Jak zbudować proces planowania projektu dla firmy programistycznej?

Jak zbudować proces planowania projektu dla firmy programistycznej? 

Aby utrzymać rentowność projektu bez względu na jego etap, należy ustalić dwa krytyczne wymiary: czas i pieniądze.

Oszacowanie ich może wydawać się łatwe. Ale jeśli prowadzisz firmę zajmującą się tworzeniem oprogramowania, prawdopodobnie wiesz, jak trudne może to być.

Podstawą procesu planowania projektu jest zdefiniowanie początkowych założeń dotyczących kosztów i rentowności na danym etapie projektu. Gdy już to zrobisz, planowanie projektu stanie się znacznie łatwiejsze

Napisałem ten artykuł, aby odpowiedzieć na pytania, które wciąż otrzymuję od dyrektorów operacyjnych i specjalistów ds. planowania zasobów, dotyczące tego, jak zwiększyć dokładność szacowania kosztów i planowania projektów.

Czytaj dalej, aby zapoznać się z najlepszymi praktykami branżowymi w zakresie planowania zarządzania projektami w modelach Fixed Price i Time & Material.

Czym jest plan projektu w tworzeniu oprogramowania?

Zacznijmy od procesu planowania projektu. Twoim celem jest zdefiniowanie zakresu i celu projektu. W idealnym przypadku powinno to iść w parze z kluczowymi etapami projektu (rezultatami) i zasobami budżetowymi dostępnymi dla każdego etapu/zakresu.

Plan projektu formalizuje ten proces. Jest to zbiór dokumentów, które definiują wszystko, od wykonania do etapów kontroli projektu. 

Plan projektu składa się z:

• Ramy czasowe - Jak długo będzie trwał projekt? Czy znasz z góry datę jego zakończenia, czy jest to projekt nieograniczony?
• Zakres prac (SOW),
• Model rozliczeniowy - Czy projekt będzie realizowany w modelu rozliczeniowym Fixed Price czy Time & Material? 
• Szacunki finansowe i budżetowanie projektów - Jaki jest potencjalny przychód danego projektu? Jaką marżę zysku przyniesie?
• Rozważania dotyczące alokacji zasobów - Czy masz na pokładzie specjalistów wymaganych przez projekt? Czy są oni dostępni w oczekiwanych ramach czasowych projektu? A jeśli nie, ile czasu zajmie zatrudnienie nowych specjalistów?
  

Dlaczego planowanie projektów jest ważne dla firm programistycznych?

Lepsza kontrola nad marżą zysku

Dobry proces planowania projektu pomaga określić oczekiwane koszty i przychody na każdym etapie projektu. Oszacowania takiego można dokonać już na etapie przedsprzedaży, gdy projekt jest jeszcze wstępny. 

Inteligentniejsze ustalanie cen

Jeśli prowadzisz dużą firmę, możesz mieć trudności z ustaleniem średnich stawek godzinowych według stosu technologii lub stażu pracy. Planowanie pomoże ci to zidentyfikować i pozostać realistą. Porównując nasze szacunki z rzeczywistością, dowiesz się, czy Twoje podejście zapewnia marżę zysku, której szukasz.

Zdolność do prognozowania

Planując z wyprzedzeniem, wiesz, co Twoi pracownicy będą robić za kilka miesięcy. Zobaczysz również, którzy specjaliści będą na ławce lub czy powinieneś zacząć obsadzać potencjalne wakaty.

Łatwiejsza alokacja zasobów

Dobrze opracowany proces planowania projektu to świetna okazja, aby zacząć myśleć o tym, którzy pracownicy mogliby potencjalnie pracować nad projektem. Możesz także sprawdzić, jak przypisanie różnych osób wpłynie na marżę zysku projektu. Upewnij się też, że nad projektem będzie pracować odpowiednia liczba specjalistów, aby utrzymać wskaźnik wykorzystania pracowników w ryzach.

Decyzje dotyczące rekrutacji

A jeśli nie znajdziesz żadnych dostępnych specjalistów, teraz zdajesz sobie sprawę, kogo musisz zatrudnić w perspektywie długoterminowej. Jeśli wiesz, że rekrutacja nowego pracownika zajmuje zwykle trzy miesiące, powinieneś planować swoje projekty z trzymiesięcznym wyprzedzeniem.

Proces planowania projektu - przewodnik krok po kroku

1. Planowanie wstępnego projektu na etapie przedsprzedaży

Wszystko zaczyna się na etapie przedsprzedażowym. Gdy projekt wydaje się realistyczny, a klient jest zainteresowany, należy dokonać szacunków.

