Jak planować i zarządzać wydajnością? Kompletny przewodnik z przykładami z życia wziętymi

Potencjał jest podstawą większości problemów, z jakimi borykają się firmy tworzące oprogramowanie. Nie jest to zaskoczeniem - dostępność specjalistów jest zazwyczaj kluczem do zysków.

Niestety, jest to również źródło wielu wyzwań, takich jak 

• alokacja zasobów,
• ławki pęczniejące,
• elastyczna dostępność pracowników,
• dynamicznie zmieniające się środowisko,
• wysoki wskaźnik rotacji,
• trudności z pozyskiwaniem nowych pracowników. 

W rezultacie wydajność ma ogromny wpływ na kondycję całej firmy.

To jest powód, dla którego powinieneś zadać sobie pytanie: Jak planować i zarządzać wydajnością, aby usprawnić swoje operacje?

Kluczowe wnioski: zarządzanie wydajnością

Z naszego kompleksowego przewodnika dowiesz się: 

• czym jest zarządzanie wydajnością (i, co ważniejsze, czym nie jest), 
• jaka jest różnica między całkowitą pojemnością a dostępną pojemnością, 
• jak obliczyć pojemność zasobów dla różnych scenariuszy i sytuacji, 
• jakie wnioski można wyciągnąć z procesu zarządzania wydajnością, 
• jakie są najlepsze i najgorsze praktyki w tej dziedzinie, 
• W jaki sposób Twoja firma może skorzystać z zarządzania potencjałem biznesowym - i co traci bez niego. 

W rezultacie po przeczytaniu tego artykułu będziesz w stanie: 

• Zdefiniuj różne rodzaje pojemności i wykorzystaj je na korzyść swojej firmy, 
• wybrać odpowiednią strategię zarządzania operacjami dla swojej firmy, 
• wykorzystać ogólne zasady modelowania wydajności, aby lepiej zrozumieć działalność firmy, 
• obliczyć dostępną wydajność dla specjalistów z różnymi umowami, godzinami pracy i planowanymi nieobecnościami. 

Co to jest pojemność? 

Krótko mówiąc, wydajność to maksymalna produkcja, jaką firma może utrzymać w swoich procesach produkcyjnych lub usługach. Można ją obliczyć dla całej firmy, dla zespołów, a nawet dla poszczególnych specjalistów.

W przypadku branży IT, wydajność zazwyczaj odnosi się do liczby dostępnych osobogodzin w danym okresie czasu, wliczając w to wszelkiego rodzaju dni wolne od pracy.

‍

Wydajność może być obliczana w różny sposób w zależności od świąt, nieobecności i innych czynników wpływających na harmonogramy.

Jest to jednak złożone zadanie, które omówiliśmy w naszym przewodniku po możliwościach zarządzania operacjami. 

Co ważne, pojemność ma również kluczowe znaczenie dla planowania zasobów w zarządzaniu projektami i nie należy jej lekceważyć! 

Rodzaje pojemności 

Chociaż definicja pojemności może wydawać się prosta, koncepcja ta została podzielona na kilka kategorii, aby odpowiedzieć na różne cele biznesowe. 

W rezultacie trzy różne rodzaje zdolności są wykorzystywane do odzwierciedlenia obecnej sytuacji firmy. Obejmują one: 

• całkowita wydajność - liczba godzin pracy w miesiącu, tygodniu lub dniu, bez odliczania dni wolnych, urlopów i innych nieobecności. 
• dostępny czas pracy - całkowity czas pracy pomniejszony o nieobecności, dni wolne od pracy i czas zaplanowany w innych projektach i zadaniach. 
• Wydajność rozlicz eniowa - łączna liczba godzin czasu rozliczeniowego w porównaniu z wydajnością pracownika lub liczbą godzin, które może przepracować.

Wydajność w usługach IT - dlaczego jest tak trudna? 

Nie ma dnia, aby w każdej agencji cyfrowej nie wspominano o wydajności. Dlaczego?

Ponieważfirmy świadczące usługi IT czerpią zyski ze sprzedaży czasu swoich pracowników - a czas ten jest bezpośrednio odzwierciedlony w ich wydajności - założę się, że jest to dla ciebie oczywiste.

Aby ten model pracy był opłacalny, firmy IT muszą mieć oko na wiele kwestii jednocześnie. Należą do nich: 

• szeroki zakres usług IT,
• dostępność pracowników, w tym urlopy wypoczynkowe, macierzyńskie i inne nieobecności, 
• wstępne projekty i inne przyszłe możliwości, 
• specjalizacje, umiejętności i ambicje pracowników, 
• koszty pracy, w tym rodzaje zatrudnienia, płace i wynagrodzenia, 
• zmiany popytu; trendy i zagrożenia na rynku, 
• przerwy w projektach, anulowane operacje i zwolnieni pracownicy, 

...i wiele innych kwestii specyficznych dla różnych firm.

