Zakazy związane z wdrażaniem nowego narzędzia: Jakich błędów unikać?

O autorze

Tomasz Wysoczański jest doświadczonym coachem i trenerem biznesu. Pracuje przede wszystkim z menedżerami, wspierając liderów w rozwoju ich kompetencji przywódczych. Dzięki doświadczeniu menedżerskiemu potrafi łączyć teorię z praktyką, co przekłada się na pragmatyczne podejście do coachingu i szkoleń.

Co przyczynia się do braku sukcesu wdrożenia? 

Proponuję skupić się na trzech czynnikach wpływających na motywację i zaangażowanie: poczuciu kompetencji, poczuciu celu i dobrej organizacji pracy. Choć nie są to jedyne czynniki przyczyniające się do potencjalnego niepowodzenia wdrożenia, przepis ten powinien zadziałać w 98% przypadków.

Poczucie wiedzy

Jeśli chcesz, aby wdrożenie nie przyniosło oczekiwanych pozytywnych rezultatów, plan jest prosty - upewnisz się, że Twoi ludzie nie dowiedzą się, jak działa narzędzie. Im mniej wiedzą, tym lepiej. W takim przypadku:

• Nie organizuj szkoleń (nawet jeśli Twoi partnerzy biznesowi oferują taką propozycję);
• Nie udzielaj wsparcia w trakcie wdrożenia - jeśli jednak jakimś cudem szkolenie się odbyło, to na etapie wdrożenia możesz zostawić ludzi samych sobie; był czas na naukę, mogli o wszystko zapytać; teraz jest czas na wdrożenie. Nie jest ważne, że bez pracy z narzędziem niektóre pytania nie mogły pojawić się na szkoleniu; nie jest ważne, że wiedza o nowych zagadnieniach szybko wyparowuje. Krótko mówiąc, firma poświęciła już czas na szkolenie, więc temat jest zamknięty;
• Nie udzielaj informacji zwrotnych na temat tego, jak radzą sobie poszczególne osoby - z pewnością masz wiele innych zadań;
• Nie okazuj zainteresowania i troski w trakcie wdrożenia - miejmy nadzieję, że któryś z pracowników powie, że przydałoby się szkolenie, doszkalanie lub jakaś inna forma wsparcia i trzeba będzie pomyśleć, jak się z tego wyplątać. 

Dlaczego tak ważne jest, aby zrezygnować z odpowiedniego przygotowania swoich ludzi?

Poczucie kompetencji jest jednym z kluczowych aspektów budowania motywacji i zaangażowania. Dlaczego?

Przeprowadźmy mały eksperyment. Znajdź kartkę papieru A4 i nożyczki. Następnie wytnij dziurę w kartce, aby przełożyć przez nią kartkę - to naprawdę możliwe. Jest tylko jedna zasada tego zadania: nie można rozerwać papieru. Jeśli nie masz papieru A4, możesz wykonać to ćwiczenie z wizytówką. Wówczas nie chodzi o to, by przepuścić wszystko przez siebie, ale przez swoją głowę.

Jak to było? Zrobiłeś to? Czy poradziłeś sobie z zadaniem?

Prawdopodobnie po kilku lub kilkunastu próbach poczułeś się zniechęcony i w konsekwencji zrezygnowałeś.

Ludzie chcą działać sprawnie i skutecznie - a bez kompetencji i umiejętności nie jest to możliwe. Kiedy nie ma zgodności między zadaniem do wykonania a kompetencjami, rośnie frustracja i zniechęcenie - wtedy łatwo się poddać, łatwo się poddać.

Jeśli więc nie chcesz osiągnąć sukcesu, nie organizuj szkoleń i wsparcia podczas wdrożenia.

Poczucie celu

Upewnij się, że ludzie nie czują celu tego wdrożenia - to dość proste; nie mów, dlaczego jest to robione. Jeśli jednak czujesz silną presję, powiedz: "Ponieważ tak powiedziałem", "Ponieważ taka jest decyzja" lub, w ostateczności, za każdym razem wskaż inny cel - takie rozmycie jest dobre dla budowania demotywacji. 

