządzaniem projektami.(Źródło) 
• 95% menedżerów twierdzi, że jest "niezadowolonych" z tradycyjnych rozwiązań do zarządzania wydajnością.(Źródło)

Jak można wykorzystać śledzenie wydajności pracowników na swoją korzyść?

Skuteczne zarządzanie wydajnością pracowników wiąże się z lepszymi wynikami biznesowymi. Według Deloitte, organizacje o wysokim wpływie na wyniki mają 1,4 razy większe szanse na osiągnięcie swoich celów finansowych niż organizacje o niskim wpływie. Są one również 2,4 razy bardziej skłonne do wprowadzania innowacji.

Teraz widać, dlaczego budowanie właściwego procesu i uzyskanie odpowiednich narzędzi jest tak ważne:

• Odpowiednie narzędzia i praktyki pomagają zrozumieć, jak pracują pracownicy i co wpływa na ich wydajność.
• To z kolei pozwala na regularne dostarczanie dokładnych informacji zwrotnych.
• Kultura feedbacku inspiruje pracowników do tego, by każdego dnia wkładali więcej energii w swoją pracę.
• Badania pokazują, że zainspirowany pracownik jest o 125% bardziej produktywny niż pracownik, który jest jedynie zadowolony.

Ale przejdźmy do rzeczy: jak śledzić wydajność pracowników, aby to wszystko osiągnąć?

Jak śledzić wydajność pracowników?

Powinieneś po prostu śledzić wydajność pracowników - łatwiej to powiedzieć niż zrobić, jeśli nie masz pod ręką odpowiednich narzędzi. Po prostu nie możemy odpowiedzieć na pytanie, jak śledzić wydajność pracowników bez oprogramowania do śledzenia.

Oczywiście możesz poprosić współpracowników lub przełożonych tego pracownika, aby powiedzieli ci, czy działa dobrze, czy nie, w oparciu o ich samokontrolę. Ostatecznie jednak otrzymasz kilka subiektywnych opinii.

Innym sposobem jest zapytanie członków zespołu o ich postrzegany poziom wydajności. Można to zrobić, prosząc ich o przedstawienie sprawozdania z pracy wykonanej w ciągu tygodnia lub miesiąca. Ponownie jednak, takie podejście pozostawia subiektywną ocenę zależną od zdolności pracownika do przypomnienia sobie swoich doświadczeń. Poniżej znajduje się rozwiązanie.

Poproś swojego pracownika o korzystanie z oprogramowania do monitorowania pracowników.

Od śledzenia czasu w czasie rzeczywistym i dzienników aktywności wypełnianych na koniec dnia, rozwiązania te pomagają pracownikom zrozumieć, ile czasu spędzają na zadaniach i jak produktywni są w swoich codziennych zadaniach. Otrzymujesz też źródło obiektywnych danych na temat ich wyników, ponieważ śledzenie wydajności pracowników pozostawia niewiele miejsca na błędy. Wdrożenie narzędzi monitorujących wiąże się jednak z pewnymi wyzwaniami.

Dlaczego wdrożenie oprogramowania śledzącego może stanowić wyzwanie?

Z naszego doświadczenia wynika, że jednym z największych problemów firm jest przekonanie pracowników do rejestrowania czasu pracy.

Dla nich śledzenie wydajności pracowników to tylko kolejna czynność, którą muszą wykonać w swoim i tak już napiętym harmonogramie. To, co działa w tym przypadku, to odpowiedni proces i narzędzia, które umożliwiają łatwe śledzenie czasu.

Weźmy na przykład predykcyjne karty czasu pracy. Zamiast ręcznie dodawać i opisywać zadania przed śledzeniem ilości czasu spędzonego na pracy nad nimi, pracownicy mogą korzystać z kart czasu pracy, które są wypełnione wstępnymi danymi skonfigurowanymi przez ich menedżera dla tego projektu (wskazówka: Primetric zapewnia predykcyjne karty czasu pracy!).

Dobry zestaw narzędzi do monitorowania powinien również umożliwiać gromadzenie różnych wskaźników, które oferują wgląd w wydajność pracownika w odniesieniu do szerszego obrazu celów biznesowych. Przykładowo, Primetric oferuje wgląd zarówno w samodzielne monitorowanie, jak i monitorowanie wszystkich pracowników jednocześnie dzięki zaawansowanym raportom.

Jakich wskaźników wydajności pracowników należy używać?

Zarządzanie przez cele 

Ten model zarządzania koncentruje się na poprawie wyników organizacji poprzez przełożenie celów biznesowych na konkretne cele indywidualne ustalone przez pracownika i menedżera. Pracownik pracuje nad osiągnięciem tych celów i informuje menedżera o swoich postępach. 

