Jak wybrać pięciogwiazdkowe narzędzie do planowania zasobów?

Istnieje wiele narzędzi do planowania zasobów, które mogą pomóc w wyborze odpowiednich osób do odpowiednich zadań, śledzeniu ich alokacji w czasie i podejmowaniu pewnych decyzji dotyczących przyszłości firmy.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak łatwe może być znalezienie najlepszego narzędzia do planowania zasobów dla Twojej firmy IT.

Czym jest narzędzie do planowania zasobów?

Planowanie zasobów polega na określeniu, które zasoby (ludzie, sprzęt, materiały itp.) muszą zostać wykorzystane do realizacji zadań projektowych i w jakiej ilości.

W odniesieniu do najcenniejszego zasobu - pracowników - jest to zasadniczo proces identyfikacji członków zespołu potrzebnych do realizacji projektu.

Planowanie zasobów oznacza wiedzę:

• Którzy członkowie zespołu będą potrzebni,
• Kiedy i jak długo,
• Ile im zapłacą lub jak opłacalni będą, jeśli zostaną przypisani do rozliczanych godzin w projekcie, 
• I jakie konkretne umiejętności będą potrzebne, aby wnieść wartość do projektu.
  

Planowanie zasobów zasadniczo zależy od ich dostępności.

To proste: 

Musisz wiedzieć, czy zasoby są dostępne przed przypisaniem ich do zadań. Jeśli nie wiesz, czy starszy inżynier backendu jest gotowy do rozpoczęcia projektu za dwa tygodnie, spodziewaj się problemów.

Pewne przydzielanie ludzi do projektów oznacza unikanie wielokrotnych rezerwacji, zapobieganie powiększaniu się zespołu i eliminowanie presji związanej z rekrutacją na ostatnią chwilę.

Najlepszym rodzajem planowania zasobów jest planowanie długoterminowe

Planowanie zasobów rozpatruje projekty w firmie z długoterminowego punktu widzenia. Jest to kluczowa różnica między przydzielaniem pracowników do projektów a organizowaniem działań projektowych.

Inteligentne planowanie zasobów pozwala planować przyszłość jak profesjonalista.

Możesz określić dostępność swoich pracowników w dowolnym momencie w przyszłości. Może to być za trzy dni lub za trzy miesiące - masz taką samą pewność co do tego, co będą robić. To z kolei pozwala lepiej prognozować ich przyszłą wydajność i wykorzystanie.

Zarządzanie nieprzewidywalnymi zmianami w harmonogramie jest łatwiejsze, gdy ma się solidny plan. Nawet jeśli zajmujesz się wieloma projektami w tym samym czasie.

Ten rodzaj planowania otwiera również drzwi do opracowania dobrej strategii zarządzania zasobami projektu, która uwzględnia takie kwestie, jak wydajność pracowników, talenty, wiedza specjalistyczna i plany rozwoju pracowników.

Wykorzystanie tej wiedzy do znalezienia najlepszych pracowników na dane stanowisko pomaga stać się bardziej atrakcyjnym pracodawcą - takim, który faktycznie dba o zadowolenie i satysfakcję pracowników. 

Wszyscy wiemy, jak trudno jest utrzymać pracowników technicznych na pokładzie, gdy są zasypywani atrakcyjnymi ofertami z lewej i prawej strony.

Napisałem artykuł, który zagłębia się w planowanie zasobów; przeczytaj, przeczytaj, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej: Planowanie zasobów w zarządzaniu projektami: dlaczego warto to robić (dobrze)?

Główne wyzwanie związane z planowaniem zasobów 

Planowanie zasobów wnosi wiele wartości do firmy IT; nie ma co do tego wątpliwości.

Wiąże się to jednak z kilkoma wyzwaniami. Najważniejsze z nich dotyczy przechowywania, zarządzania i organizowania wiedzy o pracownikach i ich przydziałach.

Pomimo ich ograniczeń i wysokiego prawdopodobieństwa popełnienia błędów, wiele firm IT nadal korzysta z arkuszy kalkulacyjnych do planowania zasobów. 

W większości przypadków dzieje się tak po prostu dlatego, że arkusze kalkulacyjne są dostępne i wszyscy są do nich przyzwyczajeni.

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych ma jednak swoją cenę, którą mogą być problemy z alokacją zasobów i podwójne rezerwacje, a także dodatkowe obciążenie pracą kierownika projektu lub specjalisty ds. zasobów ludzkich.

