Jak oprogramowanie do zarządzania zasobami pomaga uniknąć 8 najczęstszych bolączek PM?

Jeśli prowadzisz małą firmę, prawdopodobnie nie doświadczyłeś wszystkich problemów, które pojawiają się na dużą skalę (jeszcze!). 

A jeśli prowadzisz większą operację, prawdopodobnie znasz wszystkie problemy, o których wspomnę w tym artykule. 

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób odpowiednie rozwiązanie może pomóc w rozwiązaniu tych typowych bolączek PM i jakie funkcje należy wziąć pod uwagę podczas wyszukiwania oprogramowania do zarządzania dla swojej firmy. 

Czym jest zarządzanie zasobami?

Zarządzanie zasobami to proces planowania, harmonogramowania i przydzielania zasobów w najbardziej efektywny możliwy sposób. 

Prawdopodobnie można powiedzieć, że zarządzanie zasobami nie jest jednorazowym zadaniem, które ma miejsce tylko na początku projektu. Jest to coś, w co angażujesz się od samego początku do samego końca projektu. 

Ostatecznym celem zarządzania zasobami jest realizacja wszystkich celów na poziomie poszczególnych zadań, projektów i całej firmy. Chodzi o to, aby osiągnąć je przy jak największej wydajności zasobów po drodze.

Po co inwestować swój czas w zarządzanie zasobami?

• Zapewnia przegląd wszystkich osób zaangaż owanych w projekt - ten rodzaj wiedzy ma kluczowe znaczenie podczas rezerwowania nowych projektów, negocjowania z klientami lub planowania kolejnych kwartałów. Bez niej istnieje ryzyko konfliktu harmonogramu i konieczności zatrudniania nowych talentów w ostatniej chwili (a wszyscy wiemy, jak czasochłonne jest to zajęcie).
• Umożliwia tworzenie planu wykorzystania zasobów - Kolejną wielką zaletą zarządzania zasobami jest to, że pozwala ono kontrolować ilość pracy, jaką pracownicy mają na swoich barkach. Zarówno niedostateczne, jak i nadmierne wykorzystanie zasobów ma tragiczne konsekwencje. W pierwszym przypadku deweloperzy nudzą się i mogą zacząć szukać innej pracy. W drugim przypadku są przytłoczeni pracą i nie mają energii, by być innowacyjnymi. Mając jasny obraz wskaźnika wykorzystania pracowników, można uniknąć tych problemów i cieszyć się wysokim wskaźnikiem retencji w firmie.

• Sprawia, że proces planowania i zarządzania jest bardziej przejrzysty - ta zaleta jest szczególnie ważna dla firm, które mają zespół kierowników projektów. Nie chcesz znaleźć się w sytuacji, w której projekt jest prawie zarezerwowany, a twój główny zasób zostaje nagle przypisany do innego zadania. Brak przejrzystej alokacji zasobów i harmonogramowania prowadzi do nieporozumień między kierownikami projektów i ogólnej frustracji w całym zespole.
• Pomaga dostrzec problemy przed ich wystąpieniem - dobre rozwiązanie do planowania zasobów zapewni wiele informacji, które pozwolą przewidzieć problemy, zanim przekształcą się one w poważne problemy. Na przykład, jeśli zauważysz, że starsi programiści backendowi są stale nadmiernie wykorzystywani w twoim projekcie, będziesz wiedział, kogo zatrudnić w następnej kolejności i odciążyć ich.
• Daje ci to kontrolę nad projektem - wiesz, kto jest do niego przypisany, ile czasu zajmie mu ukończenie kamieni milowych projektu i jakie będą jego kolejne kroki.

Różne rodzaje zarządzania zasobami

Planowanie zasobów

Planowanie zasobów lub projektów polega na upewnieniu się, że masz odpowiednią pojemność dostępną dla projektów. Oznacza to, że żaden pracownik nie jest podwójnie rezerwowany lub że kierownik projektu zapomina, że inżynier DevOps jest w tym tygodniu na urlopie. 

Dobre oprogramowanie do planowania projektów pomaga uniknąć problemów, takich jak podwójne rezerwacje i odpowiednio zarządzać talentami oraz określić oczekiwania pracowników, aby zwiększyć wskaźnik retencji. 

Planowanie zasobów

Planowanie zasobów uwzględnia nie tylko bieżące projekty, ale także przyszłość. Chodzi o uzyskanie odpowiednich zasobów dla właściwego projektu we właściwym czasie. 

Dzięki rozwiązaniu do planowania zasobów można planować projekty i przydzielać do nich pracowników z wielomiesięcznym wyprzedzeniem. Posiadanie tego typu wiedzy jest nieocenione podczas negocjowania umów z nowymi klientami. 

Dowiedz się więcej tutaj: Planowanie zasobów w zarządzaniu projektami: dlaczego warto to robić (dobrze)?

Zarządzanie zasobami

Ten obszar dotyczy przydzielania zasobów i monitorowania stopnia ich wykorzystania. Angażujesz się również w praktyki takie jak wyrównywanie i wygładzanie zasobów. Planowanie długoterminowe i strategiczne zarządzanie portfelem produktów również należą do tego obszaru zarządzania zasobami.

8 typowych bolączek związanych z zarządzaniem zasobami (i sposoby ich rozwiązania)

1. Brak odpowiedzialności

Jednym z najczęstszych problemów, z jakimi borykają się firmy świadczące usługi IT, jest rozliczanie kierowników projektów z osób, którym przydzielają zadania. 