Upewnij się, że ludzie wątpią, że nowy system jest poważny - pozostaw ich w przekonaniu, że być może wrócisz do poprzedniego rozwiązania.

Dlaczego tak ważne jest, aby odpuścić sobie budowanie poczucia celu i znaczenia?

Przeprowadzono wiele badań na temat znaczenia celu i sensu w pracy, a na ich podstawie opublikowano wiele artykułów i książek. Jako ludzie musimy wiedzieć "dlaczego". Kiedy pojawia się identyfikacja z celem, wzrasta motywacja i zaangażowanie.

Warto pamiętać, że samo wdrożenie systemu nie jest celem. Analogicznie, celem nie jest budowa drogi - celem może być skrócenie czasu przejazdu z punktu A do punktu B. Podobnie w przypadku wdrażania systemu - ma on służyć jakiemuś celowi (np. zwiększeniu rentowności projektów).

Dlatego jeśli chcesz, aby ludzie nie angażowali się w realizację, nie pozwól im zobaczyć celu.

Dobra organizacja pracy

Do wdrożenia nowego systemu można podejść jak do projektu. Recepta na nieosiągnięcie sukcesu jest więc dość prosta:

• nie wyznacza osoby odpowiedzialnej;
• nie przygotowują planu wdrożenia z potencjalnymi zagrożeniami;
• nie planuj "kamieni milowych" ani innych punktów do omówienia postępów;
• nie sygnalizuj, że jesteś zainteresowany postępem wdrożenia.

Dlaczego tak ważne jest, aby zrezygnować z dobrej organizacji pracy?

Podobnie jak w przypadku potrzeby kompetencji, zdolność do wydajnej pracy jest ważna dla motywacji i zaangażowania. Jednakże, gdy panuje chaos i nieporządek, istnieje bezpośrednia droga do demotywacji. Po drugie, zgodnie z koncepcją profilu motywacji Reissa, jedną z kluczowych ludzkich potrzeb jest "potrzeba porządku". To sprawia, że niektórzy z nas potrzebują planów, struktur i jasnych wytycznych. Bez tego ich zaangażowanie będzie spadać.

Planując wdrożenie jako projekt zarządzany, np. jedną z metodologii Waterfall, wprowadzamy porządek. Ogólnie rzecz biorąc, określa się początek i koniec projektu, planuje działania i obowiązki, przeprowadza analizę ryzyka, mierzy postępy podczas wdrażania itp.

To samo dotyczy zasygnalizowania, że jako menedżer jesteś zainteresowany wdrożeniem tego projektu. Badania pokazują, że pracownicy bardziej skupiają się na tych zadaniach, na których skupia się szef. Jest to całkowicie naturalne i związane z instynktem przetrwania. Jeśli więc jako szef nie zwracasz uwagi na projekt, nie zakomunikowałeś jego znaczenia i nie pytasz o postępy w trakcie jego realizacji, pracownicy również będą poświęcać mu mniej uwagi. Skupią się na zadaniach, którym poświęcasz więcej uwagi.

Dlatego jeśli zależy Ci na braku sukcesu, pozostaw wdrożenie bez odpowiedniego procesu i nie wykazuj zainteresowania tym przedsięwzięciem.

Podsumowując, zaniedbując takie obszary jak odpowiednie szkolenie, nadanie wdrożeniu odpowiedniego znaczenia i celu oraz zapewnienie, że wdrożenie może być przeprowadzone skutecznie, można spowodować, że nawet osoby, które początkowo miały pozytywne nastawienie do nowego rozwiązania, staną się zdemotywowane. Ci, którzy od początku byli sceptyczni, tylko utwierdzają się w swoim przekonaniu.

Zadbanie o te elementy nie powinno nastręczać wielu problemów, zwłaszcza że Primentric oferuje śledzenie czasu pracy i karty czasu pracy, a także zarządzanie projektami i śledzenie postępów, które znacznie ułatwiają cały proces.

Warto też wspomnieć, że są osoby, które od samego początku sceptycznie podchodzą do implementacji narzędzia. Ale to już historia na inny poradnik :)