Zdecyduj, kiedy rozpocząć szacowanie

Dlatego pierwszym krokiem jest podjęcie decyzji, kiedy warto rozpocząć szacowanie i planowanie projektu. Najlepszym sposobem na to jest przypisanie wartości prawdopodobieństwa do projektu (odzwierciedlonej w %). Następnie można ustawić próg.

Załóżmy na przykład, że ustawiłeś swój próg na 70%. Oznacza to, że jeśli prawdopodobieństwo zamknięcia transakcji na projekcie wynosi 60%, nie należy jeszcze wykonywać żadnych ruchów. Jeśli jest to 80%, nadszedł czas, aby dokonać wstępnych wycen i prognoz.

Przygotowanie zakresu projektu

Na tym etapie najważniejszym zadaniem jest zgrubne przygotowanie zakresu projektu i wykorzystanie go jako podstawy do określenia jego zakresu zgodnie z wymaganymi terminami i czasem mierzonym w osobogodzinach / rezultatach.

Przejrzystość metod rozliczeń

Gdy zakres projektu jest już znany, można zacząć myśleć o sposobie rozliczenia z klientem.

Innymi słowy, należy wybrać między modelem stałej ceny a modelem czasu i materiału.

Jeśli planujesz korzystać z modelu stałej ceny, musisz skupić się na prawidłowym oszacowaniu kosztów projektu. Jeśli popełnisz błąd, ryzykujesz prowadzenie projektu, który nie przyniesie ci przyzwoitej marży zysku. Lub, co gorsza, generuje jedynie koszty.

A co jeśli wybierzesz opcję Czas i materiał? Wtedy powinieneś zdecydować, czy będziesz rozliczać klienta za liczbę faktycznie przepracowanych godzin, czy za pełne dni? Ważna jest również kwestia kosztów projektu.

Prawdopodobnie wiesz już, że aby uzyskać realistyczne koszty, musisz uwzględnić zarówno pensje pracowników, jak i średnie koszty ogólne na pracownika.

‍

Nie wiesz, jak obliczyć koszty ogólne? Ten artykuł wyjaśnia wszystko, co musisz wiedzieć: Jak obliczyć koszty ogólne na pracownika?

Tak więc, ustalając ramy czasowe projektu, zakres projektu i model rozliczeń, masz wstępne informacje, aby dokonać wstępnych, przybliżonych szacunków.

Decyzje podejmowane na etapie przedsprzedażowym związane z modelem rozliczeniowym lub początkowymi stawkami będą miały ogromny wpływ na rentowność projektu. 

Powyższe to tylko podsumowanie. Powiększmy wszystkie te składniki, aby upewnić się, że dokonujesz najmądrzejszych wyborów dla swojej firmy.

2. Ramy czasowe: Planowanie projektu krótkoterminowego i długoterminowego

Prawdopodobnie zgodzisz się z tym stwierdzeniem: łatwiej jest zaplanować projekt krótkoterminowy niż długoterminowy. Oto dlaczego.

W projekcie krótkoterminowym przez większość czasu będziesz pracować z ustalonymi ramami czasowymi i zakresem. Projekt krótkoterminowy jest łatwiejszy do oszacowania, ponieważ nie trzeba dzielić go na etapy. 

Planowanie długoterminowego projektu - przykładowy scenariusz

Załóżmy, że klient potrzebuje programisty lub dwóch do utrzymania swojej infrastruktury. Oszacowanie wymiaru czasowego tego zadania będzie trudne, chyba że umowa to określa. 

Co więcej, nie jest to zestaw usług w pakiecie, jak dostarczenie aplikacji mobilnej. Jest to długoterminowe wsparcie, które składa się z zadań ad-hoc wysyłanych przez klienta raz na jakiś czas.

Jak sprawić, by to zadziałało?

Rozwiązanie: Podziel swój projekt na fazy

W przypadku projektów średnio- i długoterminowych warto podzielić projekt na fazy/etapy, zakresy lub zlecenia. Pomaga to łatwiej i dokładniej oszacować projekt. 

Można na przykład osobno oszacować fazę zaplecza, fazę frontendu i fazę projektowania, ewentualnie dodając zakres żądań zmian w trakcie projektu. 

3. Model rozliczeń: Planowanie projektów w modelu Fixed Price vs. Time & Material

Następnie należy zdecydować, z którego modelu rozliczeń będziemy korzystać: Stała cena lub Czas i Materiał.

Dokładniejsze ustalanie ceny stałej

Ponieważ budżet będzie oparty na Twoich szacunkach, musisz być tak dokładny, jak to tylko możliwe. Nie chcesz przecież skończyć z nierentownym projektem. 