W wyniku tej złożoności firmy IT muszą łączyć wiele różnych wątków, aby uzyskać szerszy obraz tego, co ma nadejść. Oczywiście nie mogą tego zrobić w jednym arkuszu kalkulacyjnym. Pojawiają się więc pytania:

• Jak zarządzać wydajnością, aby robić to dobrze? 
• Jak sprawić, by pojemność dokładnie odzwierciedlała rzeczywisty świat? 
• Jak wykorzystać pojemność, aby zmaksymalizować przychody?

Planowanie i zarządzanie wydajnością - definicja

Definicja planowania wydajności, znana również jako zarządzanie wydajnością, obejmuje wszystkie rodzaje działań mających na celu maksymalizację wydajności firmy.

Innymi słowy, zapewnia, że firma wytwarza jak najwięcej produktów i usług. 

Jaki jest sens zarządzania wydajnością? 

Krótko mówiąc, celem zarządzania potencjałem biznesowym jest zapewnienie, że firma ma wystarczającą ilość dostępnych zasobów, aby zrealizować zamówienia lub projekty na czas i zaspokoić potrzeby biznesowe firmy.

W idealnej sytuacji zasoby te są w pełni wykorzystywane, bez nadgodzin i specjalistów na ławce. 

Na tym jednak lista korzyści płynących z połączenia zarządzania usługami z pojemnością się nie kończy. 

Menedżerowie z różnych branż również cenią sobie proces efektywnego zarządzania wydajnością: 

• przejrzystość wszystkich danych, które pozwalają im podejmować właściwe decyzje, 
• redukcja braków magazynowych, bezczynności specjalistów i nieoczekiwanych opóźnień, 
• zwiększona wydajność dostaw dzięki maksymalizacji liczby przepracowanych godzin, 
• identyfikacja nieefektywności w różnych procesach, a także potencjalnych specjalistów w przyszłości,
• dostarczając im informacji na temat umiejętności, potrzeb i ambicji ich pracowników, a także potrzeb w zakresie zatrudniania nowych specjalistów.  

Rodzaje zarządzania potencjałem biznesowym

Proces zarządzania wydajnością składa się z 3 rodzajów działań, które należy rozważyć w celu poprawy efektywności firmy. Obejmują one: 

1. Zarządzanie potencjałem produktowym zapewnia, że firma posiada produkty, materiały niezbędne do realizacji konkretnego projektu lub usługi. W branży IT ten rodzaj planowania zazwyczaj obejmuje analizę dostępnych urządzeń i ogólnego know-how.
2. Planowanie wydajności siły roboczej ma na celu określenie liczby godzin, a co za tym idzie, liczby członków zespołu wymaganych do ukończenia procesu. Rozpoczyna się od analizy dostępności specjalistów i ich umiejętności, które mogą być wykorzystane w konkretnym projekcie. Na tym etapie firma powinna również wziąć pod uwagę święta, nieobecności i inne zdarzenia, które mogą mieć wpływ na operacje. 
3. Planowanie wydajności narzędzi jest uwzględnione w równaniu, aby upewnić się, że firma ma wystarczającą ilość narzędzi i oprogramowania do ukończenia projektu. Jeśli zajdzie taka potrzeba, ten rodzaj zarządzania wydajnością może również określić, jakie dodatkowe zasoby należy zakupić w konkretnym celu. 

Co ważne, te rodzaje zarządzania wydajnością nie powinny być używane oddzielnie! Aby uzyskać szczegółowy przegląd tego, co ma nadejść, należy je łączyć, a nie stosować zamiennie. 

‍

Jednak w dobie outsourcingu i przytłaczającej liczby usług większość firm zwraca szczególną uwagę na planowanie zdolności kadrowych. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku firm projektowych, które polegają na specjalistach w celu generowania zysków. Dlatego też, jeśli chcesz oferować swoim klientom pewne usługi, powinieneś skupić się na tej części zarządzania potencjałem biznesowym. 

Planowanie wydajności i zasobów - jaka jest różnica? 

W niektórych przypadkach terminy planowanie wydajności i planowanie zasobów są używane zamiennie - i niesłusznie. W rzeczywistości każda firma potrzebuje obu tych rodzajów planowania, aby odnieść sukces. 

Planowanie zdolności produkcyjnych jest zazwyczaj pierwszym etapem planowania zasobów. Jego celem jest określenie, czy firma posiada dostępne zasoby do realizacji nowych projektów i zadań. W rezultacie zapewnia menedżerom ogólny przegląd możliwości firmy. 

Co więcej, firmy muszą również wziąć pod uwagę proces planowania popytu. Składa się on z zarządzania łańcuchem dostaw, którego celem jest prognozowanie i przewidywanie przyszłego zapotrzebowania na zasoby. W branży IT proces ten zazwyczaj koncentruje się na zapotrzebowaniu na zasoby ludzkie, tj. specjalistów o określonych umiejętnościach lub ich pełnoetatowych odpowiedników. Innymi słowy, planowanie popytu określa, czy firma ma odpowiednich ludzi, aby odnieść sukces. 