Wskaźnik absencji

Absencja i wydajność są ze sobą silnie skorelowane, ponieważ zależą od zaangażowania pracowników. Naukowcy potwierdzają, że wysoce zmotywowani i zaangażowani pracownicy biorą mniej dni chorobowych (nawet do 37% mniej, według Gallupa). Nieobecni pracownicy są domyślnie mniej produktywni, a wysokie wskaźniki nieobecności w całej organizacji wskazują na niższą wydajność organizacyjną. Dodaliśmy specjalny raport na ten temat do Primetric, aby pomóc kierownikom projektów zrozumieć ten element układanki.

Zysk na EPC

Wskaźnik ten odnosi się do zysku osiągniętego w przeliczeniu na ekwiwalent pełnego czasu pracy (EPC). Nazywany również ekwiwalentem pełnego czasu pracy (WTE), FTE jest jednostką, która wskazuje obciążenie pracą zatrudnionej osoby w sposób, który pomaga kierownikom projektów łatwo porównywać obciążenia pracą w różnych kontekstach. Aby obliczyć zysk na FTA, należy podzielić całkowity zysk (przychody minus wydatki) przez FTE. Jeśli uzyskasz wysoką liczbę, oznacza to, że Twoja organizacja radzi sobie dobrze pod względem produktywności.

W Primetric otrzymujesz wskaźniki FTE podzielone na działy i zespoły dla określonych technologii. Pomaga to ocenić wydajność poszczególnych członków zespołu, zespołów, a nawet całych działów.

Jeśli chcesz zacząć obliczać swój etat, przygotowałem ogólnodostępny kalkulator etatów, w którym możesz dodać swoje wartości i uzyskać szacunkowe dane:

Kalkulator FTE

Przychód na pracownika 

Przychód na pracownika pokazuje, ile przychodu jest generowane średnio na pracownika. Łącząc go z kosztem na pracownika, można użyć tego wskaźnika, aby zobaczyć, jak firma będzie sobie radzić w danym kwartale. W Primetric możesz wygenerować ten raport w kilka sekund.

Nadgodziny na pracownika

Aby obliczyć średnią liczbę nadgodzin na pracownika, weź całkowitą liczbę godzin nadliczbowych odnotowanych w dowolnym systemie używanym do śledzenia czasu pracy i podziel ją przez liczbę pracowników. Ogólnie rzecz biorąc, pracownicy, którzy są gotowi pójść o krok dalej - są zmotywowani i produkują więcej. Tak więc rozsądna średnia liczba nadgodzin jest dobrym znakiem. Dane te można również znaleźć w raportach Primetric.

Wykorzystanie pracowników 

Wskaźniki wykorzystania to świetny sposób na zmierzenie produktywności danej osoby w generowaniu przychodów w stosunku do dostępnej wydajności. Wykorzystanie odzwierciedla liczbę godzin pracy pracownika, które mogą być rozliczone w stosunku do jego ogólnej dostępności.

Jeśli nie wiesz, co możesz zaoferować lub ile możesz dostarczyć, możesz skończyć z niedostatecznym lub nadmiernym wykorzystaniem pracowników. Aby uniknąć tego problemu, potrzebne są docelowe wskaźniki wykorzystania. Rozwiązania takie jak Primetric pomagają dowiedzieć się więcej na temat wykorzystania pracowników i wprowadzić firmę na ścieżkę prowadzącą do większej rentowności.

Wskazówka: Aby zapewnić produktywność pracowników, nie przydzielaj im zbyt mało pracy - będą się nudzić, a ich wydajność spadnie. Unikaj jednak przytłaczania ich zadaniami - zbyt wiele zadań prowadzi do frustracji. Znajdź złoty środek pomiędzy tymi dwoma. Primetric pomaga poradzić sobie z tym aspektem zarządzania projektami, oferując łatwe w użyciu mapy cieplne, które pokazują, kto jest przeciążony pracą, a kto nie ma nic do zrobienia w danym momencie.

Zarejestrowany czas vs. zaplanowany czas

Innym kluczowym wskaźnikiem, który bezpośrednio odnosi się do wydajności pracowników, jest porównanie ilości czasu zaplanowanego na projekt z czasem faktycznie zarejestrowanym przez zespół. Wszelkie rozbieżności w tym zakresie pomagają zidentyfikować problemy w podejściu do szacowania. A jeśli prowadzisz projekty o stałej cenie, każda zarejestrowana godzina, która nie była częścią początkowego planu, zmniejsza rentowność projektu. Innymi słowy, śledzenie wydajności pracowników pokazuje, czy wszystko idzie zgodnie z planem.