Czy śledzą swój wskaźnik wykorzystania? Czy menedżerowie znają dostępne możliwości każdego członka zespołu? Czy są odpowiedzialni za zarządzanie swoimi talentami? 

Problem ten można łatwo rozwiązać, wdrażając system zapewniający przejrzyste informacje o każdym pracowniku. W ten sposób możesz zorganizować swój dział PM i rozwinąć kulturę, która promuje odpowiedzialność wśród kierowników projektów. 

2. Brak możliwości rozwoju talentów lub zarządzania nimi

Wiele firm IT po prostu nie ma możliwości zarządzania, jeśli chodzi o pomaganie ludziom w rozwoju zawodowym. 

Czy posiadasz system, który pozwala pracownikom informować o tym, co ich interesuje? Czy wiesz, jakie umiejętności chcą rozwijać? 

Narzędzia alokacji zasobów pomagają również wspierać rozwój pracowników. Możesz dodać informacje do profilu pracownika i dodać całą historię jego doświadczenia i rozwoju. Informacje te przydadzą się za każdym razem, gdy przydzielisz ich do nowego projektu. 

Profil może również obejmować ich umiejętności i cele rozwojowe. W ten sposób można śledzić, jak sobie radzą i zwiększyć wskaźnik retencji, zapewniając, że zostaną przydzieleni do projektu, który naprawdę dobrze pasuje do ich zainteresowań i celów zawodowych.

3. Brak zgodności między pracownikami a strategią biznesową

Czy możesz stwierdzić ze 100% pewnością, że Twoi pracownicy są dostosowani do ogólnej strategii biznesowej? Jeśli nie, przygotuj się na kłopoty. 

Tutaj również narzędzia do alokacji zasobów mogą być bardzo pomocne. Wiedząc, jakich talentów potrzebuje firma, aby się rozwijać, dział HR może stworzyć system rekomendacji dla pracowników. Doda to również warstwę przejrzystości do procesu rekrutacji. 

4. Brak spójności w realizacji

Prawdopodobnie masz już wdrożone pewne podstawowe procesy, takie jak planowanie zatrudnienia. Ale jak dobry jesteś w wykonywaniu tych procesów? Jak mierzysz swój sukces? 

Dobre rozwiązanie do zarządzania projektami zapewnia źródło danych historycznych, do których można dotrzeć, aby sprawdzić, jak plany mają się do rzeczywistości. Możesz także uzyskać wszystkie spostrzeżenia pochodzące z projektów w przeszłości i sprawdzić, ile godzin zajęło wykonanie danego zadania lub kamienia milowego. 

Narzędzie do zarządzania zasobami pokazuje, jak różne umiejętności twarde i miękkie są wykorzystywane w firmie. Na przykład możesz odkryć, że 50% zasobów jest wykorzystywanych przez cały czas ze względu na ich kluczowe kompetencje. Osoby te są bardziej narażone na przeciążenie. Możesz wkroczyć i zapobiec ich wypaleniu. 

5. Brak narzędzi analitycznych

Zarządzanie zasobami jest jak każdy inny projekt. Śledzisz swoje cele kadrowe i finansowe, więc dlaczego nie śledzić również zarządzania zasobami?

W rzeczywistości należy mieć oko na wszystkie istotne wskaźniki, takie jak wskaźnik wykorzystania, dostępna pojemność i inne. 

Mądrze jest mierzyć skuteczność programów zarządzania talentami lub ilość pracy w stosunku do posiadanych umiejętności. Są to ważne wskaźniki, które powiedzą ci, czy sprawy idą we właściwym kierunku i czy inwestujesz w umiejętności, które przynoszą ci największy zwrot z inwestycji.

6. Brak widoku portfolio projektów z lotu ptaka

Ten rodzaj oprogramowania zapewnia również ogólny przegląd wszystkiego, co dzieje się w portfelu projektów. Dobrą rzeczą jest to, że pozwala planować długoterminowo. 

Ten rodzaj planowania jest kluczowy dla firm IT, które chcą uzyskać większą kontrolę nad swoim losem.

7. Problemy z komunikacją

Wdrażając oprogramowanie do zarządzania zasobami, nigdy nie będziesz musiał radzić sobie z problemami takimi jak podwójne rezerwacje lub problemy z komunikacją między kierownikami projektów. Twoja firma będzie w stanie obsługiwać bardziej dynamiczne scenariusze.

8. Brak możliwości prognozowania

Jedno rozwiązanie do zarządzania zasobami umożliwia przechowywanie wszystkich danych w jednym miejscu. Zapewnia to bogactwo spostrzeżeń i pomaga prognozować przyszłość. 

Będziesz wiedział, który członek zespołu będzie pracował nad którym projektem i jak długo. Posiadanie wszystkich tych informacji sformalizowanych i w jednym miejscu pomoże ci dokładnie oszacować dostępne moce przerobowe w ciągu następnego miesiąca i szybko wprowadzić nowe osoby na pokład, gdy nowe projekty zapukają do twoich drzwi. 

Zarezerwuj ze mną demo, aby zobaczyć, jak takie rozwiązanie działa w rzeczywistości. Pokażę Ci, jak stać się guru zarządzania zasobami w Twojej firmie.