Z drugiej strony, planowanie zasobów wykorzystuje informacje dostarczane przez planowanie wydajności i popytu na bardziej szczegółowym poziomie w celu przydzielenia różnych pracowników. Dlatego też stanowi ono bardziej szczegółowe i praktyczne podejście. 

Uwaga: proces zarządzania wydajnością jest najbardziej efektywny w połączeniu z planowaniem zasobów i planowaniem popytu! 

Plan zarządzania pojemnością wyświetlany w Primetric:

• Czerwone linie - dostępna przepustowość bez przydziałów
• Fioletowe linie - planowana przepustowość
• szare linie - śledzone godziny: łącznie (pole na górze paska pracownika) i z podziałem na projekty (szare paski poniżej przydziałów) 

Planowanie popytu: 

‍

Podczas fazy planowania popytu projekt jest dzielony na kolejne etapy. Menedżerowie wydajności, analitycy i inne zaangażowane osoby decydują następnie, jaka ilość pracy jest potrzebna do ukończenia każdej fazy projektu.

‍

Planowanie zasobów:

‍

Gdy ilość pracy potrzebnej do ukończenia danej fazy projektu jest już znana, można rozpocząć planowanie zasobów. W Primetric zasoby mogą być przypisywane do projektu w dedykowanej wyszukiwarce, która pomaga menedżerom zdolności sortować specjalistów według ich umiejętności i przypisywać ich do różnych faz projektów - wszystko przy jednoczesnym uwzględnieniu ich dostępności. 

Strategie zarządzania wydajnością

Strategia opóźnienia

Firmy stosujące strategię opóźnień nie wybiegają daleko w przyszłość. W rzeczywistości takie firmy zwiększają swoje moce produkcyjne tylko wtedy, gdy już doświadczają nagłego wzrostu popytu na swoje produkty i usługi. 

Innymi słowy, w strategii zarządzania opóźnieniami firmy potrzebują faktów i liczb, a nie prognoz, aby reagować i zwiększać swoje możliwości .

Chociaż strategia ta może wydawać się ryzykowna, może być korzystna dla firm, które nie spodziewają się nagłych skoków popytu. W takim przypadku mogą one opóźnić duże inwestycje, jednocześnie minimalizując zapasy - a tym samym koszty. 

Jednak strategia opóźnień ma również swoje wady. Nieprawidłowo stosowana może być przyczyną przepracowania pracowników. Może również skutkować dużymi opóźnieniami w przypadku rosnącej liczby zamówień i projektów. 

Strategia prowadzenia 

Firmy stosujące strategię ołowiu są zazwyczaj bardzo optymistycznie nastawione do swojej przyszłości. Dzieje się tak, ponieważ spodziewają się wzrostu popytu i przygotowują się na niego, zanim on nastąpi - i to jest główne założenie tej strategii .

Nic dziwnego, że strategia leadowa jest jedną z najpopularniejszych w branży IT ze względu na jej szybki rozwój. Jest również wysoko ceniona przez klientów, którzy dzięki takiemu podejściu mogą oczekiwać, że ich projekt zostanie ukończony na czas. W rezultacie firmy często wykorzystują strategię leadów jako przewagę konkurencyjną. 

Z drugiej strony, ta zaleta może czasami przerodzić się w koszmar. Za każdym razem, gdy popyt spada lub pozostaje na tym samym poziomie, firmy stosujące strategię ołowiu pozostają z dziesiątkami pracowników na ławce - i tysiącami dolarów spływającymi w dół. Takie proaktywne strategie zarządzania wydajnością powinny być zatem stosowane ostrożnie.

Strategia dopasowania 

Strategia dopasowania łączy strategie wyprzedzające i opóźniające, aby stworzyć rozsądną równowagę. W tym podejściu plan wydajności jest wykonywany często, aby dokładnie monitorować sytuację i reagować na nią w elastyczny sposób. W rezultacie firma może przewidzieć swoją najbliższą przyszłość i odpowiednio się do niej przygotować. 

Ta strategia, w przeciwieństwie do tych, o których wspomniałem wcześniej, oferuje szereg korzyści. Elastyczność, minimalizacja ryzyka i możliwość skalowania to tylko niektóre z nich. 

Jednakże, choć pozytywna strona strategii dopasowania może wydawać się przekonująca, należy również pamiętać, że może ona nie wystarczyć na dynamicznie rozwijającym się rynku! 

Strategia dostosowania

Strategia dostosowawcza to kolejna propozycja dla firm, które chcą oprzeć swoje działania na rzeczywistych danych. W tym podejściu firmy planują swoją wydajność w oparciu o dane historyczne zebrane z różnych źródeł w organizacji. 

Strategia ta jest szczególnie korzystna dla firm, w których popyt zmienia się w ciągu roku. Może służyć jako precyzyjne źródło informacji - o ile dane są gromadzone z dbałością o szczegóły. 