Inną kwestią, o której słyszę podczas rozmów z menedżerami na ten temat, jest strach i niepewność związane z tą wiedzą. Często nie są oni pewni, czy wszystko zostało poprawnie wypełnione w arkuszu kalkulacyjnym. A są to informacje, których używają do podejmowania decyzji o alokacji.

Arkusze kalkulacyjne często nie zapewniają wystarczającej przejrzystości tego, co dzieje się w firmie. Nie dają widoku alokacji z lotu ptaka, który jest potrzebny do właściwego planowania.

Jest jednak coś jeszcze, czego można tu użyć: dobrze zaprojektowane narzędzie do planowania zasobów.

Jakie problemy rozwiązuje narzędzie do planowania zasobów?

1. Łatwe planowanie i edytowanie harmonogramów projektów

Szczerze mówiąc, przydzielenie zasobów do projektu może być tak proste, jak zapisanie ich na kartce papieru (lub w arkuszu kalkulacyjnym). 

Dlaczego więc potrzebne jest do tego rozwiązanie do planowania zasobów?

Oto prawdziwa korzyść: pozwala łatwo tasować rzeczy i zmieniać wykorzystanie zespołu z pełnym przekonaniem, że wszystko, co ważne, jest uwzględnione.

Możesz szybko przenieść swoich pracowników do innego projektu, który wymaga pilnej uwagi. 

Zdolność do szybkiego przemieszczania się i reagowania na problemy stanie się Twoją przewagą konkurencyjną.

2. Eliminacja podwójnych rezerwacji i konfliktów harmonogramów 

Narzędzie do planowania zasobów pomaga szybko naprawić wszelkie błędy lub konflikty planowania poprzez edycję harmonogramu.

Ale to nie wszystko.

Rozwiązania te pomagają przede wszystkim ich uniknąć. W jaki sposób? Ponieważ możesz natychmiast sprawdzić dostępność swoich pracowników.

I mam tu na myśli wszystkich, nawet niepełnoetatowców i freelancerów. 

Korzystając z tych spostrzeżeń, możesz pewnie planować pracę. Nie ryzykujesz, że zostaniesz zaskoczony nieoczekiwanym czasem wolnym lub innymi zobowiązaniami.

3. Monitorowanie i optymalizacja wykorzystania zasobów

Menedżerowie zasobów i kierownicy projektów muszą zachować równowagę podczas przydzielania pracy pracownikom.

Z jednej strony chcesz, aby ludzie mieli pracę do wykonania. Żaden programista nie jest szczęśliwy, gdy jest bezczynny.

Z drugiej strony, nie chcesz też, by byli przytłoczeni ilością pracy spoczywającej na ich barkach.

Dzięki rozwiązaniu do planowania zasobów można osiągnąć tę równowagę i łatwo monitorować obciążenie pracą ludzi oraz w razie potrzeby zmieniać przydziały członków zespołu.

W ten sposób osiąga się optymalny wskaźnik wykorzystania pracowników, który utrzymuje ich zaangażowanie i zadowolenie.

4. Poprawa przejrzystości i widoczności projektu

Rozwiązanie do zarządzania zasobami projektu służy również jako jedno źródło prawdy dla wszystkich kierowników projektów i pracowników.

Dzięki temu wszyscy lepiej rozumieją, co dzieje się w firmie. 

Menedżerowie mogą łatwo przeglądać harmonogramy różnych projektów podczas podejmowania decyzji dotyczących alokacji. A pracownicy widzą, co czeka ich w nadchodzących dniach, tygodniach lub miesiącach. Ten poziom przejrzystości działa naprawdę dobrze dla wszystkich!

5. Planuj projekty jak profesjonalista

Planując nowy projekt, pierwszym krokiem jest oszacowanie jego zakresu i czasu trwania. Jest to najlepszy sposób, aby dowiedzieć się, którzy specjaliści będą potrzebni do jego realizacji - i na jak długo.

W tym momencie większość firm IT stosuje podejście oparte na strukturze podziału pracy (WBS). Aby szacunki były dokładniejsze, potrzebny jest dostęp do danych historycznych. 

I tu właśnie pojawia się narzędzie do planowania zasobów. Jest to skarbnica danych historycznych dotyczących poprzednich projektów. 

