Agencyjne KPI: Jakie wskaźniki powinna mierzyć Twoja firma?

Czym są wskaźniki KPI? Definicja

KPI, czyli kluczowe wskaźniki wydajności, to mierzalne wartości, które organizacje wykorzystują do oceny swoich postępów w osiąganiu określonych celów i zadań. KPI zapewniają sposób śledzenia i oceny wydajności w różnych obszarach organizacji, takich jak sprzedaż, marketing, finanse, obsługa klienta i operacje. Służą one jako wymierne wskaźniki, które pomagają firmom zrozumieć, jak dobrze sobie radzą i czy są na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów.

Najpopularniejsze KPI agencji

Niezależnie od tego, czy reprezentujesz agencje marketingowe, czy inne firmy specjalizujące się w zarządzaniu projektami, musisz monitorować wyniki swojej agencji. Oto kilka wskaźników, które mogą pomóc w mierzeniu postępów firmy za pomocą danych, które można wykorzystać w praktyce.

Wskaźnik wykorzystania

Wskaźnik wykorzystania odnosi się do miary tego, jak efektywnie zasoby, takie jak sprzęt, personel lub obiekty, są wykorzystywane w danym okresie. Określa on zakres, w jakim zasób jest wykorzystywany w stosunku do jego maksymalnej pojemności lub dostępności. W firmach usługowych odnosi się do czasu, w jakim pracownicy są przypisani do projektu w porównaniu do maksymalnego czasu, w jakim mogą pracować.

Wzór na współczynnik wykorzystania

Wskaźnik wykorzystania można obliczyć za pomocą następującego wzoru:

Współczynnik wykorzystania = (Rzeczywiste wykorzystanie / Maksymalna pojemność) * 100

W tej formule:

• Rzeczywiste użycie odnosi się do czasu lub ilości zasobów aktywnie wykorzystywanych lub zajętych w określonym okresie.
• Maksymalna pojemność reprezentuje całkowity dostępny czas lub ilość, jaką zasób mógł wykorzystać w tym samym okresie.

Wynik jest wyrażony w procentach, wskazując, jaka część pojemności zasobu jest wykorzystywana.

Co ważne, wskaźnik wykorzystania rzadko jest obliczany ręcznie; w narzędziach takich jak Primetric można zobaczyć przegląd wykorzystania w firmie w kompleksowym raporcie.

Jeśli jednak chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak wskaźnik wykorzystania może wpłynąć na Twój projekt lub zespół marketingowy, odwiedź nasz artykuł na temat zarządzania wykorzystaniem rozliczeniowym.

Pojemność zasobów

Pojemność zasobów reprezentuje maksymalną ilość określonego zasobu, takiego jak personel, sprzęt lub obiekty, który jest dostępny do wykorzystania w określonym czasie. Formuła obliczania pojemności zasobów różni się w zależności od konkretnego zasobu.

Formuła pojemności zasobów

Na przykład, jeśli firma ma 50 pracowników dostępnych do pracy w miesiącu, miesięczna pojemność kadrowa wynosiłaby 50 pracowników/miesiąc.

Oczywiście do obliczania wydajności można użyć także innych jednostek - więcej przykładów takich obliczeń można znaleźć w naszym artykule na temat planowania wydajności.

Marże zysku lub marże zysku projektu

Marża zysku odnosi się do wskaźnika finansowego, który wskazuje rentowność firmy lub konkretnego produktu/usługi. Mierzy procent przychodów, który pozostaje jako zysk po odjęciu wszystkich wydatków związanych z produkcją, obsługą i sprzedażą towarów lub usług.

Wzór na obliczanie marży zysku jest następujący:

Wynik jest wyrażony w procentach, odzwierciedlając część przychodów, która przekłada się na zysk.

Z drugiej strony marża zysku projektu odnosi się do oczekiwanej lub przewidywanej marży zysku dla konkretnego projektu lub inicjatywy. Szacuje rentowność projektu przed jego faktycznym ukończeniem poprzez prognozowanie jego przychodów i wydatków.

Formuła obliczania marży zysku z projektu jest podobna do zwykłej formuły marży zysku:

Kluczem do tych obliczeń jest jednak wykorzystanie rzeczywistych kosztów projektu i rzeczywistych kosztów firmy zamiast szacowanych kosztów . Wynika to z faktu, że dodatkowe koszty, takie jak koszty ogólne firmy (tj. kampanie marketingowe, rachunki, czynsz, działy wsparcia itp.), mogą wpływać na marżę netto, czyniąc zarówno projekt, jak i, w niektórych przypadkach, firmę nierentowną.

Zagłębiliśmy się w szczegóły takich obliczeń w naszym e-booku - pobierz go teraz!