Niestety, takie podejście wymaga szeregu dodatkowych narzędzi. Bez nich uzyskane prognozy byłyby niedokładne i mylące. W rezultacie takie zarządzanie wydajnością może być źródłem dodatkowych i często niechcianych kosztów. 

Proces zarządzania pojemnością: jak to zrobić? 

Modelowanie wydajności od podstaw 

Pierwszy raz masz do czynienia z zarządzaniem operacjami? Nie mam wątpliwości - może to brzmieć jak przerażające i trudne zadanie. Na szczęście, gdy zacznie się od szeroko zakrojonych badań, modelowanie wydajności może być nie tylko przydatne, ale także proste. 

Niezależnie od branży, dla której planowana jest zdolność produkcyjna, na początku należy zebrać wszystkie informacje, które mogą być potrzebne do określenia każdego z trzech rodzajów zdolności produkcyjnych wspomnianych powyżej w tym tekście. 

W rezultacie lista zasobów powinna zawierać: 

1. Informacje o produkcie - wymagania biznesowe, materiały, niezbędne technologie, cechy, właściwości i wszystkie inne cechy związane z samym produktem. 
2. Informacje o pracownikach - liczba specjalistów wymaganych do ukończenia procesu, ich rodzaj zatrudnienia, dostępność, planowane nieobecności, umiejętności, doświadczenie itp. 
3. Informacje o narzędziach - dostępne oprogramowanie i platformy, a także narzędzia, które należy zakupić wyłącznie na potrzeby tego projektu. 

Choć lista może wydawać się krótka, gromadzenie informacji będzie prawdopodobnie najbardziej czasochłonną częścią zarządzania wydajnością usług. Jest to bowiem kluczowe dla wszystkich kolejnych etapów operacji - wszelkie błędy na liście będą skutkować nieprawidłowym planem wydajności w przyszłości!

Zarządzanie wydajnością krok po kroku

‍

1. Rozpocznij od procesu planowania popytu. Przeanalizuj zakres projektu i określ, jakich umiejętności i specjalistów będziesz potrzebować, aby odnieść sukces. Następnie porównaj je z możliwościami firmy, unikaj problemów z możliwościami i podejmuj niezbędne decyzje. 

Istnieje wiele sposobów na określenie zapotrzebowania na dany projekt. Aby zrobić to skutecznie, można: 

• policzyć liczbę godzin potrzebnych do ukończenia projektu lub jego etapu, 
• określić liczbę pełnych etatówdla poszczególnych specjalizacji, 
• połączyć obie te metody, dzieląc projekty na fazy wysokiego poziomu i określając liczbę etatów dla każdej fazy. 

Przykład: 

The Best Company chce rozpocząć nowy projekt. Projekt został podzielony na kilka faz: 

• MVP
• Backend
• Frontend 
• Testy 
• Konserwacja. 

Każda faza wymaga innych specjalistów - dlatego ich zapotrzebowanie i możliwości powinny być obliczane oddzielnie.

Wstępna analiza wykazała, że pierwsza faza projektu wymaga: 

• kierownik projektu z dostępnymi 160 godzinami, 
• scrum master z dostępnymi 160 godzinami, 
• 2 projektantów UX z 80 godzinami pracy każdy w pierwszej fazie projektu (łącznie 160 godzin), 
• 4 inżynierów z 160 godzinami do dyspozycji każdy (łącznie 640 godzin), 
• 2 testerów z 160 godzinami pracy każdy (łącznie 320 godzin). 

Jak widać z powyższego zestawienia, ukończenie pierwszej fazy projektu szacowane jest na 1440 godzin - i ta wartość stanowi wydajność naszego projektu. 

Następnie te same informacje należy obliczyć dla każdej fazy projektu. Wyniki tych obliczeń można później dodać, aby uzyskać szacowany czas potrzebny na ukończenie całego projektu. 

2. Weryfikacja wykorzystania zasobów. Niektórzy pracownicy mogą być zajęci innymi projektami, podczas gdy inni mogą zdecydować, że nie chcą już dla ciebie pracować (a inni mogą zająć ich miejsce). Skorzystaj z informacji o ich bieżących działaniach, aby sprawdzić, czy potrzebujesz zatrudnić dodatkowych specjalistów do obsługi danego projektu. 

Aby wyciągnąć wiarygodne wnioski, oblicz wykorzystanie zasobów za pomocą naszego przewodnika. Jeśli posiadasz narzędzie do zarządzania zasobami, takie jak Primetric, możesz użyć zaawansowanego raportu, aby zobaczyć aktualny stan wykorzystania zasobów w Twojej firmie. 

3. Obliczenie dostępnej liczby pracowników niezbędnej do ukończenia projektu. Uwzględnienie świąt i innych planowanych wydarzeń oraz nieobecności w liczbie godzin pracy w danym okresie.