Możesz zobaczyć, ile czasu zajęło Twojemu zespołowi osiągnięcie danego kamienia milowego, ile godzin specjalista pracował nad danym zadaniem i jak Twoje szacunki wypadły w porównaniu z rzeczywistością. 

6. Pełna widoczność zasobów

Skuteczna alokacja to nie tylko wiedza o tym, kiedy specjaliści są zaangażowani w projekty i jak długo.

Musisz także mieć wgląd w ich umiejętności i kompetencje. Nie wspominając już o zaplanowanych lub wstępnych rezerwacjach - nie chciałbyś przecież zabrać inżyniera DevOps sprzed nosa kolegi tylko dlatego, że klient długo zwlekał z potwierdzeniem rezerwacji. 

7. Planowanie wstępnych projektów

Dobrym pomysłem jest planowanie i przydzielanie ludzi do projektów jeszcze przed podpisaniem umowy. Możesz zacząć to robić zaraz po tym, jak potencjalny klient osiągnie pewien etap, który zwiększa prawdopodobieństwo zamknięcia transakcji. 

Dlaczego? Daje to przewagę w planowaniu projektu. Będziesz mieć również wystarczająco dużo czasu, aby zająć się wymaganiami dotyczącymi zasobów. 

Koniec z zatrudnianiem kogoś na ostatnią chwilę lub narażaniem jakości wyników projektu na ryzyko.

‍

8. Dopasowanie umiejętności do projektów podczas planowania

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez PM w planowaniu zasobów jest to:

Przydzielają do projektów osoby o zbyt niskich lub zbyt wysokich kwalifikacjach. Zbyt niskie kwalifikacje powodują opóźnienia, a zbyt wysokie zwiększają koszty projektu i wpływają na jego rentowność. 

Jeśli nie weźmiesz pod uwagę indywidualnych zainteresowań i umiejętności pracowników, możesz przydzielić ich do projektów, którymi nie są zainteresowani. 

Będzie to skutkować brakiem zaangażowania i spadkiem produktywności, a także wysokim wskaźnikiem rotacji w firmie. 

Jak wybrać najlepsze narzędzie do planowania zasobów dla swojej firmy?

Dobrze zaprojektowane rozwiązanie do planowania zasobów ma ogromny wpływ na powodzenie działań związanych z alokacją i planowaniem. Pomaga:

• Znalezienie odpowiednich osób do projektu
• Prognoza zasobów potrzebnych na każdy dzień/tydzień/miesiąc projektu
• Tworzenie szczegółowego harmonogramu projektu i planu planowania zasobów
• Śledzenie kosztów zasobów w celu uniknięcia przekroczenia budżetu
• Zaplanuj zasoby, aby sprawdzić ich wpływ na rentowność projektu.
• Kontroluj swój budżet dzięki automatycznemu obliczaniu stawek godzinowych
• Uzyskaj wgląd w czasie rzeczywistym w dostępną wydajność i wykorzystanie zasobów, aby usprawnić planowanie wydajności (nie bądź jedną z 55% firm, które nie mogą śledzić wydajności swoich projektów w czasie rzeczywistym).
• Zrównoważyć obciążenie pracowników, aby byli zaangażowani i zadowoleni.
• Automatycznie obliczaj rzeczywiste koszty w stosunku do planowanych kosztów projektu, aby uzyskać dokładniejsze szacunki w przyszłości.

Zapoznaj się z tym studium przypadku, które pokazuje, w jaki sposób jeden z naszych klientów zdołał obniżyć swoje roczne koszty o ponad 200 000 USD dzięki procesowi planowania zasobów uzupełnionemu o wysokiej jakości rozwiązanie.

Jak wybrać najlepsze narzędzie do pracy?

Zacznij od zadania następujących pytań:

• Jakiego rodzaju zasoby chcesz zaplanować (ludzie, sprzęt, przestrzeń biurowa)?
• Co chcesz zaplanować (projekty, zmiany, wydarzenia)?
• Jaka jest struktura zespołu?
• Jakie są nawyki twojego zespołu?
• Jakie są preferencje zespołu (na przykład, czy cenią sobie przejrzystość)?

Rozpocznij w prosty sposób rezerwując demo ze mną. Pokażę Ci, jak firmy IT takie jak Twoja korzystają z Primetric, aby zwiększyć swoje możliwości planowania zasobów i zwiększyć rentowność dzięki inteligentniejszej alokacji.