Koszt pozyskania klienta (CAC)

Customer Acquisition Cost (CAC) to całkowity koszt poniesiony przez firmę lub organizację w celu pozyskania nowego klienta. Reprezentuje wydatki związane z marketingiem, reklamą, działaniami sprzedażowymi i innymi działaniami mającymi na celu przyciągnięcie i przekształcenie potencjalnych klientów w płacących klientów.

Formuła kosztu pozyskania klienta

Chociaż nie ma jednego uniwersalnego wzoru na obliczanie CAC, który ma zastosowanie do wszystkich firm, powszechnie stosowanym wzorem jest:

Co ważne, koszt pozyskania klienta może być miarą sukcesu agencji marketingowych. Gdy koszt ten jest zbyt wysoki, może to wskazywać, że działania marketingowe i proces sprzedaży nie są dostosowane do potrzeb klientów, powodując dodatkowe koszty i zakłócając przepływy pieniężne firmy.

Rzeczywisty czas projektu a szacunki

W agencjach marketingowych i firmach IT niektóre projekty trwają dłużej niż oczekiwano, wydłużając czas życia klienta, a w przypadku projektów o stałej cenie, powodując dodatkowe koszty. Jednak gdy rzeczywisty czas trwania projektu zawsze przekracza oczekiwania kierowników projektów, warto wkroczyć do akcji i powstrzymać firmę przed utratą pieniędzy.

Najprostszym sposobem na wykrycie takiego problemu jest użycie dedykowanych narzędzi do zarządzania portfelem projektów w celu wygenerowania raportu porównującego szacunki z rzeczywistością. Na przykład w Primetric można zobaczyć zarówno oczekiwany czas projektu, jak i rzeczywisty czas projektu, jego koszty i odchylenie harmonogramu w czasie rzeczywistym - jak pokazano na poniższym obrazku.

Kwalifikowani potencjalni klienci

Kwalifikowani leady to potencjalni klienci lub potencjalni klienci, którzy z większym prawdopodobieństwem przekształcą się w płacących klientów w oparciu o określone kryteria lub atrybuty. Leady te wykazują prawdziwe zainteresowanie produktem lub usługą i są bardziej skłonne do zaangażowania się w dalsze interakcje i ostatecznie dokonania zakupu.

Interpretacja takich wskaźników KPI agencji marketingowej jest prosta - im więcej wykwalifikowanych leadów ma firma, tym lepiej marketing wydaje swoje pieniądze. Jednakże, gdy liczba wykwalifikowanych leadów nagle spada, firma może być narażona na ryzyko nierentowności w przyszłości - i właśnie wtedy możesz chcieć wkroczyć i rozpocząć nowe kampanie marketingowe

Liczba nowych klientów

Podobnie jak w powyższym przykładzie, liczba nowych klientów jest najprostszym, ale jednym z najskuteczniejszych wskaźników KPI, jakie może mieć każda agencja. Im więcej zleceń, tym lepiej - jednak wiele nowych akwizycji może sygnalizować potrzebę zatrudnienia nowych specjalistów i skupienia działań marketingowych na rekrutacji przez jakiś czas.

Wskaźnik rezygnacji

Wskaźnik rezygnacji jest w zasadzie przeciwieństwem liczby nowych klientów. Jest to procent lub wskaźnik, przy którym klienci lub subskrybenci przerywają swoje relacje z firmą lub przestają korzystać z jej produktów lub usług w określonym czasie. Mierzy ścieranie się klientów lub utratę klientów w czasie.

Wskaźnik rezygnacji jest powszechnie stosowany jako kluczowy wskaźnik do oceny utrzymania i lojalności klientów. Wysoki wskaźnik rezygnacji wskazuje, że wielu klientów odchodzi, co może być kosztowne dla firmy, ponieważ wpływa na przychody, rentowność i długoterminową stabilność. Przyczyny mogą być różne: od spadku zadowolenia klientów, przez problemy z marketingiem cyfrowym, po nagłe zmiany na rynku.

Wzór na wskaźnik rezygnacji

Aby obliczyć wskaźnik rezygnacji, można użyć następującego wzoru: 

Miesięczny przychód cykliczny

Miesięczny przychód cykliczny (MRR) reprezentuje całkowity przychód, jakiego firma może oczekiwać od swoich klientów subskrypcyjnych każdego miesiąca.

MRR jest krytycznym wskaźnikiem dla firm opartych na subskrypcji, ponieważ zapewnia jasny obraz bieżącego strumienia przychodów firmy i stabilności bazy klientów. Śledząc MRR, firmy mogą oceniać swoją kondycję finansową, mierzyć wzrost i podejmować świadome decyzje dotyczące strategii ustalania cen, pozyskiwania i utrzymywania klientów.

MRR można obliczyć, sumując miesięczne opłaty subskrypcyjne lub opłaty cykliczne od wszystkich aktywnych klientów. Wyklucza to jednorazowe lub jednorazowe źródła przychodów, takie jak opłaty instalacyjne lub jednorazowe zakupy. Jeśli struktura cenowa różni się dla różnych poziomów subskrypcji lub planów, obliczenie MRR powinno uwzględniać określone powtarzające się przychody związane z każdym planem. W podobny sposób można również obliczyć miesięczny zysk cykliczny.