Aby uzyskać dokładny wynik, należy użyć wzoru: 

Całkowita wydajność = liczba dni roboczych * liczba godzin pracy * liczba pracowników

Możesz też skorzystać z narzędzi do zarządzania zasobami, aby uzyskać te informacje: 

‍

Przykład: 

Najlepsza firma wie już, jakich zasobów potrzebuje. Na papierze ukończenie projektu powinno zająć tylko jeden miesiąc, ponieważ wymaga on maksymalnie 160 godzin od każdego pracownika. Jednak gdy menedżerowie The Best Company spojrzą na kalendarz, zdadzą sobie sprawę, że są w tarapatach. Dzieje się tak, ponieważ: 

• Kierownik projektu będzie na planowanym zwolnieniu lekarskim z powodu operacji. Będzie nieobecny w pierwszym tygodniu miesiąca.
• Nowo zatrudniony Scrum Master nie jest jeszcze z nami - dołączy do zespołu na początku 4 tygodnia miesiąca. 
• Jeden z testerów będzie cieszył się dwutygodniowym urlopem do końca miesiąca. 
• Na drugi tydzień miesiąca zaplanowano dzień wolny od pracy. 

W tym momencie The Best Company zdała sobie również sprawę, że powinna wziąć pod uwagę liczbę godzin, które jej pracownicy naprawdę spędzają w pracy. Według danych zebranych przez firmę, przeciętny dzień roboczy to 7 godzin pracy związanej z projektem. Wartość ta powinna być również brana pod uwagę przy planowaniu wydajności!

Jak jednak obliczyć wydajność pracowników w takim przypadku?

Obliczanie dostępnej pojemności: podstawowy przykład

Zacznijmy od najprostszych przykładów: pracowników, którzy będą nieobecni tylko w święta państwowe. Dla 7 pracowników (4 inżynierów, 1 testera i 2 projektantów UX) będzie to jedyny dodatkowy dzień wolny w tym miesiącu. 

5 pracowników (4 inżynierów i 1 tester) miało przepracować w tym miesiącu 160 godzin. Jednak ze względu na święto państwowe w kalendarzu, ich wydajność uległa zmianie - dokładnie rzecz biorąc, musimy odjąć od niej 8 godzin. 

160 - 8 = 152 godziny dostępnej wydajności. 

Specjaliści ci spędzają jednak tylko 7 godzin dziennie pracując nad projektem. Zakładając, że miesiąc, o którym mówimy, ma 19 dni roboczych i 1 dzień świąteczny, ich wydajność należy zmniejszyć o kolejne 19 godzin, które tracą każdego dnia na inne czynności.

152 - 19 = 133 godziny = zdolność rozliczeniowa 1 pracownika. 

Jak wspomniano powyżej, ukończenie projektu wymaga 160 godzin na pracownika. Dlatego na pewno nie zostanie ukończony w tym miesiącu! 

Obliczanie dostępnej wydajności dla pracowników zatrudnionych na pół etatu

Wiemy już, ile dni pełnoetatowi pracownicy spędzą pracując nad projektem. Teraz musimy obliczyć wydajność pracowników, którzy są potrzebni w projekcie przez 80 godzin - 2 projektantów UX. 

Jak już wcześniej wspomniałem, oni również będą cieszyć się dniem wolnym od pracy, ponieważ ich umiejętności są niezbędne w pierwszej fazie projektu. W rezultacie ich wydajność spada o 8 godzin. 

80 - 8 = 72 = dostępna pojemność

Po raz kolejny musimy również wziąć pod uwagę czas, jaki projektanci UX poświęcają na swoje inne obowiązki. Podobnie jak w powyższym przykładzie, tracą oni 1 godzinę dziennie - ale będą pracować w tym projekcie tylko przez 10 pełnych dni, ponieważ są zatrudnieni na pół etatu. Będą również korzystać z dni wolnych od pracy, które są już uwzględnione w równaniu. W rezultacie musimy odjąć kolejne 9 godzin od ich obecnej wydajności. 

72 - 9 = 61 godzin = zdolność rozliczeniowa projektantów UX

Jak widać na tym przykładzie, projektanci UX nie ukończą swojej części pracy w zaledwie 2 tygodnie - będą potrzebować kolejnych 3 dni na wykonanie zadań, które miały zająć 80 godzin. 

Obliczanie dostępnej wydajności dla nowych i odchodzących pracowników

Branża IT jest bardzo dynamiczna. W związku z tym firmy takie jak The Best Company powinny spodziewać się, że nowi pracownicy pojawią się w każdej chwili - muszą też pamiętać, że w każdej chwili mogą odejść. 

W przypadku najnowszego projektu planowanego przez The Best Company, Scrum Master stanie się częścią firmy trzy tygodnie po pierwotnym szacowanym uruchomieniu projektu. W rezultacie jego dostępne moce przerobowe drastycznie skurczą się o 75%! 

160 : 4 = 40 godzin dostępnej wydajności. 