W tym miejscu Primetric również pomaga, oferując raporty dotyczące utylizacji, które porównują zaplanowane godziny z wydajnością i śledzonymi godzinami.

Śledzenie wydajności pracowników - najlepsze praktyki

• Ustal oczekiwania i cele - Zrozum, co chcesz osiągnąć i odpowiednio mierz wydajność pracowników. Czy chcesz zwiększyć produktywność pracowników, poprawić ich retencję lub zaangażowanie? Musisz mieć jasne cele dla swojego programu i skutecznie komunikować je pracownikom.
• Przeprowadzaj wyrywkowe kontrole - sprawdzaj, czy zespół prawidłowo śledzi swój czas, sprawdzając od czasu do czasu osobistą produktywność.
• Zawsze miej oko na wynik finansowy - wskaźniki wydajności są pomocne, ponieważ pokazują, czy zespół wykonuje zadania dobrze i szybko. Ale czy marża zysku odzwierciedla tę produktywność?
• Użyj odpowiedniego narzędzia do śledzenia wydajności - Zamiast żonglować różnymi arkuszami kalkulacyjnymi Excel, monitoruj wydajność pracowników za pomocą nowoczesnego rozwiązania, które łączy śledzenie czasu i alokację zasobów w jednym miejscu, aby uzyskać widok z lotu ptaka na wydajność w organizacji.

Połączenie alokacji zasobów z monitorowaniem pracowników w Primetric

Wdrażając śledzenie czasu pracy, poszczególni pracownicy będą mogli śledzić czas spędzony na pracy nad zadaniami, a także ich wydajność. Trzeba jednak umieścić ten czas w szerszym kontekście. W tym miejscu pojawia się alokacja zasobów.

W firmach zajmujących się tworzeniem oprogramowania jednym z największych wyzwań jest planowanie pracy dla pracownika z uwzględnieniem jego umiejętności:

• Dyspozycyjność (zapewnienie odpowiedniej ilości zadań do wykonania)
• Umiejętności i doświadczenie zawodowe
• Stawka godzinowa i stawka przychodu.

Aby zbudować wysokie zaangażowanie i motywację, należy upewnić się, że ludzie pracują nad zadaniami, które są dla nich interesujące i do pewnego stopnia stanowią wyzwanie. Aby zwiększyć wydajność pracowników, należy śledzić ich rozwój zawodowy i zarządzać nim.

To właśnie otrzymujesz w Primetric

Śledzenie + planowanie

W Primetric śledzenie czasu pracy jest bezpośrednio skorelowane z planowaniem czasu pracy. Oznacza to, że każdy pracownik może rejestrować swój czas pracy, ale także zobaczyć, ile dni zaplanował dla niego jego przełożony.

Daje to wgląd w to, jak planowanie przekłada się na wdrożenie, a w rezultacie na wydajność pracownika. Co więcej, pracownik wie, nad jakimi projektami będzie pracował w przyszłości.

Pomocny kalendarz

Wszystkie te dane są mapowane w przyjaznym dla użytkownika kalendarzu, który wizualizuje zakres czasu i liczbę godzin przydzielonych do określonych projektów w stylu wykresu Gannta. Jest to świetna pomoc w śledzeniu wydajności pracowników.

Rejestrowanie czasu pracy i predykcyjne karty czasu pracy

Primetric umożliwia rejestrowanie czasu pracy w czasie rzeczywistym lub poprzez wprowadzenie liczby przepracowanych godzin na koniec dnia. Dzięki predykcyjnym kartom czasu pracy menedżerowie mogą monitorować pracowników i sprawdzać, ile czasu powinno być dziś zarejestrowane i jak to się ma do rzeczywistości. Pracownik może po prostu zaakceptować zaplanowany czas jako zalogowany, zamiast samodzielnie dodawać wpisy czasu.

Chcesz wypróbować Primetric? Zarejestruj się tutaj i popraw wydajność swoich pracowników dzięki najwyższej klasy oprogramowaniu do monitorowania.

Czy chcesz wiedzieć, jak śledzić swoje cele strategiczne?

Nie ma problemu - przygotowaliśmy wiele innych artykułów, które mogą pomóc w osiągnięciu indywidualnych celów, zwiększeniu produktywności oraz monitorowaniu mocnych i słabych stron projektu i zespołu.

Odwiedź nasz blog, aby przeczytać o:

• harmonogramy projektów, które mogą przełożyć się na doskonałe plany projektów,
• Plan zarządzania zasobami, który dostarczy wszystkich danych potrzebnych do profesjonalnego zarządzania każdym pracownikiem,
• wydajność biznesową i jej wskaźniki, które mogą pomóc w wyznaczaniu celów oraz poprawie produktywności i wskaźników marży.