Wskaźnik zamknięcia sprzedaży

Jest to kluczowy wskaźnik KPI dla zespołu sprzedaży. Znany również jako współczynnik wygranych lub współczynnik konwersji, współczynnik zamknięcia sprzedaży odnosi się do odsetka szans sprzedaży lub potencjalnych klientów, które sprzedawca lub zespół sprzedaży z powodzeniem przekształca w zamknięte transakcje lub sprzedaż. Mierzy on skuteczność i wydajność procesu sprzedaży pod względem zamykania transakcji i przekształcania potencjalnych klientów w klientów.

Wzór na współczynnik zamknięcia sprzedaży

Wskaźnik zamknięcia sprzedaży jest obliczany przy użyciu następującego wzoru:

Żywotność klienta

Żywotność klienta odnosi się do czasu, w którym klient nadal angażuje się i dokonuje transakcji z firmą lub marką. Reprezentuje on długość całej relacji klienta z firmą, od pierwszej interakcji lub zakupu do ostatniej transakcji lub wycofania się.

Żywotność klienta można po prostu obliczyć, mierząc czas trwania relacji z klientem i znajdując średnią wartość czasową dla wszystkich transakcji. Im dłuższa relacja, tym lepiej dla Ciebie - oznacza to, że przepływy pieniężne z działalności operacyjnej pozostaną na stałym poziomie niezależnie od liczby potencjalnych klientów zakwalifikowanych do sprzedaży.

Wartość życiowa klienta

Customer Lifetime Value (CLV) to wskaźnik, który reprezentuje szacunkową całkowitą wartość lub przychód, jaki klient wygeneruje dla firmy przez cały okres trwania jego relacji z firmą. Określa ona długoterminową wartość finansową klienta dla firmy, biorąc pod uwagę jego wzorce zakupowe, średnią wartość transakcji i czas trwania jego zaangażowania.

CLV jest istotnym wskaźnikiem biznesowym, ponieważ pomaga zrozumieć rentowność i wartość ekonomiczną pozyskiwania i utrzymywania klientów. Analizując CLV, firmy mogą podejmować oparte na danych decyzje dotyczące kosztów pozyskiwania klientów, strategii marketingowych i zarządzania relacjami z klientami, aby zmaksymalizować zwrot z inwestycji (ROI) i zoptymalizować rozwój biznesu.

Wzór na wartość życiową klienta

CLV można obliczyć przy użyciu różnych metod, ale powszechnie stosowanym wzorem jest:

Koszty ponoszone przez klienta w całym okresie użytkowania

Dożywotnie koszty klienta, znane również jako dożywotnie koszty klienta lub koszty pozyskania klienta (CAC), odnoszą się do całkowitych wydatków poniesionych przez firmę w trakcie całej relacji z klientem. Stanowią one skumulowane koszty związane z pozyskaniem, obsługą i utrzymaniem klientów przez cały okres ich współpracy z firmą.

Oczywiście, aby generować zyski, należy zapewnić jak najniższy koszt utrzymania klienta. Nie należy jednak popadać w skrajności, ponieważ obniżenie kosztów może wpłynąć na jakość usług, a w rezultacie na zadowolenie klientów.

Marketingowe KPI

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności możesz chcieć codziennie mierzyć wyniki swojej strategii marketingowej lub kampanii marketingowej. Aby to zrobić, będziesz potrzebować Google Analytics i pewnej wiedzy na temat podstawowych wskaźników wydajności marketingowej i kanałów marketingowych, takich jak:

• miesięczny ruch w witrynie - lub całkowita liczba odwiedzin lub interakcji, które witryna otrzymuje w określonym miesiącu kalendarzowym,
• ruch organiczny - lub ruch pozyskany z wyszukiwarek, często przy użyciu strategii SEO,
• wyniki z płatnych reklam (lub współczynniki konwersji),
• liczba obserwujących,

lub inne wyniki z narzędzi używanych przez firmę - to tylko kilka przykładów.

Chcę dowiedzieć się więcej o wydajności biznesowej!

Świetnie - mamy kilka zasobów, które z pewnością okażą się przydatne.

Odwiedź nasz blog i przeczytaj o:

• doskonały plan doskonalenia procesów,
• mierzenie wydajności biznesowej w firmie,
• oprogramowanie do prognozowania projektów, które można wykorzystać do analizy,
• wskaźnik absorpcji kosztów ogólnych,
• prognoza przychodów.

Alternatywnie, jeśli potrzebujesz narzędzia, które jest w stanie obliczyć wszystkie te wskaźniki - i wiele więcej - po prostu zarezerwuj demo z naszymi doradcami i wypróbuj Primetric już teraz! 

‍