Podobnie jak w poprzednim przykładzie, on również spędzi mniej czasu na pracy. Najlepsza firma musi odjąć kolejne 5 godzin od tego wyniku, ponieważ jej pracownicy mogą pracować nad tym projektem tylko przez 7 godzin dziennie. W związku z tym rzeczywisty czas pracy Scrum Mastera wynosi 35 godzin w ostatnim tygodniu miesiąca.

Obliczanie dostępnej wydajności w przypadku nieobecności

Niestety dla The Best Company, dwóch jej pracowników będzie wkrótce nieobecnych. 

Po pierwsze, kierownik projektu będzie nieobecny w pierwszym tygodniu pracy z powodu planowanej operacji. Według kalendarza powinien on przepracować w tym miesiącu 160 godzin. Nie będzie go jednak przez 40 godzin, co będzie miało poważny wpływ na jego wydajność. Ponadto będzie miał dzień wolny w święto państwowe. W związku z tym jego dostępna wydajność wynosi: 

160 - 40 - 8 = 112 godzin 

Wtedy nadal nie będzie w stanie pracować 8 godzin dziennie, ponieważ jest to nasze ogólne założenie dla wszystkich pracowników. W związku z tym jego wydajność zmniejsza się o ⅛ - a kierownikowi projektu pozostaje tylko 98 godzin zdolności rozliczeniowej .

Wreszcie, jeden z dwóch testerów wyjeżdża na dwutygodniowe wakacje. W wyniku jego podróży, jego pojemność spada o połowę. Szczęśliwy tester będzie również cieszył się dodatkowym dniem wolnym podczas świąt państwowych. Biorąc pod uwagę wszystkie te szczegóły, jego dostępna pojemność wynosi: 

160 : 2 - 8 = 72 godziny. 

Musimy pamiętać, że jego wydajność musi zostać ponownie zmniejszona o ⅛ - jak ustaliliśmy wcześniej, tester nie będzie pracował przez pełne 8 godzin dziennie. W rezultacie jego maksymalna wydajność wynosi 63 godziny.

Aby uzyskać więcej informacji, przeczytaj nasz przewodnik dotyczący obliczania wydajności, a także informacje na temat wykorzystania zasobów w Twojej firmie. Alternatywnie, możesz skorzystać z Primetric, aby uprościć ten proces za pomocą naszego narzędzia do planowania zasobów. 

4. Podejmuj decyzje z myślą o wydajności. Zarządzanie wydajnością usług ma tylko jeden cel: zapewnienie, że firma ma wystarczającą ilość zasobów, aby zrealizować zamówienia lub projekty na czas. Na podstawie analizy, którą przeprowadziliśmy w powyższym przykładzie, możesz wyraźnie zobaczyć, czy Twoja firma ma pracowników niezbędnych do ukończenia danego projektu. Informacje te pomogą w podejmowaniu krytycznych decyzji. 

W Primetric wydajność użytkownika jest obliczana na podstawie danych o jego nieobecnościach, umowach i innych danych osobowych. Następnie informacje te są gromadzone w naszej wyszukiwarce, która pomaga menedżerom znaleźć dostępnych specjalistów z potrzebnymi umiejętnościami. 

Przykład: 

Znamy dokładną liczbę osób, które The Best Company zamierzała zaangażować w swój najnowszy projekt. Na podstawie tych informacji możemy 

• zmienić datę rozpoczęcia projektu, ponieważ kierownik projektu i Scrum Master będą nieobecni na początku miesiąca, 
• zorganizowanie zastępstw dla pracowników, którzy nie będą mogli w pełni uczestniczyć w projekcie, 
• zdecydować, czy do projektu mają zostać zatrudnione nowe osoby, np. w przypadku testera, który będzie nieobecny przez połowę czasu jego trwania, 
• przewidywać konieczność nadgodzin spowodowanych nieobecnościami, 
• oszacować, kiedy projekt zostanie ukończony. 

‍

4. Śledzenie postępów. Korzystaj z narzędzi do śledzenia czasu, aby monitorować pracę specjalistów i określać, czy szacunki wymagają korekty. Dostosuj się do aktualnych okoliczności i edytuj swój projekt, aby osiągnąć swoje cele. 

W jaki sposób Twoja firma może skorzystać z planu wydajności? 

Chociaż zarządzanie wydajnością może wydawać się procesem przeznaczonym dla kierownictwa wyższego szczebla, jest ono również cenne dla wszystkich innych specjalistów w organizacji. W rzeczywistości różne działy mogą z niego skorzystać na wiele sposobów. 

Dyrektor operacyjny może wykorzystać zarządzanie zdolnościami operacyjnymi do

• obserwować wskaźniki wykorzystania w firmie i reagować na wszelkie problemy z tym związane; 
• efektywnie zarządzać projektem i wprowadzać zmiany w razie potrzeby,
• odkrywać zależności i powiązania między zespołami, operacjami i technologiami oraz porównywać je z projektami, aby poprawić tempo ich realizacji. W rezultacie dzięki zarządzaniu wydajnością COO może pomóc swojej firmie skalować się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, 
• poprawić komunikację między menedżerami i kształtować ich pracę bez dziesiątek niepotrzebnych spotkań. 
• wykrycie potencjalnych kosztów spowodowanych zatrudnieniem osób nieprzypisanych do żadnego projektu. 