Dodaj marżę zysku do kosztów w Time & Material

W modelu stałej ceny nie trzeba dodawać marży zysku do średniego kosztu godzinowego w projekcie. Zamiast tego można dodać cały przychód dla danej fazy, zakresu i zamówienia. Inaczej jest w przypadku Time & Material, gdzie nie można dokładnie określić zakresu, więc najlepiej trzymać się stawek godzinowych lub dziennych.  

Ustawianie czasu rozliczenia

W tym momencie warto również zdecydować, kiedy będziesz pobierać opłaty od klienta. Decyzja ta będzie miała ogromny wpływ na przepływy pieniężne.

W przypadku Time & Material dobrym pomysłem jest rozliczenie miesięczne. W przypadku stałej ceny można poprosić klienta o zapłacenie 50% ceny na początku, a reszty po jej zakończeniu. 

4. Oszacowanie projektu 

Oto jak oszacować marżę zysku swojego projektu:

• Oblicz koszty ogólne na godzinę (jeśli nie wiesz, jak to zrobić, przeczytaj ten artykuł),
• Dodaj do tego średni koszt pracownika pracującego w danej technologii / na danym poziomie starszeństwa. 
• Dodaj marżę, aby utrzymać rentowność projektu. Większość firm IT stara się utrzymać rentowność na poziomie 30%, więc to powinien być twój główny cel.
  

Uwaga dotycząca szacowania kosztów:

Podczas opracowywania procesu planowania projektu należy skupić się na sposobie podziału szacunków. 

Mądrze jest podzielić szacunki na etapy, ale także według stosu technologicznego. Jeśli masz specjalistów, którzy są zwykle drożsi niż specjaliści z innymi umiejętnościami, daje to już dokładny średni koszt.

Na przykład, jeśli ustawisz średni koszt na 50 USD, nie masz szans na utrzymanie kosztów na niskim poziomie, jeśli projekt wymaga starszego programisty PHP, którego stawka godzinowa wynosi 100 USD.

___

Ok, teraz masz kilka wstępnych szacunków. Wyślij je klientowi jako wstępnie proponowany budżet i zobacz, co powie. 

Nie myśl, że praca jest skończona po zarezerwowaniu projektu i rozpoczęciu pracy.

5. Porównanie szacunków z rzeczywistością w celu prognozowania

Pójdź o krok dalej i regularnie porównuj swoje szacunki z rzeczywistością.

‍

Jak oprogramowanie do planowania projektów może pomóc

Przed pojawieniem się oprogramowania do planowania projektów, firmy musiały utrzymywać zbiór dokumentów, takich jak arkusze kalkulacyjne Excel. Ręczne łączenie danych z oddzielnych plików jest bardzo czasochłonne.

Oprogramowanie do planowania projektów stało się kluczowym narzędziem dla dyrektorów operacyjnych i specjalistów ds. planowania zasobów, ponieważ usprawnia i automatyzuje wiele zadań, które opisaliśmy powyżej. 

‍

Firmy zajmujące się tworzeniem oprogramowania wykorzystują oprogramowanie do planowania projektów w celu ułatwienia procesów takich jak budżetowanie, alokacja zasobów, budżetowanie i szacowanie kosztów, monitorowanie ryzyka i prognozowanie projektów.

Niezbędne funkcje oprogramowania do planowania projektów

• Planowanie zasobów na potrzeby zarządzania projektami - do planowania właściwych specjalistów do właściwych projektów,
• Resource & Skills Management - do zarządzania umiejętnościami pracowników, generowania ślepych CV, sprawdzania historii kontraktów i zarządzania urlopami,
• Zarządzanie finansami - do planowania, śledzenia i prognozowania budżetów,
• Timesheets & Time Tracking - śledzenie pracy ludzi i porównywanie jej z planami,
• Business Intelligence - do generowania zaawansowanych raportów i usprawniania operacji.

Podsumowanie

Proces planowania projektu wymaga odpowiedzi na wiele różnych pytań. Ale zdecydowanie warto poświęcić na to czas. W przeciwnym razie, jak można planować z wyprzedzeniem i upewnić się, że specjaliści są w pełni zarezerwowani, a firma przynosi przyzwoite zyski?

Jeśli chcesz być dokładny, nie możesz pozostawiać projektów przypadkowi i losowi. Ani arkuszom kalkulacyjnym Excel, w których potencjał błędu ludzkiego jest realny.

Planowanie projektu może być łatwe, jeśli masz pod ręką odpowiednie oprogramowanie.

Daj Primetric szansę - zarejestruj się na demo, aby zobaczyć, jak automatyzacja szacowania projektów działa w praktyce.