Dla PMO, zarządzanie wydajnością pokazuje:

• czy procesy są zarządzane płynnie i bez większych problemów, 
• projekty, które mogą zostać opóźnione, a w konsekwencji mogą spowodować utratę zysków, 
• monitorować wykorzystanie zasobów w czasie rzeczywistym. 

Wreszcie, CEO może wykorzystać wnioski z zarządzania wydajnością do:

• monitorować główne problemy związane z opóźnieniami, przerwami i innymi kwestiami, które mogą mieć wpływ na kondycję firmy, 
• kontrolować decyzje i wydajność swoich menedżerów, 
• dostrzec zarówno możliwości rozwoju, jak i kwestie, które mogą być kłopotliwe dla firmy w przyszłości. 

Dzięki praktyce zarządzania wydajnością dział sprzedaży może: 

• dowiedzieć się, czy dysponują zasobami niezbędnymi do realizacji wstępnego projektu, 
• sprawdzić, jacy specjaliści są dostępni i znaleźć dla nich nowy projekt. 

Z drugiej strony, zarządzanie potencjałem pomaga działowi rekrutacji : 

• znaleźć przepracowanych pracowników i zareagować na ich sytuację, 
• zdecydować, czy firma musi zatrudnić nowych specjalistów, 
• sprawdzić, jakie umiejętności i zdolności są niezbędne do rozwoju firmy. 

Najlepsze praktyki zarządzania wydajnością

W końcu zarządzanie wydajnością to nie tylko wykonywanie kilku kroków. Podobnie jak w przypadku każdej innej operacji wykonywanej z dziesiątkami innych osób, planowanie wydajności wymaga również pewnych uniwersalnych praktyk, które pomagają tej strategii przekazać wiadomość. Należą do nich: 

1. Stała dwukierunkowa komunikacja. Zarówno planowanie, jak i realizacja każdego projektu zależą od przejrzystości w firmie. Bez dokładnych danych planowanie wydajności może nie być tak niezawodne i skuteczne, jak początkowo zakładano. 
2. Ocena ryzyka. Projekty realizowane przez dziesiątki różnych osób są podatne na nieprzewidziane problemy spowodowane czynnikiem ludzkim. Biorąc to pod uwagę, można przewidzieć większość problemów i uwzględnić je w planie wydajności. 
3. Krótszy dzień pracy - przynajmniej na papierze. Nie ma na świecie specjalisty zdolnego do pracy przez 8 godzin dziennie. Nawet najbardziej produktywni ludzie są rozpraszani przez spotkania, e-maile i oczywiście zasłużone posiłki. W rezultacie w zarządzaniu wydajnością operacyjną należy założyć, że ma się do dyspozycji mniej niż 8 godzin dziennie. 
4. Dostosowanie do zasobów ludzkich. Twoje projekty zależą od Twoich pracowników. Nie traktuj ich jak maszyn lub materiałów; ich dobre samopoczucie i szczęście są tak samo ważne dla twojego projektu, jak samo oprogramowanie. Dostosuj swoje podejście do ich potrzeb, aby osiągnąć najlepsze wyniki. 
5. Innowacyjne narzędzia do zarządzania wydajnością. Planowanie nie musi odbywać się na tysiącach papierów lub arkuszy kalkulacyjnych. Obecnie firmy takie jak Twoja mogą polegać na innowacyjnych narzędziach, które mogą wykonać większość pracy za nich - a resztę zrobić za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Podpowiedź: Primetric jest jednym z takich narzędzi ;)
6. Obieg zatwierdzeń. Wszystkie kluczowe dokumenty i decyzje powinny być udostępniane kluczowym menedżerom i pracownikom, aby zapewnić, że wszystkie decyzje są podejmowane jednogłośnie. Zwiększa to również przejrzystość i świadomość wszystkich zmian. 
7. Alerty o nieplanowanych zdarzeniach. Niespodziewane zwolnienia lekarskie i inne nieprzewidziane przeszkody powinny być widoczne w systemach lub arkuszach kalkulacyjnych wykorzystywanych przez firmę do zarządzania zasobami. Takie alerty pozwalają menedżerom podejmować, zmieniać i dostosowywać swoje decyzje bez konieczności pamiętania o wszystkich bieżących zmianach. 
8. Cotygodniowe/miesięczne spotkania. Nie wszystko można zrobić za pomocą narzędzi. Dlatego cotygodniowe i comiesięczne spotkania są koniecznością. Są one szczególnie cenne, gdy firma musi ponownie rozważyć i przekształcić swoje plany oraz podejmować decyzje na miejscu w dynamicznym środowisku. Jednak na co dzień można ich używać do analizowania możliwości zasobów i planów na przyszłość.

Chcesz dowiedzieć się więcej o dobrych praktykach, które możesz wykorzystać do proaktywnego zarządzania wydajnością? Trafiłeś we właściwe miejsce - nasi klienci już to z powodzeniem zrobili! Zapoznaj się z naszym studium przypadku stworzonym we współpracy z Monterail i zobacz, jak podeszli do tego procesu. 

Obliczanie wydajności: typowe błędy

Z drugiej strony, planując pojemność zasobów dla swojej firmy, należy tego unikać: 

1. Zbytnia pewność siebie w swoich planach. Projekty o zbyt optymistycznych - i często nierealistycznych - założeniach są podatne na opóźnienia i inne problemy. Oceń ryzyko, pamiętając o możliwych problemach, aby uniknąć niezadowolenia wśród klientów i pracowników. 
2. Lekceważenie umiejętności i ambicji pracowników. Niedopasowani specjaliści wyrządzą więcej szkody niż pożytku każdemu projektowi, w który się zaangażują. To samo dotyczy pracowników, którzy chcą rozwijać się w innych dziedzinach niż te, nad którymi pracują. Taka sytuacja może być szkodliwa zarówno dla projektów, jak i wskaźników rotacji! 
3. Przeszacowanie wydajności. Zbliżają się Święta Bożego Narodzenia, a Ty zapomniałeś uwzględnić je w harmonogramie? Zbliża się sezon urlopowy, a Ty nie masz specjalistów w biurze? To częste powody opóźnień w realizacji projektów! Weź je pod uwagę, zanim ustalisz terminy dla swoich projektów. 
4. Brak przepływu pracy. Planowanie i wdrażanie zarządzania zdolnościami operacyjnymi to dwie bardzo różne rzeczy. Bez odpowiedniego przepływu pracy decyzja pozostanie tylko kilkoma słowami na kartce papieru. 
5. Brak planowania popytu. Żadna firma nie może z powodzeniem zaplanować projektu bez zasobów - a planowanie popytu dotyczy właśnie zasobów. Pominięcie tego etapu może skutkować licznymi otwartymi pozycjami, spuchniętymi ławkami i ostatecznie ogromnymi opóźnieniami i stratami.
6. Ignorowanie danych historycznych. Śledzony czas pracy może być wykorzystywany do czegoś więcej niż tylko obliczania wynagrodzeń. Analizując dane historyczne dotyczące przepracowanych godzin, można dostrzec niespójności i możliwości oraz poprawić swoje szacunki w przyszłości. 

Planowanie wydajności może wydawać się skomplikowane - ale jest tego warte! 

Zarządzanie wydajnością obejmuje szereg czynników, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się bardzo skomplikowane. Na szczęście to tylko pierwsze wrażenie - im dalej, tym planowanie pojemności staje się łatwiejsze. 

Zasady są takie same dla wszystkich przypadków, umów i rodzajów nieobecności. Dlatego, jeśli zapoznałeś się z tymi obliczeniami na naszych przykładach, nie powinieneś mieć problemów z oszacowaniem wydajności w innych, bardziej złożonych przypadkach, takich jak długoterminowe nieobecności, urlopy macierzyńskie i nagłe zmiany planów w projektach. 

Co więcej, Twoje obliczenia będą miały bezpośredni i pozytywny wpływ na finanse Twojej firmy .

Dzięki planowaniu wydajności można:

• skutecznie planować projekty bez ingerowania w już istniejące, 
• przygotować się na wszystkie nieoczekiwane scenariusze i reagować na nie w czasie rzeczywistym, 
• realistycznie oszacować datę ukończenia wszystkich projektów, 
• Znajdowanie i wypełnianie luk, które mają pracownicy na ławce, poprzez znajdowanie im dodatkowych projektów, 
• zmaksymalizuj swoje przychody poprzez pełne wykorzystanie siły roboczej. 

Należy również pamiętać, że zazwyczaj nie trzeba wykonywać wszystkich tych obliczeń ręcznie. Narzędzia do zarządzania zasobami, takie jak Primetric, mogą wykonywać te obliczenia przy użyciu tylko podstawowych danych wprowadzonych do systemu. Dzięki takim narzędziom planowanie wydajności może nie tylko uprościć pracę, ale także zaoszczędzić czas. 

Usprawnienie obliczeń wydajności w kilku prostych krokach 

Czy masz wrażenie, że wszystkie te rzeczy są zbyt skomplikowane, aby wykonać je w arkuszu kalkulacyjnym? Czy jest to czasochłonne? A może to po prostu męcząca i powtarzalna procedura? 

Zgadzamy się z Tobą - właśnie dlatego stworzyliśmy Primetric.

Dzięki Primetric możesz zobaczyć wszystkie swoje zasoby wraz z ich dostępnością. Dzięki temu możesz dokładnie zaplanować przyszłe operacje, jednocześnie poprawiając morale swoich specjalistów. 

Jak? 

Pozwól nam się wykazać - zarezerwuj demo z Primetric i przekształć procesy planowania wydajności w swojej firmie.